借款、预付账款管理规定修改

新一代专网通信技术有限公司财务文件 内部?一般 借款、预付账款管理(暂行) 制ZB(财)-(201012)6 一、目的 为提高公司资金使用效率，加强对各种借款的管理,结合本公司实际情况，特制定本规定。 二、适用范围 本规定适用于总部及各分公司。 三、适用人员: 涉及借款、预付账款的审批人、审核人、稽核人、请款(经办)人及其他相关人员。 四、定义和术语 (一)暂借款:指公司人员因特定工作需要先支出再报销的临时性借款。如:差旅费暂借款、业务招待费暂借款、购置办公用品暂借款、零星用品暂借款等项目。 (二)工作备用金:指本公司人员因工作需要垫付日常的零星支出，向公司申请领取一定额度的资金用于周转。 (三)押金、保证金借款:指本公司对定点采购等事项所需支付的相应押金、保证金，向公司申请的专项借款。 (四)预付账款:预付账款是指在采购业务中根据购货合同中相关条款规定须预先支付给供应商的货款。 五、借款及预付款规定 (一)暂借款管理规定 1、暂借款一律填写《资金使用申请单》，按《资金使用申请单》要求填写各栏，根据“暂借款”审批权限逐级审批。 2、财务部门负责人应严格审查每笔“暂借款”的用途、去向、归还期限，如发现不符合上述规定者有权拒付。 3、公司本着“前账不清，后账不借”的原则办理“暂借款” 借款手续。 第 1 页 共 6 页 新一代专网通信技术有限公司财务文件 4、“暂借款”按照谁借款谁归还的原则，不得借故拖欠。差旅费在出差回公司后2个工作日内报销费用并结清借款，其他借款在费用发生后2个工作日内报销费用并结清借款。 (二)工作备用金管理规定 1、凡“工作备用金”借款，一律填写《资金使用申请单》，按《资金使用申请单》要求填写各栏，并注明是“工作备用金”，根据“工作备用金”审批权限制度逐级审批。 2、备用金借支人员发生的相关费用，在报销时可不冲减备用金。 3、备用金借支人员如工作性质发生变化，不需留有备用金时应及时归还所借备用金。 4、“工作备用金”使用期限不得超过一个季度，金额不超过1万元，到期必须归还，如需继续使用，须重新办理申请手续。 5、公司本着“前账不清，后账不借” 的原则办理“工作备用金”借款手续。 6、“工作备用金”按照谁借款谁归还的原则，不得借故拖欠。到期借款未归还者，将影响该员工的业绩考核成绩，从而影响季度业绩奖金的发放。如离职员工尚有“工作备用金”拒不交还公司，集团保留通过劳动仲裁或民事诉讼来追讨的权利，情节严重的，将提交司法机关经侦处处理。 (三)押金、保证金借款管理规定 1、凡“押金”、“保证金”借款，一律填写《资金使用申请单》，按《资金使用申请单》要求填写各栏，根据“保证金”审批权限制度逐级审批。 2、经办人到财务部门办理“保证金”借款时，“投标保证金”必须附招标通知书、“履约保证金”还必须附中标所签定的招标文件和采购合同，否则财务部门不得付款。付款后两个工作日内经办人必须取得对方单位财务收据，财务收据上必须加盖对方单位财务专用章，并交存财务部门作为对方单位的收款依据。 3、财务部门应严格按照《资金使用申请单》上所注明的归还时间，通知经办人归还保证金。如履约保证金须延期的，必须重新办理《资金使用申请单》手续，并附对方单位确认。 第 2 页 共 6 页 新一代专网通信技术有限公司财务文件 4、保证金借支人员如工作岗位发生变化，应及时归还或办理借款转移手续。 5、“保证金”按照谁借款谁归还的原则。到期借款未归还，将影响该员工的业绩考核成绩，从而影响季度业绩奖金的发放。如离职员工尚有“保证金”拒不交还公司，集团保留通过劳动仲裁或民事诉讼来追讨的权利，情节严重的，将提交司法机关经侦处处理。 (四)预付帐款管理规定 1、凡支付设备采购“预付账款”，必须根据采购合同的条款填写《资金使用申请单》，按《资金使用申请单》要求填写各栏，并按暂借款、预付款审批流程的逐级审批。 2、支付装修“预付账款”时，必须有装修预算书及装修合同。 3、支付办公设备采购“预付账款”时，必须有办公设备预算书及采购合同。 4、支付工程设备采购“预付账款”时，必须有工程项目预算书及设备采购合同。 5、支付开业筹备“预付账款”时，必须有开业筹备事项预算。 6、财务部门每月对“预付账款”进行跟踪，对超期的视同问题账，按问题账相关流程进行上报。。 7、支付 “预付账款”，如无法及时取得对方的发票时，必须要求在支付预付款后2个工作日内取得对方单位的收款收据，特殊情况必须及时上报财务部门。 8、对超过期限的“预付账款”，未取得对方发票或收款收据的，将影响到责任人当季度的业绩考核成绩，同时也影响到季度业绩奖金的发放。 9、超期“预付账款”清理完毕后，公司酌情给予返还部分季度奖金，根据超期时间的长短，及责任人在追讨过程中的主观能动性给予考量。 10、如经办人离职或被辞退，其责任内的超期“预付账款”需交接清楚，并帮助集团在后续工作中继续追讨。如果责任人与集团一起将超期“预付账款”追讨回，公司将发放回前期扣除的业绩奖金。 六、借款及预付款审批流程(见附件) 1、单据填制:由事项经办人填写《资金使用申请单》; 第 3 页 共 6 页 新一代专网通信技术有限公司财务文件 2、部门审核:由经办人将填制完毕的单据交由审核人进行审核; 3、出纳审核:出纳根据部门审核后的单据，对金额及所填事项等进行审核; 4、财务核查:将部门和出纳审核完毕后的单据交由总部财务经理进行核查， 审核完后交与常务副总审核; 5、高管审批:经办人将财务审核完毕的单据报送公司总部常务副总经理审常务副总审核后报总经理审批; 核、 6、报销付款:由出纳岗按照已完成审批、核查的付款报销单据进行付款。 并对已付款的单据及其附件加盖戳记以示区分。 七、附则 本规定自签发之日起执行，解释权归财务部。 总经理: 日 期:2010年 12 月6 日 第 4 页 共 6 页 新一代专网通信技术有限公司财务文件 呈报:各董事 发送:总部各部门及分公司 存档:总部财务部 拟文:总部财务部 附件:借款、预付账款审批流程 经办人签字 整理原始凭证并完整地填写费用报销单或请款单 部门负责人审审查请款事项合理性 核 财务经理、财对事项的合法性审核签字 务总监稽核 常务副总经对事项的合法性和合理性进行审批 理、总经理审 批 出纳付款 审核金额是否相符，报销核单 备注:分公司的借款还需分公司总经理审核 第 5 页 共 6 页 。 新一代专网通信技术有限公司财务文件 第 6 页 共 6 页