采购执行工作表格与模板

采购相关表格与模板 （一）请购单 请购部门   申请人员   物资用途   物资详细信息 序号 名称 型号、规格 数量 预计单价 预算合计                                                             合计 （人民币大写： 万 仟 佰 拾 元 角 分） 部门意见及签名 签名（盖章）： 日期： 年 月 日 采购主管意见及签名 签名（盖章）： 日期： 年 月 日             （二）询价单 （    ）购    字第      号 名称 编号 规格说明 单位 数量 说明                                     报价须知 交货期限 □ 需于 年 月 日以前交清 □ 订购后 天内交清 交货地点   付款办法 □ 交货验收合格后付款 □ 试车检验合格后付款 订购方法 □ 分项订购 □ 总金额为准 报价期限 报价截止日期 报价单请于 年 月 日 时以前惠予报价以便洽购为荷 报价保留时效 请保留报价有效期间至询价截止日期起10天以上               （三）采购交期控制制度模板 第1章  总则 第1条  目的 为了达到如下目的，特制定本制度。 1．在必要的时间内准时获得生产经营活动必需的原材料，维持正常的生产活动。 2．减少因采购交期延误造成的公司损失。 第2条  适用范围 在采购过程中对采购交期确定、交期控制、采购跟催的相关事项，均依照本制度进行处理。 第2章  合理确定交货期限 第3条  合理确定采购物流方式 采购人员需在签订之前，合理确定交货方式、运输方式、运输路线等，并提供承运商建议，确保不因物流因素导致交期延误。 第4条  合理规划进货时间 采购人员在与供应商进行洽谈时，应事先估计供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间，以便在合适的时间进货，既能够确保准时供应请购部门，又能确保库存成本最小化。 第5条  明确交期违约责任 采购人员在进行采购洽谈时，应在明确交货期限的基础上，与供应商达成对交期违约责任的共识，并以合同条款的方式在中体现。 第3章  采购进度控制 第6条  及时掌握备货进度 1．采购部人员在同供应商确定交货期限后，采购人员应及时要求供应商提供生产计划或者生产日程表，采购人员根据其提供的计划和日程表掌握并督促进度。 2．采购人员应及时与供应商进行沟通，了解其备货进展，防止出现交期延误或者提前交货。 3．采购人员发现供应商供货进度可能会影响正常的交货期限时，应及时采取措施，消除进度滞后。 第7条  期中跟催 1．通常情况下，采购人员应注意是否能按照规定时间收到验收报表，未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。 2．对于重要物资采购，除要求供应商按时报送进度表之外，还应前往供应商工厂进行实地访问查证，此查证工作应于合约或者订单中明确。 第8条  验收入库进度控制 1．为了提高物资供应效率，采购专员和质检专员在进行物资验收时，应尽量简化检验步骤，提高检验效率，减少入库手续。 2．进行物资采购时，应优先选择通过本公司质量评估验证的供应商，对质量有保障的优秀供应商提供的物资可实行“免检”处理，以缩短验收入库时间。 第4章  交期延误管理 第9条  交期延误原因分析 采购专员除对具体采购业务进行交期控制外，还需定期根据采购经验，对交期延误原因进行总结。常见交期延误原因包括下表中所示的3种。 交期延误常见原因分析表 原因 具体内容 供应商责任 供应商接单量超过产能，生产计划不合理，出现采购和供应危机，质量管理不当 本公司责任 采购部供应商选择错误，业务手续不完整，价格决策不合理，进度掌握与督促不力，经验不足，频繁更换供应商、条件过于严苛等 采购专员采用了紧急订购方式，选择了错误的订购对象，跟催不积极等原因 其他部门责任请购前置时间不足，技术资料不齐备，变更或调整，订购数量过少，点收、检验延误，请购错误等 其他原因 采供双方沟通不良，未能掌握一方或者双方的产能变化，联络未得到落实，技术资料不充分，质量标准沟通不一，未达成单价、付款、交期的共识等造成延误 偶发不可抗拒因素，如自然灾害，经济、政治、法律因素的变动等造成延误     第10条  交期延误处理 针对不同原因的交期延误，采购人员应采取相应的解决。 1．因供应商原因导致的交期延误，采购人员应及时进行催货，要求供应商根据合同条款承担违约责任。 2．因本公司采购部原因造成的交期延误，应加强采购人员交期意识，提高采购人员业务素质，并对相关责任人进行批评。对公司造成严重损失的，应记失职一次，并处一定数额的罚款。 3．因双方沟通不畅造成的交期延误，采购部首先应加强内部控制，改进采购工作业务水平，加强同供应商沟通，建立完善、畅通的沟通机制。 4．因偶发不可抗因素造成的交期延误，应与供应商协商进行处理。自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿；其他偶发因素造成的损失，应和供应商协商解决，力求将双方损失减小到最低。 第5章  附则 第11条  本制度由采购部制定，呈请总经理办公室进行批准通过后生效，修改和废止亦同。 第12条  本制度自审核通过之日起生效并予以执行，执行中涉及的相关事项和问题由采购部负责解释和处理。