办公室实务2

办公室实务：办公室含义：就是办公的场所。广义，泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室，实验室等。狭义，是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如教师办公室，护士办公室，厂长办公室等。特指的，党和政府机关，企内的综合办事机构。专指的，某种专门的独立的办事机构。书中涉及是第三种含义。办公室职能：政务（或业务）服务和事务管理。事务管理具有的特征：1服务性2分散性3专业性4主动性5繁杂性。办公室实务的范围：办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主。所以办公室实务通常被称为文秘工作或秘书工作。我国文秘工作可归纳为15项：第一文书撰写（上司口述或会议记录，整理，文件起草，修改，润色等）第二文书制作（打字，复印，编排，装订等）第三文书处理（收发，传递，办理，立卷等）第四档案管理（归档，鉴定，管理，提供等）第五会议组织（准备，记录，文件，善后等）第六调查研究（计划，实施，分析，研究等）第七信息资料（收集，整理，提供，储存等）第八信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）第九接待工作（日常来访与计划来访接待，安排，服务等）第十协调工作（政策，工作，地区，部门，人际关系等）第十一督查工作（政策推行或决议实施的督促，检查等）第十二日程安排（为上司安排工作日程，会唔及差旅事宜等）第十三日常事务（通讯，联络，值班，生活，管理等）第十四办公室管理（环境，设备，经费等）第十五：其他临时交办的事项。2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒃协助上司准备财务等报告；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员；21、搞好会务工作22、复印资料3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。办公室环境布置的目的：1创造舒适而又工作效率高的环境2塑造组织形象3建立挡驾制度4有利于保密工作。办公室环境布置的内容与要求：1办公室的配置2照明3色彩搭配4隔音5空气调节6盆景，挂画等。办公室环境布置的目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。传真机使用应注意的地方：1发送前检查原稿质量，纸张太厚太薄的文件，有皱摺，卷曲，潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞，损坏等现象，还应该将文件上的紧固件去除，以防出现机器故障。2发送文件应该用本公司的标准传真格式，并遵守公文的写作规范，在传真机的首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。3如果需要对方协助抄送时，应该在文件的正文前面加以说明，列明抄送范围。4如要发送的文件很长，要先打电话给对方协商合适的发送时机，或发送的方法。5文员应该注意对文件的保密，不用传真机发一些私人的或机密的图文，如确实要发，也要对方在传真机前守侯，发送到指定传真机上，发送后再确认收到。6不要用传真机发感谢信，祝贺信或吊唁信，以示对客户的尊重。办公室的整理：1上司办公室和接待室的整理2清理和清扫的方法3文员办公室的布置文员的工作指导思想：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程。计划：1分了解工作内容。了解工作的重要性，紧急性和上司的期待性。2思考以什么方法进行效率会最佳。上司分配两项以上任务时，必须为工作排定优先顺序。实施：1查是否按预定目标顺序进行工作，随时加以修正，调整，并向上司报告。认真正确执行上司给予的任务。3配合上司预期的期限。检查：分析计划和实绩的差异2把原有或同类的工作加以比较总结，取长补短。“优先顺序”处理工作：第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。文员管理时间的方法：1定好目标2作出选择3计划你的时间4把工作分配给助手去做5学会谢绝浪费时间，无关紧要的不速之客。6尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静，有效的时间段去做。7提高交流效率，避免重复对话和返工8避免和同事浪费时间，毫无意义的闲聊或争吵9想办法加快处理邮件，信件和其他反复出现的事务10第一次做一项工作时可以稍慢点，因为重新做一遍，会花更多的时间11把可以同时做的事情集中在一起12开始工作之前要做好准备工作，就不会为遗忘某事而致中途停顿14根据你的体力安排工作，精力最充沛的时侯做最难做的工作15简化工作，如用电子邮件代替打电话通知16利用好现有的技术（机器，服务）等，使枯燥而费时的手工操作变得轻松简单。请示方法与报告方法：示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和，供上司选择、参考。计划方法和总结方法：计划方法：（1）要有科学的、明确的：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。传达方法：传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。无论是正式传达和非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。试述办公室管理系统组织结构设计的关键因素及其作用。管理人员在进行组织结构设计时，必须考虑6个关键因素(1)工作部门化；(2)工作专门化；(3)命令链；(4)控制跨度；(5)集权与分权；(6)正规化；试述办公室管理工作简化的程序与意义。办公室管理工作简化应遵循下列程序：(1)确定在办公室整个系统还是局部系统做出调整，即首先确定调查对象并拟定有关文件；(2)规划调查测定范围及具体的测定方法；(3)通过个人观察与办公人员面谈或发问卷等多种形式，收集事实材料；(4)对各种资料进行深入细致的分析，提出哪些方面需要改进，改进的意见如何，并拟定具体的改进方案；(5)将改进方案上报，等批准实施后，还应注意信息的反馈及方案的修正，为未来的发展做预测并提出建议。办公室管理工作简化的意义表现在：它从整体上提高办公室管理工作的效率；节省办公开支、人力和物力；通过办公室工作系统的测定分析，办上级管理者提供咨询，帮助他们做好管理和决策；在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念，使办公人员心中时刻有效率观念。试述我国办公自动化建设中存在的问题及其解决办法。42.问题：(1)缺乏计划性，盲目上马。(2)缺乏办公自动化人才。解决：(1)领导重视。(2)制定科学的规划，合理的总体设计，适当的规模，提供必需的资金。1、外事工作具有哪些特点？外事工作的特点：1、鲜明的政治性和高度的政策性的结合2、复杂的综合性与协调的双向性的结合3、工作的时效性与严格的纪律性的结合简述非正式沟通的涵义及作用。非正式沟通是指办公室在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动，一般以办公室人员之间的交往为基础，通过各种各样的社会交往而产生。作用可以弥补正式沟通渠道的不足，传递正式沟通无法传递的信息，使办公室领导了解在正式场合无法获得的重要情况，了解办公室人员私下表达的真实看法，为决策提供参照；减轻正式沟通渠道的负荷量，促使正式沟通提高效率等等。简述处理人际关系的基本原则。（1）、趋同性原则（2）、互补性原则（3）、互利性原则（4）、回报性原则简述馈赠的基本原则和要求。（1）、要明确赠礼的性质（2）、要摸清赠礼对象的身份、性格、爱好和习惯及文化修养等。（3）、要掌握好赠礼的时间。（4）、要选择赠礼的适当场合。办公室的保密纪律有哪些？⑴不该说的话，绝对不说⑵不该问的机密，绝对不稳，不打听⑶不该看的机密文件，绝对不看⑷不该记录的机密，绝对不记录⑸不在非保密本上记录机密⑹不在私人通信中设计机密⑺不在公用电话、明码电报和普通邮信中办理机要事项⑻不在公共场所谈论机密⑼不在不利于保密的地方存放机密文件和机密资料⑽不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公众场所。论述你对办公室管理的理解。．（1）办公室管理的学科范畴属管理科学。（2）办公室管理是利用管理科学的原理和方法实现管理职能。（3）办公室管理的核心任务是人力资源管理。（4）办公室管理的主要内容有：人、财、物等资源管理，行政、财务、秘书、档案等后勤性管理。（5）办公室管理的发展与管理学的发展密切相关。（6）办公室管理是系统动作中介于决策与执行间完成协调、控制、指挥、反馈等任务的中间环节。结合实际谈。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。2、公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：公文的完全格式包括18项：①.版头，②.发文字号，③.印刷顺序序号，④.密级，⑸.紧急程度，⑥.签发人姓名，⑦.公文标题，⑧.主送机关，⑨.正文，⑩.附件，⑾.发文机关，⑿.成文日期，⒀.机关印章，⒁.注释，⒂.阅读，⒃.主题词，⒄.抄送单位，⒅.印发说明。二、办公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；Q9小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。2．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：⑴适事⑵适时⑶适地⑷适度4、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：说服是让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉。因此，进行说服时，最好要符合对方的利益观点，向对方示意。争取主动与你合作。其实，最理想的方法是经由态度和行动去感动或影响别人，但因这种做法要花费很多时间，很不容易，所以，通常也只应用语言和态度而产生合理的说服力打动别人。说服的要领：①.清楚地知道在所说的事项中最想说什么。②.要具体了解对方的立场和意向。③.以诚恳的态度为对方着想而发言。简述未来办公室的发展趋势P3第一、办公设备的不断发展和改进，办公自动化设备将更加微电子化第二、办公活动中传统式的文件、表格、报表等“有形产品”，在未来的办公室作业中可能变成不是主要的手段第三未来的办公室工作人员，特别是那些从事信息产品生产和信息加工处理的人员，将可通过计算机通信网络，在“电子化家庭”中就可能完成他们担当的工作或部分工作，并能参与决策活动。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？国内电视大学学生.l$o.|-l;f;F)A:::星魂社区:::国内著名电大交流社区文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。"B0f)Z"Q&_)Z:::星魂社区:::国内著名电大交流社区2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。4B(M,|;];Z'l*}3K电大答案，电视大学教学，电大交流3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。www.qincai.netwww.qincai.net'g4U7F2k7Y5c8p6[三者的关系为：5L6N-M(D-G$r1}'^电大答案，电视大学教学，电大交流先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。电文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示文员工作指导思想：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。怎样来决定工作的优先顺序？第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。1．请示方法与报告方法8、什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？简要说明按照问题立卷的基本含义？答：文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为文书立卷。通常可以按照以下几种特征立卷：①.按问题特征立卷。将放映同一问题的文书组成案卷。②.按作者特征立卷。将同一作者为标准将有关资料组合成卷的方法。③.按文种特征立卷。将同一文种名称为标准将文书组合成卷。④.按时间特征立卷。以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。⑤.按地区特征立卷。以文书的地区、地点、和部位因数为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以放映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。⑥按通讯者的特征立卷。以本单位与外单位或某些问题的往来文书为标准立卷。按照问题特征立卷的基本含义：将反应同一问题的文书组成案件，这种方法放映对某一问题或某一具体问题的相互关系和处理情况，运用最广泛。如关于“某型号产品”可以将开发设计、工艺安排。加工制造。商标，包装产品销售情况等方面组合一起立卷。3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件.(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订.(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.(5)认真处理.处理信伺:应该按照"分级负责,归口办理"的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行.文员在工作上有疑难，自己无法处理情况时，如何向上司请示和报告？请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170—171(1)要获得上司的许可；(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；(?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会；(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178—181（1）有电子提示系统和人工提示系统（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3)人工提示系统的做法:设置基本办公日程表。4,固定活动日期一览表5使用提示性备忘录6准备约会表7准备特殊提示卡8准备交往提示文件6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p137（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间，结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；(8)会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。7．提高会议效率可以有哪些做法？p156—159遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234（1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。[（1）WHY——为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？（2）WHAT——是什么？目的是什么？做什么工作？（3）WHERE——何处？在哪里做？从哪里入手？（4）WHEN——何时？什么时间完成？什么时机最适宜？（5）WHO——谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？（6）HOW——怎样做？怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎样？（7）HOWMUCH——多少？做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？]10．单位印章主要有哪些？p244—245印章的刻制和使用有哪些规定？p245—247(1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章；（2）刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。11．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255(1)命令(令)；(2)决定；(3)公告;通告；(4)通知、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示；(8)批复:意见；(9)函；(10)会议纪要。12．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。P255—256(1)版头,发文字号,印刷顺序号；(2)密级,紧急程度；(3)签发人姓名；<4)公文标题；<5)主送机关；<6)正文,附件；(7)发文机关,成文日期,机关印章；<8)注释,阅读(发送)范围；<9)主题词；(10)抄送单位,印发说明。13．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259—263(1)拟稿.(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实(3)签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制.(6)校对,指将文件的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章.(8)登记(9)分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。1．基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3．各自的优劣：“电视会议”——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。交互式电话会议”——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。计划方法和总结方法：计划方法：（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。文员管理时间、费用的方法1、管理好文员自己的时间——成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生活更愉快！2、文员要学会节约开支——文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费应成为每一个文员都要追求的目标.文员的工作方法：⒈请示方法与报告方法：请示：是指文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。——上司必须答复或批复⑴、请示的内容⑵、请示的形式⑶、请示应注意的问题：请示要对口，请示要单一。报告：是指文员向上司反映情况，提出建议，或应上司要求作出汇报。—上司不一定答复或批示。⑴、报告内容：定期工作情况报告。重大问题报告。合理化建议。应要求报告。报告方式。注意：要简明扼要条理清楚。传达方法：传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达：有意识的吹风。传达原意。传达原件。注意传达技巧。注意保密。重要指示重点对待文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。 （2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。 （2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。变通方法和挡驾方法：变通方法：通常情况下，文员必须照章办事，但在特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。挡驾方法：对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。3印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？9d8O2S&o*M2Y*k%@0\:::星魂社区:::国内著名电大交流社区;_2w&]3J;~6~5g;a1T7q$d&d电大答案，电视大学教学，电大交流1．印章的使用的主要形式为（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：*@"z#B8]:S-u(Y（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。:q!V/J*m$qwww.qincai.netwww.qincai.net（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。6@6L8T-R)^,I!A3dO6m-{（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。(~#b%S:V;v国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。1．通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读32．通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3．根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；+~1wM*q-g,k国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。4．利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；0R,y3{2A5E(U0Qi0{&?'Xwww.qincai.netwww.qincai.net5．以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；:Z$t2z;U2k&i8p%{9Z国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。6．将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7．通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。分工方法与合作方法：应贯彻“集中领导，分工负责”的原则。合作方法：善于合作要谦虚谨慎，对同事尊重和理解，要能公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。要求办公室在配备人员时遵从异质结合的原则。简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。1．口头语言的基本特征：（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。（3）有歧义。因为汉字一音多字。（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。2．敬语使用的一般场合：:::（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。简要阐述社交话题的选择1．合适的话题包括1谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；(b5E&X$y#d&?)M$E0?%V7ewww.qincai.netwww.qincai.net（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等（5）积极、健康的生活体验的话题；,d$r+V1]-V-d+|$y7Y(U电大答案，电视大学教学，电大交流（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。2．不合适的话题包括（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。3H/@$F-z4_（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。$]4O.n%E"x4w$a+k国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。2T7c*C'x2f5c%d#c电大答案，电视大学教学，电大交流（5）夸耀自己的话题。#n5s-s(M+d3|*B.h电大答案，电视大学教学，电大交流（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的事五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？（1）3O-^!~)e3R0d"`(`*}www.qincai.netwww.qincai.net上司正在开会时——“让您久等，抱歉。他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？”（2）上司繁忙时——“真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”（3）上司即将外出——“对不起，某某先生（上司），已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。我叫××，是他的文员。”然后将留言记录下来。（4）远道来访或有重要事情的来访——先告诉来访者“他（上司）即将外出……”再去通报上司。若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。请往这边走……”使对方能充分了解情况。文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)1如果文秘人员要在会议上发言，要对发言内容作总结性构思，简略记下发言要点，条理清楚，重点突出，使发言富有感染力。2会议上始终保持平稳姿态和愉快热忱表情，用语规范，声音响亮，偶作停顿，给听众思考的余地3对会议过程加以引导，要求别人回答时一次只叫一个，提醒注意时间概念，并紧紧围绕议题顺序进行展开讨论。4在对某事持异议时，不进行正式投票，表示接受或反对即可。在多人会议上不单独批评某个人，让与会者畅所欲言，认真倾听不同意见，共同商量总结，统一认识。5要做好笔记并把每次会议纪要打印件专门存放，以备事后查证。四、怎样处理上司不在时的邮件？（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，何时回复。（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。（7）把寄给上司邮包连续编号（如4—1、4—2、4—3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，分门别类标上标签，方便上司查阅。简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。"_!m/X-S&o1W4Lwww.qincai.netwww.qincai.net1．收文处理的程序：*~#Z5P)I7n!Y3z)q电大答案，电视大学教学，电大交流签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2．分送的基本原则)]7P#V(s,D7o0_0U(zwww.qincai.netwww.qincai.net（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；&d%d5h9]c*D5Q1N:w3w电大答案，电视大学教学，电大交流（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；4Y3V:M/j-X9a:::星魂社区:::国内著名电大交流社区（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。（一）电话接打1、电话的类型：按照通话的要求分，的保密电话和普通电话。按照通话的距离分,有内部电话、市内电话和长途电话。按照通话内容分，有通用电话和专线电话。（文秘人员接触的专线电话有以下几种：市长电话、举报电话、监督电话、投诉电话）。电话机的种类：免提式、无绳式、录音式、多功能式、投币式、磁卡式、可视式、移动式。接听电话的要点（1）电话铃响二至四声就应接听。（2）接到电话首先应传达必要的信息。（3）如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名前，先告知他找的人不在。（4）即使受到通话对方极的责难，如投诉电话，也要保持礼貌和耐心。（5）通话结束时，应流露出很高兴接到对方来电的语气，应该用快乐的声音说“谢谢”，即使来电者态度很不友好打出电话的要点（1）文秘人员打业务电话时应首先自报家门。（2）文秘人员经常会替上司拨通电话，这时，你可以让找的人先接着电话，然后把上司叫来。（3）应讯速回电，并督促上司最好在当天回复。（4）如果已经回电，但没有打通，雪记要再联系。（5）督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。（6）除非万不得已，文秘人员不要打电话给行车中的人。（7）通话时要仔细听清对方在说些什么，不要一边看报一边接听，也不要突然转身与办公室里的其他人说话。（8）与一位很忙碌的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清楚。（9）不要在工作时间同时打电话来的朋友闲聊。（10）打电话给外省市或国外的人，并请求协助，因费用昂贵，文秘人员首先应确定他是否应该回你的电话。（11）通话中当需要对方等候时，应该说：“我支查看一下，请稍等一下好吗？”然后等待对方回答。（12）文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，你还是必需立即行动。（13）文秘人员传达上司的信息要有分寸回特网的使用：因选特网的服务。企事业单位通过申请入网，可享受以下服务：电子邮件、阅读新闻、远程登录、文件传送、浏览。因特网的上网方式：ADSL专线上网、ISDN接入、CableModem、调制解调器拨号上网。（三）新型电子媒体的运用：国际IP电话、个人通讯器、数字电视、新的媒体终端、“800”业务、电视会议、互式电话会议、固定场所电话会议、卫星通讯。邮件的收取与分拣邮件的收取方式（1）传达室或收发室收到的邮件，再送到文秘人员办公室。（2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。（3）由专人送达，需要签收的邮件，如特快专递。（4）使用电子邮件系统，文秘人员到过办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机，查看晚上是否有信件传送过来。邮件的分拣：（1）按照邮件人的姓名分拣（2）按照邮件部门的名称分拣（3）按照邮件的重要性分练邮件的处理文员对邮件的处理有两种情况：日常邮件的处理（1）需要呈交给上司的邮件，应该赶在上司进办公室之前准备好。（2）需要转交其他人或部门的邮件，要必要的手续，以分清责任。（3）文秘人员可自行拆封处理的邮件。（4）对报纸和杂志的处理。（5）对广告邮件的处理。（6）对投错邮件的处理。邮件的寄发：邮件寄发前的准备（1）把信件送交上司，请上司签字，把有关信件复印、存档。（2）打印信封。中文信封和中文信封有不同的要求。（3）检查姓名的地址是否准确。（4）检查邮寄要标记是否准确。（5）信件中如果有附件，对不同的附件采取不同的邮寄方式。邮件的寄发：邮件寄发有以下几种：（1）电子邮件发送（2）传真（3）电传第五章接待实务文员与接待：文员所从事的接待工作，一般是指在公司内迎接、招待来访的客人。文员接待工作非常重要。来访者经过由文员的接待和服务，圆满地达到了目的，并且结交了良好的人际关系，而且足以显示公司形象与业绩。文员在接待工作中最起码要把握12行为准则：即真诚、正确、敏捷、礼貌、亲切、公平。接待的基本礼节：一般接待的礼节包括心态及表现及表现在行为举止上的礼貌等。行为举止的礼貌：基本行为动作训练法，包括站姿、走姿、坐姿等握手的礼仪。握手时应注意的事项。①右手握是最普遍的方式，一般以三秒为宜，不可太用力，也不可敷衍了事。双手相握只适用于年轻者和年长者。身份低者对身份高者，男士对女士不宜用这种礼节。②上下级之间，上级先伸手后，下级才能相握；长辈和晚辈，长辈伸手后，晚辈才能伸手相握。主人和客人，主人宜主动伸手；男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。仪表方面的礼貌。文员接待客人时，在仪表上应保持：和谐、整洁和灵活性。（1）服装。衣着力求朴实（2）装饰品。可以佩带一些简单的饰物。（3）化妆。应化淡妆。（4）发型。（5）鞋子。接待平时来访者：初见来访者：如何接受对方的名片？名片代表着人的颜面，所以在接到对方名片时，务必表现出尊重的态度不可在对方名片的下面记录备忘事项。介绍的原则：先介绍自己公司的人，再介绍公司外的人。先介绍地位低的人，再介绍地位高的人。介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人；若年龄、地位都相同，便从较近的人开始介绍；将一个人介绍给大家时，先介绍这个人；同时介绍很多人时，可从右到左，按顺序介绍；先介绍希望被介绍的人，再介绍其他的人；当男士与女士名方面情形都相近时，要介绍男士；若全是女士，先介绍未婚者，再介绍已婚者；亲疏之间，从亲者先介绍。送客和会后的整理：送客时说些必要的寒暄之辞，提醒来访者勿忘丢东西。原则上应送客人离开自己是视线为止。将茶杯收好，清理烟灰缸，打开门，开窗调节新鲜空气，整理桌椅，检查物品，然后熄灯，并把门外的“使用中”的牌子取下，以方便后来的客人。接待计划中来宾：计划性的内宾接待程序，接受任务——了解来宾——制订计划——预定食宿——迎接来宾——商议日程——安排会议——陪同参观——送别客人——接待小结。计划性的外宾接待程序：接受任务——了解来宾——制订计划——预定食宿——欢迎来宾——商议日程——礼节性拜访——宴请——正式会谈——签定协议书——陪同参观游览——互赠礼品——欢送来宾——接待小结。第六章信访实务来信的受理与处理：1、来信受理程序：及时拆封，认真阅读，逐项登记，认真处理，及时复信。承办来信注意事项：1拆封信件前，要检查信封，邮票是否完整。对随信附寄的证件，票据，现金等要逐项点清，详细登记，妥善保管，一般不要随信下转，转发信件时要保持原信封，邮票的完整。2登记信件时，要书写工整，字迹清楚，摘录登记内容要言简意赅，需要呈送领导，上司批阅的信件，要附上“信件呈阅单”3对初次写信者，承办开始就要复信或回告承办情况，避免重信或越级上访。4对于举报违法违纪的，或者申诉遭到打击报复的，或者是涉及基层负责人的信件，如需要转（交）办的，只能将信件转（交）被举报，申诉或涉及单位（负责人）的上级或有关部门处理，不得将信件移交给被涉及的单位或本人，以保护举报人的合法权益。来访的接待与处理：来访接待程序：热情迎送，认真听记，准确解答，及时处理接待来访的注意事项（1）组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访。（2）企事业单位一般都有接待室，铁路、交通、商业等服务性行业，也都有值班室、服务台或监督岗等。（3）接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力。（4）接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者、姓名。来电的接听与处理：接听电话时态度要诚恳，耐心，语气要亲切，委婉，并随手做好必要的记录。对比较复杂或严重的情况，可以约请面谈。一时难以答复或需要请示的问题，可以另约时间（最好三天内主动打电话给对方）会议的具体目的是：信息的传达；信息的交换；相互启发；作出决定；会议的计划与准备：1举行会议的决定2参加会议的人选3会议日期，时间的决定4会议场所的选择5议程表制作和执行方法6会议通知的写法和传达方法7会议资料的准备8会议场所的布置出席者的位置10会议用品的准备11为来宾安排膳宿等会议中的实务：一接待事务：1协助和监督会议签到处的工作程序2暂时保管与会人员的物品3分发资料会议中做会议记录要求是：1简洁2清楚3通俗，清洁会议的分类：按会议的目的分类：说明会议——以信息的传递为目的。研究会议以信息交换与相互启发为目的。解决问题的会议——以作出决定为目的。学习会议——以传递信息和相互启发为目的。创意会议——以收集创意为目的。按会议的形式分类：圆桌会议：公开讨论会议，小组讨论，议会型讨论，头脑风暴会议，远程电信会议。按会议的职级分类:股东大会：董事会，常务董事会，中层管理人员会议，员工大会，工作场所会议。会议通知的写法：1会议的名称2出席会议者的姓名或组织，部门的名称3日期，时间（开始到结束的预定时间）4地点（具体在几楼几号会议室）5议题（或议事日程）6主办者的联络处，电话号码等如会议场所非本公司，还要有1开会所在地，建筑物名称，几楼，电话号码（必要时附地图）2其他（注意事项，是否备有餐点，是否有停车场，或当天应准备的资料，都详细说明）3对公司外参会人员附回执，并明示日期，让其在期限前回复是否参会。愈期无来函，即用电话确定。会议需要准备的计划及程序：1、举行会议的决定2、参加会议的人选3、会议日期、时间的决定4、会议场所的选择5、议程表制作和执行方式6、会议通知的写作和传达方式。通知应包括的内容：（1）会议的名称（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称（3）日期、时间（4）地点（5）议题（6）主办者的联络处、电话号码等7、会议资料的准备8、会议场所的布置9出席者的位置10会议用品的准备11为来宾安排膳宿等正式会议议程的顺序规则涉及：1事务介绍2动议的大致分类3动议及先后顺序4委员会和非正式行动5辩论6投票7负责人和记录8组织和会议9负责人和委员会10各种不同的规则及实践会议记录记载事项：1会议名称2会议记录人的姓名，盖章3时间（开始时间，结束时间）4会议地点5议题6主持人，主席7出席者名单8会议的经过情形及结论9相关的资料10下次会议预定日期会议的目的会议简报的写法有两种：1报道式2转发式。会议记要有两种形式：1议决性会议纪要2周知性会议纪要。会见：是指双方见面会唔，交换意见，因此也称会唔。会见可分为礼节性会见，政治性会见和事务性会见。会谈：是两个（或两个以上）国家，民族，政党或企事业单位之间，就共同关心的问题进行的磋商和交谈。会谈的目的是会谈各方能在求同存异的前提下取得谅解和共识，或达成某些协议，作出某项决定。会谈形成的条件是：会谈诸方有共同关心的话题，会谈诸方既有共同利益，又有各自的独立意志，参与会谈的人员，都是应某一国家，单位或个人利益的代表。会谈从内容分：政治会谈，边界会谈，经济会谈，军事会谈，科技会谈和文化会谈。从参加会谈代表的多少分：双边会谈，多边会谈。从会谈的开放程度分：公开会谈和秘密会谈。会见与会谈前期准备工作：1确定议题和明确目标2收集信息和分析双方材料3确定参加人员4双方协商时间，地点5布置位置。会见和会谈时的管理和服务：1迎送及合影2翻译，记录及服务3记者采访管理。会见和会谈结束后的工作：1整理文件并归档2安排签字仪式办公会议：指企事业单位召开的用来讨论，决定，布置工作的会议。代表会议：指由各级各类组织广大成员推选产生出的代表所召开的会议，规模较大，层次较高的则称之为“代表大会”联席会议：是由不同系统，不同地区，不相隶属的组织，单位为了同一目标而举行的会议。学术会议：是由高等院校，科研机关，学术团体召开的，以专家，教授为主要成员，以探讨学术课题，发表研究成果为目标的会议。新闻发布会，记者招待会：是组织为实现一定的选传目的，邀请报刊，电台