基于HRM的企业人事档案工作改革探索.doc

基于HRM的企业人事档案工作改革探索.doc , 硕士学位论文 ,,,,,,,,,?,,，,,,,,,,,,,,,,?,,,,,,, 论文题 、， 卜:?,?„„,(， 作者 辩戳?，予 ,一 专业 导师 合作导师 钠,,年?只日 原创性声明 本人郑重声明:所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独 进行研究所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不 含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的科研成果。对本文的研 作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本声明 法律责任由本人承担。 论文作者签名:终蓥垦日期:? ,(?(,, 关于学位论文使用授权的声明 本人同意学校保留或向国家有关部门或机构送交论文的印刷件 ， 和电子版，允许论文被查阅和借阅;本人授权山东大学可以将本学位 论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩 印或其他复制手段保存论文和汇编本学位论文。 (保密论文在解密后应遵守此规定) 论文作者签名:毽鲢导师签名:三逮,, 一、选题缘由……………………………………………………………………,, 二、研究综述……………………………………………………………………(, (一)取得的成绩…………………………………………………………((, (二)当前研究状况………………………………………………………,, (三)主要内容与观点……………………………………………………,, 三、研究思路与结构……………………………………………………………,, 第一章,,,与企业人事档案工作概述……………………………………………,, 一、,,,相关问题概述…………………………………………………………(,, (一),,,的含义…………………………………………………………((,, (二),,,的基本任务及内容……………………………………………(,, (三),,,的意义…………………………………………………………(,, (四)知识经济时代人力资源管理的新特点……………………………,, 二、企业人事档案(,作相关问题概述…………………………………………,, (一)企业人事档案管理的含义…………………………………………,, (二)企业人事档案管理的作用…………………………………………,, 三、,,,与企业人事档案工作的关系…………………………………………,, 第二章企业人事档案,作存在的问题分析……………………………………,, 一、企业人事档案丁作存在的问题……………………………………………,, (一)企业人事档案内容质量低…………………………………………,, (二)“流动人员”档案管理混乱，“弃档”现象增多…………………,, (三)传统的人事档案管理方式不适应现代企业发展需要……………,, (四)人事档案管理手段落后……………………………………………,, (五)档案管理人员数量和质量问题……………………………………,, (五)管理模式上实行封闭式管理………………………………………,, 第三章企业人事档案工作改革探索………………………………………………,, 一、传统人事档案管理体制改革………………………………………………,, (一)集中统一管理人事档案(((…………………………………………。,, (二)实现人事档案社会化开放式管理…………………………………,, 二、建立国家人事档案中心的探索……………………………………………,, (一)国家人事档案中心建立的必要性…………………………………,, (二)国家人事档案中心建立的可行性…………………………………(,, (三)国家人事档案中心的运作模式……………………………………,, (四)国家人事档案中心建立的意义……………………………………,, 三、完善企业人事档案工作的措施……………………………………………(,, (一)企业人事档案内容的完善…………………………………………,, (二)流动人员档案的管理………………………………………………(,, (三)企业人事档案的现代化管理………………………………………,, 结语…………………………(:……………………………………………………,, 参考文献……………………………………。………………………………………,, 致诩,…………………………………………………………………………………………………………((,, 攻读研究牛学位期问发表的学术论文……………………………………………。,, , 键一 ,、,,,,;,,,,,,,…………………(………(…………………(……………………………(……(…(((, ,、,,,,,、? ,……………。:………………………………………。………………………………… 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目前随着我国市场经济的发展，企业需要了解的人才信息越来越多，大多集 中在绩效、信用、发展潜力等方面，但是目前的人事档案内容过于陈旧，有些内 容不真实，无法提供这些信息;同时由于人员流动频繁造成的档案管理混乱，分 散管理的方式不利于对信息的全面分析，手工管理的方式效率低，这就造成了企 业人事档案无法适应企业人力资源管理工作的要求，无法适应企业发展的需要。 企业人事档案出现这些问题的原因主要包括:企业和员工的档案意识淡薄，传统 的人事档案管理体制不适应现代企业的发展。 本文从人力资源管理的角度出发研究企业人事档案问题，希望通过改革使企 业人事档案工作适应人力资源管理的需要，为企业的发展做出贡献。文章主要从 宏观和微观两个方面出发探索企业人事档案工作改革的思路。宏观方面丰要是改 革传统的人事档案管理体制和构建国家人事档案中心;微观方面主要是需要企业 丰动出击，采用现代化的管理方式，充实人事档案内容，加强流动人员档案的管 理(与利用。 关键词:人力资源管理人事档案改革国家人事档案中心 ,,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ,,,,;,,,,,，;,,,,,,,,,,, ,,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,(,,,,,,,,,,,,,,, ,,,;,,,,,,,,,,，,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,;,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,( ,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,?,,,,, ,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,;,,,, ,,,,(,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,，,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,,,,,, 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术，不是竞争，也不是产品。有一件事比其他任何事都举足轻重:那就是招聘并 留住好的员工。:, ,,世纪是知识经济时代，知识作为组织的智力资本，已成为经济发展中的 第一战略资源。企业知识的积累和激活主要是靠技术能力的四要素，即组织、人 员、设备和信息来实现，其中人员作为知识的载体起着主导作用。美国百事可乐 公司总裁韦恩?卡洛韦的“三字经”——“人，人，人”，他认为这是公司成功 之本;彼得?德鲁克则认为企业只有一项真正的资源——人。知识经济时代竞争 的关键因素就是人才，人才已成为企业核心竞争力的重要组成部分，而且是能够 帮助组织提高生产率、成功应对外来竞争和进行组织内部改革的关键因素之一。 知识经济时代企业之间的竞争，归根到底是人，特别是优秀人才之间的较量，这 个时代人力资源的收益率远远高于其他资源，同时劳动力素质和生活水平的提高 带来了需求结构的变化，国外企业在中国招揽人才使许多企业内部的优秀人才流 失问题愈来愈严重。一个企业只有获得了优秀的人才资源，才尽其用，才能在激 烈的国内外竞争中立于不败之地，才能使企业保持核心竞争力，才能使企业基业 长青。因此，在激烈的全球人才争夺战中，企业只有充分了解组织现有的人力资 源状况，才能进行科学的人力资源规划，做到人尽其才，才尽其用，以最低的成 本获得最大的收益。 企业人事档案是企业在人事管理活动中直接产生的，其中记载了员,,的重要 信息，是企业发现人才、使用人才、管理人才的依据，在人力资源管理与开发、 ,吉姆?柯林斯:《从优秀到卓越》，北京:中信出版社，,,,,年，第,,页。 , 山东大学硕士学位论文 制定人力资源战略等方面具有十分重要的作用。企业人事档案管理和人力资源管 理是一个有机的整体，人力资源管理需要依靠人事档案记载的信息，人事档案管 理所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息，为人力资源管理活动服 务。做好企业人事档案丁作，可以极大的促进企业人力资源管理工作，进而提升 企业核心竞争力。随着我国市场经济快速发展并日趋完善，人事制度改革的实施， 特别是新的劳动法的实施，传统的企业人事档案管理在材料构成、管理体制、 管理的方式方法、提供利用等方面都存在着明显不足，已经无法满足企业发现人 才，开发人才，应对人才流动的需要。许多学者已发现并开始研究这些问题，但 大多侧重对某一具体问题的研究，尚未有对企业人事档案管理问题的系统研究。 因此根据企业长远发展、企业人力资源管理与开发的需要，系统研究当前我国人 事档案管理中存在的问题，剖析这些问题的成因，探讨这些问题的解决思路，充 分发挥企业人事档案在企业人力资源管理开发利用中的作用具有十分重要的意 义。 二、研究综述 (一)取得的成绩 我国人事档案管理形成了比较成熟的管理理念、管理方式，取得了一定的成 绩:(,)人事档案管理系统已形成规模。全国各级各单位组织、人事部门，大都 设有管理机构，中央组织部和国家人事部成为全国人事档案管理的指挥中心，地 方各级各系统组织、人事部门是管理人事档案的主要机构，并配备了专职或兼职 档案管理人员;(,)人事档案初步建立体系。为了适应市场经济的发展 和人事制度改革，除了《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实 施办法》外，中共中央组织部、人事部相继制定和颁布了《干部档案工作条例》、 《干部档案整理工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、《流动 人员人事档案管理暂行规定》、《干部人事档案工作日标管理暂行办法》、《干部人 事档案,作目标管理考核标准》等，,,,,年劳动部、国家档案局联合颁发了《企 业职工档案管理工作规定》，这一系列的规章制度使企业人事档案管理工作有章 可循:(,)人事档案业务管理工作有了一定的进展，部分丁作内容基本达到规范 , 山东大学硕士学位论文,，—,量曼曼皇曼舅量量皇曼量曼鲁量量—詈 皇曼曼量量皇量曼量曼量量皇量詈量曼墨量曼舅鲁曼曼曼曼量置置曼量 皇量皇量量置舅量皇皇喜舅暑舅暑曼曼 化要求，在人事档案的案卷质量、鉴定、保管等方面有较大进步;(,)人事档案 管理人员数量增多，专职兼职之间的差距逐渐缩小;(,)国家公务员和流动人员 人事档案工作已经开展起来。,,,,年,月，国务院颁布实施《国家公务员暂行 条例》，标志着我国国家公务员制度的诞生;,,,,年,,月,,日，中共中央组织 部、人事部制定了《流动人员人事档案管理暂行规定》，使流动人员的人事档案 管理有了法律依据。 (二)当前研究状况 从目前的研究状况来看，人事档案管理方面的材料比较丰富，人事档案的理 论和实践环节研究已经取得了一定成果，这对于当前人事档案管理实践具有一定 指导意义，但是关于新形势下加强我国企业人事档案管理工作的专著还不是很 多，虽然书籍中有部分论述，也大多是从宏观角度把握，仍需要对问题进行深入 的分析和思考，找到改革的重心。 目前关于人事档案管理方面的研究成果主要有: 专著:《人事档案管理概论》，王法雄编著，湖北人民出版社，,,,,年版。 它是人事档案管理研究著作的开创者，内容丰富，涉及面较广，书中对于人事档 案的概念、分类、管理、利用等方面的论述，对人事档案管理理论与实践起到了 较大的作用。《人事档案学》，邓绍兴编著，中国青年出版社，,,,,年版。这是 一本学术性和实用性都较强的人事档案学著作，书中对人事档案工作的理论与方 法进行了探讨，如关于人事档案工作的定义、定义、特点、门类划分、作用，与 其他档案的区分和联系，有关组织领导和队伍建设等方面，都提出了自己的看法， 对于人事档案的工作流程等都有论述，是一本学术性和实用性都较强的人事档案 学著作，对实际工作具有很大的指导作用。《现代人事档案管理》，朱玉媛著，中 国档案出版社，,,,,年版，这本书结合现代社会特点探索人事档案管理的新观 念、新理论和新方法，提出现代人事档案规范化管理的途径、现代化管理的技术 与方法，并且提出了人事档案信息资源开发利用理论与技术。《信息时代的人事 档案管理一理论?实践?方法?技术》，王英玮著，中共党史出版社，,,,,年版。 此书对人事档案各方面理论和工作，现代人事档案管理与人事档案信息开发有较 全面的论述。《单位身份的松动:中国人事档案制度研究》陈潭著，南京大学出 壤 , 年版，增加了人事档案信息化建设和管理制度改革内容，更加具有现实意义。 除了上述著作以外，还有一些档案学著作对人事档案管理问题也有部分论 述，如《新编档案管理学》(邓绍兴编著，中国档案出版社，,,,,年)第二十一 章，《专门档案管理》(潘玉民，杨小红主编，辽宁大学出版社，,,,,年)第二 章，《档案学基础》(朱玉嫒编著，武汉大学出版社，,,,,年)第四章，《档案管 理与方法》(洪漪编著，武汉大学出版社，,,,,年)第七章，都涉及到人事档案 管理问题。 期刊论文:在档案学方面的期刊如《北京档案》、《浙江档案》、《兰台世界》、 《中国档案》等期刊上刊载了大量人事档案管理方面的论文，又如许多大学学报、 人事管理、人力资源研究方面的期刊也有大量相关方面的论文刊载。在中国期刊 全文数据库中输入“人事档案”，显示条目约,,,,条，输入“企业人事档案”显 示条目约,,条。 (三)主要内容与观点 上述著作与论文中关于人事档案研究的主要内容和观点，可以归纳如下: ,、人事档案工作历史渊源 我国许多学者认为人事档案工作古代就有，有人即有事，我国早在西周时期 就出现了“谱牒档案”，即早期的人事档案。我国最早的专门人事档案产生于隋 唐，为了适应这一时期产牛的铨选制度的需要，规定凡是每年参加铨选的官员的 职名、履历、考绩等情况，都要有专门文件记载，这种文件谓之“甲历”，由甲 历转化而来的甲历档案则是较专门的人事档案。到了明清，我国人事档案管理,, 作又有了新发展，在现存的明清档案中，有不少是当时官员的履历、政绩考察情 况的表格，接近于现代的一些干部表格。有不少学者认为人事档案丁作真正开展 起米是在中华人民共和国建立之后，各级组织和人事部门是管理人事档案的专门 机构，人事档案事业得到了较大的发展。 ,、企业人事档案的性质与种类 山东大学硕士学位论文 企业人事档案大都沿用传统人事档案的分类方法，分为干部档案、工人档案 和学生档案三大类，这是占主流地位的分类方法，无论哪一种类型，其性质都是 人事档案的共性，有的认为人事档案的性质是政治性、机密性、真实性，有的认 为人事档案具有现实性、动态性、机密性、集中性。真实性是人事档案最基本的 特性，人事档案只有是真实的，才能为人事管理部门提供准确的信息。在企业人 事档案的政治性和机密性方面，还存在着许多争议需要解决。 ,、企业人事档案管理 在人事档案管理问题上存在两种相反的观点，一部分人认为人事档案管理应 该实行回避制度，个人不能查阅、利用本人及亲属的档案:另一部分人认为人事 档案管理应公开化，在现代社会，个人应有一定的知情权，让个人了解其档案材 料中的内容。在企业中还存在着人事档案由谁管理的问题，有人认为大的企业应 该有自己的人事档案管理中心，小的企业可以交给中介机构管理;有的人认为无 论企业大小，其所属的人事档案都应该交给人才市场，建立统一的人才信息库保 管。 ,、企业人事档案的作用 企业人事档案是历史的、全面的考查了解员工的重要手段，是企业人力资源 管理的工具;是澄清个人有关问题的凭证:是研究和撰写各类历史传记的珍贵资 料。目前关于人事档案作用的研究主要集中在人员调动、使用、任免、提拔等工 作中的凭证作用，对人事档案在市场经济和人力资源管理中的作用研究不多，有 些只是点到为止，未作深入探讨。 三、研究思路与结构 本文,乇要是从人力资源管理的角度出发研究企业人事档案管理问题，希望通 过研究改革企业人事档案现有的管理方式方法，使其加强与企业各部门的合作， 适应企业人力资源开发与管理的需要，从食之无味、弃之可惜的“鸡肋:转变为 企业重要的“资产”，真正为企业的发展做出贡献。 主要内容分为三部分:第一部分，概述企业人力资源管理和人事档案管理的 基本问题，并分析两者的关系。这一部分内容剖析企业人力资源管理的职能及其 对于企业长远发展的重要作用和意义，企业人事档案对企业人力资源管理的重要 ,, 本文的创新之处在于将企业人力资源管理与企业人事档案管理工作相结合， 从服务于人力资源管理工作的角度，进行企业人事档案管理改革的探索。 由于笔者理论水平和实践经验有限，对我国企业人事档案管理工作改革的方 式方法见解较为浅薄，无法达到全面、系统、合理的高度，本文中的许多想法可 能尚不成熟或欠周详，希望各位专家、老师给予批评、指正。 山东大学硕士学位论文 第一章,,,与企业人事档案工作概述 一、,,,相关问题概述 (一),,,的含义 ,,,(,,,,,,,,,,,;,,,,,,,,,,,)即人力资源管理，最初的概念起源于劳 动力资源。人力资源是指能够推动整个经济和社会发展的劳动者的能力，即处在 劳动年龄的已直接投入建设和尚未投入建设的人口的能力。,随着人力资源管理 理论和实践的不断发展，人力资源管理的各种流派不断产生，学者们对人力资源 管理的概念认识不同，难以达成一致的定义。代表性观点有以下几种: 加里?钱德勒(,,,,,,,,,,,，,,,,)认为，人力资源管理是为了完 成管理中 涉及人或人事方面的任务所需要掌握的各种概念和技术，包括:?工作分析:? 制定人力需求并开展人员招募工作;?对求职者进行甄选;?引导并培训新 雇员;?工资及薪金管理;?奖金和福利的提供;?工作绩效评价;?沟通;? 培训与开发;?培养雇员的献身精神。, 美国田纳西大学管理学教授劳伦斯?,?克雷曼认为:一个组织的人力资源管 理(,，,)职能聚焦于人力的管理方面。组织在雇佣周期的各个阶段——挑选前、 挑选中和挑选后——都必须有效地安排它的人员，人力资源管理正是由这些帮助 组织完成这一任务的实践所构成的。, 资深猎头顾问钟克峰先生认为:人力资源管理，是在经济学与人本思想指导 下，通过招聘、甄选、培训、报酬等管理形式对组织内外相关的人力资源进行有 效运用，满足组织当前及未来发展的需要，保证组织目标的实现与成员发展的最 大化。, ,(,,,必读核心课程》编写组:《人力资源管理》，郑州:郑州大学出版社，,,,,年，第,页。 ,胡蓓，王通讯:《人力资源开发与管理》，武汉:华中科技大学出版社，,,,,年，第,,页。, 【美】劳伦斯?,?克雷曼:《人力资源管理:获取竞争优势的工具》第一:版，北京:机械工业,版社，,,,, 年，第,页。, ,,,,:,,,,(,,,,,(;,,,,,,,,,,,,,,,,(,,,。 ,, 人力资源管理的基本任务就是根据组织发展战略的要求，有计划地对人力资 源进行合理配置，搞好组织内员工的培训和人力资源开发，采取各种措施，调动 员工的积极性，充分发挥他们的潜能，做到人尽其才，才尽其用，提高组织的生 产效率、工作效率和社会经济效益，进而推动整个组织各项工作的开展，以确保 组织战略目标的实现。 对企业来说，人力资源管理的内容主要包括员工招聘、录用、选拔、任用、 调配、考核、培训、奖惩、晋升、薪酬、福利、社会保险以及劳动关系的处理。 根据劳伦斯?,?克雷曼对于人力资源管理的认识，可以将人力资源管理的内容归 结为以下几大类: ,(人力资源管理挑选前的实践 人力资源管理挑选前的实践包括人力资源规划和工作分析，它们为其他的人 力资源管理实践奠定基础。人力资源规划是指一个企业或组织通过科学的预测， 分析其在环境变化中的人力资源的供给和需求状况，制定必要的政策和措施，以 确保组织在需要的时间和需要的岗位上获得各种所需的人才，使组织和个体能够 得到长远的利益。,，,作分析是收集、分析和整理关于特殊工作信息的一个程序， 具体说明为完成某一项工作每一个工人的,作内容、工作条件和任职资格条件。 ,、人力资源管理的挑选实践 人力资源管理的挑选实践包括招聘与选拔。根据组织内的岗位需要及工作分 析形成的工作说明书，利用内部招募、外部招募、猎头招募等方法得到一定数量 的岗位申请人，经过初步的资格审查，如受教育程度、工作经历、健康状况等， 从申请人中选出一定数量的候选人，再经过严格的笔试、面试、能力测验、个性 测验等方法进行筛选，确定最后的录用人选。 ?《,,,必读核心课程》编与组编:《人力资源管理》，郑州:郑州大学出版社，,,,,年，第,页。 ,胡倍，,,通讯:《人力资源肝发与管理》。武汉:华中科技大学出版,,:，,,,,年，第,,页。 ,, 山东大学硕士学位论文 ,、人力资源管理挑选后的实践 企业实施挑选后的实践以维持或改善员工的工作绩效水平。这一阶段的管理 活动包括员工的培训和开发，绩效考核评估，帮助员工确定其个人职业发展规划， 制定员工薪酬福利计划，保管员工档案，处理劳动关系等。 (三),刚的意义 人是企业活动的主体，是众多资源中最重要、最宝贵的资源，人力资源的投 资收益率远远高于其他资源。人力资源管理水平关系到企业的发展，关系到企业 的管理水平，关系到员工个人潜能的发挥与职业发展，对于企业和员工都具有极 其重要的意义，具体表现在以下几个方面: ,、人力资源管理对于开发企业员工的能力，提高员工素质，调动员工积极 性和创造性，使企业获得竞争优势，推动企业不断向前发展具有重要作用。人力 资源管理部门根据企业发展需要，从企业的战略目标出发，培养、选拔、任用人 才，做到人事相宜，才能不断推动企业的发展。 ,、人力资源管理是实现企业可持续发展的保证。当代社会的发展日益复杂， 竞争越来越激烈，谁拥有了一流的人才，谁就掌握了发展的主动权。企业要生存 和发展，最根本的就是选对人，用对人，留住人，而人力资源管理正是为组织完 成这些事情的管理活动，只有人力资源管理出色，才能顺利完成企业的战略目标， 实现企业的可持续发展。 ,、人力资源管理有助于提高企业的效益。通过考核、奖惩、福利等多种手 段调动各类员工的秋极性和创造性，满足员工的需求，使员工始终保持旺盛的工 作热情，不断改进工作，提高创造力，从而提高企业的效益。 (四)知识经济时代人力资源管理的新特点 ,、管理重心是知识型员工 管理大师德鲁克最早提出“知识工人”的概念，认为知识工人属于“掌握和 运用符号和概念，利用知识或信息工作的人”。并且，进一步提出未米的劳动力 将由知识工人逐渐顶替。, „胡蓓，于通讯:《人力资源),:发与管理》，武汉:华中科技大学,，,版社，,,,,年，第,,,页。 ,, 山东大学硕士学位论文 与普通员工相比，知识型员工具有更强的竞争力，并且具有很多独特性，只 有充分了解知识型员工的特点，才能真正管理好知识型员工。知识型员(,的特点 具体来说表现为:?个体素质高:知识型员工大多受过高等教育或某种能力训练， 掌握了丰富的专业知识，工作效率高，拥有他人无法模拟的工作能力，在某种工 作岗位上掌握着核心技术能力，具有不可替代性;?独立性强:知识型员工倾向 于独立自主，不喜欢被人左右，喜欢用自己独特的方式解决工作中的问题，希望 工作时间、工作场所、组织气氛都能满足自身需要。知识型员工倾向于拥有宽松 并且高度自主的工作环境，强调工作中的自我引导和管理;?工作过程无法监控， 工作成果难衡量:知识型员工从事的主要是创造性工作，工作过程主要是脑力劳 动，工作中没有固定的步骤和流程，这种无形的脑力劳动过程无法监控。知识型 员工的工作成果多是某种关于新产品的创意、提高生产效率的技术发明、管理创 新等，不能被直接测量;?注重自我价值的实现:知识型员工都有高追求，注重 自我价值的实现，喜欢挑战有难度的工作，希望得到社会的认可和尊重;?流动 意愿强:由于知识型员工掌握着“知识资本”，不断追求自身价值的实现，对组 织氛围、工作环境的要求高，当组织中无法发挥自我价值，就会产牛流动意愿。 针对知识型员工的特点，企业人力资源管理需要调整策略，对知识型员(,的 管理，传统组织层级中的职位权威已经失去了绝对的控制力和约束力，对知识型 员工的管理，是企业在,,世纪最大的挑战。目前的管理策略丰要有以下几方面: ?充分授权，创造自主的工作环境。由于知识型员工自丰性强，企业依据人才的 特长，根据工作任务充分授权，并提供配套的支持，让员工在工作过程中充分享 受自主创造的快乐;?实行弹性,,作制，这种工作方式已经成为许多高科技企业 的选择。弹性工作制条件下，员工在保证工作任务按规定时间完成的前提下，自 由支配工作时问，自主选择工作地点，有利于激发员,,的,作热情;?强调以人 为本，在企业里创造以人为本的企业文化，对知识型员丁的管理贯彻以人为本的 思想。根据员,的能力，分配给他们具有挑战性的,作，使其感受到自我实现的 快乐;?实施全方位激励计划，知识管理专家马汉?坦姆仆(,,,,,,,,,,,)的 研究表明，知识型员,的激励因素包含四项:个体成长(约占总量的,,,)、,, 作自丰(约占,,,)、业务成就(约占,,,)、金钱财富(约占,,),。知识型员, 胡蓓，手通讯:《人力资源,,发与管理》，武汉:华中科技大学,,,版社，,,,,年，第,,,页。 山东大学硕士学位论文 曼量奠?鼍曼曼皇囊—皇曼量曼量—舅量皇量量,皇曼曼皇鲁曼曼皇曼量曼曼曼皇置曼曼曼，毫詈曼鼍曼皇皇皇曼曼罾?舅罾曼舅量詈量曼寡置—的流动意愿强，只有采用物质激励与精神激励结合的方式，才能真正留住他们的 曼 心，例如提供培训机会，鼓励员工参与企业管理，员工持股计划等方式。 ,、人力资源管理向战略化方向发展 在,,世纪经济全球化和知识经济背景下，人力资源成为组织获取竞争优势 的重要资源，是决定组织成败的关键因素，是企业中其他资源整合的关键。制定 科学的人力资源战略，实施积极的人力资源开发机制、有效的人力资源管理机制， 是培育和发展企业核心竞争力的重要途径。 人力资源战略是企业为适应外部环境迅速变化的需要和人力资源开发与管 理不断发展的需要，而制定的人力资源开发与管理的纲领性的长远规划，对人力 资源开发与管理活动具有重要的指导作用，是企业战略的重要组成部分，也是实 现企业战略的有效保障，,其目标就是突破传统的人事档案管理，实行战略性人 力资源管理。企业人力资源战略制定时要考虑企业内外部的环境，并且根据内外 部环境的迅速变化，不断的调整修改。人力资源战略的核心是战略匹配，主要分 为外部匹配和内部匹配，外部匹配主要是指人力资源战略必须与企业战略匹配， 与企业发展的阶段特点相适应;内部匹配是通过发展和强化人力资源的各种政策 和实践之间的内在匹配而完成。 人力资源战略是企业获得持续竞争优势的基础，其作用主要体现在:?推动 企业人力资本成长。人力资本是企业人力资源的全部价值，人力资源战略的主要 任务就是要通过人力资源管理活动，为员工提供更多成长机会，开发员工潜力为 企业未来发展服务，提高企业人力资源的质量:?指导人力资源管理实践。有了 人力资源战略的指导，企业可以根据市场环境的变化及时调整人力资源管理的具 体方法，根据市场的变化趋势制定员工培训政策以便适应未来企业的业务需要; ?帮助企业获取持续竞争优势。人力资源战略的具体实践活动包括人力资源规 划、工作分析、员丁招聘和培训、绩效考评激励、员工内部管理、薪酬与福利、 人力资源保护、人力资源管理诊断等，企业在这些具体的实践活动中的创新一般 竞争者很难模仿，因此企业在实现战略目标的同时，能够获得持续的竞争优势。 ,、核心任务是培育开发组织的学习能力 在“以人为本”的知识经济时代，人才是企业问竞争的利器，拥有一支优秀 ,马新建等:《人力资源管理与行发》，北京:北京师范大学,,,版社，,,,,年，第,,页。 ,, 性的概念，不能瞬问形成并调整，所秘累的知识是由企业内部分工不同的个人与 部门协作、交流产牛的，在企业各部门之问有较强的关联性。,彼得?圣吉在《第 五项修炼》中指出“上世纪,,年代最成功的企业将是学习型组织，因为未来惟 一持久的优势，是有能力比你的竞争对手学得更快”。,企业竞争环境复杂多变， 要想拥有持续的竞争优势，企业人力资源管理部门必须根据市场的发展趋势，提 前培养出企业未来所需要的人才，不断开发员工潜力，提高员工学习新知识的能 力，只有始终快人一步，才能在竞争中取胜。 在知识经济时代、全球化竞争的背景下，企业唯一持久的竞争优势就是比对 手学的快，提高组织学习能力是企业参与现代竞争的必备条件。学习型员工的学 习是一种创造性的学习和终身学习，而学习型组织是由学习型员,,组成的。所谓 学习型组织，是指通过培养弥漫于整个组织的学习气氛、充分发挥员工的创造性 思维能力而建立起来的一种有机的、高度柔性的、扁平的、符合人性的、能持续 发展的、以信息和知识为基础的组织。,这个组织具有持续学习的能力，具有高 于个人绩效总和的总绩效。学习型组织有利于员工问的知识共享，有利于组织的 创新活动。在企业中要倡导“学习无处不在，学习无时不有”的学习观，在工作 中学习，在学习中(,作;同时，要在企业中形成良好的学习氛围，塑造学划型企 业文化。员工学列能力的培育形式多样:第一，通过企业内部培训部门的正式培 训，使员工不断学习和掌握新的知识技能。既可以派员工到高校深造，出国进修， 参加研讨会或到优秀企业考察，也可以请专家学者到企业中讲课;第二，鼓励员 工非正式的学习。实践是最好的学习方式，在工作中发现不足及时学习，将新知 识用于实践又可以检验学习的效果;第三，企业内部定期轮换岗位，轮岗制度使 员工不断接触到新的,作内容和新的挑战，使员工的知识和能力多样化。 ,、激励机制的多样化 企业的人才资源是衡量企业整体竞争力的标志，只有发挥出所有员工的聪明 才智，企业才拥有不竭的发展动力。所谓激励，是把外部刺激内化为个人自觉行 ,蒋蓉华，周永生，钟旺霖:《企业知识管理与绩效评价研究》，长沙:中南大学出版社，,,,,年，第,页。 ,彼得?圣吉:《第五项修炼》，(，,(海:三联,，,:版社，第,, 页。 ,孙健等:《学习型员工的培育》，北京:企业管理出版社，,,,,年，第,,页。 ,, 山东大学硕士学位论文 为的过程，即将个体的需要和组织的需要相结合的行为过程，目的是使个体能够 清楚意识到他的哪种行为或行为方式最能促成他想要的结果，而这些行为的良好 实施也正好能够达到组织的目标。,激励的起点是人的需要，管理者需要做的是 了解员工的需求，以设计出能够满足合适的奖励系统，并将奖励与员工的需求结 合起来，同时还必须将员工的技能与工作结合起来，促使员工将自己的才华奉献 给组织，获得好的激励效果。 企业常用的激励方式包括工作激励、成果激励以及奖酬激励。工作激励就是 通过为员工设计和分配具有丰富内容和意义的工作来激发员工的工作热情;结果 激励主要是通过实施与员工的工作绩效相联系的奖酬计划，激发员工积极性，包 括绩效工资制度、红利计划、员工持股计划、年金计划、股票期权等;奖励激励 则是运用最广泛的方法，包括各种奖金和分红制度。各种激励手段都是为了激发 员工的工作热情，促使其完成组织目标，并能获得自我发展。 ,、,—,, 人类进入,,世纪以后，信息技术的发展更加迅猛，网络的影响几乎遍及社 会生活的各个领域，电子商务迅速崛起。信息时代，企业管理也在不断,化，,—,, 是企业,化的一个重要方面。 网络化时代，企业的人力资源管理各项职能包括招聘、薪酬、激励、培训、 与员工的沟通等等都深受影响，发生了重大变化。例如传统的招聘向网络化方向 发展，由于网络招聘手续简便，速度快，许多企业都采取网络招聘的方法，例如 ，,,公司,,,,年底就宣布，今后只进行网上招聘，国内许多企业的做法是与专 业人力资源网站合作发布招聘信息，筛选人才:培训也由传统的面授向 ,—,,,,,,,,的方向发展，,，,,,、摩托罗拉等跨国公司已经使用企业的局域网进 行员,培训，实践证明，网络使培训的形式更加丰富，并且没有地区界限，使学 习成为一个实时的过程，降低了培训费用和时间。总之，在信息化网络时代，企 业的人力资源管理工作已经不可避免的受到了影响。 ,—,,简单来说，就是将先进的信息技术运用于企业人力资源管理，为企业 建立人力资源服务的网络系统，使人员管理流程电子化，具体表现就是企业的人 力资源管理信息系统的使用，常用功能有人力资源规划功能、组织结构管理功能、 ,崔生祥等:《管理学》，武汉;武汉理(,大学,,,版社，,,,,年，第,,,页。 ,, (一)企业人事档案管理的含义 档案是历史的原始记录，是非常宝贵的信息资源，不但具有积极的现实作用， 同时关系到国家的长远利益和社会的发展。人事档案是专门档案的一种，是与我 们关系最为密切的档案。 邓绍兴、陈智为主编《档案管理学》提到:“人事档案是国家机构、社会组 织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以 个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史纪录。”, 朱玉媛在《现代人事档案管理》中，提出人事档案的概念为:“人事档案是 在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德 才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的 档案。简言之，人事档案即是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认 可归档保存的个人材料。”, 在其他论著或文章中，也有涉及人事档案的定义，基本大同小异，其内涵一 般包括以下几个方面,: ,、由国家机构或社会组织在人事活动中形成; ,、记述个人的经历表现、德才能绩等方面内容，真实反映一个人的客观面 貌; ,、是处理完毕的有保存价值的材料; ,、以个人为单位收集保存: ,、载体有文字、表格、声音、图像等多种形式。 ,邓蜊兴，陈智为土编:《档案管理学》，北京:中闻人民大学,,版社，,,,,年，第,,,页。 ,朱玉嫒主编:《现代人事档案管理》，北京:中国档案出版社，,,,,年，第,,页。 ,赵弧敏:基于开放和实用的人事档案管理改革研究，山东大学硕,,:学位论文，,,,,年。 山东大学硕士学位论文 关于企业人事档案，学界并没有一个明确的定义。基于以上分析，我们可以 给出企业人事档案的概念，所谓企业人事档案就是指企业人事档案管理部门收集 的，在企业人力资源管理活动中直接产生的，记述和反映员工个人经历、德才能 绩、工作表现的，以个人为单位立卷归档保存的以备查考的文字、表格及其他各 种形式的历史记录。 企业人事档案记载的内容是全面考察员工的重要依据。人事档案是“人的管 理”(丰要依据的基本信息，它既存储了企业人力资源信息，又是管理的核心“人??、 的历史和现状的一个真实反映。具有集合性、认可性、专门性、真实性、机密性、 现实性、动态性以及权威性等属性,，是人力资源管理活动的重要依据。 (,,)企业人事档案管理的作用 知识经济的发展，激烈的国内外竞争环境，国际经济形势的考验，对企业人 事档案工作提出了更高的要求。作为人才信息缩影的人事档案记载了企业员工的 德才能绩、个体特质及成长轨迹，是企业各项人力资源管理工作的信息来源，通 过对企业人事档案信息的研究，可以确定员工的价值观与企业文化适应的状况， 了解企业的晋升制度、薪酬制度、福利制度等是否适应员工的需求，还存在哪些 问题，为企业人力资源的开发利用，提高组织绩效提供信息。具体来说，企业人 事档案的作用主要体现在以下几个方面: ,、为企业的人力资源战略服务 通过分析企业人事档案，发现企业中每个员工的优势与不足，整合出企业人 力资源的优势，与不足，根据企业战略制定相应的人力资源战略，根据组织目标、 内外环境的变化建立并完善人力资源开发与管理的策略和方法，实施对企业绩效 有益的活动确保企业成功。 ,、是企业实行人力资源规划的前提条件 对整个组织的员丁情况的掌握，有利于保证组织发展所需要的人力资源，实 行人岗匹配，确保组织日标实现，也有利于充分发挥员,,的主观能动性，使员工 实现自己的目标。人力资源规划的基本工作就是对组织所需员工的数量、现有员 工的素质进行分析，谋求改进员丁结构、员工素质，对,丁作和员工进行重新配置， 朱玉媛主编:《现代人事档案管理》，北京:中闽档案出版社，,,,,年，第,,(,,页。 范围、内容和层次，员丁素质不同，需要接受的培训也不同;员工可以参照组织 的人力资源规划对自己的职业生涯进行设计，完善的企业人事档案，是组织进行 人力资源规划的前提，也是提高组织绩效的关键所在。 ,、有利于对员工实行人性化管理，提高员工的忠诚度 完备的企业人事档案记载了组织需要的信息，根据员工的家庭档案，企业及 时提供帮助，解决员工困难，可以增强员工对企业的认同感:根据员工的健康档 案，时刻注意员工身体和情绪的变化，防止出现突发事件，时刻为员工健康着想; 根据员工档案中的资历、业绩等范围，企业可以让员工选择自己喜欢或急需的福 利项目;根据员工的培训档案，可以在可能的情况下让员工选择喜欢的培训方式， 可以提高员工的学习积极性;企业依据人事档案管理员工，使管理更有针对性， 解决员工急需解决的问题，“以人为本??，采取不同的激励方式，必定可以获得员 工对组织的认同，增强员工的忠诚度，降低离职率。 ,、帮助员,,制定个人职业生涯发展规划 企业人事档案记载了员工在企业的成长轨迹，记载了员工取得的成绩，也记 载了失败及原因，这些资料可以帮助人力资源管理部门全面分析员工的思想、文 化、心理和业务素质，分析员工的职业发展潜力，指导员,制定科学、合理的职 业生涯发展规划，使员工能够在企业最大程度的发挥自己的工作潜力，促进企业 的发展和员工自我价值的实现。„ ,、指导企业选择最恰当的激励方式，提高组织绩效 不同的员工需求不同，能力不同，素质不同，个性特质不同，相同的激励方 式必然不能起到同样的效果。根据企业人事档案中的信息，企业可以选择有针对 性的激励方式来提高员工积极性，从而提高组织绩效。 三、,,,与企业人事档案工作的关系 企业人事档案是人力资源管理的基本组成部分，要提高人力资源管理的质量 使企业的人力资源得到优化配置，实现人力资源的价值，提高员工和组织绩效， 山东大学硕士学位论文 就必须做好人事档案管理工作。企业人事档案工作的重要作用正体现了其与人力 资源管理密不可分的关系。 加强人力资源管理工作能改变传统的企业人事档案管理制度，促进企业人事 档案工作的开展。人力资源管理的目的是实现企业内部人才的优化配置。知人善 任是企业良性发展、在竞争中取胜的重要条件。知人是善任的基础，要全面的了 解一个人的过去、现在、能力、素质，不仅需要直接观察其现实表现，还要查阅 其人事档案中的记载，系统、全面的了解其过去现在，预测其发展的未来。 我们还可以从人力资源管理发展阶段来了解人事档案与人力资源管理的关 系，人力资源管理是一个逐步发展成熟的过程，其发展至今经历了以下几个阶段: ,、传统人事管理阶段 人事管理的概念源于二战后的美国，它是指对人及有关人的事的全部领域的 管理，我国企事业单位对于人的管理长期以劳动人事管理为基础。， 传统人事管理偏向于从事行政性、支持性、事务性的工作，极少涉及企业的 战略层面，人事部门仅起着一种协助的作用，主要内容是进行人事档案的日常管 理。人力资源管理在管理中发挥并不明显的作用。企业员工并没有被看做资源， 而是简单的以人事档案的形式体现。 ,、。人力资源管理阶段 人力资源管理实在传统人事管理的基础上发展起来的。,,世纪,,年代初期， 西方国家许多企业将人事部门更名为人力资源部。人力资源管理开始成为企业职 能管理的一部分，承担着相对独立的管理职责，这一时期人力资源管理部门的工 作常在上级的要求下进行，十分被动。企业战略实施常把人力资源排除在外，虽 然企业意识到人力也是一种资源，但并没有将其上升到战略的高度。在这个阶段， 人事档案管理只占人力资源管理工作中的一小部分，不受重视。 ,、战略性人力资源管理阶段( 随着市场竞争的加剧，人力资源的重要性在企业中越米越明显，所有企业都 已经意识到只有人才是企业核心竞争力的源泉，松下幸之助的经营哲学是“人的 因素第一??。随着人力资源地位的提高，人力资源管理进入战略性人力资源管理 阶段。在这一阶段，员丁与企业之问是战略伙伴关系，人力资源部门成为企业战 略的制定者和推行者，企业一方面制定具体的人力资源方案，另,方面将人力资 ,, 山东大学硕士学位论文 源管理与企业战略目标联系在一起，以改进员,和组织的绩效。人力资源部,,,, 重点关注企业文化建设、员工职业生涯规划、薪酬体系与激励制度、人力资源开 发等方面。 在现阶段，企业人事档案管理仍是人力资源管理(,作的一个组成部分，相对 于传统的人事管理阶段，人事档案管理在其中所占比重大大下降，但这并不影响 其在人力资源管理中的作用，反而更能体现人事档案在人力资源管理中不可或缺 的作用，只要改革企业人事档案管理不合理的地方，使其适应现阶段战略性人力 资源管理的需要，人事档案管理工作必然会得到更多的肯定，在人力资源管理中 的作用更加显著，在推动企业发展中也能显示出力量。 山东大学硕士学位论文 第二章企业人事档案工作存在的问题分析 进入,,世纪，随着科学技术的日新月异，世界范围内的社会经济形态发生 了巨大变化，由工业经济转变为知识经济。在知识经济时代，各种形式的知识在 经济发展中起着关键作用，拥有知识的人可以获得更高报酬的工作，拥有知识的 企业可以在市场竞争中占据优势地位。企业的知识来自其所拥有的员工，在知识 经济时代，作为知识载体、知识创造者的员工，无疑是企业最重要的财富。知识 经济条件下，在企业的人力资源管理工作中，如何管理好知识型员工，如何开发 普通员工的潜能，激发所有员工的工作热情和创造力为企业发展服务是人力资源 管理工作面临的巨大挑战。作为管理人才信息载体的企业人事档案工作，在现阶 段却存在着许多问题，例如“弃档”现象愈演愈烈、假档案“泛滥”、丢失档案 的事情频发等，人事档案管理工作与企业发展出现脱节现象，有必要尽快改革以 适应企业发展的需要。 一、企业人事档案工作存在的问题 我国的人事档案，,作经过建国以来几十年的积累，已经取得了较丰富的经 验，但随着科学技术的进步和社会的发展，特别是我国社会主义市场经济体制的 不断完善和人事制度改革的深入，，,,的规章制度无法解决新出现的问题，传统的 管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案管理在不同程度上存在着许 多问题，已不能适应现代社会发展的需要。当前企业人事档案管理工作中存在的 问题主要有以下几个方面: (一)企业人事档案内容质量低 人事档案的本质属性是个人情况的如实记载，企业人事档案应该是员工历史 与现实的浓缩性记录，而且应该多角度、多方面系统的反应一个员工的全貌，以 满足人力资源管理的需要，但是当前许多企业的人事档案内容陈旧，记录过去的 山东大学硕士掌位论文 材料多，反映现实的材料少，更新慢，跟不上个人发展变化的速度，根本不能全 面、如实、客观、完整的记录人的发展;由于历史的原因，反映个人经历、政治 面貌、家庭情况及社会关系的材料多，而反映个人的道德品质、管理能力、技术 专长、工作实绩、心理素质及个性特点的材料少，特别是反映员,现实工作能力 的材料非常少，从档案中看不出一个员工是否有发展的潜力，是否值得企业花费 精力培训，日后是否是企业需要的人才类型，这种情况对于企业制定战略人力资 源规划非常不利;对员工考核结果的记录千篇一律，抽象评价的内容多，具体的 定量分析的内容少，套话空话多，有模式化的倾向，根本无法反映出差异。近年 来，虽然企业人事档案中也加入了不少新材料，但是很笼统，不能真实而具体全 面的反映一个人的全貌。 对于企业人事档案管理来说，另一个致命的问题就是档案内容的真实性问 题。有些企业由于经济效益出现问题，千方百计使员丁提前退休以达到减员增效 的目的，作为已接近退休年龄的员工也希望提前退休进入社会保险，于是，企业 与员工共同更改员丁的出牛日期;另一方面，人事档案中的许多内容都是个人填 写的，是否真实只有本人知道，企业若想查证，必然需要耗费人力、物力和大量 的时问进行鉴定工作，学历信息的真假可以通过一定的途径查证，但是工作经历 查证起来非常困难，因为企业之间没有实现信息共亨，所以许多企业对于员工之 前的档案记录采取参考的态度，或者直接抛弃，其真正在意的是员丁进入本企业 之后的各种工作表现，当然这种做法也一定程度上助长了“弃档”现象的发展。 人事档案的造假已经成为了一种普遍现象，严重损害了人事档案的严肃性，导致 档案的社会信任度大大降低。 案例:,,,,年,月,日《新快报》据《扬子晚报》报道，今日江苏宿迁市 宿城区组织部对全区,,,,多份干部档案逐一清理核实，到,月,,日，已查出 ,,名干部档案有“妆饰”，按规定给予“卸妆返真”。某副科级干部档案材料中， 从,,岁到,,岁问竟有,个年龄，人民网,,,,年,,月,,日转引《湖南日报》 的报道:乡镇班子换届选举之时，有些干部为达到提拔的目的，在档案上弄虚作 假。永州市冷水滩区委组织部对全区进,,,,名干部的“年龄、党龄、工龄、学 历”逐一审核查实，共发现问题,,,处。其中年龄不符的,,,人次，工龄不符的 ,,,人次，党龄不符的,,人次。 ,, 二二血 ?,量量 量璺?量皇葛量葺 曼曼量皇曹曼量曼 皇皇 (二)“流动人员:档案管理混乱，“弃档一现象增多 社会经济高速发展，人才流动频繁，许多企业为了阻止人才跳槽，选择了扣 留员工档案这种极端的做法，但是这种做法并没有实际的作用，反而导致了大量 的“弃档”、“死档”的出现。变革时代的中国已经把人从计划经济时代的“计划 菖皇人”、“单位人”、“政治人”变成为了市场经济条件下的“市场人”、“社会人”、 “流动人”。个人为了自我价值的实现和个人福利的最大化，为了实现自由全面 的发展和促进整个社会的发展，必然寻求流动。市场经济的发展需要生产要素的 流动，人的流动是这一过程中的必然。 现阶段流动人员人事档案的管理主要存在着两个问题:第一，“人档分离: 或“人档脱节”现象，这种现象的产生主要是由于原单位扣留跳槽人员的档案， 导致个人“工作在外地或外单位，人事档案却在本地或原单位”。《南方周末》在 ,,,,年,,月,,日报道:王某在辽宁省丹东市东方测控技术有限公司工作了一 个多月，向公司提出辞职请求，被公司拒绝。最后，王辞职，但是公司扣留了他 的人事档案。没有了档案的王某无法找到新的工作，无法办理户口，无奈之下， 只得返回公司，表示愿意交纳,,,,元违约金“赎”回自己的档案。即使如此， 暑皇单位也不同意将他的档案转出，王不得不南下到广州谋职。擅自扣档的直接后果 之一就是擅自建档，一般来说，一个人在正常情况下只能有一份人事档案，重建 „傅华:聚焦人事档案，《中因档案》，,,,,年,,期。 ,, 曼曼 山东大学硕士学位论文 档案的前提是档案遗失或损坏，然而擅自建档的情况在很多企业屡见不鲜，许多 企业为招揽人才，招聘之初就做出承诺可以为跳槽人员重建档案，恢复原有身份， 连续计算工龄，许多非公有制企业在招聘员工时也并不关心人事档案，某咨询公 司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的,,,,。第二，“弃 档”现象增多。所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于个人档案的下落和管 理不闻不问。根据人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、中国上海人 才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及四川、贵州等省人才交流服 务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为,,(,万个国有和非国有单位代 为管理保存的,,,万份人事档案中，有,,万份与主人失去联系。 (三)传统的人事档案管理方式不适应现代企业发展需要 传统的人事档案管理表现为体制上实行多头管理、分散管理，管理体系上仍 按照传统的三大类管理，管理模式上实行封闭式管理，管理方法上实行“档随人 走”，人力、物力不到位，重复浪费极为严重。 人事档案“分散多头”管理主要表现在两个方面:一是保管分散，人事档案 有的保存在当前的用人单位，有的保存在过去的单位，还有的保存在人才交流中 心，甚至保存在私人手中，使得一个单位的人事档案处于一种“分散”的管理状 态。二是隶属混乱，参加主管人事档案的有组织部门、人事部门、劳动部门等， 甚至一些无权保存或管理人事档案的科室、部门和单位，人事档案出现“多头” 管理状态，导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明，相百推诿。 新中国成立至今，我国人事档案主要由干部档案、工人档案和学生档案三大 类构成。在这三类档案中，干部档案是主体和核心，较受重视，其他类档案均是 按照干部档案管理方式进行。在一个企业中，干部档案和,人档案按照规定是应 该分开管理的，但是随着企业人事制度的改革，这种管理方法的弊端日益显现， 许多企业已经不按照此种分类方法管理档案，而是按照本企业的实际进行变通的 管理，将所有的人员档案集中统一管理，以节省人力物力。 现今所有的人事档案，包括企业人事档案，都实行封闭式管理，人们不知道 自己的档案中有哪些内容，档案中的内容是否与本人实际相符合。按照规定，本 陈潭:《单位身份的松动:中国人事档案制度研究》，南京大学,，，版社，,,,,年，第,,,页。 ,, 山东大学硕士学位论文 人不能查阅自己及亲属的档案，这造成双方信息不对称;在档案的形成过程中缺 乏程序公正，监督机制也不完善。这种封闭式管理方式使得档案成为个别人报复 的工具，例如在他人档案中随意加入虚假的材料、擅自涂改、抽走材料，给他人 的生活造成很多不利影响，“汤国基档案事件”就是一个很典型的反映。由于汤 国基年少时持才自负，经常向媒体和教育部、教育厅写信反映自己的学校师资水 平不佳，自己的老师“不学无术”，造成三年后大学毕业时班主任在毕业鉴定中 写入了“个性强，多疑善忌。该同学与同学打架后，采取报复行动，曾受到记过 处分。有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”，在后续的报道中证实这份毕 业鉴定有夸大和不符合事实的地方，正是这份有色的毕业鉴定，造成汤国基曲折 的人生遭遇。由此可见，封闭式的档案管理模式弊端非常多，它使公民的权利被 侵犯被损害，人们呼唤档案的知情权，知情权的实现也是一个国家民主进步的标 志之一，但是现在国家并没有明确的法律表明公民对人事档案的知情权。 “档随人走”的管理方法使人事档案的实体和信息得不到安全保障，不利于 对人事档案进行科学现代的管理。人事档案随着人才的流动不断转换保管单位， 由于各用人单位的保管条件不同，对人事档案的重视程度也不同，造成人事档案 的质量不稳定，信息更新出现问题，更不利于人事档案的科学化、现代化管理。 (四)人事档案管理手段落后 目前还有许多人事档案保管机构，保管条件比较差，人事档案保管的柜架配 备不到位，装具不合规格，库房条件简陋，“全国,,(,万多个管档单位中，有 ,,,的单位没有专用库房。配备空调、去湿机等设备的库房只占,(,,左右……”, “在设备配备上，大多采取„因陋就简?、„因地制宜?的原则，融办公、阅档、 仓库为一件，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬件设备设施，防火、防潮、 防盗等手段只是停留在较低的水平上。”,档案,作基本处于传统的手工、半手工 操作阶段，缩微技术在人事档案,,作中应用尚不普遍，全国范围内能实现人事档 案计算机信息读取的较少。 在许多企业，人事档案被简单的放置在铁皮柜里，放在办公室或独立的房间 内，没有专用库房;没有去湿机、专用的空调等设备;对档案材料的整理方法， ,朱远明:要加强干部档案(,作的宏观调控，《档案,,作》，,,,,年,,期。 ,陈存标:关于新时期人(事档案管理的新思考，《管理与则富》，,,,,年,,期。 ,, 目前，我国企业人事档案的管理人员编制不足，在企业中一人管几千卷档案 的情况非常普遍，同时管理人员专业出身的少，兼职管理的多;许多企业的人事 档案保管在人事部门，档案管理人员经常更换，造成管理工作的不连续。由于是 兼职人员而且没有经过正规的培训，在进行管理工作的时候，往往是延续上一任 的方法，发现不了存在的问题，也不会主动改进管理工作，造成企业的人事档案 管理工作基础薄弱，与人力资源管理工作脱节，在企业中处于边缘地带。 二、企业人事档案工作出现问题的原因 我国企业人事档案管理存在着上述诸多问题，造成人事档案在企业管理中越 来越不受重视，长此以往，难免会形成恶性循环，因此，必须找到导致这些问题 的原因，对症下药。笔者认为造成这些问题的原因可以从主客观两个方面考虑， 主观方面就是人的意识问题，客观方面是我国的传统人事档案管理体制存在许多 不合理的方面。? (一)企业领导和员工档案意识淡薄 整个社会档案意识的淡薄在企业中突出反映在企业领导和企业员工的身上， 是造成各种问题的丰观原因: ，、企业领导者的档案意识薄弱，会导致整个企业对档案工作的不重视，这 就会造成企业人事档案管理各种问题的出现。 首先，由于领导的不重视，对人事档案管理的投入必定低，这就会造成企业 人事档案管理的手段落后。先进的管理手段依赖先进的设备，没有设备一切都是 空谈，档案管理部门的申请往往被忽视，这就使企业人事档案管理长期处于手工 劳动的状态，效率低，利用率更低。 其次，由于领导的不重视，导致档案管理这项工作在企业中不被重视。在中 国，只有少数国有大型企业设立有人事档案管理部门，很多民营企业、中小型企 山东大学硕士学位论文 业中没有专门的人事档案管理部门，人事档案管理的工作在人力资源部由兼职管 理人事档案的人员完成，由于兼职人员本身还要完成其他的工作，并且经常更换， 对于人事档案的管理也是心有余而力不足，这就造成在企业中人事档案管理长期 处于一种无人问津的状态。 最后，由于领导的不重视，导致其他部门对人事档案管理工作的不配合。人 事档案需要动态更新，收集最新的信息，部门之问的不合作，使这些工作无法开 展，使得人事档案内容质量低、内容陈,日，收集不齐全，对利用工作造成影响。 ,、企业员工档案意识差 “说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉:是现在人们对于人 事档案的写真，“人事档案无用论”正在流行，一种“集体无意识:的心态和“无 档化生存”的事实正在蔓延。,找工作的时候，档案成了一种可有可无的东西， 越来越多的人对档案不在乎，在企业中员工对自己的档案也是如此。对待档案不 严肃，许多人在填写个人资料的时候弄虚作假，美化自己;社会竞争激烈，许多 人为了更好的发展选择离开现有企业去寻找更好的机会，而企业为了留住人扣留 个人档案，许多人在这时候选择主动抛弃自己的档案，导致企业留有大量弃档; 有的企业为了招揽人才，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，助长了“弃档” 现象的发展。 中新网曾经公布了,项调查数据:在,,,,名被调查者中，认为“工作中重 的是能力，档案没用”的占到被调查人数的,,(,,,，另有,,(,,,的人表示“无 所谓”，只有,,(,,,的人认为“择业自由，但档案不能遗弃”,，这些数据鲜明的 反映了目前社会上人事档案意识的淡薄，主观意识的作用是“弃档”的重要原因。 “弃档族”为了现实利益放弃自己的档案，认为档案无用，却忽略了人事档案对 自己其他方面及以后发展的重要作用，例如办理出国、退休、失业保险、养老保 险、医疗保险等都需要档案。 (二)收集的对象范围窄，收集的内容不适应现代企业发展需要 有些企业的人事部门注重收集中高层管理者的材料，对于普通员工的关注度 不够，造成普通员工的档案数量少且质量不高。在普通员工的档案中，多是表明 ,陈潭:《单位身份的松动:中闲人事档案制度研究》，南京大学山版社，,,,,年，第,,,页。 ,傅华:聚焦人事档案，《中园梢案》，,,,,年,,期。 ,, 山东大学硕士学位论文 身份的毕业生登记表、工资变动表、履历表等基础的信息，缺乏反映员,,个人能 力、绩效考核、全面鉴定、信用状况等方面的内容。 ,,,,年劳动部与国家档案局联合发布的《企业职,档案管理,,作规定》其 中第九条规定了企业职工档案十项内容:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考 察材料;评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和 评定技能的考绩、审批等材料);政审材料;参加中国共产党、共青团及民主党 派的材料;奖励材料;处分材料;招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转 业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;其他可供组织参考的材料。 在现代企业中员工档案的管理大多以此规定为依据，并根据企业实际做出适当变 通，但是关于员工档案的内容基本就是上述十大项，其中静态的内容、纵向的内 容太多，无法反映出人的动态变化及发展的程度，无法为企业挑选人才提供准确 的依据。 (三)鉴定工作不到位 真实性是人事档案的生命，是人事档案存在和发生作用的前提。内容失真的 人事档案会误导人事工作，造成严重的后果。不论是个人为了自己的利益故意篡 改档案，还是填写过程中的失误和管理工作中的差错，归根到底还是由于人事档 案的标准不统一和人事档案管理制度的不健全，鉴定工作没有真正发挥作用，才 使得众多假材料充斥档案中。 ? 目前的人事档案造假主要集中在“三龄一历”问题上，“三龄”即年龄、工 龄、党龄，“一历”即学历。“工龄越来越早，年龄越来越小，学历越来越高，资 格越米越老”这句话形象的反应了档案造假问题的现状。在有些人事档案中，通 过本人填写的前后内容的对照，就能发现矛盾的地方，但是目前人事档案管理者 在接收档案材料时，只是看其手续是否齐全，就将材料放进档案中，并不关心内 容存在的问题，只有人事档案被用到的时候才会发现问题，但是为时已晚，很多 问题已经无法核实解决。如果鉴定工作真正做到位，相信档案中的假材料能减少 许多，对企业的影响也会降低。 山东大学硕士学位论文 (四)“档随人走:的管理方法不适应企业管理的需要 目前我国的人事档案管理方法是“档随人走”，当人离开一个单位到达一个 新单位时，人事档案也需要随人移动到新单位。由于我国的人事档案实行分级管 理，不是所有的企业都有人事档案管理权，同时还存在着干部档案、工人档案这 种陈旧的分类，离退休人员，改制企业的人员人事档案等情况，人事档案分散保 管在劳动行政部门、当地档案馆、企业主管部门、企业、人才交流中心和职业介 绍所、职工本人手中。在一个企业中，领导和员工的档案可能被保存在几个不同 的地方，这种管理方式不利于企业对人力资源状况的整体把握，割裂了一个企业 获得系统信息的途径，给企业的人力资源管理工作造成很大的困扰。同时，多头 管理会造成各部门职责不明确，人事档案内容得不到及时更新;由于可能经常处 于流动状态，在各部门的保存状况有差异，人事档案的实体和信息安全也得不到 保障，更无法实现对人事档案的系统化科学化管理。“档随人走”的管理方法是 “弃档”和“重新建档”问题产生的根源。 “弃档”可以分为两种情况，主动抛弃自己的人事档案和被动抛弃自己的人 事档案。主动抛弃人事档案最主要的原因就是个人的主观原因——档案意识的淡 薄，另一个原因就是人才流动服务机构的档案管理费用过高，目前的标准在每人 每月,,,,,元之间，从其中调出档案需要一次性缴纳,,,—,,,元不等的费用，更 有甚者档案寄存在人才流动服务机构几年要交纳几千元的费用，现在的许多企业 招聘不要求有档案或者会重新建档，所以很多人觉得不值得花那么多钱拿出自己 的档案，造成人才流动服务机构出现大量的无主档案。 被动抛弃自己的人事档案是因为企业的人事档案转递工作存在问题，有的企 业为了限制人才的流动，凭借对员工人事档案的所有权设置障碍，跳槽的员工面 对企业的无理要求只能选择抛弃自己的人事档案;转递工作不及时，员工到达新 企业后，企业人事档案管理部门没有及时催要人事档案，或原企业的转递工作出 了差错都会造成人事档案的丢失。 在个人主动或被动抛弃自己的人事档案到一个新企业中，就面临“重新建档?? 的问题。“重新建档”本来是人事档案管理中的一种非常措施，其本意是为了方 便人事管理，对人事档案丢失或无从查考的人员重新建立人事档案，是由于人事 档案管理中的某些环节疏忽而采取的补救办法。但是现在，“重新建档”已经成 山东大学硕士学位论文 为一种吸引人才的手段，完全背离了其原本的使命。“重新建档”是由于各地的 具体人事管理政策水平不平衡和人事档案,作与人事,,作不配套引起的，其存在 有利有弊。一方面，“重新建档”解决了人才流动的后顾之忧，一定程度上打击 了单位扣留档案的行为，加速了人才流动，有利于人力资源的优化配置;另一方 面，“重新建档”主要是防止出现“有人无档”，但是却不能保证“档如其人”， 人事档案的真实性、全面性、准确性难以保障。 在人才流动频繁的市场经济条件下，“档随人走”的管理方法的弊端日益凸 显，这种管理方法严重阻碍了人力资源的优化配置，对经济发展是一种反作用， 亟需改革。 (五)管理模式上实行封闭式管理 传统的人事档案管理采用内向型、封闭式管理模式，具有人事档案管理权限 的企业大多将员工人事档案保存在内部的组织或人事部门，主要供领导或组织部 门查用，一般不对外开放，而且利用手续复杂。这种管理模式虽然有利于人事档 案的保密，但过分强调保密，阻碍了人事档案的利用;这种不透明的管理方式， 也是造成许多“冤假错案”的源头。封闭式管理，给人事档案蒙上了一层神秘的 面纱，在普通群众眼里，人事档案成为一种非常特别的存在，加之关于人事档案 的许多负面报道，这就使人事档案工作的开展雪上加霜。 在封闭式的人事档案管理模式下，人事档案信息的开发利用，各部门之间人 事信息的交流不可能实现，这对于人力资源的优化配置非常不利，同时手工管理 手段方法繁琐，不易操作，造成人事档案管理的信息化、现代化水平不高，存贮、 处理和控制信息的能力差，查询和提供信息的速度慢。因此，为实现人力资源的 优化配置，适应社会主义人才流动发展的需要，封闭式管理人事档案的方法急需 改革。 山东大学硕士学位论文 第三章企业人事档案工作改革探索 我国企业人事档案管理工作在管理方式、管理理念、管理过程中以及管理实 际效果方面存在许多问题，作为人力资源管理的重要工具，人事档案亟待改革以 适应知识经济时代企业迅速发展的需要。只有改革才能有所发展，适应人力资源 管理的需要，才能推动企业发展。思想是行动的先导，改革传统的企业人事档案 管理工作必须从思想上真正树立起为企业发展服务，为企业人力资源管理服务的 观念，“以人为本”，真正的做到对每个员工负责。人事档案是企业人才信息的载 体，记载着员工的个体情况，人事档案管理活动的成效直接影响企业对人才的判 断和使用效果。在人事档案管理工作中坚持为人力资源发展服务的思想，在进行 各项具体的档案管理工作时从服务的角度出发，才能在管理活动中真正体现出价 值。企业人事档案管理工作应当如何改革以适应知识经济时代企业发展的需要， 如何为企业的人力资源管理工作服务，是值得深入探讨的问题。 一、传统人事档案管理体制改革 我国现行的人事档案管理制度是在计划经济体制下建立起来的，人事档案基 本上采用由用人单位保管的方式进行，在计划经济时代人员相对稳定的环境下这 种封闭式的管理模式基本适应社会发展需要。随着我国市场经济的发展，人员流 动频繁，特别是在,,世纪知识经济时代，人才流动是企业人力资源优化配置的 需要，是社会发展的必然趋势。在流动人员激增的情况下，传统的人事档案管理 体制下，人事档案管理中经常出现“弃档”、重新建档问题;传统的分类方法、 保管方法无法满足利用需要;内向化封闭式的管理方式限制了人员流动。随着我 国人事制度改革的进行，社会发展进步的需要，传统的人事档案管理体制也需要 进行改革谋求发展。 (一)集中统一管理人事档案 企业的人事档案按照传统分类方法分为干部档案和,,人档案，干部档案、工 山东大学硕士学位论文 人档案的管理分别依照《干部档案,作条例》、《企业职工档案管理工作规定》由 组织部门、劳动部门分开管理，这种情况普遍存在于大型国有企业中。 昆钢集团作为我国大型的钢铁集团之一，其人事档案管理也存在着分散、多 层的状况。昆钢集团的管理体制形成于计划经济时代，,,,,年昆钢集团成立档 案处(馆)，,,,,年制订了《公司人事档案管理暂行办法》，其中规定“人事档 案是企业档案的重要组成部分，人事档案的管理统归公司档案馆和二级公司、厂 矿、处室综合档案室两级保管，在业务上受组织、人事部门指导。”,,,,年以后， 昆钢的人事档案管理形成了集中统一、两级管理的模式，即:公司档案馆保管公 司厂处级以上领导及公司直属机关一般干部的档案(直属机关工人的档案由各部 门办公室保管)，各二级厂矿、处室综合档案室保管各单位一般干部档案和(,人 档案。人事档案多层管理表现在:第一，公司档案馆保管厂处级以上领导及公司 直属机关一般干部的档案;第二，公司所属各二级厂矿、处室保管各单位一般干 部和,人的档案;第三，公司直属机关各部门办公室保管各部门的工人档案:第 四，离退休管理部门保管离退休、退养人员的档案。,由此可见，整个昆钢集团 的人事档案分别保管在其公司档案馆、公司所属几十个二级厂矿处室和公司直属 机关的十多个部门中。这种分散、多层的管理模式在昆钢一直延续至今，严重浪 费了企业的管理资源。 市场经济条件下，人才作为一种资源，其流动是必然趋势，是市场经济发展 的需要，只有流动才能达到优化配置的目标。企业，特别是大型的企业集团相当 于一个小的社会，在这种分散多层次的人事档案管理体制下，其内部的人员流动 就需要频繁的转递档案，更换保管档案的部门，利用档案时更要大费周章;整个 社会环境下，人员流动方式更加多样，人事档案分散多层保管带来的问题可见一 斑。 鉴于人事档案分散多头管理的弊端，应进行必要的改革，提高管理效率。笔 者认为，首先，将人事档案管理真正纳入档案事业系统，接受国家档案事业规范 化、标准化的指导。人事档案作为一种特殊档案，(与其他专门档案一样都属于档 案范畴，不应将其独立于档案事业系统之外:其次，档案行政管理部门应该认识 到分散多头的管理方式给企业、社会带来的不利影响，从制度上做出明确的规定， ,龚宗仁，何萍:昆钢人事档案管理初探，《云南档案》，,,,,年,,期。 山东大学硕士学位论文 对人事档案进行科学的分类，打破各级各部门都管人事档案的多头管理的局面， 确保相对集中统一的人事档案管理体制。档案部门应在实地调研的基础上，针对 不同的企业类型存在的具体问题，提出战略性的意见，开展试点,作，并最终形 成规章制度指导企业人事档案业务工作;再次，应建立与完善适应现代人事档案 管理要求的管理制度与法规。重点完善档案的收集、整理、转递、鉴定、利用等 管理制度，明确档案管理部门的责任，防止出现遇到问题推诿扯皮的现象。丰富 人事档案法规，将人事档案工作纳入法制化轨道，针对目前人事档案管理中出现 的擅自扣档、擅自建档、伪造档案、档案丢失等问题，明确各方法律责任，在处 理这类事件时，给予相关部门确定的法律依据;第四，企业集团内部应当积极的 探索新型的人事档案管理方式，提高管理效益，节约管理资源。企业中员工“身 份”的动态性导致其经常性的类别变动，只有在企业中建立人事档案管理中心， 采用集中统一管理的方法，才能利用规模效应，减少管理成本;同时只有集中统 一管理人事档案，企业人力资源管理部门才有可能对现有的人才状况进行综合的 比较分析，对特定人才进行分析，为组织、企业领导和企业其他部门的决策提供 详细完整的信息;中小型企业的人事档案，可以集中到该行政区域的人事档案管 理中心或该企业所属管理部门保管，实行较大范围内的集中管理，可以减轻中小 型企业的负担，使企业人事档案得到专业化现代化的管理，避免或减少因中小型 、 企业条件较差而造成人事档案的损毁或丢失。 (二)实现人事档案社会化开放式管理 封闭式管理模式形成于计划经济时代，是指人事档案由单位内部的组织、人 事档案部门实行封闭式管理，主要是领导或组织上使用，一般不对外使用。目前， 对党政机关、企事业单位在岗的国家干部、教师、科研人员等人事档案大多实行 这种管理模式。封闭式管理模式虽然有利于本单位人事档案的收集、管理、利用 和人事档案的保密，但是近年来因原单位在人事档案中记录了“不实之词”，造 成对当事人的人身伤害的事件，擅自扣档、以档案要挟人才等不良现象屡见不鲜。 随着政治民主化程度的提高，公民的知情权意识日益增强，,,,,年,月,日起 实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》也表明政府对公民知情权的重视， 在知情权保护成为社会共识的背景下，扣。破人事档案传统的土于闭管理模式，有条 山东大学硕士学位论文 件地开放个人的档案材料，实行人事档案的社会化管理，已成为一种发展趋势。 人事档案社会化开放式管理模式，包括人事档案文件寄存中心、人事事务所、 人才交流中心等社会第三方机构，和相应的户籍制度、人事代理制度，实质是把 人事档案工作中的各个环节从单位档案馆(室)移动到第三方机构，目的是为了 实现人事代理和人事档案的公共管理，,其含义包括:第一，人事档案管理机构、 管理对象和服务对象具有较强的社会性，如各地人才市场建立的人事档案管理机 构面向社会收集其管辖范围内的所有流动人员人事档案，为社会提供人事档案服 务;第二，人事档案来源的广泛性和内容的复杂性;第三，利用者对人事档案需 求的多样性;第四，人事档案管理方式和服务方式的开放性，管理机构可以采用 现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将适于开放的内容进行网络化管理 和服务，与外界人才信息进行交流。,人事档案社会化开放式管理模式是市场经 济条件下的一种新模式，是对传统人事档案管理模式的补充，与传统人事档案封 闭式管理模式处于并存发展阶段。 ,、人事档案的有限知情权 长期以来，出于维护人事档案真实性、准确性、保密性等方面的考虑，人事 档案是不对本人开放的，在人事档案利用中一般都规定“任何个人不得查阅或借 用本人及其直系亲属的档案”，这一规定给人事档案蒙上了一层神秘的面纱。 知情权这一概念首先在美国提出。二战前，知情权只是新闻记者的主张和口 号，二战后，美国联邦最高法院通过判例确认了知情权，国会则于,,,,年制定 了《情报自由法》，该法规定每个人都有得到其应知道的信息资料的平等权利， ,,,,年国会又制定了《阳光下的政府法》。在现代民主国家，知情权是一种基本 人权，是衡量一个国家民主政治水平的重要尺度。它也可称为“信息权”、“了解 权”、“知的权利”等，主要是指个人或组织在法律规定的范围内，要求对方向己 方公布各种情报的权利。, (,)人事档案知情权的理论依据 我国宪法中并没有公民知情权的明确规定，但知情权的理念与精神在宪法中 有所体现。我国《宪法》第,条规定:“中华人民共和国的一切权力属于人民”。 ,二,玉鹏:新形势下我圈食业人事档案管理研究，,,,东大学硕士学位论文，,,,,年。 ,朱玉嫒主编:《现代人事档案管理》，北京:中固档案出版,,，，,,,,年，第,,页。 ,纪红卫:知情权保护的呼唤:人事档案向本人有条件开放，《浙江档案》，,,,,年,,期。 ,, 山东大学硕士学位论文 这条规定确立了人民主权的原则，它肯定了人民是国家权力的所有者。宪法第二 条第三款规定:“人民依照法律规定，通过各种途径和形式，管理国家事务，管 理经济和文化事业，管理社会事务”，宪法第四十一条第一款规定:“中华人民共 和国公民对于任何国家机关或国家机关工作人员，有提出批评和建议的权利:， 知情权的实现是保障宪法规定的人民各种权利的前提。 新公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》为信息公开和公民知情权提 供了法律保障。《条例》第,,条规定:“公民、法人或者其他组织认为行政机关 在政府信息公开工作中的具体行政行为侵犯其合法权益的，可以依法申请行政复 议或者提起行政诉讼”，这势必影响到公众对人事档案的需求。《条例》提供了 政务信息公开与档案开放的整合契机，参照《条例》“以公开为原则，保密为例 外”的要求，加快人事档案信息知情权的进行。 (,)人事档案知情权的现实依据 从我国人事档案材料构成看，按照《干部档案工作条例》每份人事档案分成 十个类别，主要内容包括履历材料、自传材料、鉴定及考核材料、学历和专业技 术材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工作及职务等材料和可供 组织参考的其他材料。这些材料中，有的是本人亲自填写的，有的是本人填写组 织盖章认可的，有的是组织根据本人情况进行的记录，只有少数材料本人知道结 果不知道具体内容，例如:鉴定、考核、考察材料和政治历史审查材料等。这部 分材料是需要对本人暂时保密的人事档案材料。由此可见，人事档案中，真正需 要对本人保密的材料只是小部分，而非全部。 西方国家在档案开放，满足公民知情权方面做的比较完善，欧美很多国家的 档案开放率达到或者超过了,,,，美国的档案开放率高达到,,,,，美国将人事档 案的内容、形成的过程置于公开监督下，每位雇员都可通过网络查阅自己人事档 案的部分内容，上司对雇员的鉴定要与本人见面，如雇员对本人的鉴定不满，可 以向上级领导反映，以取得公正的评语。法国人事制度最有特色的是行政机关在 对公职人员启动惩戒程序以前必须对拟受惩戒者交阅档案材料，使其可能有针对 性地提出答辩。, 我国传统人事档案管理模式在市场经济和信息化技术的冲击下，也出现了一 ,乃康:档案，,:放与公民知情权，《兰裔世界》，,,,,年,,期。 ,刘俊生:《公共人事管理比较分析》，北京:人民,,,,,反礼，,,,,年，第,,,页。 ,, 山东大学硕士学位论文 定程度的改革，朝着社会化开放式的模式发展。如中国南方人才市场在,,,,年 就使用了网络化技术来管理人事档案，并提供人事档案的查询业务，为,,,,多 个单位提供人才信息，美国,,公司广州分公司就将企业的部分人事档案保存在 南方人才市场，联想集团广州分公司也有人事档案保存在南方人才市场。我国许 多省市的人才市场对人事档案的管理也是采用社会化开放式的模式，取得了一定 的效果。尽管现在这种社会化开放式的管理模式主要用于管理流动人员档案，但 因其在管理人事档案方面的优越性，势必有更大的发展空间。 (,)人事档案知情权的实现 倡导人事档案知情权，需要法律法规的引导。只有法律法规明确规定了公民 的人事档案知情权，知情权才能由应当变为现实，才能得到真正的保障。档案管 理部门应当更加积极的做好人事档案管理工作，并开展宣传使人们正确的认识人 事档案，提高档案利用率，提高人们对人事档案的关注度，这对于档案管理部门 未来的收集管理利用等具体工作是一个好的开端，可以形成人事档案工作的良性 循环，使人事档案工作向更高水平发展，为社会主义现代化建设优化配置人力资 源。 知情权与隐私权是并存的两个方面，我们在倡导保护公民人事档案知情权的 同时，也必须维护公民的隐私权，有条件的开放人事档案，处理好利用与保护的 关系。对人事档案应该根据其内容和影响决定密级、保密期限和开放范围，制定 严格的用档制度，认真审核用档申请，监督用档过程，确保人事档案的完整与安 全，对人事档案当事人负责，对社会负责。 实现人事档案知情权，是政治民丰化进程中不可或缺的一步，体现了国家对 公民权利的尊重和保护。但是鉴于我国的现实国情，知情权的实现不可能一步到 位，必然要经历一个较长的过程，在实践中探索出适合中国国情的人事档案知情 权管理模式。 (,)人事档案知情权的意义 汤国基人生悲剧形成的一个原因就是其对档案内容知情权的缺位，人事档案 是对个人历史的记录，它本身不应该是对当事人保密的。在没有得到当事人知道 并认同的情况下，人事档案中一些不合情理的、不符合实际情况的内容扩充和放 大就会在个人一无所知的情况下给牛活和命运埋下隐患。缺乏知情权给“暗箱操 ,, 山东大学硕士学位论文 作”留下了空间，个别居心不良者趁机利用人事档案的这种高度机密的特征来达 成个人的不可示人目的，这种不公开、不知情使“错误”得以延续甚至扩大化， 人事档案的真实性和可靠性大大降低;封闭的管理方式使个人无权也无法了解自 己人事档案中记载的数据和信息，档案的社会价值职能大打折扣。因此，人事档 案的有条件开放是满足公民知情权的必然需要，是实现人事制度公开化透明化的 必然路径。 实现人事档案知情权，可以揭开人事档案的神秘面纱，使人们正确认识人事 档案的重要性及与本人的相关性，提高人们的档案意识，在一定程度上可以减少 “弃档”现象的发生;实现人事档案知情权，可以加强对人事档案工作的监督， 保证人事档案的完整与安全，保证人事档案的真实性，同时提高人事档案管理人 员的职业素质。一 ,、人事代理制度 人事代理是人力资源优化配置的基础环节，也是目前为止人事管理社会化的 最佳形式。人事代理是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规， 接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事业务，从而从根本上破除 职工与单位之间以人事关系和档案为纽带的依附关系，是将人事关系管理与人员 使用分离开来的一种管理制度。通过代理人事档案的方式，对流动人员的档案进 行社会化管理，从而基本解决个人依附于单位的问题，避免单位擅自扣留档案和 个人携带档案的现象。 许多高校、事业单位、大型企业集团都已经采用人事代理制度保管本单位员 工的档案。采用人事代理制度可以有效减少企事业单位的管理费用支出，并能使 人事档案得到专业化现代化的管理，单位如需利用人事档案可以通过人事档案信 息网络查询，方便快捷。如南京人才市场就开展了网上服务业务，及人事档案信 息的远程查询，具体规范如下:(,)查询服务对象:所有南京市人才服务中心的 代理单位及个人。(,)查询丰要内容:个人档案的基本信息。包括个人的自然情 况、户籍、职称技术专业能力等信息。,人事代理制度使得人事档案信息在机构 中被分类整合，用人单位之问可以形成信息共享，这对于人才在社会中的优化配 置非常有益。 „吴金风:基于人事代理制度的人事档案管理分析，《兰台世界》，,,,,年,,期。 ,, 山东大学硕士学位论文 二、建立国家人事档案中心的探索 随着市场经济的发展，人才已经逐步由“单位人”转变为“社会人”，人事 档案也应逐步从“单位管理:向“社会管理”转变，只有这样，档案才能同它的 形成者的社会化属性一致，才能适应市场经济发展。为此，笔者认为建立国家人 事档案中心是解决中国人事档案管理问题的终极措施。人事档案中心是一种社会 化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置不像机关档案处、科、室隶属与 一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位与国家档案馆之 间的一种过渡性档案管理机构，也是个体与组织的中介机构。 国家人事档案中心，即是在《中华人民共和国档案法》的基础上，根据“统 一领导，分级管理”的原则，在一定区域(省或县)内设立各级国家人事档案中 心，集中管理该地区的人事档案;各单位、组织、团体等的人事档案由该地区的 国家人事档案中心统一管理，人事档案在各级国家人事档案中心之问流动、传递， 在全国形成统一的国家人事档案网;各用人单位按期把要归档的人事档案材料按 国家规定递交各级国家人事档案中心，由人事档案中心按一定标准统一归档，并 由各级国家人事档案中心为各用人单位提供人事信息和人事材料凭证。, (一)国家人事档案中心建立的必要性 ,、市场经济条件下人才流动的需要 在计划经济体制下，人与单位的关系相对稳定，企业、机关变动少，人事档 案长期相对稳定的保存在用人单位，个人与单位之间存在着很强的人身依附关 系。随着市场经济体制的推进，政府机构改革，企业改组兼并破产，国企改革， 民营企业蓬勃发展，各种类型的公司，外资企业纷纷在中国出现，人作为一种资 源在各种组织中频繁流动，身份不断转换，“档随人走”的管理模式使得档案的 转递,,作与人才的流动出现脱节，人档分离现象日益普遍。由于单位控制人事档 案，人才流动必然受到阻碍，这就需要一个存在于单位和人之问的中介机构处理 人才流动时产牛的人事档案管理问题。如果在个体(与其所属的组织之问没有相应 的中介机构，个人的档案仍然掌握在组织手中，那么实现双方的公平是不可能的， ,吕元智:构建国家人事档案中心的设想，《中困档案》，,,,,年,,期。 ,, 山东大学硕士学位论文 人事档案的管理必须走向市场，依靠中介机构来平衡个人与组织的利益。 ,、市场经济条件下企业间共享人力资源信息的需要 市场经济是开放的经济体系，在市场经济发展过程中，资源信息在市场中是 共享的，人力资源信息作为信息的一种在市场中必然要求实现共享。由于人才流 动，各个组织之间的联系日益紧密，希望实现人才信息的共享，以便组织识别人 才，高效率的使用人才。由于封闭式管理人事档案的模式，组织问实现信息共享 是不可能的，这就需要中介机构统一管理各组织的人事档案，开发利用人事档案 中组织需要的信息，实现人力资源信息在各组织间的共享。人事档案中心的成立 有利于提高人事档案内容的质量，保证人事档案的利用工作，促进人事档案工作 的规范化、标准化、现代化。 针对企业间人力资源信息无法共享、员工档案内容陈旧的问题，一度出现了 “红黑档案”做法。“红??即以档案记录员工优秀的绩效表现，鼓励员工保持信 用和职业道德，“黑”则是记录员工的劣迹。,,,,年,月,,日，“中国黑档”网 站正式开通运行，它是我国第一个网上人事档案管理系统。其特色是记录员工的 不良行为，在员工非正常离职时，把这些记录交给新单位，只要是有法人资格的 企事业单位交费注册后成为网站用户，在单位招聘人员时，可凭密码进入网站查 询应聘者的人事档案记录。据悉，在网站开通仅一个月就有北京、上海、浙江、 广东等地近两万家企业申请登记注册。,„„中国黑档:的做法虽受到企业追捧， 却也备受社会各界批评，暂且不论“中国黑档”这一做法是否恰当，其对企业问 信息共享、识别人才的意义却不容置疑。如果成立国家人事档案中心，也可以借 鉴“红黑档案”的做法，在保证人事档案真实性和个人隐私权的基础上，公开人 事档案部分内容供企业使用，不仅可以提高人事档案管理水平和全社会的档案意 识，而且可以提高企业选才用人的效率，为企业的发展提供有用信息，从而推动 诚信社会的进程。 (,,)国家人事档案中心建立的可行性 ,、国外的实践经验 西方国家实行相对集中的人事档案管理方式，美国国家档案文件局在圣路易 ?陈勇，韦克:“中陶黑档”对人事档案丁作的影响及其思考，《档案学通讯》，,,,,年,,期。 ,, 山东大学硕士学位论文 斯建立了全国军事人员文件中心和全国文职人员文件中心。凡在军队服役的军 人，不论是十兵或军官，在死亡、辞职或调动工作,,,天后，其档案都要向军事 人员文件中心移交:而在联邦政府工作的雇员，无论其有无职位，在辞职、死亡、 或调动工作,,,天后，其个人档案则向文职人员文件中心移交。人事档案卷中, 般包括工资,福利记录(社会和医疗保险交付情况)、受雇日期、病假,休假和奖 惩记录等内容。加拿大的公共档案馆下面的八个文件中心，其中一个就是全国性 的人事文件中心，负责保管离职一年的政府工作人员的人事文件，以及与人事有 关的文件材料，如工资单、病例、移民签证等。,这些文件中心至今运行良好， 为国家的经济建设提供了详尽的人力资源信息，并使人事档案中心成为控制社会 秩序的有力工具。 ,、我国较完善的人事档案管理系统 我国的档案事业实行“统一领导，分级管理”原则，人事档案管理系统已形 成规模，全国各级各单位组织、人事部门，大都设有人事档案管理机构，中央组 织部和国家人事部是全国人事档案管理的指挥中心，地方各级各系统组织、人事 部门是管理人事档案的丰要机构，并配备了专职或兼职档案人员。人事档案管理 业务工作有一定进展，部分工作内容已达到规范化要求。 我国建立了许多专业档案馆，人事档案作为一种专门档案，完全可以建立一 个专业保管机构，保存相关档案材料，为社会提供服务。由于市场经济的发展， 人才流动频繁，为了减轻负担，许多单位、个人都将人事档案寄存在人才交流中 心。 这些措施为建立全国人事档案中心积累了经验，全国的人事档案管理事业已 初步形成一个系统，完全可以在此基础上新建各级人事档案中心，使之成为国家 人事档案中心的分支机构，并建立国家人事档案中心统一领导(,作，指导具体业 务活动的开展。 (三)国家人事档案中心的运作模式 国家人事档案中心，是由政府出资设立的管理性事业单位，鉴于人事档案性 质的特殊，其运作不宜整体商业化，应由政府负责指导工作，保证发展的方向。 ,吕元智:构建园家人事档案中心的设想。《中国档案》，,,,,年,,期。 ,, 山东大学硕士学位论文 笔者认为，国家人事档案中心应设立在国家档案馆内，按照行政区划(省、 市)建立各级分中心，并在人事档案中心内部按照人事档案的种类分类保管。国 家人事档案中心内部可将人事档案分为公务员档案、军队档案、企事业单位人事 档案、农民工档案、社会人员档案几个系统保管，力求使管理范围覆盖所有人群。 具体来说，笔者认为:(,)鉴于公务员与组织关系的相对稳定性，各省、市、区、 县、乡级别的在职公务员档案实体保存在相应的组织人事部门，但其电子版人事 档案需要统一汇总到市、直辖市、省一级的人事档案中心，以便各省市分析本地 人力资源状况，最终各地各级别在职公务员电子版人事档案汇总到国家人事档案 中心数据库集中管理。(,)军队档案按照各大军区的已有划分保管，在职军人的 人事档案实体保存在其直属部队，电子版档案汇总到国家人事档案中心军队档案 系统，鉴于在职军人身份的特殊性，需将其人事档案提高密级。(,)农民工档案 实体及电子版档案都由管理其户籍所在地的市级人事档案中心收集并保管，实时 更新，保证能够随时找到本人所在地，处理有关农民工问题时根据其身份证资料 便可查询该人详细的资料。(,)企事业单位目前是人员流动最频繁的组织，笔者 认为可以按照属地原则，由企业所在地的市级人事档案中心负责收集企事业单位 人员的实体和电子版档案，当人员在同一人事档案中心管辖下的地区流动，可以 避免档案转递工作，当人员离职到另一区域人事档案中心管辖下的单位，再将其 人事档案转递到相应的人事档案中心保管。人员在职期间的人事档案更新工作， 可由单位向中心发送更新的内容，由中心负责更新电子版档案和纸质档案。(,) 社会人员档案，包括离退休人员档案、其他社会从业者档案例如个体工商户、居 民档案。社会人员档案的保管按照属地原则，由市级人事档案中心管理，并将电 子版汇集到省级和国家人事档案中心。上述几类人事档案的保管方法，过于粗略， 有待探讨。 国家人事档案中心运作前应制定详细的管理制度、管理原则、利用指南，对 各级人事档案中心的工作做出详细规定，对人事档案管理过程中的收集、组卷、 重建、移交、利用内容等各环节都要考虑到各种情况做出详尽具体的规定，并规 定人事档案相对人、社会公众、各级组织、企业的查阅权限。 国家人事档案中心主要采取信息化管理方式，注重对人事档案信息的开发利 用。因此，对各级人事档案中心管理系统的开发需统一标准，以便实现数据传输， 山东大学硕士学位论文 对人事档案内容的开发在保护公民隐私权的基础上，必须满足社会特别是企业利 用人才的需要。 国家人事档案中心管理工作繁重并且高度专业化，其管理人员必须具备专业 化的素质，并能在实际工作中发现问题、解决问题，高素质的人才是不可缺少的。 (四)国家人事档案中心建立的意义 国家人事档案中心是社会化、集约化和专业化程度很高的档案机构，其普遍 建立对解决“档随人走:问题、“弃档”问题、企业员工频繁流动问题有重要的 意义，对于人力资源在社会中的优化配置有着积极重要的作用。 ,、它面向社会收集人事档案，管理对象和服务对象广泛，具有较强的社会 性，能够适应市场经济发展与人员流动的需要，可以减少人员流动的障碍，便于 人力资源的优化配置，可以产生巨大的社会效益。 ,、有利于提高工作效率，确保档案安全。人事档案中心实现了人事档案的 集中统一管理，克服了分散多头现象，符合精简节约与效能原则。由于规模效 应，减少了管档单位和各机关管理人事档案的费用，节省了人力、物力、财力。 由于档案管理中心专职人员素质高，大大提高了人事档案管理的科学性与效率， 同时可以避免同一辖区内人员流动造成的转递工作，有利于保护人事档案的完整 与安全。 ,、有利于实现人事档案的规范化、现代化管理，开发利用人事档案信息。 成立人事档案中心，国家可以制定统一的政策，实施统一的标准，规范化管理人 事档案，可以提高人事档案的质量，保障人事档案管理的公开透明;可以对人事 档案进行集中统一的加,处理，根据社会需要提供人才信息，对人事档案信息进 行整合与开发利用，成立人才信息库，对人事档案进行现代化管理，对企业利用 人事档案信息选择人才具有重要作用。 国家人事档案中心的设立，牵涉到整个人事档案管理系统的方方面面，需要 整合许多问题，信息化的基础设施建设以及人事档案整理的规范化最为重要，对 于人事档案管理系统如何科学分类、各种类别如何管理、人事档案的密级、开发 利用的内容范围、如何保证各级人事档案中心的规范化运作，如何保证人事档案 的及时更新，都是需要慎重探讨解决的问题。总之，国家人事档案中心的建立是 ,, ?山东大学硕士学位论文 必要并可行的，是我国人事档案管理社会化发展的大趋势，但是在其建立过程中 面临的困难也是存在的，前途是光明的，道路是曲折的，需要在实践的过程中继 续探索。 三、完善企业人事档案工作的措施 企业人事档案管理中存在的问题在前一章已阐述，如果建立了国家人事档案 中心，改革了,日的人事档案管理体制，其中的流动人员档案管理问题，“弃档: 问题，管理手段落后和管理人员素质不高问题便可解决。但是国家人事档案中心 的建立以及旧的人事档案管理体制的改革不是短时间内就可以完成的，在目前的 形势下，企业为开发本组织人力资源信息，更好的利用人力资源创造竞争优势， 必须主动的完善企业人事档案管理系统。企业人事档案管理工作，(包括对本企业 人事档案的实体管理和内容信息的开发利用，即对员工人事档案的收集、整理、 保管、鉴定、检索、提供利用等工作。 (一)企业人事档案内容的完善 企业人事档案工作的主要任务就是为人力资源管理工作提供有效人才信息， 协助人力资源管理部门发现企业未来所需的人才、选择性的开发现有人力资源、 有效的使用人才，制定人力资源战略规划，协助其他管理部门完成企业战略。目 前的企业人事档案内容陈旧，缺乏关于知识型员工的个性化内容，主观的部门评 价内容多于员工个人客观绩效的记录，关于员工诚信方面的内容尤其缺少，这些 问题严重影响企业未来的人力资源规划。因此，笔者认为关于企业人事档案的内 容应从以下几方面加以完善: ，、增加有价值的内容 人才的价值体现在其拥有与众不同的能力，(可以胜任某些特殊的工作，如何 辨别企业内部人才的能力,在大型企业集团内部员工众多，逐一考察费时费力， 而且短时间的考察期内许多员工的潜力并没有发挥出来。只有人事档案部门注意 记录员工在平时工作、培训、绩效考核时的诸多情况，才能在企业选择人才的时 候提供有价值的信息;人才只有能力是不够的，对于某些掌握着企业核心技术或 商业秘密的岗位，信用状况是决定职位人选的重要因素。因此，笔者认为关于员 山东大学硕士学位论文 工人事档案的内容应注重完善以下几个方面: (,)员工绩效档案。员工绩效是指经过企业评价的员,,,作行为、方式及 其结果。员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，绩效评价的结果不仅可以 用于当时对员工的奖惩，而且也是未来重要的对比标准。员工业绩档案的内容主 要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，定时定期 的考评纪录，出勤纪录，受到奖惩的纪录，职级变更的纪录等材料。 绩效评估又称绩效考评或工作业绩评定，是按照一定的标准，利用科学的方 法，收集、分析、评价和传递关于员工工作行为和工作结果方面信息的过程。对 组织而言，绩效就是任务在数量、质量及效率等方面的完成情况;对员工个人来 说，绩效是上级和同事对自己工作状况的评价。,绩效评估过程中形成的关于员 工绩效的档案，是对员工工作成绩的肯定，可以使员工获得成就感和满足感，促 使员工努力工作，绩效评估的结果反馈给员工，还可以使员工了解自己的长处和 缺点，使员工对自己有一个正确的认识，从而制定自己的最佳发展规划;组织可 以通过员工绩效档案，了解员工对现任职位的胜任程度及发展潜力，并据此做出 相应人事调整:绩效评估过程中可以发现员工在知识、技能等方面与,,作要求间 的差距，在设计培训活动时更有针对性;绩效档案是对员工进行培训的前提，培 训活动的效果也需要绩效评估来检验。 (,)员(,培训档案。这个档案应该包括:员工的初始知识、技能情况;原 岗位的,作说明书;员,个人拟定且经组织认可的职业牛涯发展规划;员工参加 培训的详细记录表(如下图所示)，本人的受训心得及其考核评语;员工意见调 查表等。员工培训档案是人力资源管理部门开展有效的培训工作的重要依据。 员工是组织的血液，是现代组织最核心的生产力要素，其质量的提高取决于 后天的社会和个人投资程度，员工的培训与开发对于企业改进生产效率、提高工 作和产品质量以及增强竞争力是非常重要的。员工培训与开发是一个为组织员工 灌输组织文化、理念、信息和技能，帮助他们提高素质和能力，提高,作效率， 发挥内在潜力的过程。广义的员丁培训与开发包括组织一般员工的教育与培训 (岗前与在岗两种)、管理人员培训与发展(管理开发计划)、员工职业牛涯管理 等，狭义则指普通员(,教育与培训及管理人员开发。员工培训与开发是人力资源 ,张建国，陈晶瑛主编:《现代人力资源管理》，成都:两南财经大学,版社，,,,,年，第,,,页。 ,, 山东大学硕士学位论文 管理的重要职能，是提高员工素质，帮助员工实现自身价值，帮助企业获得竞争 优势的重要工作。 实施培训与开发工作，首先需要分析培训需求，确定培训对象，有的放矢进 行培,,,，，才能确保培训效果。如何确定培训对象,通过员工的人事档案所记载的 关于员工的知识技能情况、岗位的工作说明书、员工在岗位上的业绩状况、员工 的职业生涯发展规划，并根据企业发展战略，确定哪些员工培训，需要接受哪些 方面的培训，由此确定培训对象，制定培训计划，设置培,,,,,目标，组织实施培训。 培训活动结束后，将员工在培训活动中的表现情况、受训心得、培训考核成绩及 培训者对员工的评语放入员工人事档案中加以保存。企业人力资源管理部门可以 通过员工人事档案中关于培训活动的记载，在培训活动结束后，通过比较受训者 接受培训前后的工作绩效，全面检查和分析己完成的培训工作，总结经验教训， 在新一轮的培训开发工作中，采取更加科学有效的培训方式。 ? 员工培训表 编号:?人力资源部制 身份证姓名性别出生年月 号码 学历专业所属部门职位 培训时间培训内容培训机构考核成绩证书所在岗位备注 人力资源部评语:所在部门评语: 签名:签名: 年月日年月日 (,)员(,信用档案，包括员(,的职业信用记录和公共机构形成的个人信用 山东大学硕士学位论文 记录。职业信用记录即员工职业生涯经历，在企业工作过程中的职业道德状况， 有无泄漏商业机密的行为以及是否正常离职。企业间实现员工信用档案的共享， 有利于企业了解员工真实的个人职业经历，考察员工的道德品质，了解个人是否 有真才实学，选择德才兼备的真正人才。 信用档案按建档对象不同可以分为个人信用档案、企业信用档案、政府信用 档案，其中个人信用档案包括:?个人身份证明和个人社会档案。具体包括个人? 的身份证明、户，,,证明和家庭直系成员情况、个人的职业经历、个人的社会关系 等;?个人收入来源。由于我国个人收入的成分复杂，它包括现金、实物、福利 补贴等多种形式，个人信用档案这方面的文件资料，除了包括个人收入资料，还 要包括个人收入是否稳定，收支是否稳定，收支风险等;?个人资产构成资料。 包括个人银行账户、股票、债券、个人名下的不动产等的情况资料;?个人信用 记载情况。这是个人信用档案的(丰要内容和核心部分。它包括个人在银行借贷情 况和还贷情况，以及个人社会牛活中的不良行为的记录等;,?个人社会信誉方 面的记录。关于法院诉讼、公安处罚、纳税及公用事业缴费(例如，参加保险及 住房公积金、养老公积金、失业保障金及医疗保险金)的记录。, 企业需要完善员工信用档案中的职业信用档案部分，在员工人事档案收集 时，要把好入口关，全面收集档案材料，并对档案内容认真鉴定，确保内容的真 实性:在人事档案转递,作时，要确保及时准确的转递，防止人事档案在转递过 程中出现丢失或个人携带现象;提供档案利用时，要加强监督，防止恶意篡改档 案的现象发生;积极收集各部门产牛的关于员工职业信用方面的记录，充实员工 信用档案内容。 由于个人信用档案产生于不同的公共管理部门和活动，企业要想全面详尽的 了解员工的信用状况，除了查阅在本企业内部形成并收集的员丁职业信用档案， 还必须采取措施获得员,,的其他信用档案，由于员,其他信用档案保存分散而且 有的保管机构实行封闭式管理，使得企业获取信用档案难度加大。因此，建立信 用中介机构收集个人信用档案，实现个人信用信息资源社会共享十分必要。 我国已有一些信用中介机构从事个人信用调查、评估业务，如大公国际资信 评估有限公司、中诚信国际资信评估有限公司、华安信用风险管理有限公司等。 ,徐拥军:„商务档案管理》。北京:中圃建材,业出版社，,,,,年，第,,,页。 ,颜海:信用档案及其管理研究综述，„图书情报知识》，,,,,年,,期。 山东大学硕士学位论文 ,,,,年,月,日，上海成立了全国第一家专业性个人信用中介机构——上海资 信有限公司，并正式开通了个人信用联合征信服务系统，首批,,,万上海市民的 个人信用信息数据已进入服务系统的数据库。所谓个人信用联合征信，是指由第 三方信用中介机构将分散在各商业银行和社会有关方面的个人信用和信誉信息 汇集起来，进行加工和存储，形成个人信用档案数据库，为银行和社会有关方面 系统了解个人的信用和信誉状况提供服务。,这些征信中介机构的成立为我国个 人信用联合征信体系和个人信用体系的建设提供了实践经验。同时，人民银行牵 头组织建立了个人征信系统，客观记载个人基本信息和信用交易信息，并提供个 人信用报告供金融机构和特定单位组织查询、使用的征信基础设施。个人征信系 统的信息主要来源于银行业金融机构，收录的信息包括个人基本信息、信贷、信 用卡、担保及账户等银行类信用信息和个人住房公积金信息，还将陆续采集个人 电信缴费，水、电、燃气等公用事业缴费，以及法院民事判决等公共信息。个人 征信系统保护个人隐私权，任何机构和个人如果查询个人的信用报告，不仅要符 合法律规定的许可目的，还必须得到本人的书面授权。个人对自己的信用报告享 有充分的知情权，可以到当地的中国人民银行分支行征信管理中心，也可以直接 向中国人民银行的征信中心提出书面查询申请，如果个人认为信用报告有误，可 以提出并经核实后修改，并可以了解哪些机构出于什么原因查询过自己的信用报 告，对非法查询还可以向征信中心反映。这些征信中介结构、征信系统形成的记 录就是个人信用档案，虽然目前我国的征信系统还存在着许多问题，但是它反映 了我国向信用社会发展的趋向，具有积极的意义。 ,、增加人性化内容 随着人力资源对企业的重要性日益上升，对员工管理企业更多的采取人性化 管理的方法，将员工特别是核心员工作为企业的宝贵资源，只有深入了解员工的 各方面情况，全面掌握员丁信息，有针对性的解决员工的后顾之优，才能保证员 工工作积极性。 (,)员工的“家庭档案”。,这个档案记载了员工的家庭基本情况、包括家 庭收入、职工及家人身体状况、职丁本人的心理状况。根据这些数据，管理人员 可以更清楚地了解员工，建立起与员丁的沟通渠道，帮助员工解决困难，更加体 ,赵怀勇:我喇个人信用制度建设的现状，问题与政策建议，《经济研究参考》，,,,,年,,期。 ,许金芳，李志云，谭伟尔:“家庭档案”帮长必企业职,,解忧，《浙江,,,报》，,,,,年,月,,日。 ,, 山东大学硕士学位论文， 现“以人为本”的理念，有助于解决其后顾之忧，提高工作绩效。 (,)员工健康档案。“身体是革命的本钱”，健康的体魄是保证工作绩效的 关键。作为知识载体的员工，只有拥有健康的身体，才能更好的服务于组织。因 此，企业应将员工每年的体检材料放入健康档案，并定期汇总，查找“问题员工”， 发现潜在的患者并及时治疗，也可以提前做好人事变动的决策。同时，健康档案 也是应对某些特定行业职业病的措施，在鉴定职业病问题时作为证据。, (,,)流动人员档案的管理 人员流动频繁是目前企业人力资源管理中面临的一大难题，流动人员档案的 管理也是企业人事档案管理的难点所在。人们特别是知识型员工在职业生涯的某 个时刻总会因为某种理由离开现在的组织，在员,离职时，企业应该进行离职面 谈，了解员工离职的原因，以改进企业管理。离职员工的人事档案需要转递到新 单位或人才交流中心的应及时转递，防止转递迟缓造成档案丢失的情况;由于各 种原因无法转递的档案，企业应积极寻找其主人的下落或在保存一定时期后将其 放在人才交流中心托管。 关于离职员工人事档案的管理，北大纵横管理咨询公司的做法值得借鉴。对 于离职员工，北大纵横的做法是首先挽留，但也会尊重他们的选择，并通过谈话 了解离职原因及其对公司的看法，更重要的是公司十分关心他们今后的发展和去 向，甚至会帮助他们寻找一些更合适的单位。在北大纵横管理咨询公司内部保存 着一些特殊的人事档案，其中不但包括了每个员工在此工作期问的相关资料，而 且在员工离职以后关于员工去向、所做的工作、联系方式包括手机号码的改变， 公司都会在,,小时内对其档案做出更改。在员工离职后，企业仍将其看作是公 司的一笔资源，与员工保持“终生交往”。,离职的员工不乏优秀人才，他们离职 后很可能在另一行业成为领军人物，与离职后的员工保持联系，将他们变成企业 的拥护者、客户甚至商业伙伴，对企业未来的发展十分有益。 (三)企业人事档案的现代化管理 科学技术的飞速发展为整个社会带来了前所未有的变革，信息化成为社会发 ,符莹莹:氽业人力资源管理对人事档案管理的影响，《兰台世界》,,,,年,月。 ,尹红召:企业让人才流硼刁,失，《人才资源外发》，,,,,年,,期。 山东大学硕士学位论文 量,,，,,葛曼量曼曼皇曼皇—詈量量皇鲁曼皇量皇皇曼曼曼量量曼 展的大趋势。随着现代企业规模的日益扩大，员工数量不断增加，员工人事档案 内容也在不断完善，企业人事档案管理任务变得更加繁重。传统的手工管理人事 档案的方式，效率低、保密性差，在数据的更新和统计分析方面非常被动，不利 于信息利用。使用计算机对人事档案进行管理，检索迅速、可靠性高、存储量大、 保密性好、成本低，并能极大地提高企业管理的效率。因此，利用计算机实现企 业人事档案的管理势在必行。 人事档案管理系统是在先进的软件、硬件和网络技术的基础上、服务于企业 的人力资源管理和开发利用的、基于计算机的信息系统。通过集中式的信息库、 自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、 改进员工服务模式的目的。通过与网络技术相联系，实现企业全面人力资源管理， 使企业实现一种新的人力资源管理模式。,人事档案管理作为人力资源管理中的 一项工作，笔者认为，企业人事档案管理系统可以单独开发，并与人力资源管理 信息系统实现数据对接，也可以将其整合到企业人力资源管理信息系统中作为一 个子系统存在，下面主要介绍第二种形式的人事档案管理系统的开发。 企业人力资源管理信息系统的开发需要经历系统规划、系统开发、系统运行 维护和系统更新几个阶段。在规划阶段，必须明确企业人力资源管理所处阶段、 发展方向和目标，确定系统应用的范围、重点、服务对象，制定实现系统所需要 的各类资源计划;在系统开发阶段，企业需要选择开发方式，主要有合作开发、 用户自己开发、外包和购买软件四种形式，企业应根据实际情况选择最适合自身 的方式，以期达到预期的效果;系统运行维护阶段，主要是查找运行中出现的问 题及时解决，并且根据企业需求更新系统。 一个典型的企业人力资源管理信息系统的功能结构如图,所示,:每一个系 统模块下包括一些子系统，例如人事管理系统模块下包括人事档案管理子系统、 人事合同管理子系统、考勤管理子系统、休假管理子系统、离职管理子系统、人 事调度及工作安排子系统和绩效评估管理子系统等等，企业人力资源管理信息系 统中的员工查询系统是企业与员工实现电子方式沟通的必要条件，也是实现员工 参与企业管理的权利、个人对本人档案知情权、对人事档案形成过程和内容进行 监督的重要方式，有利于人事档案公开、透明管理，有利于保证人事档案真实性。 ,时巨涛:《信息时代的企业人力资源管理》，北京:科学,,:版社，,,,,年，第,,页。 ,时巨涛;《信息时代的企业人力资源管理》，北京:科学出版社，,,,,年，第,,页。 ,, 山东大学硕士学位论文 人力资源计员工招聘人事管理薪资福利培训发展 划管理系统管理系统管理系统管理系统管理系统 ,,, ? ,、, 巨 企业人力资源 管理 厂、数据 、—一, 企业外部、户———,, 数据 ?。,厂, ,,, ,,一一 员工查询经理查询经理决策 系统系统支持系统 图,企业人力资源管理信息系统功能结构图 图,企业人事档案管理系统模块功能 企业人事档案管理子系统的模块设计(如图,所示)，应满足企业人力资源 管理使用人事信息的需要，主要功能包括人事档案存入管理、人事档案查询申请、 山东大学硕士学位论文 人事档案查询审批、人事档案查询情况、转出档案管理、人事档案库存管理以及 人事档案利用,，能够使人事档案的更新更加迅速，利用更加便捷。采用人事档 案管理系统，可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机的联 系起来，有效地减少信息更新和查找中的复杂劳动，保障信息的相容性，实现信 息的共享，从而大大的减轻档案管理人员的劳动强度，并有效的提高档案管理的 工作效率。 目前我国许多股份制企业集团都采用了人力资源管理信息系统，但系统建设 并不完善，大量重复性、繁重的手工劳动在人事档案管理工作中仍然存在，人力 资源管理系统仅用于薪酬核算，保存员工基本信息等简单的管理活动。在我国著 名的乳业集团济南分公司内，档案管理工作按照总公司制定的制度进行，每个员 工都有一份纸质的档案，包括个人简介资料、日常重大通报、三工转换评比结果 等日常管理过程中产生的通报;培训档案;个人升迁记录、转岗记录表、绩效面 谈表;员工的档案都能得到及时的更新，但员工档案需要保存领导签字后的纸质 版，员工档案内容只增不减。人力资源管理系统的主要作用是核算薪酬，人事信 息只有一些最基础的，员工的查询系统功能欠缺，员工无法及时了解自己人事档 案的内容，普通人想利用人事档案必须填写借阅，并由第一负责人签字同 意。这种情况下，档案管理人员的工作仍然较繁重，没有脱离手工劳动，人事档 案管理的现代化水平有待提高。 企业人事档案改革是一个系统工程，需要政府宏观政策的支持，需要全社会 档案意识的提高，需要学习借鉴国外的先进经验，更需要企业自身在实践中不断 探索，只有多方面努力，才能使企业人事档案管理工作更加科学有效。只有改革 企业人事档案管理工作，使其适应人力资源管理在知识经济时代的发展趋势，才 能广泛、有效的收集整合组织的人力资源数据，将数据分析加工成为有用的信息， 为组织的人事决策提供客观的证据，协助人力资源部门发现德才兼备的人才，开 发利用人才，使企业能够迅速感知竞争环境的变化，满足客户的需求，获得持续 的竞争优势。 ,梁彦华:宏升实业总公司人力资源管理系统，大连理工大学硕士学位论文，,,,,年。 ,, 要组成部分，企业只有充分了解组织现有的人力资源状况，才能进行科学的人力 资源规划，做到人尽其才，才尽其用，以最低的成本获得最大的收益。企业人事 档案管理和人力资源管理是一个有机的整体，人力资源管理需要依靠人事档案记 载的信息，人事档案管理所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息。做 好企业人事档案工作，可以极大的促进企业人力资源管理工作，提升企业核心竞 争力。 由于现阶段的企业人事档案存在着内容质量低;“流动人员”档案管理混乱， “弃档”现象增多;传统的人事档案管理方式不适应现代企业发展需要;人事档 案管理手段落后;档案管理人员数量和质量等问题，使企业人事档案工作的水平 远远落后于企业发展的步伐，在企业中的存在感非常薄弱。这些问题的出现一方 面是由于企业管理者、员工社会档案意识的落后，另一方面是由于传统人事档案 管理体制下不适当的管理方式所致。虽然企业人事档案,作中存在着诸多问题， 但是人事档案作为人才信息的载体，在企业发展中仍然有着不可替代的作用，只 要对其进行合理的改革，使之适应企业选才用人的需要，人事档案工作在企业中 就仍有广阔的发展前景。 人事档案的改革是一项意义重大的工作，必须循序渐进的进行，不可能一蹴 而就。笔者认为首先需要人们真正的重视人事档案，改革传统管理体制中不合理 的部分，同时探索建立国家人事档案中心集中统一管理人事档案，对于企业来说， 现阶段需要采取适合本企业实际情况的管理方式和手段，使人事档案管理为企业 获得持续的竞争优势服务。 由于笔者在认识和研究上的欠缺，造成对企业人事档案工作问题的理解不够 具体深刻，对企业人事档案工作改革的思路探索不够全面有效，还应当在今后继 续深入的研究学习，与广大人事档案工作者共同探讨。 ,, 山东大学硕士学位论文 参考文献 ,、吉姆?柯林斯:《从优秀到卓越》，北京:中信出版社，,,,,年。 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