业务员、配送员费用管理规定AAAAA

业务员、配送员费用管理规定目录1目的及使用范围2参考文件3术语4职责5管理规定6与存档7发放范围8附则9附件总经理签发：起草部门财务部陈继厚制度管理员何云发放日期：企管部审核熊刚2008.04.02会签胡熠制度编号HBJQP0401制度等级C更改码1起草部门审核陈大元起草部门分管许明珍副总审核徐清发彭春玲王鹏业务员、配送员费用管理规定目的及使用范围第1页共18页制度等级C更改码11.1为业务员、配送员及驻外办事处费用管理，提高公司效益，现结合公司的费用管理制度，特制定本规定。1.2本办法适用于业务员、配送员及办事处费用的管理工作，其他分公司可参照执行。参考文件《费用报销及资金使用管理办法》术语3.1费用：专指企业在经营管理过程中发生的各项期间费用，包括经营费用、管理费用、财务费用。3.2借款：包含出差临时借款、备用金借款、因公借款。职责4.1费用支出人负责费用原始单据的事由及《费用报销单》（或《支出证明单》）的填写，费用单据的粘贴和费用呈批手续。4.2各部门4.2.1负责人和分管副总负责相关费用的审核。4.2.2文员负责部门费用的登记汇总。4.3财务部4.3.1费用审核会计负责费用的审核。业务员、配送员费用第2页共18页制度等级C管理规定更改码14.3.2财务总监负责费用的审核报批。4.3.3出纳负责对已签批费用的支付。4.4总经理负责费用的审批。管理规定5.1借款规定5.1.1任何借款须首先规范填写《借支单》，并注明借款事由；借款统一由财务部支付，不得在货款内预支。5.1.2出差人员临时借款报部门负责人同意，送财务总监审核，经公司总经理批准后，方予借支。出差返回后三天内报销出差费用，并于报销的当天到财务部结算借款，未及时结清借款下次不得再借支，同时在当月工资内扣除借款。5.1.3备用金借款（1）春节上班后由各片区经理根据各办事处实际情况拟定本片区各办事处备用金，由营销部文员进行审核汇总（原则上办事处备用金为省内人均1500元，省外人均2000元），依次经部门负责人复核、分管副总审核、财务总监审核，最后交公司总经理审批，审批后由各办事处负责人一次性办理备用金借款手续。（2）因业务发生变化需要调增备用金的，需由办事处负责人书面申请，并按上述办理备用金领取手续的程序进行审核、审批。（3）办事处负责人中途发生人事变动时，需办理备用金书面交接手续，由片区经理签字核实后交财务部办理转帐。春节放假前，各办事处负责人须一次性还清所有备用金。业务员、配送员费用管理规定第3页共18页制度等级C更改码15.1.4营销部试用期人员或新入司员工原则上不予差旅费借支或临时借款，特殊情况（差旅费、生病等）需要借款的一律需要办事处以上负责人在《借支单》上签字担保方能办理，并注明还款期限，若借款人未能及时偿还借款，担保人负有连带还款责任。实习人员一律不允许借支。5.1.5个人调动或辞职前须还清所有借款和备用金，未还清者不予办理相关手续；私自辞职未还清借款的，追究担保人连带责任并直接交法务部起诉处理。5.2费用报销规定5.2.1差旅费（交通费）（1）交通工具的选择需根据工作的实际情况，遵循节约的原则进行合理选择。乘坐火车白天连续时间在12小时以内，晚上连续时间在6小时以内的一律不得购买卧铺票。交通费报销时须在摘要栏中按日期顺序记载出差的事由、起止地点及其金额。面值超过5元的车票，须在票据背面注明起止地点；（2）所有连号车票必须说明正当理由，经部门负责人或分管副总确认后方可报销；（3）一般情况下不允许乘坐的士，因工作需要乘坐的士须事先向部门负责人或分管副总确认后方可乘坐；（4）票面金额大于实际金额的，按实际金额报销，并在发票上注明实报金额。（5）公司所在地域或办事处所在地域业务人员、配送员，在不影响工作的情况下，提倡坐公交车或公司便车。如公司为业务员、配送员配备了自行车、电动车的，原则上以骑车为主，自行车或电动车修理费由公司统一包干修理。5.2.2住宿费用（1）业务员、配送员在外住宿费用，按每人每天45元的限额，凭发票经片区经理审核后报销，不另外给予补贴。已设立办事处且已租房的一律在办事处住业务员、配送员费用管理规定宿，不另外报销住宿费。第4页共18页制度等级C更改码1（2）住宿费用报销时须在报销单上注明住宿时间、地点、人数和原因。5.2.3误餐补贴（1）市内业务员、省内配送员在不影响业务的情况下，提倡尽量在公司食堂进餐,按食堂实际进餐数和统一的就餐标准给予食堂进餐补贴,由业务员、配送员自行进行饭卡充值，不另外支付在食堂就餐期间的误餐补贴。非市内业务员、驻外办事处人员因公（开会、培训、收款等）回公司期间的就餐由部门负责人统一填写进餐单在食堂进餐，不另外支付误餐补贴。（2）误餐补贴登记及发放方式：统一由部门负责人指定专人（一般由办公室文员负责）负责误餐补贴餐数的登记。其中：市内业务员、省内配送员按日由专人（一般由办公室文员负责）登记业务外出起始时间和补贴标准，按月汇总交由片区负责人复核；非市内业务员由其自行记录、办事处人员由办事处负责人进行登记，按月回公司后交专人（一般由办公室文员负责）登记，登记人员于次月3日前将上月所有误餐补贴按片区编制表格依次交各片区负责人、部门负责人、分管副总审核签字后，统一交企管部纳入工资内发放。误餐补贴应根据实际出差的人数、天数及餐数，按日期顺序在《费用报销单》中分别填列。（2）各办事处业务员（配置车辆的含司机）的误餐补贴，由业务员（司机）本人自行填报，须经办事处负责人审核签字。（3）具体误餐补贴标准为：a、非市内业务员、配送员及驻外办事处人员在外误餐补贴标准为25元/天，即：早餐5元，中、晚餐各10元。每次回公司后到部门文员处如实填写在外误餐补贴表。业务员、配送员费用管理规定第5页共18页制度等级C更改码1b、市内业务员、配送员在外误餐补贴25元/天，按每人每天早餐5元、中、晚餐各10元的标准补贴。回公司后在部门文员处按日登记外出起始时间和误餐补贴标准。在公司期间自行持饭卡在大食堂充值就餐，补贴标准：早餐1元，中餐、晚餐各3元(公司食堂标准调整后按调整后的标准充值)；在小食堂陪客户就餐时一律刷卡就餐。c、各相关人员对误餐补贴的真实性承担相关责任。5.2.4电话及手机费用（1）手机话费标准：业务员、配送员报销额度实行定额控制,由各部门负责人提出申请计划,经公司总经办讨论确定（详细标准见附件1），超过部分自行承担。对于未超过定额部分彩信、无线上网、与业务无关的附加功能一律由个人承担并在工资内扣除；公司对业务员的手机话费将进行不定期的抽查，在报销额度内与业务无关的私人电话费超过当月电话费10%的部分由个人全部承担，在当月工资内扣除。（2）业务员的手机话费将逐步与各自的经营业绩挂钩，挂钩的内容包括：开发客户的数量、销售额、实现的毛利、路途的远近等。对确因业务拓展需要增加手机话费的业务员，须提出书面申请，经部门经理签字、行政副总审核，由总经理批准。（3）业务员、配送员区域调动，公司配置的手机卡作正常移交。（4）办事处固定电话费原则上每月不得超过200元，报销额度内与业务无关的私人电话费超过当月电话费10%的部分由办事处负责人全部承担，并参照所查金额，公司将对超额部分进行清查，类比承担以前月份的话费，在当月工资中扣除。配备笔记本电脑的网络费用加固定电话费用每月不得超过200元。提倡使用IP电话。业务员、配送员费用管理规定5.2.5业务招待费第6页共18页制度等级C更改码1（1）原则上不提倡业务员在外招待客户。业务员因业务需要招待客户，须提前向片区经理和营销部经理申请，超过300元的须向分管领导申请，经同意后在规定的标准内据实报销，报销单上必须注明招待的时间、单位、客户姓名、手机号、进餐人数及地点；报销客户招待费的取消当日误餐补贴，否则误餐费属重复报销，一经查出除在工资内全额扣回外，并在公司内作通报批评。（2）因公司从事的是健康行业，不提倡用香烟招待客户。业务人员的用烟自行承担，公司不得报销。5.2.6配送部托运费用（1）由配送部托运组经办的托运费，须由托运组经办人签字并经托运组负责人审核签字，再由托运组汇总成表；由营销部开票员或办事处负责人审核签字，然后由配送部将相关原始发货单据附在托运单后按费用报销审批程序办理报销手续。（2）提倡固定托运单位，以招标的方式选择托运单位，签订托运，取得正规的托运发票，便于法务处理托运纠纷；对于托运路途远、且在山区的（如江西等地）少量需要中途转运的货物，必须作出相应的书面说明，有证明人的必须由其签字证明。必须由证明人签字，并尽量取得托运或转运正规发票（具体标准见附件3）。（3）如办事处配备商务用车，则办事处的商务车辆以市内商务用车为主，不得租借他人使用；如办事处配备便携式自行车的，则以自行车为主，并包干报销修理费。5.2.7礼金支出500元以下，须经营销部经理同意；500-1000元以下，须经营销部分管副总同业务员、配送员费用管理规定第7页共18页制度等级C更改码1意；1000元以上的，须经总经理同意，并取得对方签章的有效票据，票据背面注明送礼时间、单位、联系人、手机号，报营销部分管副总核实，经总经理批准后方可报销。对方回赠礼品上交给营销部文员处登记。5.2.8房租费用（1）办事处根据实际情况必须事先征得分管副总的同意后方可在当地租房，并遵循实用、方便、节俭的原则。在外租房必须与房东签订经公司法务专员审核的书面租赁合同，合同原件交财务部法务专员存档，并同时提交房东身份证复印件和联系电话等联系方式，合同复印件留一份办事处，交一份营销部办公室存档。（2）房租费报销标准：县级城市月人均200-250元；地级城市250-300元；省会城市3人以上的办事处为600元-800元，3人以下的办事处为500元（详细标准见附件2）。（3）报销费用时，房租费和押金应分开粘贴，房租费作部门费用支出报销，押金作“其他应收款”挂帐记入经办人个人备用金帐户，退租时由经办人负责收回押金交回公司财务部冲减押金挂帐；经办人调离时，办理押金书面过户手续经营销总监签字后转财务部作转帐处理。退房后押金未退、调动后未办理押金过户手续而导致押金损失的由经办人全额赔偿（在工资内扣除）。（4）租赁合同中除有一般性的条款外，必须详细注明财产清单及其估价和水、电、气的已用量、物业管理、有线电视及电话费的缴纳情况，办事处按合同规定缴纳的租金、水、电、气、暖、电话费、有线电视等费用，公司按人均50元的标准凭发票报销水电费，自己开伙的办事处每月另外报销一瓶煤气费，超标部分自理。（5）退房时必须与房主办理好交接手续（含财产清单、水、电、气、物管、业务员、配送员费用管理规定第8页共18页制度等级C更改码1有线电视及电话费的缴止情况），并收回押金；人为损坏导致财产损失发生的赔款全部由损坏人个人承担，无法查明个人的由办事处负责人承担。（6）办事处办公用品和生活用品，原则上从办公室领取，自行购买的需经营销部经理审批，在发票上注明卖方地址、联系人及联系电话并经办公室登记后方可报销。办事处办公用笔记本电脑由总经理批准后在公司领取，由办事处负责人保管或指定专人保管，用于公司正常业务查询及发送消息或邮件，不得用于个人上网或借给他人。因保管不善遗失的，按“笔记本电脑借用协议”执行。（7）办事处租赁房屋应本着节约的原则，不得超面积租房，更换租赁房屋时，未到期的部分租金必需扣回。5.3费用报销基本原则及要求5.3.1费用报销填写、粘贴的一般原则（1）报销的费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票；报销单一律需用兰色或黑色钢笔或水性笔填写，不得用圆珠笔、毛笔和铅等填写；各种原始凭证必须字迹工整清晰，大小写一致，不得涂改，并须注明购买单位名称或个人。（2）费用分类粘贴原则：a.作为费用报销的发票和不作为费用报销到期可以收回的款项如押金、保证金等收据要分开粘贴；b.作为费用报销的发票按是否是正式发票、非正式发票和无票费用项目（如业务招待费、差旅费、电话费等）等分类粘贴，不得将不同的费用项目粘贴在同一报销单上；c.正式发票粘贴在费用报销单上，非正式发票及无发票的全部粘贴在支出证明单上。业务员、配送员费用管理规定第9页共18页制度等级C更改码1（3）报销单小写最高位前应加上“￥”符号，并注明附件张数和所属部门、区（组）与报销人姓名，内容和项目必须齐全。所有报销的原始凭证需按顺序粘贴在费用报销单反面，不得用订书机装订代替粘贴。（4）报销单审核签字顺序依次为：报销人、证明人（办事处负责人）、片区经理、营销部文员、财务部费用审核会计、财务总监、总经理，不得颠倒或遗漏审核签字顺序。（配送员报销审核人为配送部负责人）如费用开支审批人出差在外，则应由审批人书面签署指定代理人，交财务部备案，指定代理人可在指定期间行使相应的审批权力。单笔费用达到500元的大额支出必须事先申请，并另交部门经理或分管副总审批后方可报销。（5）财务部费用审核会计应加强各项费用凭证的审核，对于发票未按项目分类粘贴、手续不齐全和填写不符合要求的一律及时指正并退回修改、补全手续、重新填制粘贴报销凭证；对不符合公司财务制度及越权审批的费用和支出一律退回不得签字报销。（6）出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种原始凭证，检查报销单金额与所附原始单据明细金额是否相符，检查是否按规定程序审核签字，对不合法的原始票据应拒绝报销付款，对不符合审核签字手续的退回重新审核签字。5.3.2费用最低原则应尽量避免二人一起同时去同一地方出差，对于跨地区长途出差，除特殊情况，一律乘坐汽车或火车。5.3.3费用分类汇总原则业务员、配送员及办事处当月费用发生笔数较多，按公司规定的汇总表格式填写费用报销汇总表，并将费用报销单及原始发票按汇总表顺序摆放于汇总表业务员、配送员费用第10页共18页制度等级C管理规定更改码1后，不得随意填写。5.3.4费用报销实际原则业务员、配送员及办事处必须养成当天发生当天记帐的习惯，不得回公司后凭记忆估记来填写报销单，所有费用必须在2天内粘贴完毕。报销单上必须注明所属部门、区域、岗位。交通费（差旅费）必须明确填写费用发生起止日期、乘坐线路和车费，实报金额。业务人员原则上应取得正式发票并严格保管各类费用凭据，不得以其他单据代替；手机费和座机费用必须写明报销月份、电话号码；业务招待费必须写明招待时间、单位客户姓名、手机号、进餐人数、进餐地点，开支的费用各人填报，不得混同代报。5.3.5费用上限原则对实行限额报销的手机话费、住宿费等费用，在限额范围内凭发票据实报销，超额部分一律自己负担。5.3.6费用时效原则原则上当月费用当月全部报销完，省内办事处费用每月报销2次，省外办事处费用每月报销1次。无法按月回公司可寄回公司由片区经理按相关程序报销。出差费用回公司3天内报销，否则不予报销。跨年度的费用原则上不予报销。5.3.7费用报销连带责任费用报销人对报销票据的合法性、完整性及真实性负责。办事处负责人、片区经理、营销部文员、营销部负责人等费用审批人依次对费用的真实性负连带责任。财务部费用审核会计对费用报销金额与原始发票明细汇总金额一致性负责。记录与存档业务员、配送员费用管理规定第11页共18页制度等级C更改码16.1本办法产生以下记录：《费用报销单》、《支出证明单》。6.2存档期限见《档案管理办法》。发放范围湖北九州通医药有限公司总经办、营销部、配送部、财务部、企管部、办公室部门负责人，营销部和配送部全体员工。附则8.1报总经理批准后实施，自批准之日起执行。8.2本规定执行部门为营销部、配送部、财务部。8.3本规定解释权属湖北九州通财务部、企管部。8.4本办法属C级文件。附件9.1手机话费定额报销定额表附件19.2办事处费用定额明细表附件29.3配送部托运价格标准一览表附件3业务员、配送员费用管理规定附件1手机话费定额报销定额表第12页共18页制度等级C更改码1序号部门总经办234567营8销9部10111213141516配送部部门/组别岗位现限额总经办常务副总300经理350营销部办公室兼职管理岗80文员80商业调拔组商业调拔岗120医院药房托管组药房主管180新一、二区片区经理260（武汉江北、江南）开票组开票组长120开票岗100江岸、江汉、硚口、东西湖、汉主任200阳、武昌、洪山、青山业务岗160新三、四、五、六、七区片区经理350开票组开票组长150开票岗120其他地区主任260业务岗180部长180办公室协调岗(省内、市内)100兼职管理岗80文员80托运托运岗组长100托运岗100江西江西配送200省内省内配送200省外省外配送200市内市内配送120业务员、配送员费用管理规定附件2办事处费用定额明细表第13页共18页制度等级C更改码1部门/组别姓名岗位备用金房租备注陈世锋主任00武汉周边欧阳少波业务岗0200沈志刚业务岗0200雷俊业务岗2000200张旭文主任0250咸宁办事胡继雄业务岗0200程攀业务岗00处杨育馄业务员0200曹恋业务员0200随州办事张旭军主任2000250吕勇军业务岗0250处李勇飞业务岗0250郑海斌主任0300孝感办事甘勇业务岗2000300处胡子磊业务岗1000200袁海平业务岗0200天门办事王辉主任0200处王义鹏业务岗0200张辉主任0350仙桃办事成磊业务岗20000处周光猛业务岗1500200吴应波业务岗3000200备用金3000元（房租是半年一交）刘伟主任0300麻城办事朱丹业务岗0180处郭耿业务岗1000200杨东业务岗0200夏有强主任1500500编制二人，房租不变，备用金回来还宜昌办事张小刚业务岗0300处张淑平业务岗2000300冯明业务岗0200黄石办事胡建军主任2000300处邵华业务岗0220业务员、配送员费用管理规定邵志红业务岗0260田攀业务岗0260黄石办事余宗武业务岗1000250冯碧波业务岗0250处冯忠业务岗0200苟恩矛业务岗0200李雄兵业务岗0230羊才贞主任15000700合肥曾令川业务岗00马亮业务岗00六安张治业务岗1000450胡胜涛业务员0安庆田佳业务岗0330李智业务岗3000太和陈攀业务岗00张轶主任60000450南昌张志林业务岗00卢维业务岗00堵利彩业务岗00樟树罗嗣成业务岗0340喻德伟业务岗0宜春徐洋业务岗0200吉安杨江文业务岗0330增加一人抚州张乾业务岗0430增加一人杨博业务岗0500九江彭凯业务岗00刘攀业务岗00赣州桂礼飞业务岗0360丁战海业务岗0400上饶增加一人刘刚业务岗0300易晓兵主任5000800长沙王啸业务岗30000杨俊业务岗30000永州王存柱业务岗00第14页共18页制度等级C更改码1新增加人,江西公司马上成立业务员、配送员费用管理规定衡阳尹艾雄业务岗5000300郴州高扬业务岗2000300岳阳任吉福业务岗0300刘小兵业务岗0300邵阳艾飞业务岗3000300娄底益阳周飞达业务岗0300怀化湘西陈聪业务岗3000300常德张家胡张雷业务岗2000250界伍涛主任5000800甘肃丁梓俊业务岗00刘伟3业务岗00周尤业务岗00青海孙建红业务岗2000500张焕发主任5000700云南张胜前业务岗00王敬涛业务岗00贵州于波主任5000600何珩业务岗00第15页共18页制度等级C更改码1车费较高，4个人用个人的编制编制为3人物价高，下半年为重庆公司区域，房租不变业务员、配送员费用管理规定附件3第16页共18页制度等级C更改码1配送部托运价格标准一览表湖北省江苏、福建山东、河北、东北、山西县地级市元/件县地级市元/件县地级市元/件松滋4.00元南京5.00元淮坊10.00元石首4.00元连云港10.00元阳谷10.00元潜江3.00元宿迁10.00元济南6.00元监利3.50元常州10.00元青岛8.00元公安4.00元镇江10.00元聊城10.00元嘉鱼4.00元盐城8.00元烟台8.00元洪湖3.50元徐州6.00元即墨10.00元咸宁3.00元扬州10.00元荷泽10.00元枝江3.50元无锡10.00元泰安10.00元当阳3.50元泰州10.00元莱阳10.00元宜都4.00元海安10.00元北京7.00元钟祥3.50元宝应10.00元天津7.00元阳新2.50元兴化10.00元石家庄6.00元京山3.50元张家港10.00元邯郸8.00元老河口4.50元泰兴8.00元张家口10.00元宜城3.00元宜兴10.00元哈尔滨12.00元赤壁3.00元丹阳8.00元长春10.00元黄冈3.00元福州8.00元沈阳10.00元武穴4.00元南平，邵武10.00元大连15.00元蕲春3.50元连江10.00元鞍山12.00元黄梅3.50元泉州10.00元锦州12.00元浠水3.50元宁德，福清10.00元齐齐哈尔20.00元罗田3.50元福安，莆田10.00元太原8.00元英山3.50元平潭，浦城8.00元大同10.00元沙洋3.50元政和，龙岩8.50元运城10.00元五三3.00元漳州，仙游8.00元黄陂2.00元长汀，平和8.00元新洲2.00元柘荣，永春8.00元红安3.00元三明，闽清10.00元麻城3.00元石狮，晋江8.00元大冶2.50元顺昌，武夷8.00元业务员、配送员费用第17页共18页制度等级C管理规定更改码1云梦3.00元古田10.00元应城3.00元建瓯，建阳10.00元天门3.00元厦门10.00元远安4.00元长阳4.00元巴东7.00元枣阳4.00元浙江、安徽、河南云贵川、广东、江西湖南县地级市元/件县地级市元/件县地级市元/件杭州7.00元凯里10.00元长沙3.50元温州10.00元贵阳9.00元岳阳3.50元宁波8.00元遵义11.00元浏阳4.00元台州10.00元铜仁12.00元益阳5.00元温岭10.00元昆明11.00元邵阳6.00元丽水10.00元重庆8.00元永州7.00元湖州10.00元万州7.00元怀化7.00元瑞安10.00元成都9.00元娄底6.00元金华7.00元广州7.00元衡阳5.00元乐清10.00元深圳10.00元郴州6.00元舟山10.00元中山8.00元湘潭5.00元临海10.00元普宁8.00元株州5.00元富阳10.00元番禺8.00元常德5.00元衢州10.00元湛江10.00元吉首7.00元永康10.00元南昌3.30元张家界7.00元绍兴10.00元九江3.30元溆浦6.00元义乌6.00元赣州6.00元澧陵6.00元嘉兴10.00元其他各县市7.00元乌市18.00元慈溪10.00元兰州7.50元合肥4.00元西安5.00元芜湖5.00元西宁10.00元巢湖8.00元银川10.00元宣城8.00元黄山8.00元阜阳8.00元太和5.00元业务员、配送员费用管理规定安庆5.00元潜山10.00元郑州3.00元洛阳7.00元周口7.00元固始5.00元新乡6.00元信阳5.00元光山5.00元驻马店6.00元平顶山5.00元第18页共18页制度等级C更改码1