南京市实物档案管理办法

关于申请市档案馆库房维修经费的报告 南京市实物档案管理 第一条  为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、化、化，根据《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。 　　第二条　本办法适用于本市行政区域内的机关、团体、企事业单位及其他组织。 第三条  本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。 第四条　市、县（区）档案行政管理部门负责对本行政区域内实物档案管理进行监督和指导。 第五条　实物档案的归档范围 　　（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。 （二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。 （三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 （四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。 （五）机构成立以来使用过的牌、匾。 （六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。 （七）其它有保存价值的实物。 第六条　实物档案的归档要求 （一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。 （二）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。 　（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。 　（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。 第七条　实物档案的保管期限 实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。 第八条　实物档案的整理 （一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。 （二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。 （三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。归档实物的档号有两种格式： 　格式一：全宗号－类别号－件号 　格式二：全宗号－件号 （四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（见图一）。 实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目（见图二），其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。 实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面采用国际标准A4型。 第九条　实物档案的保管 （一）实物档案应专库或专柜保管。 （二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。 （三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。 第十条　实物档案的利用 （一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。 （二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。 （三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。 第十一条　实物档案的移交 （一）凡列入同级综合档案馆进馆范围的单位，上一年度实物档案整理完毕后，应在次年七月二十日前将实物档案目录报送同级综合档案馆备案。经档案行政管理部门认定具有永久保存价值的实物，应当在五年内移交同级综合档案馆。 （二）实物档案移交时，交接双方应办理移交手续。 　　第十二条　市、县（区）综合档案馆实物档案的管理可参照本办法执行。 　　第十三条　本办法由南京市档案局负责解释。 第十四条 本办法自2006年7月30日起施行。 附录　　　　 实　物　档　案　目　录 档　号 题　　　　　　名 实物来源 形成日期 实物类别 实物数量 保管期限 存放地点 互见号 备　注 图一　实物档案目录式样 实　物　档　案　目　录 　　　　　　　　　　 全宗名称＿＿＿＿＿＿＿ 实物类别＿＿＿＿＿＿＿ 图二　实物档案目录封面式样