【doc】重点工程建设项目档案管理“四要素”

【doc】重点工程建设项目“四要素” 重点工程建设项目档案管理“四要素” 1998年以来实施国债重点建设项目陆续收尾和即 将竣工的情况,按照国家水利部和省计委,省档案局要 求,我们突出抓了48个国债重点水利项目,为了确保该 项目的Jl~,N竣工,较好发挥经济效益,在辽宁水利国债重 点工程建设项目档案的收集,整理,归档上做到齐全,完 整,准确,系统. 要素一:机构健全,人员是关键.为了发挥各及项目 办对项目档案管理的监督作用,加强地方项目档案的管 理,水利国债重点工程建设项目从立项开始,就着手建立 同 项目档案管理机构,随时收集跟踪整理,按阶段归档.时要求项目法人"负责现场应归档材料的收集整理和归 档工作,并进行检查监督.配备相应的专(兼)职项目档案 管理人员,我省48个国债重点工程建设项目中专职档案 人员52人,兼职24人具有档案(水利)专业技术职称评 定8人.理顺了档案管理渠道,为加强各单位的国债重点 工程建设项目档案管理,提供了保障. 要素二:制度完善,执行是关键.(1)严格遵守建设项 目程序.把省和国家批准的设计文件(含工程概算)作为 建设项目的档案管理的核心.强调建设工程(设备)招投 标,签定,工程监理,工程(设备)验收,工程(设备)款 结算等各个环节都要以设计文件为主要依据,收集,整 理,归档材料必须以工程概算为前提,如有设计变更,必 须按调概履行手续为准.(2)严格执行工程档案工作与工 程建设项目进程同步管理的制度.从项目立项时就应该 开始进行文件材料的收集和整理工作;签订勘测,设计, 施工,监理等协议(合同)时,要对水利工程档案(包括竣 工图)的质量,份数和移交工作提出明确要求;检查工程 进度与施工质量时要同时检查水利重点工程建设项目档 案的收集,整理晴况;进行单元与分部工程质量等及评定 和工程验收(包卑鄙单位工程,阶段和竣工验收)时,要同 时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验 收后及时归档.(3)严格执行财务签证验收制度.对工程 进度,设备更换,工程竣工都要严格执行监理验收签证制 度.并把验收制度同控制投资与支出结合起来,工程建设 国债资金(省市地方)投入资金要专款专用,专项帐目支 付.规定了除依照合同可支付一般不超过合同总价值 30%预付款以外,一切工程(设备)进货都要凭监理验收 签证和档案部门对工程档案资料的收集整理,跟踪检查 指导符合工程档案管理规定和工程进度报表(设备交货 清单)和正式发票办理结算,计算投资支出.(4)工程建设 项目档案要坚持集中统一管理制度.《档案法》赋予每个 单位档案部门的职责,集中统一管理本单位的全部档案. 除此之外任何部门和个人均不能长期保存在工作中形成 的各门类的档案资料.重点工程 建设项目档案材料是科技档案重 要组成部分,所以必需纳入集中统 一 管理范畴.有关部门和人员要 积极配合,将其经办的或产生的有 关文件材料,按要求进行系统整 理,并应在规定的时限内,移交给 本单位的档案部门. 要素三:专业指导.监管是关 键.全面加强建设项目档案的业 : 口施伟科 务指导,是深化监管职能的行重要前提.几年来我们加大 了水利系统国债重点工程建设项目的检查,并分层次进 行指导工作.一是对于各市县重点建设单位设用档案业 务方面的咨询,我们认真予以答复和解释.重点对辽河干 流防洪工程,铁岭南城子水库除险加固工程,本溪桓仁金 哨水利枢纽工程,大伙房水库输水工程等新建,再建,续 建项目的档案前期文件进行指导.深入每个重点工程建 设项目工地实地分析,按类集中整理,面对面,手对手的 进行归档前的指导.二是强调对国债重点工程建设项目 档案实施多角度,全方位的全程管理.具体措施就是依照 有关规定对项目进行立项,开工,竣工管理.工程立项时, 要求档案人员积极跟进,了解工程设计(概算)的主要内 容及审批情况.对于质量检验资料的审核,要求必须如实 反映情况,不得擅自修改,伪造和事后补作.对于质量评 价资料的审核,要求各种试验等资料必须齐全,完整.对 竣工图的审核,要求如实记录并反映各种地下,地上建筑 物的评细情况,特别要反映出设计变更后的真实情况.所 有重点工程建设项目档案资料均应按工程档案管理要 求,分类进行整编.三是对新建,在建,续建水利国债重点 工程建设项目单位,一律在项目开工时填写"建设项目档 案资料管理登记表(项目动态表)".对上做到及时掌握工 程概况,工期进度,档案收集程度;对下做到及时督促检 兰台世界? 重最工翟建设珏目 档寨管理一回翼素 u医院要提高整体水平,促进自身发 I砉展,必须加强对档案工作的领导.加强 丽档案工作,使档案管理逐步走向 J又l化,制度化,科学化和现代化,不是一朝 )一夕的工作,必须从基础抓起. „近几年来,医院档案工作任务越来 研越重,工作职责越来越多,工作领域越 来越广,对档案工作人员的文化素质和 专业素质也提出了更高的要求.这就要 求我们必须具有多元化的思想意识,必 须具有多元化的知识结构和较强的管理能力.一是加强 对档案人员的文化和专业技术的培训,提高他们的综合 素质.二是要得到领导和全社会对档案工作的重视,增强 全社会的档案意识,把档案的管理放在一个重要的地位. 三是加强档案工作的自身建设,使自己在业务能力上不 断升华,不断提高,更好地为各基层服务.四是新时期的 档案工作人员应该是知识型的群体,是一批懂电脑,会外 语,善管理,肯钻研的档案专业人才. 档案人员不论在思想上,政治上,行动上都要同党中 央保持一致,要有坚持公正,依法办理,廉洁奉公,全心全 意为人民服务的思想和将个人毕生精力和智慧献给社会 主义档案事业的志向.增强遵守职业道德的自觉性.加强 档案人员的服务性教育,要使他们树立明确的服务思想, 以为人民服务为宗旨,提高服务质量,及时准确地为各项 工作提供可靠,齐全的档案信息.要有强烈的事业心和高 度的责任感.档案事业是社会主义事业的重要组成部分, 是社会历史活动的直接记录,在工作实践中要维护历史 面貌,坚持唯物主义历史观,秉笔直书,据实立档,并自觉 地爱护档案,确保档案的完整与安全. 加强档案基础工作,确保档案收集齐全,完整,准确, 是档案工作的重要环节.针对收集工作的新特点,医院档 案部门应进一步提高对档案基础建设重要性的认识,加 大工作力度,科学归范归档范围,把具有保存价值的文件 材料收集齐全,要特别注意收集那些对医院持续发展具 有潜在价值的文件材料.对归档文件进行基础的分类,组 合,排列和编目,为使用者提供更大的方便.要成立档案 鉴定领导小组,对超过保管期限且失去保存价值的各类 档案进行鉴定,销毁工作,优化馆藏. 《全国档案事业发展"十五"》要求:档案工作的 电子化建设是今后的重点工作.医院档案工作要提高自 身地位,首先必须自觉展示档案的价值,拓展医院档案服 务领域,扩大档案的使用范围,医院应投入一定的人力, 物力,财力,使档案管理在技术手段上由手工操作型转变 为现代设备及先进的大量应用上来.这就要求我们 重视开发利用医院档案,熟练运用电子计算机以及各类 现代化办公设备来进行电子文件的制作,使用和维护.严 格按照档案保护学原理管理档案,延长档案寿命,提高档 案信息的储备和检索速度,选编具有较强针对性的检索 工具,确定目标,统筹安排,逐步实施,满足医院各方面对 档案的需要,发挥电子档案在各个领域中不可替代的作 用. 没有高素质的档案专业队伍,没有很好的档案基础, 没有现代化的装备,档案工作的现代化是很难实现的.因 此.档案工作必须从基础抓起,一步一个脚印地做好基础 工作,大胆实践,勇于探索,积极稳妥地推动档案工作的 现代化进程.旱日实现档案管理的现代化. (作者单位:鞍钢立山医院)责编:巩文德 查项目法人在档案管理上是否坚持"三参加""四同步", 是否坚持做到将项目档案管理纳入项目法人,招(投)标, 工程监理,合同管理等制度.四是对国债重点工程建设项 目的档案管理人员加强定期专业培训.每两年水利厅办 公室举办一期水利重点工程建设项目档案培训班,邀请 水利部办公厅档案处,省档案局业务处等领导参加并授 课,培训人员达400余人次,做到了工程建设项目档案资 料随时随地整理归档. 要素四:项目合格.档案验收是关键.全面做好水利 国债重点工程建设项目档案验收工作是水利工程竣工验 ?兰台 收的关键环节.水利部明确要求"水利建设项目档案不合 格,水利工程建设项目不能竣工验收"为此我们厅与省档 案局联合组织档案专项验收委员会,定期对将验收的工 程单位提前3—5个月进行预检,及时发现问题,提出改进 措施,在进行初验合格后,进行专项验收.这几年,我们先 后对12个项目进行验收,合格率100%,档案齐全完整率 98%以上. 总之,坚持做到"四要素",才能保证水利国债重点工 程建设项目工程顺利完成. (作者单位:辽宁省水利厅)责编:兰欣 秦工作舞矮从基础抓起 爹(面})