办公室管理制度

                        办           公           室           管           理           制           度 ： 第1章 总则……………………………………………………………………………………1 第2章 职责范围………………………………………………………………………………1 第3章 工作规范………………………………………………………………………………1 第4章 办公室事务管理………………………………………………………………………1 一、文书#管理制度#……………………………………………………………………1 （一）文件管理制度………………………………………………………………2 （二）文书管理制度………………………………………………………………3 （三）档案管理制度………………………………………………………………3 二、办公室用品管理制度……………………………………………………………4 三、图书管理制度……………………………………………………………………5 四、会议管理制度……………………………………………………………………6 五、清洁管理制度……………………………………………………………………6 六、日常事物管理……………………………………………………………………7 （一）接待管理……………………………………………………………………7       （二）后勤管理………………………………………………………………7 （三）其他事务……………………………………………………………………7 附则……………………………………………………………………………………………8 第一章  总则 一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。 四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。 第二章  职责范围 一、 办公室人员负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 二、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。 三、 协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 四、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 五、 收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。 六、 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发邮件等。 第三章  工作规范 一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。 二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第四章  办公室事务管理 一、 文书管理制度     文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。 （一） 文件管理制度 第一条 管理要点 1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字，以备查阅。 第二条 制度规范 1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、 公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负责审核，审核无误后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 3、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 4、 办公室负责保管机密文件，对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 5、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 6、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 7、 办公室管理人员对于对外派发的重要文件，要做好详细登记。经谁手流向哪里等。 7、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 8、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁。 第三条 文件管理流程设计 1、 内部文件管理流程：起草文件→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档 2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁 3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁 （二） 文书管理制度 管理要点 1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、 文书管理范围包括：一般性文书（、公告、提案、会议纪要、总结汇编）、办公室发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。 4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。 （三） 档案管理制度 第一条 管理要点 1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 第二条 制度规范 1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 4、 各部门需借阅相关档案，须由办公室审核，登记通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 二、 办公用品管理制度 第一条 管理要点 1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。 3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。 4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条 制度规范 1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。 2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。 3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。 6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。 8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 第三条 管理流程设计 编制需求单→审批→采购→入库登记→发放 编制需求计划→ 统计申购情况→月末清算汇总→出库登记 三、 会议管理制度 第一条 管理要点 1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。 2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。 3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。 4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。 5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。 6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 第二条 制度规范 1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。 3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，并归档。 4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。 5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。 第三条 管理流程设计 会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→归档整理 四、 清洁卫生管理制度 第一条 管理要点 1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。 2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。 3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。 第二条 制度规范 1、 清洁区域包括：办公区域、会议室、地板及其他纳入在内的区域。 2、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应等工作。 五、 日常事务管理 （一）接待管理 第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。 第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。 第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁 （二）后勤管理 第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。 第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。 第三条 根据外出出差工作人员情况，及时督促其按时填写出差工作时间登记，如实填写时间及外出事由，并做好出差人员外出工作所需相应的后勤工作，如传递文件，预定酒店、车票、机票等。 第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。 第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表 （三）其他事务 第一条 名片制作、收发传真等其他事务。 第二条 负责公司文书的打印复印工作。 第三条 负责树木花卉的养护工作。 第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。 附则 第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。 第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。