接电话礼仪

接电话礼仪 接听速度的原则 商务场合 1、“铃声不过三”原则 a.在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突； 但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。而且应该亲自接听电话，轻易不要让他人代劳，尤其是不要让小孩子代接。 b. 如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如“很抱歉，让你久等了”等。 例如： 1）．如果在会晤贵宾或会议期间接到电话，可向其歉意地说明不能立即通话的原因，并求诺稍后再联系。 2）．接听电话时如果有别的电话打进来，千万不要不理睬，因为很可能是急事。可请求正在通话的一方稍等片刻，并对其讲明原因，然后立即去接另一个电话，问清情况后先访对方稍候， 或晚会儿再打进来，之后再继续和前者通话。 2）．不能因为图清净随便拨下电话线。 家庭场合 1.铃声不过五 如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听，也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因也是必要的。 的问候语 商务场合 1> 在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称. 1.Greet the caller first, and then tell him who you are. If you get the inner line, you should tell him the department. These can make the caller be sure to telephone the right number. Eg: Hello! Johnson & Johnson! Hello! The Marketing Department, I am John Smith. 2. If the caller did not introduce himself or you did not get words clearly, you should ask him initiatively. Eg: May I know your name and What can I do for you? 比如：“您好，**公司”或“**大学音乐系，你好”。 “你好，销售部办公室，我是**。” 自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。如果对方打来电话，没有主动介绍自己或者自己没有听清楚，你就应该主动问；“请问您是哪位价 我能为您做什么？您找哪位？”但是 ，人们习惯性的做法是，拿起电话听筒后便会向对方盘问：“喂：哪位 ”这让对方会感到阿生而且感情疏远，缺少人情昧。 接起电话。拿起听筒后应首先自我介绍：：“您好，我是某某某” 家里 2> 在家里接电话可以有很多选择，规范一点的可以用：“喂，你好！”问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。 可以共用 1．接听电话要专心，与其他人交谈，边听电话边看文件、看电视那是很不礼貌的行为，吃东西边是失礼。1. When we are answering, we should concentrate on the talking. It is not polite to be looking at the documents, watching TV or eating while you are answering someone’s call. 2、要找的人不在或不能接听电话时的处理 这里，特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在。 3、学会记录并引用对方的名字 Learn to remember and quote the name of the other side. So the staff in office should have the conscious of training his listening ability. This will make the other side feel be taken serious and improve your impression for him. E.g. If you can distinguish the voice of the other side immediately, you can use a suitable title, like “Hello! Manager Wang!” 在办公室工作的人员，应该有意识的训练自己的听辨能力。假如对方是老顾客，经常打电话来，一开口就能听出他或她的声音，那么可以用合适的称谓问好：“您好，王经理。”这样一来，会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。 4、接到错误的电话也应该礼貌应对Be polite when you get the wrong number. 接到错打的电话，人们很容易忽略了礼貌问，甚至很粗鲁，这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上，并非错打的电话都必定与自己没有关系，有时，对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。The bad manner may hurt your close friends and relatives by accident. 5、应在对方挂电话后再挂电话Do not hang up before the caller. 当对方向你说“再见”时，别忘了你也应该说“再见”，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了。注意挂电话时应小心轻放，别让对方听到很响的搁机声。 No