企业会计电算化若干题目的探讨

企业会计电算化若干题目的探讨 【摘要】会计电算化在我国已得到基本普及，但在应用过程中与以往的手工记账相比，存在一定的题目，本文拟就此略作探讨，以求改进电算化工作质量，防止差错，保障财务数据的安全性。　　由于计算机的运算速度快、计算精度高、提供信息全面，因而大大进步了会计工作的质量，改变了会计工作的面貌，会计核算和会计治理的环境发生了很大的变化。会计电算化以其高效、自动、方便、正确和及时等优点正日益受到广大会计职员的欢迎。目前，我国会计电算化的普及及发展很快，但随着会计电算化的飞速发展，相应地产生了很多新题目。笔者就这些题目作些探讨，以求共勉。　　一、会计处理错误的隐蔽性　　在手工操纵中，操纵职员要进行证证，账证，账账，账的核对才能报送。因此一般非人为性错误比较轻易发现并纠正。而计算机操纵中，只有凭证的录进需要核对，而账证，账账，账表不再需要核对，由计算机自动天生。对一些串录或非金额性错误只有在对账时或再次检查时才能发现，因此，应加强对凭证录进工作的审核，不仅要对原始凭证与记账凭证进行核对审核，而且要在计算机上结合明细账进行审核，以防串录现象。　　二、数据备份隐患多　　在会计电算化法规中曾明确规定，实现会计电算化的单位应坚持天天备份，且要双重备份，并分处分人保管。但在实际工作中往往出现以下几种情况：　　1.部分单位不能坚持天天备份，致使机器一旦出故障，部分账务数据丢失。　　2.备份的数据盘没有定期检查，一旦发生题目没有相应补救措施。　　3.数据备份没有符合要求的存放场所，轻易导致软盘被磁化，发生数据丢失现象。　　三、财务数据的安全性难以保障　　目前市场上有数百种会计软件，有些单位还使用自己开发的软件，各软件的水平参差不齐。一些企业使用的软件安全性与保密性存在着诸多题目和不足，使得舞弊者有机可乘；很多软件缺乏操纵日志记录功能，对操纵人、操纵时间和操纵内容没有具体记录，出现题目不便于追究责任；另外，数据库缺少必要的加密措施，可以很方便地从外部打开和修改，特别是一些贸易软件为了占领市杨，为用户提供修改以前年度账目等功能。这些都为舞弊提供了便利。　　因此，企业要完善和健全电算化内部控制制度。鉴于采用电算化，原有手工操纵下的内部控制制度部分丧失作用，同时计算机数据处理易于篡改、舞弊等题目，必须采取严密有效的措施。如：健全治理制度，授权控制制度，建立操纵时序控制制度及操纵日志记录控制制度等措施。　　四、沿用传统的会计分工模式不利于会计电算化的内部控制和分工协作　　目前，大部分单位实现会计电算化后，会计职员的分工仍按照原来的手工模式进行岗位设置，这种分工模式不利于会计工作的内部控制和电算化的有效发展。因此，应建立职能分工制度。系统维护员、操纵员和数据治理员应公道分工，相互制约，相互监视。　　根据会计电算化工作要求，企业应配备以下职员：操纵员及档案治理员各一名，系统治理员、系统维护员及审核员各一名。　　五、会计电算化回档工作没有引起足够重视，资料保管期限受到限制　　按《会计电算化治理办法》规定，电子计算机替换手工记账后，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案要打印输出，而且要按照《会计档案治理办法》的规定执行。但目前一般实现会计电算化的单位，其会计档案都是通过针式打印机打印出来的，经过一段时间后，字迹往往会褪色，到不了规定的保存期限，字迹就难以辨清。为了保证财务数据的安全性，应明确要求所有财务资料全部用激光打印机打印，并装订成册，随同电算化备份资料一并保存。 　　对电算化资料保管应提出明确的存放要求和定期检查要求。明确要求企业配备必要的场所保管软件。档案治理员应熟悉这些条款，并按规定保管。财政部分可加以研究并对原有规章作必要的修改。单位应当建立计算机档案治理制度。为了防止非法改动数据，必要时可把计算机文件定义为可读文件、专用文件或保密文件，重要的文件予以加密，以加强文件数据的保护。