信息资源管理

信息资源管理 第四章 信息资源管理是一个保证信息需求分析、采集、加工、存储、检索、传递和利用等各个环节有效进行的过程。这一讲我们来学习信息资源管理过程的相关内容。 信息资源管理过程 1. 信息需求分析 2. 信息资源采集 3. 信息资源加工 4. 信息资源存储 5. 信息检索与传递 6. 信息资源开发利用 1. 信息需求分析 我们处在一个信息爆炸的社会，每天各种信息通过媒体，通过网络，或通过我们身边的人们传递给我们，在这些信息中真假信息、有用和无用信息混杂，而我们真正需要的信息却可能由于种种原因获取不到，这些问干扰我们的决策甚至让我们做出错误的决断。因此，对于负责信息资源管理的部门和人员来说，了解企业的信息需求，对采集、存储、加工并合理的开发利用信息资源是非常必要的前提任务。 谈到信息需求我明首先要明确几个基本概念。 什么是信息需求, 信息需求:人们在从事各种社会活动的过程中，为解决不同的问题所产生的对信息的需要。 信息用户:具备信息需求又具有信息行为的个人或群体。(个人用户和团体用户) 真正的信息用户具有三方面的特征: 有信息需求(本质特征) 有信息利用能力 有接受信息服务的行动 只具备信息需求和信息能力而未形成实际的行动，潜在信息用户。 知道谁需求信息仅仅是知道了服务对象，那么这些对象需要的信息又有何不同呢,这要根据用户信息需求的类型来区分。 信息需求的类型 个人信息需求 生活信息需求 职业信息需求 组织信息需求 指社会组织为实现各自的目标和宗旨，在完成组织各项活动的过程中所形成的一系列信息需求。 组织信息需求,?组织成员信息需求 组织成员处于组织管理与运作的不同层次，因为工作性质和内容不同，其信息需求特点也不同。明确不同层次的信息需求对组织的信息资源管理工作至关重要。 组织中不同层次的信息需求 如教材中图2,1所示， 操作层的人员信息需求相对最为简单，种类单一，数量最少。他们是内部信息的生产者，自己却很少利用。 基层管理人员的信息需求主要是来自操作层和本部门的内部信息。 中层管理人员的信息需求主要是来自本部门以及相关部门的大量内部信息和少量的与业务相关的外部信息。 高层管理人员需要大量的内部和外部信息，以完成其工作。 专业技术人员 通常需要原始的、未经加工处理的数据 信息需求取决于工作性质 组织信息需求特征 上面是从组织不同层次的人员角度划分信息需求，下面我们从组织的一个重要管理活动――决策的角度出发来看组织的信息需求。 决策与信息需求 决策过程 决策是决策者为解决问题而进行的判断、选择和实施行动方案的过程。 决策过程可分为三个阶段: 发现问题; 和分析可能的解决方案; 选择执行其中的一个方案以解决问题。 决策问题、决策方式和信息需求 2 信息资源采集 信息资源采集是指根据用户的需要，寻找、选择相关信息并加以聚合和集中的过程。 要进行信息资源采集，首先要明确去哪里能采集到所需的信息，这就是要明确信息源在哪里。 什么是信息源, 信息源，顾名思义就是信息的来源，信息的出处，例如，要研究产品的用户反映，信息源就是该产品的用户，那么市场潜在用户，产品客服中心等就是信息源。也有人认为信息的载体形式是就信息源，即把文字、影像，视频、声音等看作信息源。信息源是信息传播过程中的第一要素。 信息源的类型 分析信息源的目的在于明确信息采集的方向，根据用户的需求，寻找合适的信息源，才能准确、及时 地采集到必要的信息。分析寻找信息源是信息资源管理的重要环节。 以组织边界为界限: 内部信息源 组织内部各部门产生的信息(当前，历史) 组织成员本身是一种重要的信息源 外部信息源 信息资源采集的原则 目的性原则(针对性原则) 系统性原则 及时性原则 经济性原则 性原则 可靠性原则 预见性原则 信息资源采集的基本程序 确定采集方针?制定采集计划?采集工作实施?反馈用户信息 信息资源采集的主要 定向采集法 定题采集法 定点采集法 主动采集法 跟踪采集法 委托采集法 …… 信息资源采集的主要途径 内部途径:(内部信息，部分外部信息) 管理部门、内部信息部门、咨询与政策研究部门、研发部门。 外部途径:(外部信息) 文献部门、大众传播媒介、学会与协会等团体、各种会议、政府部门、个人交往与观察、用户与消费 者 3 信息资源加工 信息资源加工的基本内容:将采集来的大量原始信息进行筛选和判别、分类和排序、计算和研究，著 录和标引、编目和组织。 信息资源加工的主要作用包括:去除糟粕、信息整序、综合创新 信息资源加工的基本原则:、系统、准确、及时、通俗 信息加工的方法(详见教材P59,P60)，这里我们概要介绍信息筛选和判别、分类和排序、计算和研 究的方法。 (1)信息筛选和判别的主要方法 在信息筛选和判别过程中，应该重点关注的内容包括: 虚构信息， 添剥信息， 拼凑信息，夸张信 息，偏颇信息，残缺信息， 模糊信息，走样信息。 信息筛选和判别的基本方法包括:? 感官判断法，? 分析比较法，? 集体讨论法，? 专家裁决法， ? 数学核算法，? 现场核实法。 (2)信息资源分类和排序的方法 确定信息分类方法是实施信息分拣的基础或者前提。信息分类的具体方法包括地区分类法、时间分类 法、内容分类法、主题分类法以及综合分类法。 根据确定信息分类方法的要求对信息资料进行分拣，以方便各环节对信息进行排序。 通过信息排序可以使之成为井然有序的信息体系。 (3)信息资源计算和研究的主要方法 统计法:总量指标(人口总数、总产值、总资产)、相对指标法(人口密度、生产率)、平均指标法(如 算术平均数、几何平均数、众数、中位数等)、动态数列法(如平均发展速度等)、统计指数法(如物价指 数、平均指标指数等)、相关分析法…… 会计法: 采用会计通用的方法来核算和研究信息的方法。 文字法: 汇集法、归纳法、连横法、推理法 4 信息资源存储 信息资源存储: 有利于增大信息资源的拥有量; 有利于集中管理信息资源;有利于开发高层次的信 息资源;有利于充分利用信息资源，提高管埋工作效率。 信息资源存储的主要技术 纸张印刷存储技术 缩微存储技术 声像存储技术 计算机存储技术 光盘存储技术 5 信息检索与传递 (1)信息检索 是指对(已存储)信息的寻找和调取工作。它是信息存储的逆过程。 信息检索的类型:文献检索、事实检索、数据检索 (2)信息检索的基本程序 (3)信息传递 信息传递是信息资源价值得以实现的重要条件，它是指以信息提供者为起点，通过传输媒介或者载体， 将信息资源传递给信息接收者的过程。 信息传递的作用(实现信息资源的实用价值) 信息传递的特点:目的性;快捷性;选择性;保密性; 6( 信息资源开发利用 开发和利用信息资源是实现信息资源管理目标的核心。 (1)信息资源开发 信息资源的开发包括广义和狭义两层含义。 广义信息资源开发，是指为了更好地利用现有信息资源而开展的一系列活动。 狭义信息资源开发，单指增值信息产品的生产。 信息产品是指以信息为对象，经过开发、加工、组织和转换而形成能够满足用户需求的可在市场中自由移动的信息媒体。 增值信息产品通常包括两类: 商业性的增值信息产品 创新型的增值信息产品 商业性增值信息产品:产品消费者的消费趋势，产品市场分析与预测，竞争对手的生产、经营情况等; 创新型增值信息产品:包括专利技术、产品革新技术、开发的新软件等。 教材中，中川十郎的案例是商业性增值信息产品生产的典型。 (2)信息资源利用 信息资源利用是指将经过采集、处理并存储的信息资源提供给相关组织或者个人，以满足其信息需求的过程。 信息资源利用的常见方式主要有三种类型: 信息资源提供服务 信息资源咨询服务 信息资源网络服务