6.13红字(负数)发票操作说明

一机多票开票子系统V6.13版本红字发票操作说明 一机多票开票子系统V6.13中，利用直接开具功能开具红字专用发票时，必须输入单编号，同时提供了申请单开具功能，具体新增和改进的功能详述如下。 一、红字发票申请单 1、申请单填开 操作步骤： 【第一步】进入“发票管理”界面，点击“红字发票申请单(申请单填开”菜单，弹出红字发票申请单信息选择界面，如图1-1所示。 图1-1 红字发票申请单信息选择 【第二步】在红字发票申请单信息选择界面中，可以选择两种方式：购买方申请和销售方申请。 （1）购买方申请 由购买方申请开具红字专用发票，根据对应蓝字专用发票抵扣增值税销项税额情况，分已抵扣和未抵扣两种方式： ① 当选择已抵扣时，只要选择发票种类后，不需要填写对应蓝字发票代码和发票号码，点“确定”进入填开界面。 ② 当选择未抵扣时，应根据实际情况选择对应的具体未抵扣原因后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”进入填开界面，如图1-2所示。 图1-2 购方红字发票申请单填开界面 （2）销售方申请 由销售方申请开具红字专用发票，根据实际情况选择理由后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”按钮后弹出如图1-3所示的界面，查看信息无误后点击“确定”按钮进入申请单填开界面，如图1-4所示。 图1-3 销方红字发票申请单信息选择界面 图1-4 销方红字发票申请单填开界面 【第三步】在红字发票申请单填开界面中，填写纳税人信息、选择商品名称，输入商品数量、申请理由等信息，填写完成后，点“打印”按钮，系统保存此张红字发票申请单，并弹出打印界面，如图1-5所示。 图1-5红字发票申请单打印界面 注意： 商品数量和金额必须为负数，单价必须为正数。 使用空白纸张打印申请单时，要选择“全打”选项 2、申请单修改查询 操作步骤： 【第一步】点击“红字发票申请单(申请单修改查询”菜单项，系统弹出“红字发票申请单查询”界面，如图1-6所示。 图1-6红字发票申请单查询界面 【第二步】设置好查询月份后，点“确定”按钮，系统显示如图1-7所示。 图1-7 红字发票申请单的明细界面 在此界面中，可以对申请单查看明细、修改和删除。选择一张红字发票申请单后，通过点击页面上方的“修改”按钮进行申请单的修改，点击页面上方的“删除”按钮可以删除申请单，点击页面下方的 “查看明细”按钮，则可以查看申请单详细信息。 3、申请单导出 操作步骤： 【第一步】点击“红字发票申请单(申请单导出”菜单项，系统弹出“红字发票申请单导出”界面，如图1-8所示。 图1-8 红字发票申请单查询界面 【第二步】选择需要导出申请单的月份，点击“确定”按钮，系统弹出该月已填开的所有红字发票申请单的明细。选择需要导出的申请单，点击“导出”按钮，将申请单导出为xml文件，如图1-9所示。 图1-9导出红字发票申请单界面 【第三步】点击图1-9所示的“确认”按钮后，提示选择保存文件的路径，然后点“确定”按钮，如图1-10所示。 图1-10 选择红字发票申请单导出路径 【第四步】申请单导出成功后，在保存路径下可找到导出的xml文件，将该文件拷贝到软盘或者U盘，提供给主管税务机关，由其导入该文件后开具通知单。 ( 说明： 1、导出申请单时，可以选择一次导出一个申请单，也可以一次导出多个申请单，导出多个时，可以按住“Ctrl”键，使用鼠标左键选择需要导出的任意多个申请单，也可以按住“Shift” 键, 使用鼠标左键选择需要导出的连续多个申请单。 2、每个申请单对应导出一个xml文件。 3、导出的xml文件命名规则是：‘税号’＋‘_’ ＋‘开票机号’ ＋‘_’＋‘年月’＋‘序号’。 二、红字专用发票填开方式 在一机多票开票子系统V6.13版软件中，在发票填开界面中，点击“负数”按钮时，新增两个选择菜单，一项为“直接开具”，另一项为“导入红字发票通知单”，界面如图2-1所示。企业可以通过直接开具或导入红字发票通知单两种方式填开红字专用发票。 图2-1　负数发票开具方式 1、直接开具方式 操作步骤： 【第一步】在一机多票开票软件V6.13中的发票填开界面中，选择“负数”按钮下的“直接开具”菜单项，系统会弹出通知单编号输入窗口，如图2-2所示。 图2-2 通知单编号输入窗口 【第二步】在窗口中对应输入两遍通知单编号，若两遍号码相同则激活“下一步”按钮，点击“下一步”按钮后，系统会弹出销项正数发票代码号码填写、确认窗口，如图2-3所示。 图2-3 销项正数发票代码号码填写、确认窗口 【第三步】对于通知单上有对应蓝字专用发票代码、号码的，需填写蓝字专用发票代码、号码，否则，不需要填写蓝字专用发票代码、号码，直接点击“下一步”按钮，系统根据不同情况显示不同的确认窗口。 第一种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中有对应蓝字发票，则点击“下一步”按钮后显示出本张负数发票对应的正数发票票面信息，如图2-4所示。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面并自动调出票面信息，如图2-5所示。 图2-4 对应的正数发票票面信息 图2-5 负数发票填开界面 第二种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中无对应蓝字发票，或根据通知单情况无需填写蓝字专用发票代码、号码时，点击“下一步”按钮后显示如图2-6所示，系统提示“本张发票可以开负数，但在当前发票库没有找到相应信息”。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面，此时需要手工填写各项信息。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。 图2-6 数据库中无对应蓝字发票时的确认界面 【第四步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮即可开具红字专用发票，如图2-4所示。 ( 说明： 1、通知单编号必须输入，否则无法开具红字专用发票，且需要输入两遍，输入后以密文显示。 2、通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时自动生成，共16位，其编码规则为：第1-6位是主管税务机关代码，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知单顺序号，第16位是校验位。 3、如果企业仍持有不符合上述编号规则的旧通知单，则在开具红字专用发票时需按下述方式输入16位编号，其规则为：编号前十位固定为1234569911，后六位为旧通知单编号的后6位（若旧通知单编号超过6位，则取其后6位；若不足6位则前面填0补齐）。 3、一张通知单只能对应开具一张红字发票。如果输入的通知单编号已经开具过红字专用发票，则在输入编号后，点击“下一步”按钮后，系统提示“已使用过，不能重复使用”。 2、导入填开方式 对于销售方申请开具红字专用发票的情况，在开具红字专用发票时，可以使用导入红字发票通知单的功能。即销售方主管税务机关在为其开具红字专用发票通知单时，可以提供通知单电子文件的下载，销售方企业可利用介质拷贝，通过开票系统中的导入红字发票通知单功能就可以直接导入通知单电子文件并自动生成红字专用发票信息。 操作步骤： 【第一步】在一机多票开票软件V6.13中的发票填开界面中，选择“负数”按钮下的“导入红字发票通知单”菜单项，系统会弹出打开文件窗口，如图2-6所示。 图2-6选择“通知单”文件的开具界面 【第二步】在打开文件窗口中，选择对应的通知单电子信息文件，系统提示“正在进行数据转换”，转换结束后，在发票填开界面上显示出导入的红字专用发票信息，此信息包括票面上的所有信息，如图2-7所示。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。 图2-7 导入“通知单电子信息”文件后的发票填开界面 【第三步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。 · 说明： 1、通知单电子信息只能在销方所属税务机关下载获得, 购方所属税务机关不提供下载功能。通知单电子信息的文件类型是XML，其编码规则为：‘税号的前6位’＋‘年月’＋‘序号’ ＋‘校验位’.XML。例如，4103050806000063.xml。 2、在使用导入红字发票通知单功能时，一次只能导入一个通知单电子文件。如果要开具多张红字专用发票，只能逐个导入通知单电子文件后进行开具。 3、如果导入的通知单电子信息已经开具过红字专用发票，在点击“打印”按钮时，开票系统会提示申请单重复，不能继续开具此张红字专用发票，具体提示信息如图2-8所示。 图2-8 提示“申请单重复”界面 4、废旧物资销售发票红字票的填开流程及与专用发票红字票相同。普通发票红字票的填开流程及方法与升级前的一机多票开票子系统V6.10中的填开方法完全一样。 三、常见问解答 1、 在放入开票系统升级光盘时出现警告提示“开票软件正在运行，请手工关闭后重试”，是何原因？ 答：这是因为没有关闭开票软件引起的，在放入升级光盘之前，必须关闭开票系统，否则将会出现此错误提示。出现此提示后，可先退出开票系统，再点击“是”按钮即可正常进行升级。 2、 在升级成功后，进入开票系统时，出现更新提示“系统发现模板库中有如下#表格#的最新打印格式”，在点击“确认”按钮后又重复出现此更新提示，是何原因。若点击放弃按钮有什么区别？ 答：这是因为开票系统由旧版本升级到最新的6.13版本后，系统需要更新相关的打印模板，所以会出现此更新提示。由于更新的模板数量不止一个（例如6.10版本在升级到6.13版本后需要更新10个模板），才会出现点击确认按钮后又会自动出现第二个、第三个……等更新提示。这时只需要一直点击“确认”按钮，即可将所有需要更新的模板进行更新。 在更新过程中若点击了“放弃”按钮，则打印模板将不会被更新。在进入开票系统后必须手工更新打印模版，才可以保证发票的正常打印 3、 实现了红字专用发票的信息化管理后，企业开具发票主要有哪些变化？ 答：主要是企业在开具红字专用发票（包括废旧物资发票）时发生了变化，而开具红字普通发票及各种正数发票均无变化。升级前开具红字专用发票必须输入对应的正数发票代码、号码，升级后开具红字专用发票时则必须输入通知单编号。 4、 如果企业的开票系统在升级为V6.13之前已经取得了手工通知单，升级后需开具该张红字发票，此时是否需要重新申请通知单？ 答：不需要，企业可以根据已获得的手工通知单来开具该张红字发票，只需取手工通知单编号的后6位，并在其前加上1234569911即可。对于手工通知单编号不足6位的手写通知单在其前填0补齐。 5、 在开具红字专用发票时，点击“负数”后需选择“直接开具”或“导入红字发票通知单”，这两者有什么区别？分别在什么情况下使用？ 答：“直接开具”是指销方在获得通知单后，采用手工输入通知单编号等信息的方式开具红字发票。无论是购方申请还是销方申请，销方都可以在取得通知单后利用该功能开具红字发票。 “导入红字发票通知单”是指销方采用直接导入从税务端获得的通知单电子文件来开具红字发票。只有在销方申请开具红字发票的情况下，才能从销方税务机关获得通知单电子文件的下载。 6、 在利用“导入红字发票通知单”功能开具负数发票时，选择了XML文件，但系统提示“通知单号校验未通过”，是何原因？ 答：这是由于选择的XML文件不是从税务端导出的通知单文件造成，例如可能选择的是本企业开具后导出的红字发票申请单文件。从开票系统中导出的红字发票申请单文件命名规则为：‘税号’＋‘_’＋‘开票机号’＋‘_’＋‘年月’＋‘序号’，而从税务端导出的红字发票通知单文件命名规则为：‘税号前6位’＋‘年月’＋‘序号’＋‘校验位’，对两者应加以区分。 7、 直接开具红字专用发票时必须输入通知单编号，那正数发票代码、发票号码是不是可以不输入？ 答：是否输入正数发票代码、号码需视通知单内容而定，如果通知单上有对应的正数发票代码、号码，则需输入，否则，不需输入代码、号码。 8、 在开票系统V6.13中填开申请单时，什么情况下需要输入蓝字发票的代码与号码？ 答：在购方申请开具并选择未抵扣与销方申请开具时需输入蓝字发票代码与号码，由购方申请开具且选择已抵扣时无需输入蓝字发票代码与号码。 9、 根据获得的通知单开具红字专用发票后，如果发现开具的红字发票有误，是否可以作废该张红字发票？作废后如果仍要开具此张红字发票，是否需要重新申请开具？ 答：可以作废已开具的红字发票。作废后仍可根据原通知单开具正确的红字发票，无需重新申请开具。 10、 在什么情况下可以对保存后的申请单进行修改与删除？ 答：开票系统V6.13对已开具申请单的修改与删除没有时间限制，但企业应根据实际情况进行修改或删除。 11、 在哪些情况应由购买方向主管税务机关申请开具通知单？ 答：（1）购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出； （2）购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时： ①专用发票抵扣联、发票联均无法认证； ②专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符； ③专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符； ④所购货物不属于增值税扣税项目范围。 12、 销方在哪些情况下可以向主管税务机关申请开具通知单？ 答：①由于开票有误购买方拒收专用发票的，销售方必须在专用发票认证期限内向主管税务机关提出申请； ②由于开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的，销售方必须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关提出申请。（销售方应该及时发现开票错误，若开票当月发现的则作废处理，次月发现的需要开具红字发票，若下下月才发现错误则可与购买方协商按照拒收处理。） 13、 目前哪几类发票需要依据税务机关的通知单才能开具红字发票？ 答：增值税专用发票和废旧物资专用发票受通知单的管理，其中对应废旧物资专用发票的通知单上没有打印税率和税额，左上角打印了“废旧物资”字样。增值税普通发票可以直接开具红字发票，不受通知单管理的限制。 14、 同一份通知单可以对应多份红字专用发票吗？ 答：按照国税发〔2006〕156号文件规定，通知单与红字专用发票必须要一一对应。目前，防伪税控开票系统在开具红字专用发票时，校验输入的通知单编号是否已开具过红字专用发票，从而避免一份通知单重复开具多份红字专用发票的情况。 15、 同一份蓝字专用发票可以对应多份通知单吗？ 答：可以，一份蓝字专用发票可以分多次红冲，所以可对应多份通知单。在开具通知单时，系统自动校验对应同一份蓝字专用发票的多份通知单的合计金额、税额不大于该份蓝字专用发票的金额、税额时才允许开具。 16、 通知单编号是全国唯一的吗？ 答：是的，在防伪税控税务端系统填开通知单时，系统自动生成通知单编号，共16位，第1-6位是主管税务机关代码，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知单顺序号，第16位是校验位，对前15位数字进行编码规则校验，可有效防止企业开具红字专用发票时随意录入通知单编号。 17、 填开红字发票申请单时可以填多少行商品？ 答：最多可以填8行商品。 18、 升级一机多票开票子系统V6.13版后无法正常读入销项发票到电子报税系统（升级前正常），如何处理？ 答：可到我公司网站下载中心下载电子报税系统的3.093补丁并更新。 注意，若以前更新过电子报税系统3.093补丁的，也必须重新下载并更新一次。