论坛策划方案

*论坛概况论坛流程会场布置迎宾安排宣传执行保障*论坛概况活动名称：2014首届智造（洛阳）发展论坛论坛主题：智能装备与机器人论坛主办单位：洛阳市人民政府、洛阳市高新区支持单位：洛阳在沪人才联谊会活动时间：2014年03月29日（星期六）：：活动地点：洛阳市高新区火炬大厦参会人数：200人左右*火炬大厦首届智造（洛阳）发展论坛活动背景为了推动智能装备与机器人产业的发展和创新，在洛阳市科技局、洛阳市高新技术开发区的支持下，由洛阳市人才工作领导小组办公室牵头，洛阳在沪人才联谊会、洛阳在京专家咨询委员会、上海交通大学、华东理工大学、上海海洋大学、北京航空航天大学、河南科技大学、中国石油集团钻井技术研究院、中航工业基础技术研究院、中国船舶重工集团公司、机械工业第四研究院、ABB、安川首钢机器人有限公司、上海库卡机器人有限公司、北人机器人系统（苏州）有限公司、北京守望通科技有限责任公司、洛阳一拖、第一财经等单位定于2014年3月29-30日在洛阳市高新技术开发区联合举办“2014智能装备与机器人论坛（SER2014）”。届时，将邀请业内专家进行专题，旨在为业内企业、科研院所和相关学府打造一个促进相互合作、寻求共同发展的交流平台。**论坛流程流程时间表* 08:30　 迎宾车队到达现场泊车，来宾签到入场，贵宾由礼仪引领至贵宾室休息； 09:00-09:30 参会来宾签到； 10:30 拟请中国入世谈判首席代表、论坛原秘书长XX主持； 10:35-10:45 拟请市委常委、副市长XXX致欢迎辞； 10:50-11:20 拟请ABB技术总监、库卡公司周涛总监、安川首钢曾总先生演讲； 11:20-11:50 苏义脑院士拟请（已确认） 11:55-12:30 主题讨论：智能装备与机器人论坛 嘉宾主持： 拟请XXX先生主持 特邀嘉宾： 陈善本教授（待定）王天苗教授 14:00-15:30 互动环节，媒体及来宾提问，微博墙高关注问题互动 16:30 活动结束●论坛互动亮点：微博合作---微博墙 微博墙能带来活跃的现场互动效果，从现场感和直观感受而言，微博能够让赶赴现场的与会者和媒体与嘉宾互动，并且通过嘉宾的微博解读，轻松了解论坛热点以及经济未来发展走向，让来宾与会者零距离沟通。 通过微博墙，在论坛内的显示屏上将一直不停闪现与会者的留言或问题，在论坛的互动环节，借助微博墙，大家的心情、建议、意见将被快速传递。微博墙将充当起本届论坛的留言板与麦克风。 同时，成熟的微博技术手段，也将使得微博墙更具可控性，借助新媒体的力量，达到更有影响力的传播。*●论坛互动亮点：微博合作—微直播由于时间紧迫，为保证效果，请新金融尽快确认是否开通官方微博，并在此次论坛中使用微直播。微直播是依托于微博基础，通过汇集微博上来自各方面的实时信息，全方位展现大型活动进程的直播平台，可配合大屏幕使用。　　在微直播中，普通网友能通过参与现场播报，与领导、嘉宾一同成为活动的主角。同时，配合微博墙使用，打造本届于家堡论坛最快速的论坛信息传播平台。在论坛现场摆放微博大屏幕，方便来宾通过快捷的微博进行信息的获取和传递。**会场布置●论坛主背板、论坛主舞台设计方案一●*沙发背后加设logo装饰，使得媒体镜头更易对论坛品牌元素进行捕捉，为论坛起到更好的传播作用。*主舞台背景板尺寸（L）12M*（H）4M●视觉设计方案●主背板●主会场--侧部●主会场旁放置背景板*会议论坛广告展板*侧面背墙背景板尺寸（L）1.2M*（H）2.6M*●会场设计方案●●会场总体布局划分●*主舞台区贵宾席（课桌式）嘉宾席（剧院式）媒体席（剧院式）媒体地台后背板*●签到处平面图●●视觉设计方案●主背板（一）*●视觉设计方案●主背板（二）*●视觉设计方案●签到桌卡尺寸：30cm*10cm(高)*●视觉设计方案●椅背贴尺寸：20cm*10cm(高)*●视觉设计方案●工作证、媒体证*●视觉设计方案●工作证、媒体证*●视觉设计方案●话筒贴*●视觉设计方案●投影静帧画面**会场布置*嘉宾前期沟通重要嘉宾提前一个月沟通邀请函制作保持紧密沟通发送邀请函最终邀请确认根据邀请回复嘉宾沟通●嘉宾邀请●●重要嘉宾接待方案[草案]●3月26日-3月30日嘉宾信息汇总明确嘉宾往返交通需求，制定接送站方案对部分嘉宾的住宿需求进行安排确认车辆使用确认酒店用房确认相关工作分工并进行人员培训 **●接送机嘉宾方案●制定嘉宾信息联络表，以及接送飞机、火车安排信息表●重要嘉宾接待方案[草案]●3月28日机场接机、火车站接站 专车送达酒店会务接待处登记入住、领取会务手册安排摆渡车接送嘉宾往返酒店或至市领导会见地点 重要嘉宾安排专人全程陪同3月30日办理重要嘉宾酒店退房专车送宾至机场或洛阳火车站 *●迎宾车队●贵宾采用丰田考斯特车队迎。为来宾提供尊享贵宾待遇。*●泊车服务●当来宾停车时，工作人员为嘉宾开启车门，嘉宾下车后，在迎宾礼仪的引领下入场。由安保人员引导嘉宾车辆泊车到位。*●礼仪迎宾●20名礼仪小姐，细致周到的服务，令来宾如沐春风。●迎宾服装方案●深色商务套装*●嘉宾休息●贵宾室（待定）*贵宾室布置桌卡●迎宾安排●* 位置 人员安排 负责方 停车场 保安２名 场地 泊车处 保安２名，工作人员1名 场地、臻美 正门 礼仪2名 臻美 一楼电梯 礼仪1名 臻美 二楼电梯 礼仪1名 臻美 贵宾厅 礼仪5名 臻美 会议大厅 礼仪2名 臻美 签到处 礼仪4名 臻美 迎市长级领导 礼仪1名 臻美●送宾位置安排●* 位置 人员安排 负责方 大门口 礼仪8名 臻美 会议大厅 礼仪4名 臻美 直达电梯 礼仪2名（一楼门1名） 臻美 电梯 礼仪4名（一层2名） 臻美 送市长级领导 礼仪2名 臻美*执行保障*●任务分工●*●时间进度表● 序号 项目 项目分述 负责方 时间节点 1 方案确认及签署 方案提报 臻美 3月6日 2 方案确认 甲方 3月10日 3 公关服务合同签署 甲方 3月12日 4 提供正式发票，支付合同首付款 臻美及甲方 3月12日 5 提供正式发票，支付合同尾款 臻美及甲方 3月31日 6 设计制作 场地布置规划确认 甲方 3月15日 7 主视觉设计确认 甲方 3月18日 8 平面物料确认 甲方 3月20日 9 物料制作与监督 臻美 3月25日 10 领导及嘉宾邀请 邀请名单确认及汇总 臻美及甲方 3月15日 11 寄送邀请函 甲方 3月17日 12 出席人员汇总 甲方 3月24日 车辆安排 甲方 3月26日*●时间进度表● 13 场地布置 论坛场地布置设计确认 甲方 3月20日 14 其它相关制作物设计确认 甲方 3月21日 15 场地用电协商 甲方 3月28日 16 论坛场地布置制作 臻美 3月27日 17 场地布置其它相关制作物制作 臻美 3月27日 18 论坛现场搭建 臻美 3月28日 19 外聘人员 礼仪人员落实 臻美 3月27日 20 摄影摄像人员落实 甲方 3月27日 21 媒体 邀请名单汇总及确认 甲方 3月27日 22 媒体现场管理 臻美 3月29日 23 新闻通稿确认 臻美及甲方 3月27日*●时间进度表● 24 相关文案 论坛议程 臻美及甲方 3月17日 25 领导发言稿 臻美及甲方 3月26日 28 物料制作 论坛手册 臻美 3月22日 29 嘉宾名牌 臻美 3月22日 30 座位分布图 臻美 3月22日 31 工作证、媒体证 臻美 3月22日 32 礼品 礼品确认 甲方 3月27日 33 礼品制作或购买 甲方 3月27日 34 活动执行 论坛筹备会议 臻美及甲方 3月27日 35 现场联排 3月28日