有效地时间管理

有效地时间管理——让你的工作生活更轻松 首先安排固定项目首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50 分钟休息10 分钟。 　　(二)根据你的生物钟安排时间 　　把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。 　　三)3．把较大的任务分割成易于控制的小块．当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。 　　(四)4. 充分利用零碎时间 　　从时间中"剪裁"大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。 　　(五)5. 为每件事情设定明确的起止时间，这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。 　　(六)6．留出充分的休息和娱乐时间 　　在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也脱离预定轨道。 　　(七)7．留出机动时间，不要把所有的时间都填满．为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。订完计划后，按下面的逐条检查，修改计划： 　　i. 事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。 　　ii. 每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。 　　iii. 对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。 　　iv. 把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。 　　下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们： 　　1) 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。 　　2) 从优先级最高的事物着手。 　　3) 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。 　　4) 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。 　　5) 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起 　　作用。 　　6) 找到一个隐蔽的地方，如图馆或空闲的办公室。 　　7) 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。 　　8) 学会委派别人做事。 　　9) 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。 　　10) 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛 　　开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很 　　低的任务。 　　11) 避免完美主义。记住80/20 定律。 　　12) 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。 　　13) 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。 　　14) 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。 　　15) 聚精会神地做手头的事情。 　　16) 处理重要事情时，使用大块的时间。 　　17) 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。 　　18) 文书工作争取只处理一次。 　　19) 在行动以前，彻底地思索整件工作。 　　20) 第一次就做好。 　　进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作，需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。 　　工作时，要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈，要赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标，它能使你最大程度地发挥自己的作用，并在工作和个人生活之间保持平衡。