PX006--使用HLookup和VLookup函数查找大型工作表中的记录

PX006--使用HLookup和VLookup函数查找大型工作表中的记录 使用 HLookup 和 VLookup 函数查找大型工作表中 的记录 适用于: Microsoft Office Excel 2003 本文中的提示介绍了如何使用以下两个最常用的查询函数:VLOOKUP 和 HLOOKUP。在函数名中，V 代表着纵向，而 H 代表着横向。当您需要搜索一列或多列信息时可使用 VLOOKUP，当您需要搜索一行或多行信息时可使用 HLOOKUP。 使用 VLOOKUP 搜索多列数据 首先，下载 Excel 2002 示例文件:查询函数示例数据(英文)。该文件使用虚构的数据来说明我朋友的难题，它包含 两个工作表:Page Views 和 Pages。Page Views 工作表包含唯一标识每个网页的一组 ID，还包含有关在 2002 年 9 月 每个网页的点击次数的信息。Pages 工作表包含网页 ID 以及对应于每个 ID 的网页的名称。 网页 ID 出现在两个工作表内，这是因为源数据库使用了化数据结构。在该结构中，ID 可使用户找到给定网页的 数据。有关规范化数据结构的大致介绍，请参阅使用范式和 Excel 设计 Access 数据库(英文)。 由于数据驻留在列中，因此我们将使用 VLOOKUP 函数输入第一个工作表中的一个网页 ID，然后返回第二个工作表中 对应的网页名称。请按照下列步骤操作: 1. 在 Page Views 工作表中，单击单元格 E3 并键入“VLOOKUP”。 2. 在单元格 E4 中，键入“Result”。 3. 单击单元格 F4，并在该单元格或编辑栏中键入以下公式: =VLOOKUP(F3,Pages!A2:B39,2,False) 注释 “#N/A”将出现在单元格 F4 中，因为该函数应该在单元格 F3 中找到一个值，但该单元格为空。您将 在下一步中向单元格 F3 中添加一个值。有关如何修复 #N/A 错误的详细信息，请参阅更正 #N/A 错误。 4. 将单元格 A4 中的值复制到单元格 F3 内，然后按 Enter。“Home Page”将显示在单元格 F4 中。 5. 使用单元格 A5 中的值重复步骤 3 和步骤 4。“Comics & Humor”将显示在单元格 F4 中。 不必浏览至第二个工作表，您便会确定网站用户主要访问了哪些网页。这就是查询函数的价值所在。使用它们，您可以 花费较少的时间和精力查找大型数据集中的记录。 理解函数的各部分 您在上一部分中使用的函数执行了几项单独的操作。下图介绍了其中的每项操作: 下表列出并介绍了您用于该函数的一些参数。根据需要，该信息解释了如何修复在使用这些函数时可能出现的 #VALUE 和 #REF 错误。您需要了解此信息以便成功地使用该函数。HLOOKUP 函数使用相同的语法和参数。 部分 是否意义 必 需, 是 函数名。与 Excel 中的所有函数一样，您在名称前面加上等号 (=)，并将必需信息(或者怪=VLOOKUP() 僻的术语参数)放在函数名后的括号中。在此示例中，您使用逗号分隔所有参数或变量。 =HLOOKUP() 是 您的搜索项，即要查找的字词或值。在此示例中，搜索项是您在单元格 F3 中输入的值。您F3 还可以将其中一个网页 ID 号直接嵌入到函数中。Excel 帮助将函数的这一部分称为 lookup_value。 如果没有指定搜索值或者引用了空白单元格，Excel 将显示“#N/A”错误消息。 是 要搜索的单元格区域。在此示例中，这些单元格驻留在另一个工作表上，因此工作表名称Pages!A2:B39 (“Pages”)位于区域值(“A2:B39”)之前。感叹号(“!”)将工作表引用和单元格引用分开。 如果您仅想搜索与函数驻留在相同页面上的区域，请删除工作表名称和感叹号。 还可以在函数的这一部分中使用命名区域。例如，如果将名称“Data”指定给 Pages 工作表上 的某个单元格区域，您就可以使用“'Pages'!Data”。Excel 帮助将函数的这一部分称为 table_array 值。 如果使用区域查询值 TRUE，则随后您必须按照升序对 table_array 参数的第一列中的值排 序。否则，该函数将无法返回准确的结果。 是 定义的单元格区域中的某一列，该列中包含要查找的值。例如，Pages 工作表上的列 B 中2 包含您要查找的网页名称。由于 B 是定义的单元格区域(“A2:B39”)中的第二列，因此该 函数使用“2”。如果定义的区域包含第三列，并且您要查找的值驻留在该列内，您将使用“3”， 依此类推。 请记住，列在工作表中的实际位置并不重要。如果您的单元格区域起始于列 R 且终止于列 T， 您可以使用 1 引用列 R，使用 2 引用列 S，依此类推。 Excel 帮助将函数的这一部分称为 col_index_num 值。如果您使用 HLOOKUP 函数， Excel 帮助将这一部分称为 row_index_num 值，并且您要遵循相同的原则。 注释 如果您在此参数中使用了错误值，Excel 将显示错误消息。您可能会产生以下任一错 误: 如果值小于 1，Excel 显示“#VALUE!”。要解决该问题，请输入值 1 或更大的值。 有关 #VALUE! 错误的详细信息，请参阅更正 #VALUE! 错误。 如果值超过单元格区域内的列数，由于该公式无法引用指定的列数，Excel 将显示 “#REF!”。有关如何修复 #REF 错误的详细信息，请参阅更正 #REF! 错误。 可选 完全匹配项。如果使用“FALSE”，VLOOKUP 将返回完全匹配项。如果 Excel 无法找到完False 全匹配项，它将显示“#N/A”错误消息。有关如何修复 #N/A 错误的详细信息，请参阅更正 #N/A 错误。 如果将该值设置为“TRUE”或将其留空，VLOOKUP 将返回与您的搜索项最接近的匹配项。 如果将该值设置为 TRUE，您必须按照升序对表格数组的第一列中的值排序。 Excel 帮助将函数的这一部分称为 range_lookup 值。 使用 VLOOKUP 函数的一般原则 在使用 VLOOKUP 函数时，请记住以下规则: 如果希望该函数返回完全匹配项，则必须按照升序对表格数组中的值排序;否则，该函数将失败。 该函数从您定义的单元格区域的左上部开始搜索，而且它搜索起点右侧的列。 必须始终用逗号分隔参数。 使用 HLOOKUP 搜索多行数据 上一部分中的步骤使用了 VLOOKUP 函数，其原因是数据驻留在列中。本部分中的步骤介绍如何使用 HLOOKUP 函数 查找一行或多行中的数据。 1. 在 Pages 工作表中，复制单元格区域 A2 至 B39 中的数据。 2. 滚动到该工作表的顶部，右键单击单元格 D2，然后单击“选择性粘贴”。 3. 在“选择性粘贴”对话框中，选择“转置”，然后单击“确定”。Excel 将数据粘贴到起始于单元格 D2 且终止于 单元格 AO3 的两行中。 4. 在 Page Views 工作表中，在单元格 E6 中键入“HLOOKUP”，在单元格 E7 中键入“Result”，然后在单元格 F7 中键入以下公式: =HLOOKUP(F6,Pages!D2:AO3,2,FALSE) 5. 在单元格 F6 中输入单元格 A4 中的 ID，然后按 Enter。“Home Page”将显示在单元格 F6 中。您获得了相 同类型的结果，但您搜索的是一组行而非列。 HLOOKUP 函数与 VLOOKUP 函数使用相同的参数。然而，您声明的不是包含要查找的值的列，而是行。 接下来，让我们看一下同时适用于这两个函数的一个重要原则。请转至 Pages 工作表并按照下列步骤操作: 1. 在单元格 D4 至 M4 中，随意键入一些内容。可以键入任何想要的内容，只是向这些单元格中添加一些文本 或数字而已。 2. 在 Page Views 工作表上，将 HLOOKUP 公式更改为如下所示: =HLOOKUP(F6,Pages!D2:AO4,3,FALSE) 更改完该公式后，您在单元格 D4 中输入的值将出现。以下是需要记住的原则:要查找的值不一定驻留在匹配值旁边的单元格内。该值可以驻留在匹配值右侧任意数目的列内，也可以驻留在匹配值下方任意数目的行中。只需确保您扩展了 table_array 和 col_index_num 或 row_index_num 参数，使它们包括要查找的值。 使用 HLOOKUP 函数的一般原则 在使用 HLOOKUP 函数时，请记住以下规则: 该函数从您定义的单元格区域的左上部开始搜索，而且它搜索起点下方和右侧的行。 必须始终用逗号分隔参数。 如果希望该函数返回完全匹配项，则必须按照升序对数据中的值排序。是的，您可以横向排序。为此，请按照下列步骤操作: 1. 在 Pages 工作表中，单击单元格 D2。 2. 在“数据”菜单上，单击“排序”。 3. 在“排序”对话框中，单击“选项”。 4. 在“排序选项”对话框中，单击“按行排序”，然后单击“确定”。 5. 在“排序”对话框中，单击“确定”对数据排序