电子表格软件Excel

电子表格软件Excel , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 fgdgdfgdf符合法规和法规和土壤突然图腾 第4章 电子表格软件Excel 2003 Excel是Microsoft Office中的一员，是一个基于Windows环境下的电子表格处理软件。Excel具有直观的关系(二维)表格计算、丰富的统计图形显示和简捷灵活即时的数据管理功能，并能方便地实现与各种经济管理信息系统软件的数据共享，支持财务信息的处理和决策分析，在财务管理、统计、金融投资、经济分析和决策等多方面有着广泛的应用，已被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具。目前在国内的各行各业中对Excel等系列软件的使用已经有了很大的普及。 4.1 Excel 2003基础知识 4.1.1 Excel 2003的功能 1. 工作表管理 Excel 2003具有强大的电子表格操作功能，用户可以在计算机提供的巨大表格上，随意、修改自己的报表，并且可以方便地一次打开多个文件和快速存取它们。 2. 数据库的管理 Excel 2003作为一种电子表格工具，对数据库进行管理是其最有特色的功能之一。工作表中的数据是按照相应行和列保存的，加上Excel 2003提供的相关处理数据库的命令和，使Excel 2003具备了组织和管理大量数据的能力。 3. 数据分析和图表管理 除了可以做一般的计算工作之外， Excel 2003还以其强大的功能、丰富的格式设置选项、图表功能项为直观化的数据分析提供强大的手段，可以进行大量的分析与决策方面的工作，对用户的数据进行优化和资源的更好配置提供帮助。 Excel 2003可以根据工作表中的数据源迅速生成二维或三维的统计图表，并对图表中的文字、图案、色彩、位置、尺寸等进行编辑和修改。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 4. 对象的链接和嵌入 利用Windows的链接和嵌入技术，用户可以将其他软件制作的内容，插入到Excel 2003的工作表中，当需要更改图案时，只要在图案上双击鼠标左键，制作该图案的软件就会自动打开，进行修改、编辑后的图形也会在Excel 2003中显示出来。 数据清单管理和数据汇总 5. 可通过记录单添加数据，对清单中的数据进行查找和排序，并对查找到的数据自动进行分类汇总以及分离的数据进行合并计算等。 6. 数据透视表 数据透视表中的动态视图功能可以将动态汇总中的大量数据收集到一起，可以直接在工作表中更改“数据透视表”的布局，交互式的“数据透视表”可以更好地发挥其强大的功能。 4.1.2 Excel 2003的启动和退出 在计算机中安装了Excel 2003后，便可以通过以下几种方式启动: (1)可双击桌面上的Excel 2003快捷方式(默认安装时未建立)。 (2)单击桌面开始菜单中的【开始】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 2003】命令(如图4-1所示)。 (3)直接打开已存在的电子表格，则在启动的同时也打开了该文件。 如果想退出Excel，可选择下列任意一种方法。 (1)单击“文件”菜单中的“退出”选项。 (2)单击标题栏左侧的 图标，在出现的菜单中单击“关闭”选项。 (3)单击Excel窗口右上角的关闭图标()。 (4)按Alt+F4组合键。 在退出Excel时，如果还没保存当前的工作表，会出现一个提示对话框(如图4-2所示)，询问是否保存所做修改。 如果用户想保存文件，则单击“是”按钮，不想保存就单击“否”按钮，如果又不想退出Excel就请单击“取消”按钮。 图 4-1 Excel安装后的程序组位置 图 4-2 退出Excel时的询问对话框 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 4.1.3 Excel 2003的窗口组成工作界面 1. 标题栏 标题栏位于Excel 2003窗口的最上方(如图4-3所示)，用来显示当前所使用程序的名称和所编辑的工作簿的名称。标题栏的最右端有三个按钮，可以对Excel进行最小化、最大化及关闭操作。 图 4-3 Excel工作主界面 2. 菜单栏 菜单栏是Excel 2003的核心，所有对数据、工作表等进行操作的命令都能在这些菜单中找到。使用时只需用鼠标单击菜单栏中的某一菜单名，在下拉菜单中选择要使用的命令即可。 3. 工具栏与公式栏 它汇集了与菜单栏中最常用命令相对应的按钮，单击即可执行这些命令，避免了每次都要打开菜单命令进行选择的繁琐过程，大大加快了操作速度。公式栏由名字框和公式编辑框组成，用来显示活动单元格的位置，向活动单元格输入相关的内容。 4. 行号与列标 工作表的每行分配一个数字，称为行号，如1，2，3„„，它显示在工作表的左边。工作表的每列分配一个字母，称为列标，如A，B，C„„，它显示在工作表的上边。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 5. 单元格 行与列交叉的区域称为单元格。 6. 工作表区 显示所建立的工作簿和工作表的内容。单击工作表标签将激活相应的工作表，单击标签滚动按钮可以按顺序查看所建立的工作表，显示其他的工作表标签。 另外，工作表区中能显示的内容是有限的，为了查看工作表的其他内容，可以通过滚动条来滚动窗口，以便将那些未出现在工作表区中的内容显示出来。窗口最下面的一栏是状态栏，显示工作时的一些操作提示信息。 4.1.4 Excel 2003工作簿、工作表与单元格 1. 工作簿 工作簿是在Eecel2003中文版环境中用来运算和存储数据的文件，其扩展名为“.XLS”。一个工作簿可以包含多张具有不同类型的工作表，用户可以将若干相关工作表组成一个工作簿，操作时可直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。在一个工作簿中最多可以有255 sheet3来命个工作表。默认情况下，每个工作簿中有三个工作表，分别以sheet1、sheet2、名。工作表的名字显示在工作簿文件窗口的底部标签里，如图4-4所示。 活动工作表 工作表标签 图 4-4 系统默认的工作表 启动Excel后，用户首先看到的是称为Book1的工作簿。Book1是一个默认的、新建的和未保存的工作簿，当用户在该工作簿输入信息后第一次保存时，Excel弹出“另存为”对话框，可以让用户给出新的文件名(即工作簿名)。如果启动Excel后直接打开一个已有的工作簿，则Book1会自动关闭。 2. 工作表 工作表又称为电子表格，是Excel完成一项工作的基本单位，可用于对数据进行组织和分析，每个工作表最多由256列和65535行组成。行的编号由上到下从“1”到“65535”编号;列的编号由左到右，用字母从“A”到“IV”编号。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 3. 单元格 在工作表中行与列相交形成单元格，它是存储数据的基本单位，这些数据可以是字符串、数字、公式、图形、声音等，单元格里还可以有附加信息、自动计算结果等内容。在工作表中，每一个单元格都有自己唯一地址，这就是它的名称。同时，一个地址也唯一地表示一个单元格。单元格的地址由单元格所在的列号和行号组成，且列号在前，行号写在后。例如，C3就表示单元格在第C列的第3行。 单击任何一个单元格，这个单元格的四周就会粗线条包围起来，它就成为活动单元格，表示用户当前正在操作该单元格，活动单元格的地址在编辑栏的名称框中显示，通过使用单元格地址可以很清楚地表示当前正在编辑的单元格，用户也可以通过地址来引用单元格的数据。由于一个工作簿文件中可能有多个工作表，为了区分不同工作表的单元格，可在单元格地址前面增加工作表名称。工作表与单元格地址之间用“～”分开。例如sheet3!B5，表示该单元格是“sheet3”工作表中的“B5”单元格。 4.2 工作簿的基本操作 4.2.1 新建工作簿 在Excel中，创建工作簿的方法有多种，比较常用的有以下三种: 1. 利用菜单命令新建工作簿 利用菜单栏创建工作簿非常用简单，具体操作步骤如下: ?单击菜单中的【文件】|【新建】命令，窗口内部右侧会出现“新建工作簿”的任务窗格，选定“再单击“空白工作簿”选项即可，如图4-5所示。 图 4-5 “新建工作簿”选项卡 ?选中选项卡上的“空白工作簿”，单击“确定”按钮，即可新建一个空工作簿。 2. 利用“新建”按钮创建工作簿 通过“新建”按钮创建工作簿，方法是直接单击常用工具栏上的“新建”按钮 。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 3. 利用快捷键创建工作簿 按Ctrl+N键，也可以创建新的工作簿。 4.2.2 保存及保护工作簿 单击工具栏中的“保存”按钮或菜单中的【文件】|【保存】命令可以实现保存操作，在工作中要注意随时保存工作的成果。 在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时希望把当前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。单击菜单中的【文件】|【另存为】命令，弹出“另存为”对话框如图4-6所示: 图 4-6 “另存为”对话框 这个对话框同前面见到的一般的保存对话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择相应目录，进入对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。 Excel 提供了多层保护来控制可访问和更改 Excel 数据的用户，其中最高的一层是文件级安全性。文件级的安全性又可分为3个层次: 1. 给文件加保护口令 具体操作步骤如下:选择菜单中的【文件】|【另存为】命令，弹出“另存为”对话框(如图4-6所示)。单击“工具”按钮，弹出菜单中选择【常规选项】(如图4-7所示)后出现“保存选项”对话框(如图4-8所示)，这里密码级别有两种，一种是打开时需要的密码，一种是修改时需要的密码，在对话框的“打开权限密码”输入框中键入口令，然后单击“确定”按钮。在确认密码对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击“确定”按钮。最后返回单击“另存为”对话框中的“确定”按钮即可。 这样，以后每次打开或存取工作簿时，都必须先输入该口令。一般说来，这种保护口令适用于需要最高级安全性的工作簿。口令最多能包括15个字符，可以使用特殊字符，并且区分大小写。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-7 “工具”选项菜单 图 4-8 “保存选项”对话框 2. 修改权限口令 具体操作步骤与“给文件加保护口令”基本一样，并在“保存选项”对话框的“修改权限密码”输入框中键入口令，然后单击“确定”按钮。 这样，在不了解该口令的情况下，用户可以打开、浏览和操作工作簿，但不能存储该工作簿，从而达到保护工作簿的目的。和文件保存口令一样，修改权限口令最多能包括15个字符，可以使用特殊字符，并且区分大小写。 3. 只读方式保存和备份文件的生成 以只读方式保存工作簿就可以实现以下目的:当多数人同时使用某一工作簿时，如果有人需要改变内容，那么其他用户应该以只读方式打开该工作簿;当工作簿需要定期维护，而不是需每天做日常性的修改时，将工作簿设置成只读方式，可以防止无意中修改工作簿。 可在“保存选项”对话框中选定生成备份文件，那么用户每次存储该工作簿时，Excel将创建一个备份文件。备份文件和源文件在同一目录下，且文件名一样，扩展名为.XLK。这样当由于操作失误造成源文件毁坏时，就可以利用备份文件来恢复。 保护工作簿可防止用户添加或删除工作表，或是显示隐藏的工作表。同时还可防止用户更改已设置的工作簿显示窗口的大小或位置。这些保护可应用于整个工作簿。 具体操作步骤如下:选择菜单中的【工具】|【保护】|【保护工作簿„】命令，弹出“保护工作簿”对话框如图4-9所示。根据实际需要选定“结构”或“窗口”选项。若需要口令则在对话框的“密码(可选)”输入框中键入口令，并在“确认密码”对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击[确定]按钮。口令最多可包含255个字符，并且可有特殊字符，区分大小写。 图 4-9 “保护工作簿”对话框 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 4.2.3 打开工作簿 如果要编辑系统中已存在的工作簿，首先要将其打开，打开工作簿的方法有三种: (1)单击菜单中的【文件】|【打开】命令。 (2)单击工具栏上的“打开”按钮 。 (3)按Ctrl+O键。 打开工作簿的具体操作步骤如下: ?执行上面任意方法，打开“打开”对话框，如图4-10所示。 ?在“查找范围”框中选择文件所在的磁盘。 ?在打开的磁盘中双击文件，或选定文件后，单击“确定”按钮，即可打开文件。 图 4-10 “打开”对话框 在默认情况下，【文件】菜单底部会显示最近打开过的4个文件，如果要打开最近打开过的工作簿并在此显示，只需选中单击此文件名即可。 4.2.4 隐藏/显示工作簿 1. 显示隐藏的工作簿 单击菜单中的【窗口】|【取消隐藏】命令。 如果【取消隐藏】命令无效，则说明工作簿中没有隐藏的工作表。如果“重命名”和“隐藏”命令均无效，则说明当前工作簿正处于防止更改结构的保护状态。需要撤消保护工作簿之后，才能确定是否有工作表被隐藏;取消保护工作簿可能需要输入密码。 2. 隐藏工作簿 打开工作簿。 单击菜单中的【窗口】|【隐藏】命令。 退出Excel时，将询问是否保存对隐藏工作簿的更改。如果希望下次打开工作簿时隐藏工作簿窗口，请单击“是”。 4.2.5 关闭工作簿 在对工作簿中的工作表编辑完成以后，可以将工作簿关闭掉。如果工作簿经过了修改还没有保存，那么Excel在关闭工作簿之前会提示是否保存现有的修改(如图4-11所示)。在 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 Excel 2003中，关闭作簿主要有以下几种方法: (1)单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮。 (2)双击Excel窗口左上角的“Office”按钮。 (3)单击Excel窗口左上角的“Office”按钮，再从弹出的菜单中选择【关闭】命令 (4)按下键盘上快捷键Alt+F4。 图 4-11 保存提示对话框 4.3 工作表的基本操作 4.3.1 工作表之间的切换 由于一本工作簿具有多张工作表，且它们不可能同时显示在一个屏幕上，所以要不断地在工作表中切换，来完成不同的工作。例如第一张表格是学生课程表，第二张表格则是学生信息表，第三张表格是学生成绩表，第四张表格是考试情况分析图表等。 在中文Excel中可以利用工作表选项卡快速地在不同的工作表之间切换。在切换过程中，如果该工作表的名字在选项卡中，可以在该选项卡上单击鼠标，即可切换到该工作表中。如果要切换到该张工作表的前一张工作表，也可以按下Ctrl，PageDown键或者单击该工作表的选项卡(或称工作表标签);如果要切换到该张工作簿的后一张工作表，也可以按下Ctrl，PageUp键或者单击该工作表的选项卡。如果要切换的工作表选项卡没有显示在当前的表格选项卡中，可以通过滚动按钮来进行切换。 滚动按钮是一个非常方便的切换工具。单击它可以快速切换到第一张工作表或者最后一张工作表。也可以改变选项卡分割条的位置，以便显示更多的工作表选项卡等等。 4.3.2 新建与重命名工作表 1. 新建工作表 有时一个工作簿中可能需要更多的工作表，这时用户就可以直接插入操作来新建工作表。用户可以插入一个工作表，也可以插入多个工作表。 插入工作表的具体操作步骤如下: 单击“插入”菜单中的“工作表”命令，系统会自动插入工作表，其名称依次为Sheet4，Sheet5，„„。 此外，用户也可以利用快捷菜单插入工作表，具体操作步骤如下: ?在工作表标签上单击鼠标右键，打开一个快捷菜单，如图4-12所示。 ?单击菜单中的【插入】命令，打开“插入”对话框，如图4-13所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?选定“常用”选项卡上的“工作表”选项。 ?单击“确定”按钮。 图 4-12 工作表标签快捷菜单 图 4-13 打开“插入”对话框 2. 重命名工作表 为了使工作表看上去一目了然，更加形象，可以让别人一看上去就知道工作表中有什么，用户可以为工作表重新命名。 将系统默认的名称Sheet1名称更名为“我的班级”，其操作步骤如下: ?选定Sheet1工作表标签。 ?单击菜单中的【格式】|【工作表】|【重命名】命令，这时工作表名称高亮度显示，直接输入名称，即可更改工作表名，如图4-14所示。 图 4-14 更改工作表名称 重命名常用的操作方法还有两种: (1)在工作表标签上单击鼠标右键，选择【重命名】命令。 (2)双击工作表标签，直接输入新名称。 4.3.3 移动、复制和删除工作表 移动、复制和删除工作表在Excel中的应用相当广泛，用户可以在同一个工作簿上移动或复制工作表，也可以将工作表移动到另一个工作簿中。在移动或复制工作表时要特别注意，因为工作表移动后与其相关的计算结果或图表可能会受到影响。 将Book1工作簿中的Sheet1移动复制到Book2中的操作步骤如下: ?打开Book1和Book2窗口。 ?切换至Book1，选定Sheet1工作表。 ?单击菜单中的【编辑】|【移动或复制工作表】命令，打开“移动或复制工作表”对话框。 ?单击“工作簿”右端的向下三角按钮，选择Book2，然后再选择指定位置，如果选择Sheet1工作表，那么工和表将移动或复制到Sheet1前面，如图4-15所示。 ?如果要复制工作表，而不移动，则选定“建立副本”单选框。 ?单击“确定”按钮，Sheet1被移动到Book2中，被命名为Sheet1(2)，如图4-16所 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 示。 如果用户觉得工作表也没用了，可以随时将它删除，但被删除的工作表不能还原。 删除工作表的具体操作步骤如下: 图 4-15 “移动或复制工作簿”对话框 ?选定一个或多个工作表。 ?单击菜单中的【编辑】|【删除工作表】命令，出现一个如图4-17所示的对话框。 ?单击“确定”按钮。 用户也可以用鼠标右键单击工作表标签，单击快捷菜单上的【删除】命令来删除工作表。 图 4-16 移动并复制的工作表 图 4-17 删除工作表 4.3.4 工作表的拆分与冻结 如果要查看工作表中相隔较远的内容，来回拖动鼠标很是麻烦。可以用多窗口来进行比较，工作表的拆分步骤如下: ?选择要拆分的工作表。 ?单击菜单中的【窗口】|【拆分】命令，Excel便以选定的单元格为中心自动拆分成四个窗口,效果如图4-18所示，该图只进行了垂直拆分，故只有两个子窗口。 如果窗口已冻结，将在冻结处拆分窗口。另外，当窗口未冻结时，还可以用下面的方法将Excel窗口拆分成上下或左右并列的两个窗口。方法是将鼠标指针放到位于水平滚动条右侧或垂直滚动条上方的拆分框上，当指针变成双箭头形状时，按住鼠标左键会有一条灰色的垂直线或水平线出现，将其拖动到表格中即可。 要取消拆分窗口，双击拆分条或者依次单击菜单中的【窗口】|【取消拆分】命令。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-18 工作表拆分 4.3.5 保护工作表 设置对工作表的保护可以防止未授权用户对表内容的访问，避免工作表中数据受到破坏和信息发生泄露。 保护工作表功能可以对工作表上的各元素(例如含有公式的单元格)进行保护，以禁止个别用户对指定的区域进行访问。保护工作表的具体操作步骤如下: 选单击需要实施保护的工作表，如“成绩”工作表。 1. 选定工作表被保护后仍允许用户进行编辑的单元格区域 ?选定单元格区域A3:E5 ?单击菜单中的【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框。选择其中的“保护”选项卡，显示如图4-19所示。 ?单击“锁定”复选框，取消对该复选框的选定。 ?单击“确定”按钮，即可。 2. 设定工作表被保护后需要隐藏公式的单元格区域 ?选定单元格区域L2:L21(L列是由公式计算得来)。 ?单击菜单中的【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框。选择其中的“保护”选项卡，显示如图4-19所示。 ?选定“锁定”和“隐藏”复选框。 ?单击“确定”按钮，即可。 3. 设定工作表保护 ?单击菜单的【工具】|【保护】|【保护工作表】命令，打开如图4-20所示的“保护工作表”对话框。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?选定“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框。 ?在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码“1234”。 ?在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择允许用户进行的操作。如选定“选定锁定单元格”、“选定未锁定的单元格”和“设置单元格格式”3个复选框。 ?单击“确定”按钮，即可设定对“图表”工作表的保护。 图 4-19 “单元格格式”的设置 图 4-20 “保护工作表”对话框 4. 在受保护的“图表”工作表中进行操作 ?单击单元格区域A3:E5以外的任意单元格，并输入“空格”,则弹出一个警告框，提示用户此工作表受到保护，若要编辑该工作表，请先撤销对工作表的保护。 ?单击第1行中的标题，然后为其设置“黑体”字体。 ?单击B3单元格，输入“张三”，并“回车”确认。 ?单击L3单元格，在编辑栏中没有任何显示，表明隐藏了公式。 通过以上验证，工作表已经按要求进行了保护。 5. 撤销对工作表的保护 ?单击菜单中的【工具】|【保护】|【撤销工作表保护】命令，打开“撤销工作表保护”对话框。 ?在对话框中的“密码”文本框中输入“1234”，单击“确定”按钮，即可撤销对工作表的保护。 4.3.6 隐藏/显示工作表 如果用户不想让别人看到自己编辑的内容，可以将工作表隐藏起来。用到的时候可以随时将其显示出来。另外，隐藏工作表，还可以减少屏幕上显示工作表的数量。 隐藏工作表的具体操作步骤如下: ?选择要隐藏的工作表(如成绩表)。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?单击菜单中的【格式】|【工作表】|【隐藏】命令，工作表即从窗口中消失。 显示隐藏的工作表的具体操作步骤如下: ?单击菜单中的【格式】|【工作表】|【取消隐藏】命令，打开“取消隐藏”对话框，如图4-21所示。对话框中显示出了所有被隐藏的工作表。 ?选择要显示的工作表，单击“确定”按钮。 图 4-21 “取消隐藏”对话框 4.4 单元格的基本操作 工作表编辑的主要是针对单元格、行、列以及整个工作表进行的包括撤消、恢复、复制、粘贴、移动、插入、删除、查找和替换等操作。 4.4.1 管理工作表 单元格操作区域选取 对单元格进行操作(如移动、删除、复制单元格)时，首先要选定单元格。用户根据要编辑的内容，可以选定一个单元格、选择多个单元格，也可以一次选定一整行或整列，还可以一次将所有的单元格都选中。熟练地掌握选择不同范围内的单元格，可以加快编辑的速度，从而提高效率。下面介绍选定单元格的方法。 1. 选定一个单元格 选定一个单元格是Excel中常见的操作，选定单元格最简便的方法就是用鼠标单击所需编辑的单元格即可。当选定了某个单元格后，该单元格所对应的行列号或名称将会显示在名称框内。在名称框内的单元格称之为活动单元格，即是当前正在编辑的单元格，一般而言，用鼠标选择单元格是最方便的，但有些时候用键盘选择比用鼠标选择方便，比如，要选择A列的最后一个单元格A65536，用鼠标选择需先拖动垂直滚动条至该单元格可见才能选择，但用键盘在名称框内输入A65536后回车即可。 2. 选定整个工作表 要选定整个工作表，单击行标签及列标签交汇处的“全选”按钮(A列左则的空白框)即可，如图4-22所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-22 选定整个工作表 3. 选定整行 选定整行单元格可以通过拖动鼠标来完成，另外还有一种更简单的方法:单击行首的行标签，如图4-23所示。 4. 选定整列 选定整列单元格可以通过拖动鼠标来完成，另外也可以单击列首的列标签，如图4-24所示。 图 4-23 选定整行 图 4-24 选定整列 5. 选定多个相邻的单元格 如果用户想选定连续的单元格，可通过单击起始单元格，按住鼠标左键不放，然后再将鼠标拖至需连续选定单元格的终点即可，这时所选区域反白显示，如图4-25所示。 在Excel中，也可通过键盘选择一个范围区域，常用的方法有两种: (1)名称框输入法 在名称框中输入要选择范围单元格的左上角与右下角的坐标，比如要实现图4-25中的选择效果，该选择范围左上角的坐标为A1，右下角的坐标为D12，那么在名称框中输入:A1:D12，然后按回车即可。 (2)Shift键帮助法 方法一:定位某行(列)号标号或单元格后，再按住Shift键，然后单击后(下)面的行(列)标号或单元格，即可同时选中二者之间的所有行(列)或单元格区域。 方法二:定位某行(列)号标号或单元格后，再按住Shift键，然后按键盘上的方向键，即可扩展选择连续的多个行(列)或单元格区域。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 6. 选定多个不相邻的单元格 用户不但可以选择连续的单元格，还可选择间断的单元格。方法是:先选定一个单元格，然后按下Ctrl键，再选定其他单元格即可，如图4-26所示。 图 4-25 选定多个相邻的单元格 图 4-26 选定不相邻的单元格 选定多个不相邻的单元格也可通过键盘选择，比如要达到图4-26中的效果，在名称框内输入:A1:B3,C5:D9,A6:A11，然后按回车即可。其中的逗号把几个相邻区域并联起来，而如果在名称框内输入:A1:C8 B4:D11，回车确认后选择区域为“B4至C8”，这里的空格是取相邻区域的交集。 7. 定位对话框选择 通过定位对话框选择，有两种形式: (1)单击菜单中的【编辑】|【定位】命令，或直接按CTRL+G组合键，或按下F5键，打开“定位”对话框(如图4-27所示)，然后在“引用位置”文本框中输入需要选择的单元格名称，再单击“确定”按钮，即可选中相应的单元格(区域)。 (2)打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框(如图4-28所示)，选中相应的项目后，单击“确定”按钮，即可同时选中符合相应项目的单元格(区域)。例如，选中“公式”或“条件格式”单选按钮，单击“确定”按钮后，就可以选中所有包含“公式”或设置了“条件格式”的单元格(区域)。 图 4-27 “定位”对话框 图 4-28 选定间断的单元格 4.4.2 单元格数据输入与编辑 用户输入的内容都出现在单元格内，当用户选定某个单元格后，即可在该单元格内输入 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 内容。在Excel中，用户可以输入文本、数字、日期和时间和逻辑值等。可以通过自己打字输入，也可以根据设置自动输入。 1. 数字 在Excel中，数值型数据使用得最多，它由数字0,9、正号、负号、小数点、顿号、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“,”或“$”、千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。 需要注意的是，如果输入的是分数(如1/5)，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/5”。否则Excel会把该数据当作日期格式处理，存储为“1月5日”;此外负数的输入有两种方式，一是直接输入负号和数，如输入“-5”;二是输入括号和数，如输入“(5)”，最终两者效果相同;输入百分数时，先输入数字，再输入百分号即可。 当用户输入的数值过多而超出单元格宽时，会产生两种结果，当单元格格式为默认的常规格式时会自动采用科学记数法来显示;若列宽已被规定，输入的数据无法完整显示时，则显示为“####”，如图4-29中的A1和A3单元格。用户可以通过调整列宽使之完整显示。 2. 文本 文本型数据是由字母、汉字和其他字符开头的数据，如表格中的标题、名称等。默认情况下，文本型数据沿单元格左边对齐。在Excel中，每个单元格最多可包含32000个字符。 如果数据全部由数字组成，如，电话号码、邮编、学号等，输入时应在数据前输入单引号“‘”(如“’610032”)，Excel就会将其看作文本型数据，并沿单元格左边对齐。若输入由“0”开头的学号，直接输入时Excel会将其视为数值型数据而省略掉“0”并且右对齐，只有加上单引号才能作为文本型数据左对齐并保留下“0”。 当用户输入的文字过多，超过了单元格宽度，会产生两种结果: (1)如果右边相邻的单元格中没有数据，则超出部分会显示在右边相邻单元格中。如图4-30所示的A1格，其超出内容显示在相邻的B1格内。 (2)如果右边相邻的单元格已有数据，则超出部分不显示，如图4-30所示的A2单元格，但超出部分内容依然存在，只要扩大列宽就可以看到全部内容。 图 4-29 输入数值超出单元格时的情况 图 4-30 输入文字超出单元格时的情况 3. 日期时间 在Excel中，日期的形式有多种，例如2009年11月25日的表现形式有: ? 2009年11月26日 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ? 2009/11/26 ? 2009-11-26 ? 26-NOV-09 默认情况下，日期和时间项在单元格中右对齐。如果输入的是Excel不能识别的日期或时间格式，输入的内容将被视为文字，并在单元格中左对齐。 在时间后在Excel中，时间分12和24小时制，如果要基于12小时制输入时间，首先输入一个空格，然后输入AM或PM(也可A或P)，用来表示上午或下午。否则，Excel将以24小时制计算时间。例如，如果输入12:00 而不是12:00 PM，将被视为12:00AM。如果要输入当天的日期，按Ctrl+;(分号)键;如果要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+;或Ctrl+:(冒号)键。时间和日期还可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间，可用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如，=”2009/11/25”-“2009/10/5”的差值为51天。 4. 逻辑 Excel中的逻辑值只有两个:False (逻辑假)和True(逻辑真)，默认情况下，逻辑值在单元格中居中对齐，另外，Excel公式中的关系表达式的值也为逻辑值。 5. 自动填充 Excel为用户提供了强大的自动填充数据功能，通过这一功能，用户可以非常方便地添充数据。自动填充数据是指在一个单元格内输入数据后，与其相邻的单元格可以自动地输入一定规则的数据。它们可以是相同的数据，也可以是一组序列(等差或等比)。自动填充数据的方法有两种:利用菜单命令和利用鼠标拖动。 (1)通过菜单命令填充数据具体操作步骤如下: ?选定含有数值的单元格。 ?指向菜单中的【编辑】|【填充】命令，打开如图4-31所示的级联子菜单。 ?从中选择相应的命令。 (2)通过鼠标拖动填充数据具体操作步骤如下: 用户可以通过拖动的方法来输入相同的数值(在只选定一个单元格的情况下)，如果选定了多个单元格并且各单元格的值存在等差或等比的规则，则可以输入一组等差或等比数据。 ?在单元格中输入数值，如“10”。 ?将鼠标放到单元格右下角的实心方块上，鼠标变成实心十字形状。 ?拖动鼠标，即可在选定范围内的单元格内输入相同的数值，如图4-32所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-31 “填充”级联子菜单 图 4-32 拖动输入相同数值 6. 自定义序列 系统可以根据工作表中已存在的数据，自动建立序列。具体操作步骤如下: 选定工作表中的数据。 ? ?单击菜单中的【工具】|【选项】命令，打开“选项”对话框，选定对话框上的“自定义序列”选项卡，如图4-33所示。 ?单击“导入”按钮，选定的数据即成为自定义的序列。 在单元格数据输入中，如果想重新输入内容，把当前单元格设为活动单元格后，则直接输入新内容;若只是修改部分内容，按F2功能键或用鼠标双击活动单元格，用左、右光标或Del等键对数据进行编辑，按Enter键或Tab键表示编辑结束。 4.4.3 编辑单元格 以单元格为对象常用的操作为插入、删除、移动以及调整单元格大小等操作。下面就具体介绍这几中操作方法。编辑单元格 1. 插入单元格、行或列 插入单元格、行或列的具体操作步骤如下: ?选定单元格，选定的单元格的数量即是插入单元格的数量，例如选择7个，则会插入7个单元格。 ?单击菜单中的【插入】|【单元格】|【行】或【列】命令。 如果选择了【单元格】命令，则打开如图4-34所示的“插入”对话框。选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”复选框。单击“确定”按钮，即可插入单元格。 如果选择了【行】或【列】命令，则会直接插入一行或一列。 另外，还有一种插入行或列的方法: ?选定单元格、整行或整列。 ?单击“插入”菜单中的“行”命令，将插入一整行;单击菜单中的【插入】|【列】命令，将插入一整列。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 2. 删除单元格、行或列 单元格、行或列可以插入，也可以删除，操作步骤方便又简单。具体方法如下: ?选定要删除的单元格、行或列。 单击菜单中的【编辑】|【删除】命令，出现“删除”对话框，如图4-34所示。 ? ?选定相应的复选框。 图 4-33 “自定义序列”选项卡 图 4-34 “插入”、“删除”单元格对话框 ?单击“确定”按钮。 3. 移动单元格 移动单元格就是将一个单元格或若干个单元格中的数据或图表从一个位置移至另一个 位置，移动单元格的操作方法如下: ?选择所要移动的单元格。 ?将鼠标放置到该单元格的边框位置，当鼠标变成箭头形时，按下左键并拖动，即可移 动单元格了，如图4-35所示。 图 4-35 单元格移动 4. 行高和列宽调整 系统默认的行高和列宽有时并不能满足需要，这时用户可以自定义调整行高和列宽。 (1)修改行高 修改行高最方便快捷的方法就是利用鼠标拖动，具体操作步骤如下: ?将鼠标放到两个行标号之间，鼠标变成 形状。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?按下该形状的鼠标并拖动，即可调整行高。如图4-36所示。 图 4-36 调整行高 利用菜单命令用户可以调整行高，通过此方法可以比较精确地设置行高，具体操作步骤 如下: ?选定整行。 ?单击菜单中的【格式】|【行】|【行高】命令，打开“行高”对话框，如图4-37所示。 ?在“行高”框中输入数值。 ?单击“确定”按钮。 (2)修改列宽 利用菜单命令同样可以调整列宽，具体操作步骤如下: ?选定整列。 ?单击菜单中的【格式】|【列】|【列宽】命令，打开“列宽”对话框，如图4-38所示。 ?在“列宽”框中输入数值。 ?单击“确定”按钮。 图 4-37 “行高”对话框 图 4-38 “列宽”对话框 用户也可以通过拖动列标号来调整列的宽度，具体操作步骤如下: ?将鼠标放到两个列标签之间，鼠标变了形状。 ?按下鼠标并拖动，即可调整列宽，如图4-38所示。 图 4-38 调整列宽 4.4.4 单元格的格式设置 在Excel中，对工作表中的不同单元格数据，可以根据需要设置不同的格式，如设置单 元格数据类型、文本的对齐方式、字体以及单元格的边框和底纹等。Excel有一个“单元格 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 格式”对话框，专门用于设置单元格的格式。右键单击要设置格式的单元格(如图4-40所示)，再选择快捷菜单中的【设置单元格格式】命令，即可出现“单元格格式”对话框(如图4-41所示)。另外也可通过菜单中的【格式】|【单元格】命令打开该对话框。单元格格式对话框包含六张选项卡，分别简介于下: 1. “数字”选项卡 Excel提供了多种数字格式，在对数字格式化时，可以设置不同小数位数、百分号、货币符号等来表示同一个数，这时屏幕上的单元格表现的是格式化后的数字，编辑栏中表现的是系统实际存储的数据。如果要取消数字的格式，可以单击菜单中的【编辑】|【清除】|【格式】命令。 图 4-40 单元格格式快捷菜单图 图 4-41 “单元格格式”数字选项卡 在Excel中，可以使用数字格式更改数字(包括日期和时间)的外观，而不更改数字本身。所应用的数字格式并不会影响单元格中的实际数值，而 Excel 是使用该实际值进行计算的。 选定需要格式化数字所在的单元格或单元格区域后，单击右键，然后单击“设置单元格格式”。在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡上，“分类”框中可以看到11种内置格式。其中: “常规”数字格式是默认的数字格式。对于大多数情况，在设置为“常规”格式的单元格中所输入的内容可以正常显示。但是，如果单元格的宽度不足以显示整个数字，则“常规”格式将对该数字进行取整，并对较大数字使用科学记数法。 “会计专用”、“日期”、“时间”、“分数”、“科学记数”和“文本”、“特殊”等格式的选项则显示在“分类”列表框的右边。 如果内置数字格式不能按需要显示数据，则可使用“自定义”创建自定义数字格式。自定义数字格式使用格式代码来描述数字、日期、时间或文本的显示方式。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 2. “对齐”选项卡 系统在默认的情况下，输入单元格的数据是按照文字左对齐、数字右对齐、逻辑值居中对齐的方式来进行的。可以通过有效的设置对齐方法，来使版面更加美观。 在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡上(如图4-42(a)所示)，可设定所需对齐方式。 “水平对齐”的格式有:常规(系统默认的对齐方式)、左(缩进)、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。 “垂直对齐”的格式有:靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。 “方向”列表框中，可以将选定的单元格内容完成从,90?到，90?的旋转，这样就可将表格内容由水平显示转换为各个角度的显示。 “自动换行”复选框，选中，则当单元格中的内容宽度大于列宽时，会自动换行(不是分段)。 提示:若要在单元格内强行分段，可直接按Alt，Enter键。 “合并单元格”复选框，当需要将选中的单元格(一个以上)合并时，选中它;当需要将选中的合并单元格拆分时，取消选中。 3. “字体”选项卡 Excel在默认的情况下，输入的字体为“宋体”，字形为“常规”，字号为“12(磅)”。可以根据需要通过工具栏中的工具按钮很方便地重新设置字体、字形和字号，还可以添加下划线以及改变字的颜色。也可以通过菜单方法进行设置。如果需要取消字体的格式，可单击菜单中的【编辑】|【清除】|【格式】命令。 在“字体”选项卡(如图4-42(b)所示)上，可以更改与字体有关的设置。有关设置方法与Word中的相似，不再赘述。 图 4-42 “单元格格式”对齐与字体选项卡 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 4. “边框”选项卡 工作表中显示的网格线是为输入、编辑方便而预设置的(相当于Word表格中的虚框)，是不打印的。 若需要打印网格线，则可以在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡上设定外，还可以在“边框”选项卡上设置。 此外，若需要为了强调工作表的一部分或某一特殊表格部分，可在“边框”选项卡(如图4-43(a)所示)设置设定特殊的网格线。 该选项卡上设置对象，是被选定单元格的边框。 在该选项卡上，设置单元格边框时，注意: (1)除了边框线外，还可以为单元格添加对角线(用于斜线表头等)。 (2)不一定添加四周边框线，可以仅仅为单元格的某一边添加边框线 5. “图案”选项卡 “图案”选项卡，用于设置单元的背景颜色和底纹，如图4-43(b)所示。 图 4-43 “单元格格式”边框与图案选项卡 6. 格式化的其他方法 (1)用工具栏按钮格式化数字 选中包含数字的单元格，例如12345.67后，单击“格式”工具栏上的“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”等按钮，可设置数字格式。 (2)利用工具栏格式化文字 选定需要进行格式化的单元格后，单击“格式”工具栏上加粗、倾斜、下划线等按钮，或在字体、字号框中选定所需的字体、字号。 (3)用工具栏按钮设置对齐方式 选定需要格式化的单元格后，单击“格式”工具栏上的左对齐、居中对齐、右对齐、合 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 并及居中、减少缩进量、增加缩进量等按钮即可。 (4)用工具栏按钮设置边框与底纹 选择所要添加边框的各个单元格或所有单元格区域，单击“格式”工具栏上的边框或填充颜色按钮左边的下拉钮，然后在下拉菜单上，选定所需的格线或背景填充色。 (5)复制格式 当格式化表格时，往往有些操作是重复的，这时可以使用Excel提供的复制格式的方法来提高格式化的效率。 (6)用工具栏按钮复制格式 选中需要复制的源单元格后，单击工具栏上的“格式刷”按钮(这时所选择单元格出现闪动的虚线框)，然后用带有格式刷的光标，选择目标单元格即可。 (7)用菜单的方法复制格式 选中需要复制格式的源单元格后，单击菜单中的【编辑】|【复制】命令(这时所选单元格出现闪动的虚线框);选中目标单元格后，单击【编辑】|【选择性粘贴】命令，然后在“选择性粘贴”对话框上，设定需复制的项目。 7. 条件格式 条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。如果想为某些符合条件的单元格应用某种特殊格式，使用条件格式功能可以比较容易实现。如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。 如想在一个成绩工作表中突出显示总成绩大于90分或者成绩小于70的学生，实现后的工作表如图4-44所示。 图 4-44 条件格式效果 条件格式功能将学生总成绩根据要求以指定颜色与背景图案显示。这种格式是动态的，如果改变总成绩的分数，格式会自动调整。 下面介绍具体操作步骤。 ?按图要求建好数据后选择A2:L21区域。 ?选择菜单中的 【格式】|【条件格式】命令，默认情况下，条件格式对话框只给了一 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 个条件，可通过对话框底部“添加”按钮把第二个条件添加上去，条件格式最多为三个条件，在“条件格式” 对话框中的最左边选择“公式”，然后在右侧输入框中输入下列公式(如图4-45所示，关于公式在稍后章节详谈)，再通过每个条件后的格式按钮设置好满足条件时单元格的字体与背景颜色，最后单击确定按钮即可实现图效果。完成后可尝试更改总成绩值，查看字体格式是否发生变化,灵活地运用条件格式，可以快速完成一些比较实际的任务，从而提高工作的效率。 图 4-45 “条件格式”设置对话框 8. 为单元格添加批注 为Excel文档添加批注就是指为Excel文档内容添加一些注释，当鼠标指针停留在带批注的Excel单元格上时，可以查看其中的每条批注，也可以同时查看所有的批注，还可以打印批注。 添加和编辑批注具体步骤如下: 单击需要添加批注的单元格，再单击菜单中的【插入】|【批注】命令，在弹出的批注框中键入需要批注的文本(如图4-46所示)。键入文本后，单击批注框外部的工作表区域。 如果需要修改、编辑批注，或移动批注并调整批注的大小，可以单击需要编辑批注的单元格，再单击菜单中的【插入】|【编辑批注】命令。 图 4-46 单元格批注 如果要修改批注的文本字体或颜色，在编辑批注状态下单击菜单中的【格式】|【批注】命令，这时会弹出“设置批注格式”对话框，就可以设置文本字体或颜色。 4.4.5 设置表格的样式 用户建立一张工作表后，需要对工作表进行格式设置，以便形成格式清晰、内容整齐、样式美观的工作表，通过设置工作表格式可以建立不同风格的数据表现形式。工作表格式的设置包括单元格格式的设置和单元格中的数据格式的设置。通过对单元格格式设置达到工作表中数据的格式化、表格边框及底纹的设置等。 对工作表的格式化也可以通过Excel提供的自动套用格式或样式功能，从而快速设置单元格和数据清单的格式，为用户节省大量的时间，制作出优美的报表。自动套用格式是指内置的表格，在方案中已经对表格中的各个组成部分定义了特定的格式。自动套用格式使 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 用方法如下: ?选择要格式化的单元格区域。 ?单击菜单中的【格式】|【自动套用格式】命令，出现如图4-47(a)所示的对话框。 ?单击选择一种所需要的套用格式。如果不需要自动套用格式中的某些格式，单击“选项”按钮打开“自动套用格式”对话框下面会出现选项设置复选框，如图4-47(b)所示，复选框可以清除不需要的格式类型。当改变选项时，上面的样式会自动发生变化。 ?单击“确定”按钮。 图 4-47 “自动套用格式”对话框 样式是保存多种已定义格式的集合，Excel自身带有许多已定义的样式，用户也可以根据需要自定义样式。要一次应用多种格式，而且要保证单元格格式一致，就应该使用样式。应用样式的操作步骤如下: ?选择要格式化的单元格。 ?单击菜单中的【格式】|【样式】命令，出现一个对话框，如图4-48所示。 ?单击“样式名”框中所需的样式。 ?单击“确定”按钮。 图 4-48 “样式”对话框 4.5 数据运算 4.5.1 公式定义及使用 1. 公式输入与编辑 Excel工作表的核心是公式与函数。公式是用户为了减少输入或方便计算而设置的计算式子，它可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算。公式可以由值、单元格引用、 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 名称、函数或运算符组成，它可以引用同一个工作表中的其它单元格，同一个工作簿不同工作表中的单元格，或者其它工作簿的工作表中的单元格。使用公式有助于分析工作表中的数据。当改变了工作表内与公式有关的数据，Excel会自动更新计算结果。输入公式的操作类似于输入文本。不同之处在于，输入公式时要以等号(=)或(+)开头。对公式中包含的单元格或单元格区域的引用，可以直接用鼠标拖动进行选定，或单击要引用的单元格输入引用单 D2，E2)/3”表示将C2、D2、E2 三个单元格中的数值求和元格标志或名称，如“,(C2， 并除以3，把结果放入当前列中。在公式编辑框()中输入和编辑公式十分方便，公式编辑框特别有助于输入工作表函数。 输入公式的步骤如下: 选定要输入公式的单元格。 ? ?在单元格中或公式编辑框中输入“=”或“+”。 ?输入设置的公式，按Enter键。 如果公式中含有函数，当输入函数时则可按照以下步骤操作: ?直接输入公式函数名称格式文本，或在“函数”下拉列表框中选中函数名称，即出现公式选项板，选择所用到的函数名，如“SUM()”。 ?输入要引用的单元格或单元格区域，当添加好函数的各个参数后，再输入“)”。 ?单击“确定”按钮。 下面举例来说明公式的使用方法:有如图4-3所示的学生成绩，包括操作填空、单选、判断、单选、多选与填空五门成绩，现在要求计算每个学生的总成绩，最简便的方法就是设置一个公式，即L列=G列，H列，I列，JI列，K列。设置公式的步骤如下: ?单击L2单元格使其成为活动单元格。 ?在“数据编辑区”，输入公式“=G2+H2+I2+J2+K2”后回车，得到L2的值为86。 ?再将鼠标箭头放在L2的边框右下角的填充柄上，等其显现为“，”时，按住鼠标左键向下拖动扫过有学生成绩的区域，就可得到所有学生的平均成绩，如图4-3所示。 2. 公式中的运算符 运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算。Excel包含4种类型的运算符:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符可以完成基本的数学运算，包括“+”(加号)、“-”(减号)、“*”(乘号)、“/”(除号)、“%”(百分号)和“^”(乘幂)，还可以连接数字并产生数字结果。比较运算符也称关系运算符，可以比较两个数值并产生逻辑值True或False。包括“=”(等号)、“>”(大于号)、“<”(小于号)、“>=”(大于等于号)、“<=”(小于等于号)和“<>”(不等于号)。文本运算符“&”(连字符)将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值，引用运算符有“:”(冒号)、“，”(逗号)和空格。其中冒号为区域运算符，逗号为联合运算符，可以将多个引用合并为一个引用，空格为交叉运算符，产生对同时属于两个引用的单元格区域的引用，如SUM(B5:E10 C2:D8)是对C5:D8区域求和。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 各种运算符应用可参考下表4-1。 表4-1 公式中常用的运算符 运 算 符 说 明 示 例 比较运算符可以比较两个数值，并产生=、<、>、>=、<=、<> A1=B1、A1>=B1、A1<>B1 逻辑真或假 将两个文本串起来产生一个连续的文"Nor"&"th"等于 "North"、12&34&(文本串联符) 本。若数值型数据用于本运算符，将按等于“1234” 文本型数据对待。 区域运算符，对两个引用之间，包括两B5:B15 ，表示B5到B15之间的: (冒号) 个引用在内的所有单元格进行引用 一个矩形单元格区域 联合操作符将多个引用合并为一个引，(逗号) SUM(B5:B15,D5:D15) 用 + (加号)、–(减号) 加、减(负号) 3+3、3–1、–1 * (星号)、/ (斜杠) 乘、除 3*3、3/3 % (百分号) 百分比 20% ^ (脱字符) 乘方 3^2 (与 3*3 相同) 3. 自动求和 自动求和是经常用到的公式，为此Excel提供了一个强有力的工具——自动求和。 具体操作步骤如下: ?选定要自动求和的区域。 ?单击常用工具栏中的“自动求和”按钮 ，则在当前单元格中自动插入求和函数，也可通过下拉列表选择其它求和功能，操作如图4-49所示。 图 4-49 对单元格中的数字求和 如果当前单元格正上方的单元格中没有数字，那么自动求和将用类似的方法在当前单元格所在行的左侧搜索并进行求和。 4.5.2 单元格引用 每个单元格在工作表中都有一个固定的地址，这个地址一般通过指定其坐标来实现。如在一个工作表中，C5指定的单元格就是第“5”行与第“C”列交叉位置上的那个单元格，这是相对地址。指定一个单元格的绝对位置只需在行、列号前加上符号“$”，例如:“$C$5”。由于一个工作簿文件可以有多个工作表，为了区分不同的工作表中的单元格，要在地址前面增加工作表的名称，有时不同工作簿文件中的单元格之间要建立连接公式，前面还需要加上 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 工作簿的名称，例如:[Book1]Sheet1!C5指定的就是“Book1”工作簿文件中的“Sheet1”工作表中的“C5”单元格。 单元格引用是对工作表的一个或一组单元格进行标识，它告诉Excel公式使用哪些单元格的值。通过引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据，或者在几个公式中使用同一单元格中的数值。同样，可以对工作簿的其它工作表中的单元格进行引用，甚至对其它工作簿或其它应用程序中的数据进行引用。单元格的引用可分为相对地址引用、绝对地址引用和混和引用，如C5是相位引用;$C$5是绝对引用;$C5是相应引用，$C5中的C列是绝对引用，5行是相对引用，相对引用的值在公式复制过程中的坐标值会根据目标位置自动 -50所示，区域A1:J10为1至100的常量，G12为引用其它单元格的值，发生变化。如图4 图4-50(a)是引用C5单元格，图4-50(b)是引用C$5单元格，然后复制该单元格到I14，可以看出不同的引用方式在目标位置产生的值不一样。对其它工作簿中的单元格的引用称为外部引用，对其它应用程序中的数据的引用称为远程引用。 图 4-50 公式的复制 可以给工作表中单元格、单元格区域定义一个描述性的、便于记忆的名称，使其更直观地反映单元格或单元格区域中的数据所代表的含义，图4-3中，可将A列中有学号的区域A2:A21选定并定义一个“学号”名称，以后要引用该区域单元格时就可以用“学号”代替A2:A21，使其更易懂。 为单元格或单元格区域命名的步骤如下: ?选定需要命名的单元格或单元格区域。 ?单击编辑栏左端的“名称框”。 ?为所选定的单元格或单元格区域键入名称。 ?按回车键确认。 以后只需要在名称框中输入“学号”即可选定A2:A21。在Excel中，还可以修改或删除已有的名称，检查名称所引用的对象等。可以通过菜单中的【插入】|【名称】|【定义】命令，会弹出图4-51所示“定义名称”对话框。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-51 “定义名称”对话框 4.5.3 函数及应用 1. 函数的分类与常用函数 函数是预定义的内置公式。它有其特定的格式与用法，通常每个函数由一个函数名和相应的参数组成。参数位于函数名的右侧并用括号括起来，它是一个函数用以生成新值或进行运算的信息，大多数参数的数据类型都是确定的，而其具体值由用户提供。 在Excel中，函数按其功能可分为财务函数、日期时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数以及信息函数，这里主要介绍常用函数SUM、AVERAGE、COUNT、MAX和MIN的功能和用法，如表4-2所示。 表4-2 常用函数表 函 数 格 式 功 能 求出并显示括号或括号所示区域中所SUM =SUM(number1，number2，„„) 有数值或参数的和 求出并显示括号或括号所示区域中所AVERAGE =AVERAGE(number1，number2，„„) 有数值或参数的算术平均值 计算参数表中的数字参数和包含数字COUNT =COUNT(value1，value2，„„) 的单元格的个数 求出并显示一组参数的最大值，忽略逻MAX =MAX(number1，number2，„„) 辑值及文本字符 求出并显示一组参数的最小值，忽略逻MIN =MIN(number1，number2，„„) 辑值及文本字符 2. 输入函数 在Excel中，函数可以直接输入，也可以使用命令输入。 当用户对函数非常熟悉时，可采用直接输入法，首先单击要输入的单元格，再依次输入等号、函数名、具体参数(要带左右括号)，并回车或单击按钮以确认即可。 但在多数情况下，用户对函数不太熟悉，因此要利用“粘贴函数”命令，并按照提示一一按需选择，其具体步骤如下: ?选定要输入的单元格。 ?单击菜单中的【插入】|【函数】命令，或单击“常用”工具栏中的“自动求和”按 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 钮 下的“其它函数”后，弹出用以选择函数的对话框，如图4-52所示。 ?选定所需函数后按“确定”，会出现选择区域的对话框，如图4-53所示。 图 4-52 “粘贴函数”对话框 图 4-53 选择函数参数的区域范围 图4-53中的函数是平均值函数AVERAGE，用户可直接在参数框Number1中输入数值、单元格或单元格区域，如图4-53中的L2:L21。当区域范围较大或有多个区域范围时，用户可利用参数框Number右侧的一个带红色箭头的按钮选择区域范围，办法是先单击这个红色箭头按钮，图4-53所示对话框会自动缩小，此时用鼠标左键在表格工作区拖动出范围，松开鼠标后该范围在表格中会由动态虚线框(称为点线框)表示出来，再次单击缩小后的对话框中的红色箭头按钮，图4-53所示对话框会再次出现，并且刚才所选择的区域会由Excel自动用单元格区域引用的形式表示出来。用户在参数框Number1中选择了单元格或区域，可再在Number2中选择另一个单元格或区域，继续在Number3，Number4„„中选择，Excel共提供了30个用于选择范围的参数框。所需的多个范围选择完毕后，单击确定，即可在所需单元格中得到函数运算结果。 在Excel中共有几百个函数，这里不再依次介绍，用户可利用Office助手获得帮助以学习这些函数的用法。 3. 几个常用函数的功能示例 例:“= SUM(4,5)”等于9，所求为数值的和。 “=SUM(“4”,5,TRUE)”等于10，数字字符组成的文本值“4”转换成数字4，逻辑值“TRUE”转换成数字1，若为“FALSE”则转换成数字0。 例:如果B3:F3单元格分别为17，10，13，30和20，则: “=SUM(B3:F3)”等于90，所求参数为单元格引用的区域之和。 “=MAX(B3:F3)”等于30，所求为该区域的最大值。 “=MIN(B3:F3)”等于10，所求为该区域的最小值。 “=AVERAGE(B3:F3)等于18，所求为该区域的平均值。 “=AVERAGE(B3:F3，30)等于20，所求的平均值比原区域多一个参数值30。 “=COUNT(B3:F3,4)等于6。区域个数为5个，多统计一个数字参数4，共6个参数。 COUNT函数的参数是单元格引用时，空单元格、逻辑值、文本或错误值均不计算在内， , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 若需将除空单元外的其它几项统计在内，则是另一个函数COUNTA才能完成的了。 4.6 数据管理 在实际工作中常常面临着大量的数据且需要及时、准确地进行处理，这时可借助于数据清单技术、数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视表来处理。 4.6.1 数据清单 在Excel中，数据清单是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行，可以将“数据清单”看成是“数据库”，其中行作为数据库中的记录，列对应数据库中的字段，列标题作为数据库中的字段名称。数据清单是一种特殊的表格，必须包含表结构和纯数据。表中的数据是按某种关系组织起来的，所以数据清单也称为关系表。 表结构为数据清单中的第一行列标题，Excel利用这些标题名对数据进行查找、排序以及筛选等。要正确建立数据清单应遵守以下规则: 1)避免在一张工作表中建立多个数据清单，如果在工作表中还有其他数据，要与数( 据清单之间留出空行和空列。 (2)列标题名惟一且同列数据的数据类型和格式应完全相同。 (3)在数据清单的第一行里创建列标题，列标题使用的各种格式应与清单中其他数据有所区别。 (4)单元格中数据的对齐方式可用格式工具栏上的对齐方式按钮来设置，不要用输入空格的方法来调整。 数据清单的具体创建操作同普通表格的创建完全相同，但比较好的办法是采用菜单中的【数据】|【记录单】命令来进行，如图4-54所示。通过记录单可实现对表记录的添加、修改、删除以及查找等操作。例如要查找记录，可在图4-54所示的对话框中单击“条件”按钮，随即会出现类似的空白记录单，通过在该记录单中输入相应的检索条件就可以查找记录。 图 4-54 数据记录单 4.6.2 数据排序 用户可以根据数据清单中的数值对数据清单的行列数据进行排序。排序时，Excel 将利用指定的排序顺序重新排列行、列或各单元格。可以根据一列或多列的内容按升序(1 到 9， , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 A 到 Z)或降序(9 到 1，Z 到 A)对数据清单排序。 Excel 默认状态是按字母顺序对数据清单排序。如果需要按时间顺序对月份和星期数据排序，而不是按字母顺序排序，请使用自定义排序顺序。也可以通过生成自定义排序顺序使数据清单按指定的顺序排序。 1. 按升序排序 如果以前在同一工作表上对数据清单进行过排序，那么除非修改排序选项，否则Excel 将按同样的排序选项进行排序。操作如下: ?在要排序数据列中单击任一单元格。 ?单击“升序”按钮 。 2. 按降序排序 要按相反次序对清单进行排序，使用递减的排序次序(Z 到 A、标点符号、空格、9 到 0 的次序)。例如，要按从大到小的顺序排列考试成绩清单，用户可以按递减次序对“总成绩”列进行排序。如果以前在同一工作表上对数据清单进行过排序，那么除非修改排序选项，否则Excel 将按同样的排序选项进行排序。 ?在要排序的数据列中单击任一单元格。 ?单击“降序”按钮 。 3. 自定义排序 Excel中对数据排序不但可对列排序，也可对行排序，当进行列排序时可改变行的顺序，列的顺序不变;当进行行排序时可改变列的顺序，行的顺序不变。在自定义排序下，用户可指定排序的关键字，最多可指定三个，同时也可指定各关键字按升序或降序排列。下面的示例根据指定列对清单进行排序，为获得最佳效果，为待排序数据清单加上列标志(即标题行)。 ?在需要排序的数据清单中，单击任一单元格。 ?单击菜单中的【数据】|【排序】命令，打开“排序”对话框，如图4-55所示。 ?在“主要关键字”和“次要关键字”下拉列表框中，单击需要排序的列。 如果要根据多于三列的内容排序，请首先按照最次要的数据列排序。 ?选定所需的其他排序选项，然后单击“确定”按钮。 如果需要按行排序的话，点击“选项”按钮，出现“排序选项”对话框(如图4-56所示)，选定“按行排序”，再按步骤?,?操作即可。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-55 “排序”对话框 图 4-56 “排序选项”对话框 4.6.3 数据筛选 用户在对数据进行分析时，常会从全部数据中按需选出部分数据，如从成绩表中选出成绩优秀(总成绩>=90)的学生，或选出某院系的学生等等。这就要用到Excel提供的“自动筛选”和“高级筛选”对数据进行操作。 1. 自动筛选 自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可通过它快速的选出数据。其具体操作方法如下: 单击数据清单中任一单元格或选中整张数据清单。 ? ?单击菜单栏中的【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令。 这时可以看到，在数据清单的每个字段名右侧都会出现一个向下的箭头，如图4-57所示。 单击要筛选的那一项的下拉箭头，如“出生日期”，则出现如图4-57所示的下拉列表框。 在下拉列表框中有一些条件选项:全部、前10个、自定义„等。“全部”表示显示数据清单中所有数据，单击“前10个”则出现图4-58所示对话框，此框第一栏用于设置筛选该列中的最大或最小，第二栏设置筛选后所显示的数量，第三栏指定第二栏中数字的单位，如项或百分比。 图 4-57 数据筛选 图 4-58 “自动筛选”条件对话框 单击“自定义”，出现“自定义自动筛选方式”对话框，用户可在此为一个字段设置两个筛选条件，然后按照两个条件的组合进行筛选。两个条件的组合有“与”或“或”两种，前者表示筛选出同时满足两个条件的数据，后者表示筛选出满足任意一个及以上条件的数据。 下拉列表中有该字段中出现过的所有记录，如选择某值，则显示等于该值的所有记录。例如性别的下拉菜单中选择“男”，则筛选出男性的所有记录。 如果要退出自动筛选状态，选择菜单中的【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令，则取消自动筛选且字段名侧的向下箭头也消失。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 2. 高级筛选 实际应用中往往遇到更复杂的筛选条件，就需要使用高级筛选，这里仍以图4-3所示的数据清单进行举例说明。 ?在数据清单的工作表中选择某空白区域作为设置条件的区域，并输入筛选条件。例如图4-59所示，要将筛选条件设置为体育学院的女生，则在空白处C23内写“系别”，在C24内写“体育学院”，D23内写“性别”，D24内写“女”。 ?单击数据区域中任一单元格，选择菜单中的【数据】|【筛选】|【高级筛选】命令，会弹出如图4-60所示对话框。此框中，“方式”选区中有“在原有区域显示筛选结果”和“将筛选结果复制到其他位置”，选前者则筛选结果显示在原数据清单位置，选后者则筛选结果被“复制到”指定区域，而原数据仍然在原处。例如选择“将筛选结果复制到其他位置”，然后在“复制到”框中输入$A$25:$M$39。注意在复制前需在$25行建立表标题。 ?在“数据区域”中指定要筛选的数据区域，如$A$1:$M$21，再在“条件区域”中指定已输入条件的区域，如$C$23:$D$24。高级筛选对话框中还有一复选框为“选择不重复的记录”，选中它，则筛选时去掉重复的记录。 ?单击“确定”，高级筛选结果如图4-59所示。 图 4-59 高级筛选的结果图 图 4-60 “高级筛选”对话框 4.6.4 分类汇总 分类汇总就是把数据分类别进行统计，便于对数据的分析管理。以下是具体的操作方法。 1. 为数据清单插入汇总 具体操作步骤如下: ?先选定汇总列，对数据清单按汇总列字段进行排序。 ?在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 ?单击菜单中的【数据】|【分类汇总】命令，打开“分类汇总”对话框，如图4-61所示。 ?在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤?中进行排序的列相同。 ?在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 ?在“选定汇总项(可多个)”列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 选框。 ?单击“确定”按钮，即可生成分类汇总，如图4-62所示。 图 4-61 “分类汇总”对话框图 图 4-62 分类汇总 2. 删除插入的分类汇总 当在数据清单中清除分类汇总时，Excel 同时也将清除分级显示和插入分类汇总时产生的所有自动分页符。具体操作步骤如下: ?在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 ?单击菜单中的【数据】|【分类汇总】命令，打开“分类汇总”对话框。 ?单击“全部删除”按扭。 4.6.5 数据合并计算 所谓合并计算是指，可以通过合并计算的方法来汇总一个或多个源区中的数据。Excel 提供了两种合并计算数据的方法。一是通过位置，即当源区域有相同位置的数据汇总。二是通过分类，当源区域没有相同的布局时，则采用分类方式进行汇总。 要想合并计算数据，首先必须为汇总信息定义一个目的区，用来显示摘录的信息。此目标区域可位于与源数据相同的工作表上，或在另一个工作表上或工作簿内。其次，需要选择要合并计算的数据源。此数据源可以来自单个工作表、多个工作表或多重工作簿中。 在Excel中，可以指定多个源区域来进行合并计算。在合并计算时，不需要打开包含源区域的工作簿。 1. 通过位置来合并计算数据 通过位置来合并计算数据是指:在所有源区域中的数据被相同地排列，也就是说想从每一个源区域中合并计算的数值必须在被选定源区域的相同的相对位置上。这种方式非常适用于处理日常相同表格的合并工作，例如，总公司将各分公司的合并形成一个整个公司的报表。再如，税务部门可以将不同地区的税务报表合并形成一个市的总税务报表等等。 下面以一个实例来说明这一操作过程，建立如图4-63所示的工作簿文件。 在本例中将对工作表四川、上海公司进行合并操作，其结果保存在工作表总公司中，执行步骤如下: ?为合并计算的数据选定目的区，如图4-64所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-63 合并源工作表 图 4-64 合并目的表 ?执行菜单中的【数据】|【合并计算】命令，出现一个如图4-65所示的对话框。 ?在“函数”框中，选定希望Excel 用来合并计算数据的汇总函数，求和(SUM)函数是默认的函数。 ?在“引用位置”框中，输入希望进行合并计算的源区的定义，或单击“引用位置”框中红色箭头按钮，然后在工作表选项卡上单击“四川公司”，在工作表中选定源区域(如图4-66所示)。该区域的单元格引用将出现在“引用位置”框中，如图4-67所示。 图 4-65 “合并计算”对话框 图 4-66 合并数据源选择 ?按下“添加”按钮。对要进行合并计算的所有源区域重复上述步骤。可以看到合并计算对话框如图4-67所示。 最后按下“确定”按钮。就可以看到合并计算的结果，如图 4-68所示。 图 4-67 合并源引用 图 4-68 合并计算结果 2. 通过分类来合并计算数据 通过分类来合并计算数据是指:当多重来源区域包含相似的数据却以不同方式排列时，此命令可使用标记，依不同分类进行数据的合并计算，也就是说，当选定的格式的表格具有不同的内容时，可以根据这些表格的分类来分别进行合并工作。举例来说，假设某公司共有两个分公司，它们分别销售不同的产品，总公司要得到完整的销售报表时，就必须使用“分类”来合并计算数据。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 下面就以汇总这两个分公司的销售报表事例来说明这一操作过程。在本例中将对工作表四川公司增加一项图书部收入，如图4-69所示。那么总公司的报表中也需增加一项图书部收入，合并计算的操作步骤如下: ?为合并计算的数据选定目的区。执行菜单中的【数据】|【合并计算】命令，出现一个合并计算对话框。在“函数”框中，选定用来合并计算数据的汇总函数。求和(SUM)函数是默认的函数。 ?在“引用位置”框中，输入希望进行合并计算的源区的定义，或单击“引用位置”框中红色箭头按钮，然后在工作表选项卡上选择该相应工作表及源区域。该区域的单元格引用将出现在“引用位置”框中。 对要进行合并计算的所有源区域重复上述步骤。 如果源区域顶行有分类标记，则选定在“标题位置”下的“首行”复选框。如果源区域左列有分类标记，则选定“标题位置”下的“最左列”复选框。在一次合并计算中，可以选定两个选择框。在本例中选择“最左列”选项，如图4-70所示。 图 4-69 分类合并源工作表 图 4-70 合并计算源引用 按下“确定”按钮，就可以看到合并计算的结果，如图 4-71所示。 图 4-71 分类合并计算结果 3. 合并计算的自动更新 此外，还可以利用链接功能来实现表格的自动更新。也就是说，如果希望当源数据改变时，Excel会自动更新合并计算表。要实现该功能的操作是，在“合并计算”对话框中选定“链接到源”复选框，选定后在其前面的方框中会出现一个“?”符号。这样，当每次更新源数据时，就不必都要再执行一次“合并计算”命令。还应注意的是:当源和目标区域在同一张工作表时，是不能够建立链接的。 4. 6.6 数据透视表 数据透视表是一种可以对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它能够对行 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 和列进行转换以查看源数据的不同汇总结果，并显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。数据透视表是一种动态工作表，它提供了一种以不同角度观看数据清单的简便方法。 1. 数据透视表的组成 数据透视表一般由以下几个部分组成: 页字段:是数据透视表中指定为页方向的源数据清单或表单中的字段。单击页字段的不同项，在数据透视表中会显示与该项相关的汇总数据。源数据清单或表单中的每个字段或列条目或数值都将成为页字段列表中的一项。 数据字段:是指含有数据的源数据清单或表单中的字段，它通常汇总数值型数据，数据透视表中的数据字段值来源于数据清单中同数据透视表行、列、数据字段相关的记录的统计。 数据项:是数据透视表中的分类，它代表源数据中同一字段或列中的单独条目。数据项以行标或列标的形式出现，或出现在页字段的下拉列表框中。 行字段:数据透视表中指定为行方向的源数据清单或表单中的字段。 列字段:数据透视表中指定为列方向的源数据清单或表单中的字段。 数据区域:是数据透视表中含有汇总数据的区域。数据区中的单元格用来显示行和列字 段中数据项的汇总数据，数据区每个单元格中的数值代表源记录或行的一个汇总。现以 -3中建立的学生成绩举例。 前面图4 2. 创建数据透视表 以工作表中成绩表的数据作为源数据，要求计算各院系的各班的平均总成绩。在工作表中单击菜单中的【数据】|【数据透视表】命令，屏幕出现如图4-72所示的“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框。 使用的源数据是工作表中的数据，因此，选择“ Microsoft office Excel数据列表或数据库”选项，按“下一步”按钮后，屏幕就会出现“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框，如图4-73所示。 图 4-72 数据透视表向导-步骤1 图 4-73 选定数据透视表数据源 在“选定区域”中输入源数据所在的位置后，单击“下一步”按钮，屏幕会显示“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框，如图4-74所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 点击“完成”按钮后按照图4-75中指示，分别将“院系”、班、总成绩移动到对应区域，将总成绩移到数据“数据区域”中会自动显示为“求和项”，右键单击后在快捷菜单中选择“设置字段”，再在汇总方式中选择“平均值”，再对数据区域单元格的格式设置两个小数位，最后完成效果如图4-76所示。 图 4-74 确定数据表显示位置 图 4-75 数据透视表版式 3. 在数据透视表中设置格式 用户还可以对数据透视表设置格式来使数据透视表变得更加美观，具体操作如下:单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”菜单，选择“表选项”命令。就可以根据自己的需要对数据透视表的格式及数据进行设置。在完成各项设置后，单击“确定”按钮就可以得到满意的格式了。 图 4-76 数据透视表 4.7 数据图表 图表是Excel比较常用的对象之一。与工作表相比，图表具有十分突出的优势，它具有使用户看起来更清晰、更直观的显著特点:不仅能够直观地表现出数据值，还能更形象地反映出数据的对比关系。图表是以图形的方式来显示工作表中数据。 图表的类型有多种，分别为柱形图、条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图共14种类型。Excel的默认图表类型为柱形图。 4.7.1 图表的组成元素 图表的基本组成如下: 图表区:整个图表及其包含的元素。 绘图区:在二维图表中，以坐标轴为界并包含全部数据系列的区域。在三维图表中，绘 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图区以坐标轴为界并包含数据系列、分类名称、刻度线和坐标轴标题。 图表标题:一般情况下，一个图表应该有一个文本标题，它可以自动与坐标轴对齐或在图表顶端居中。 数据分类:图表上的一组相关数据点，取自工作表的一行或一列。图表中的每个数据系列以不同的颜色和图案加以区别，在同一图表上可以绘制一个以上的数据系列。 数据标记:图表中的条形面积圆点扇形或其它类似符号，来自于工作表单元格的单一数据点或数值。图表中所有相关的数据标记构成了数据系列。 数据标志:根据不同的图表类型，数据标志可以表示数值、数据系列名称、百分比等。 Y轴。 坐标轴:为图表提供计量和比较的参考线，一般包括X轴、 刻度线:坐标轴上的短度量线，用于区分图表上的数据分类数值或数据系列。 网格线:图表中从坐标轴刻度线延伸开来并贯穿整个绘图区的可选线条系列。 图例:是图例项和图例项标示的方框，用于标示图表中的数据系列。 图例项标示:图例中用于标示图表上相应数据系列的图案和颜色的方框。 背景墙及基底:三维图表中包含在三维图形周围的区域。用于显示维度和边角尺寸。 数据表:在图表下面的网格中显示每个数据系列的值。 4.7.2 创建图表 如果用户要创建一个图表，可以使用图表向导，现根据图4-77创建该公司各部门的年收入，具体操作步骤如下: ?选定要创建图表的数据区域，如图4-77所示。 ?单击常用工具栏中的“图表向导”按钮或单击菜单中的【插入】|【图表】命令，出现如图4-78所示的“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，在此对话框中选择图表类型。 图 4-77 公司年度收入表 图 4-78 选择图表类型 ?单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框，如图4-79所示。 该对话框中包含两个标签:“数据区域”和“系列”。“数据区域”标签用于修改创建图表的数据区域，如果区域不对，则在“数据区域”框中输入正确的单元格区域;如果要指定数据系列所在行，选定“系列产生在”框下的“行”复选框。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-79 设置数据区域及系列名称 对话框上的“系列”标签用于修改数据系列名称和数值及分类轴标志。 ?单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，如图4-80所示。 图 4-80 设置图表标题及位置属性图 在此对话框中有6个标签项: ? “标题”标签:用于确定是否在图表中添加图表标题、分类(X)轴标题和数值(Y)轴标题。 ? “坐标轴”标签:用于确定是否在图表中显示分类(X)轴和数值(Y)轴。 ? “网格线”标签:用于确定是否在图表中显示网格线。 ? “图例”标签:用于确定是否在图表中显示图例及图例所在的位置。 ? “数据标志”标签:用于确定是否在图表中显示数据标志及显示数据标志的方式。 ? “数据表”标签:用于确定是否在图表下面的网格中显示每个数据系列的值。 ?单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，如图4-81所示。 在此对话框中确定图表的位置:作为新图表工作表插入、作为其中的对象插入。 ?单击“完成”按钮，结果如图4-82所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-81 确定图表位置 图 4-82 最终生成的图表 4.7.3 编辑图表 图表生成后，可以对其进行编辑，例如制作图表标题、向图表中添加文本、设置图表选项、删除数据系列、移动和复制图表等。 1. 选中图表的不同部分 在介绍编辑图表的组成部分之前，先介绍如何正确地选中要修改的部分。前面已经介绍过，只要单击就可以选中图表中的各部分，但是有些部分很难准确地选中。下面介绍一种准确选中图表各部分的方法:激活图表后，从“图表”工具栏的“图表对象”下拉列表框中，可以看到该图表的各个组成部分，从这里可以选择图表的各个组成部分，如图4-83所示。 图 4-83 选中图表的不同部分 2. 设置图表选项 制作好一个圆柱形图表后，可以更改图表标题。操作步骤如下: ?选中该图表，单击菜单中的【图表】|【图表选项】命令，打开“图表选项”对话框。 ?切换到“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中，输入该图表的标题，例如输入“公司年度总收入”，“在分类(X)轴”文本框中输入X轴的名称，同样在“数值(Y)轴”文本框中输入一个名称或者不输入，如图4-84所示。 ?单击“确定”按钮，就可以看到图表中标题已发生更改，如图4-85所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-84 “图表选项”对话框 图 4-85 添加了轴向名称的图表 ?切换到“坐标轴”选项卡，如图4-86所示，在这里设置图表中如何显示坐标轴，如果取消选中“分类(X)轴”复选框，分类(X)轴将消失。如果取消选中“数值(Y)轴”复选框，数值(Y)轴将消失，当然也就看不到Y轴上的数值刻度了。如果选中“时间刻度”单选按钮，不管X轴数据的实际意义，一律在X轴标注时间。 另外在“数据标志”选项卡中可以设置数据的标志方式，如图4-87所示。数据标志显示在数据系列的上方。在该选项卡中设置要显示哪些数据标签，如表中显示“值”标志。 图 4-86 设置图表坐标轴的显示方式 图 4-87 设置数据的标志方式 3. 改变图表大小 在图表上的任意位置单击，都可以激活图表。要想改变图表大小，在图表绘图区的边框上单击，就会显示出控制点，将鼠标指针移到控制点附近，鼠标指针变成双箭头形状，这时按下鼠标左键并拖动就可以改变图表的大小。在拖动过程中，有虚线指示如此时释放鼠标左键所显示的图表轮廓，如图4-88所示。 4. 移动和复制图表 要移动图表的位置，只需在图表范围内，在任意空白位置按下鼠标左键并拖动，就可以移动图表，在鼠标拖动过程中，有虚线指示如此时释放鼠标左键所显示的图表轮廓，如图4-89所示。如果按住Ctrl键拖动图表时，可以将图表复制到新位置。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-88 改变图表大小 图 4-89 移动图表 5. 设置图表区域 图表区是包含图表所有其他部分的一个对象，可以把它理解为图表的背景。图表区的大小是不能改变的，对嵌入式图表来说，它通常与嵌入式图表的大小一致;对于图表来说，图表区通常就是指整个图表。 在图表的空白处双击就会打开“图表区格式”对话框，该对话框有三个选项卡，分别是“图案”、“字体”和“属性”。 在“图案”选项卡中，可以设置图表区的边框与区域颜色。在设置边框时，可以设置框线的“样式”、“颜色”和“粗细”等。设置区域的颜色可以是“自动”(白色)、“无”(颜色)，如图4-90所示，也可以在颜色列表中选择任意一种颜色。切换到“字体”选项卡，可以设置图表区中的字体，如图4-91所示。 图 4-90 设置图表的颜色 图 4-91 设置图表的字体 6. 编辑图表中的元素 要想移动或者删除图表中的元素，与移动或改变图表大小的方法相似，单击要移动的元素，该元素就会出现控制点，拖动控制点就可以改变大小或者移动。 按下键盘上的Delete键就可以删除选中的元素，删除其中一组元素后，图表将显示余下的元素，如图4-92所示删除了标题的图表。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-92 编辑图表中元素 7. 使用趋势线 有时需要分析一串数据的发展趋势，可以用趋势线进行预测分析。在Excel中，可以用图表生成趋势线，并根据实际数据对数据的发展趋势进行模拟。趋势线对于科学分析非常重要，通过它能够非常直观地看出一系列数据的发展方向。 生成趋势线的具体操作步骤如下: ?选中要添加趋势线的数据系列。 ?单击菜单中的【图表】|【添加趋势线】命令，打开“添加趋势线”的对话框，如图4-93所示，在“类型”选项卡中选择一种趋势预测/回归分析类型。 ?单击“选项”标签，切换到“选项”选项卡，从中设置趋势线名称和预测周期，如图4-94所示。 ?单击“确定”按钮，即可生成趋势线。 如果要删除图表中的趋势线，可在选中要删除的趋势线后，按Delete键。一般只能在二维面积图、条形图、折线图和气泡图等平面图形中为数据系列添加趋势线，而不能在三维立体图、雷达图、饼图和圆环图中添加趋势线。 图 4-93 “添加趋势线”对话框 图 4-94 “添加趋势线”选项卡 8. 更改图表中的数据 如果要更改中做表中的部分数据，并且希望在已制作好的图表中描绘出来增加或删除部分数据，具体操作步骤如下: , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?单击工作表中要更改的数据，即增加或删除部分数据，如图4-95所示。 ?单击菜单中的【图表】|【源数据】命令。 ?切换到“数据区域”选项卡，如图4-96所示。 ?按下Ctrl(或Shift)键，在工作表中重新选择需要的数据源。 ?选择好后，单击“确定”按钮即可重新生成图表。 如果要增加数据，可以先在工作表中输入需要的数据，然后使用上述的方法重新选择数据源;要删除数据，可以在重新选择不需要的单元格后，再在工作表中删除即可。 图 4-95 添加一行数据 图 4-96 数据区域指定选项卡 4.7.4 转换图表类型 要改变图表的类型，具体操作步骤如下: ?在图表的任意位置单击，激活图表。 ?单击菜单中的【图表】|【图表类型】命令，打开“图表”对话框。 ?选择其他合适的图表类型后，单击“确定”按钮。 改变图表类型的另一种方法是，选择要更改的图表，然后在“图表”工具栏中，单击“图表类型”按钮，再在弹出的菜单中，选择所需要图表类型即可。由于图表类型不同，坐标轴、网络线等设置不尽相同，所以在转换图表类型时，有些设置会丢失。图4-97为转化后的饼图类型。 图 4-97 转化的饼图 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 4.8 页面设置与打印 在制作完一张工作表后，根据需要可将它打印出来。在打印之前，首先要设置页面区域和做好分页的工作。 4.8.1 打印区域页面设置 1. 设置页面区域 用户在打印前，首先要对打印的区域进行设置，否则，系统会把整个工作表作为打印区域。设置页面区域，可以使用户控制只将工作表的某一部分打印出来，设置页面区域的常用方法一般有以下三种。 方法1:先选定打印区域所在的工作表，选定需要打印的区域，然后单击菜单中的【文件】|【打印区域】命令，在弹出菜单中选取“设置打印区域”项，Excel就会把选定的区域作为打印的区域。 方法2:首先选定工作表，选择需要打印的区域，单击菜单中的【文件】|【打印】命令，就会弹出一个如图4-98所示的打印设置对话框。在“打印”对话框中的“打印”框内，选择“选定区域”，就可控制在打印时，只打印指定的区域。 方法3:单击菜单中的【文件】|【页面设置】命令，就可激活“页面设置”对话框，选中“工作表”选项卡，在打印区域中选择需要打印的区域，这样也可以控制打印指定的区域 ，如图4-99所示。 图 4-98 “打印内容”对话框 图 4-99 “页面设置”工作表选项卡 2. 分页 一个Excel工作表可能有很大，而能够用来打印的纸张面积都是有限的，对于超过一页信息的工作表，系统能够自动设置分页符，在分页符处将文件分页。而用户有时需要对工作表中的某些内容进行强制分页，因此，用户需要在打印工作表之前，先对工作表进行分页。对工作表进行人工分页，一般就是在工作表中插入分页符，插入的分页符包括垂直的人工分页符和水平的人工分页符。插入分页符的方法是先选定要开始新页的单元格，然后选择“插 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 入”菜单的“分页符”命令，以进行人工分页。 在插入分页符时，应注意开始新页的那个单元格的选定。如果是进行垂直分页，选定的单元格应属于列;如果是进行水平分页，选定的单元格应属于一行。当要删除一个人工分页符时，应选定人工分页符下面的第一行单元格(垂直分页符)或右边的第一列单元格(水平分页符)，然后单击【插入】菜单，此时弹出的下拉菜单中的【分页符】命令将变为【删除分页符】命令，单击此命令就可删除这个人工分页符。如果要删除全部人工分页符，则应选中整个工作表，然后单击菜单中的【插入】|【重设所有分页符】命令。 4.8.2 页面设置 工作表在打印之前，要进行页面的设置。单击菜单中的【文件】|【页面设置】命令，就可激活“页面设置”对话框，在该对话框中可以对页面、页边距、页眉/页脚、和工作表进行设置。 1. “页面设置”对话框中的选项 选择“页面设置”对话框中的“页面”选项卡,如图4-100所示，屏幕出现的对话框。在这个对话框中，用户可以将“方向”调整为纵向或横向;调整打印的“缩放比例”，可选择10%至400%尺寸的效果打印，100%为正常尺寸;设置“纸张大小”，从下拉列表中可以选择用户需要的打印纸的类型;“打印质量”列表中有高、中、低和草稿四个选项供选择。如果用户只打印某一页码之后的部分，可以在“起始页码”中设定。 2. 页边距的设置 打开“页边距”选项卡，可得到如图4-101所示的对话框。分别在“上”、“下”、“左”、“右”编辑框中设置页边距。在“页眉”、“页脚”编辑框中设置页眉、页脚的位置;在“居中方式”中，可选“水平居中”和“垂直居中”两种方式。 图 4-100 “页面设置”页面选项卡 图 4-101 “页面设置”页边距选项卡 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 3. 页眉/页脚的设置 图 4-102 页眉页脚设置对话框 图 4-103 自定义页脚设置对话 打开“页眉/页脚”选项卡，如图4-102所示。在“页眉/页脚”选项卡中单击“页眉”下拉列表可选定一些系统定义的页眉，同样，在“页脚”下拉列表中可以选定一些系统定义的页脚。单击“自定义页眉”或“自定义页脚”就可以进入下一个对话框，进行用户自己定义的页眉、页脚的编辑。 单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮后，系统会弹出一个如图4-103所示的对话框。在这个对话框中，用户可以在“左”、“中”、“右”框中输入自己期望的页眉、页脚。另外，在上方还有七个不同的按钮，可以对页眉、页脚进行字体的编辑。按钮表示在光标所在位置插入页码;按钮表示在光标处插入总页码;按钮在光标所在位置插入日期;按钮在光标所在位置插入时间;按钮表示在光标所在位置插入Excel工作簿的名称 4. 工作表的设置 选择“工作表”选项卡。如果要打印某个区域，则可在“打印区域”文本框中输入要打印的区域。如果打印的内容较长，要打印在两张纸上，而又要求在第二页上具有与第一页相同的行标题和列标题，则在“打印标题”框中的“顶端标题行”、“左端标题列”指定标题行和标题列的行与列，还可以指定打印顺序等。 4.8.3 打印预览与输出 1. 打印预览 在打印前，一般都会先进行预览，因为打印预览看到的内容和打印到纸张上的结果是一模一样的，这样就可以防止由于没有设置好报表的外观使打印的报表不合要求而造成浪费。单击“文件”菜单，选择“打印预览”命令，或直接单击工具栏中的“打印预览”按钮，屏幕就会显示如图4-104所示的打印预览状态。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-104 打印预览 2. 打印 预览完后，当设置符合用户要求时，可以单击“打印”按钮，屏幕会显示打印对话框，如图4-98所示。 用户可以在“打印机”栏的“名称”框中选择打印机类型。在“范围”栏中选择“全部”，打印整张工作表，在“页”中设定需要打印的页的页码。在“份数”栏中选择打印的份数。在“打印”栏中选择“选定区域”、“选定工作表”或“整个工作簿”。 4.9 教学案例 4.9.1学生成绩分析表的编制 制作一个学生成绩统计分析表。主要任务为通过学生的期末考试成绩计算总成绩、名次和等级等，并对该学期的成绩进行汇总如统计每小题的得分情况、制和统计每分数段的人数与所占百分比、最高分、最低分和平均分等，同时制作图表反应考试情况，并对期末考试成绩不合格及优秀的记录用条件格式把他们区别开来。通过本实例的实践学习，读者可掌握有关Excel的基本操作，如单元格格式设置、自动填充、插入函数、数据管理等知识。 本实例最终效果如图4-105所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-105 学生期末成绩分析表 操作步骤: ?单击桌面开始菜单中的【开始】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 2003】命令，启动Excel，打开一个Excel工作薄。默认情况下一个工作薄打开三个工作表，分别为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”工作表。 ?右击Excel工作薄左下方的Sheet1工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择重命名命令，然后再输入名称 “成绩分析表”，可以将“Sheet1”工作表改名为“成绩分析表”。 ?本例中只需用到一个工作表，因此可以将Sheet2和Sheet3工作表删除，删除的方法是单击Sheet2，按住Ctrl再单击Sheet3，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。 ?在“成绩分析表”中输入如图4-106所示数据。 ?在输入数据时，如A17单元格数据必须设置单元格格式为自动换行，C17、E17等几个单元格在数据输入时必须用ALT+ENTER换行。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-106 成绩分析表中原数据 ?合并相关单元格(可通过格式工具栏中的按钮快速合并选择的单元格)，如合并单元格A1:L1、A13:A14、A17:A20、C17:D17、C18:D18等单元格，具体需合并的单元格如图4-105所示，合并后如图4-107所示。 图 4-107 成绩分析表之单元格合并 ?计算汇总数据，如总成绩、名次、等级、平均分等。总成绩为学生各小题的得分值，可通过自动求和按钮或函数方式实现，具体操作已在前面章节中介绍，因此本处只给出具体公式或函数表达式即可。在H3单元格输入“=SUM(C3:G3)”、I3单元格输入“=RANK(H3,$H$3:$H$12)” 、J3单元格输入“=IF(H3>=90,"优秀",IF(H3>=80,"良好",IF(H3>=70,"中等",IF(H3>=60,"合格","不合格"))))”、C13单元格中输入“=AVERAGE(C3:C12)”。拖动复制各公式至相关其它单元格。在C14:G14输入各小题原小题总分值，分别是16、32、10、27、15值，那么每小题的得分率可为该小题的平均得分/小题总分。也即在C15单元格输入“=C13/C14”，然后拖动复制公式到G14，最后效果如图4-108所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-108 成绩分析表之计算 ?统计学生的考试情况，C18单元格为C18与D18合并，该单元格存放期末考试成绩在90分上的记录，那么在该单元格中输入“=COUNTIF(H3:H12,">=90")”即可，E18为分 -89之间统计值，那么在该单元格中输入数80 “=COUNTIF(H3:H12,">=80")-COUNTIF(H3:H12,">=90")”，对应其它几个单元格G18、I18、K18中的输入分别为“=COUNTIF(H3:H12,">=70")-COUNTIF(H3:H12,">=80")” 、“=COUNTIF(H3:H12,">=60")-COUNTIF(H3:H12,">=70")” 、“=COUNTIF(H3:H12,"<60")”，其它的单元格C20、G20、K20中分别为“=max(H3:G12)”、 “=min(H3:G12)”、 “=average(H3:G12)”。C19及后几个单元格用于存放各分数段所占人数的百分比，C19中的输入为“=C18/SUM($C18:$L18)”，拖动复制该公式至K19，再设置该几个单元格的数字显示格式为百分比方式显示，最后效果如图4-109所示。 图 4-109 成绩分析表之统计 ?为直观的反应各小题的得分率，现创建一个在各小题上得分率的图表。选择图表功能(可通过菜单或常用工具栏上图表按钮)后选择默认图表(柱形图)，在向导提示中按图4-110所示设置参数即可。 图 4-110 成绩分析表之图表选项 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?为了能够非常清晰明了找出成绩中最差最好的那部分学生(即成绩优秀与不合格)，可通过对数据表设置条件格式。首先选择要设置格式的表格区域A3:J12，再单击菜单中的 -111所示设置即可。 【格式】|【条件格式】命令，在条件格式对话框按图4 图 4-110 成绩分析表之条件格式对话框 ?根据需要，对表格及数据显示进行修饰，如调速行列宽，设置字体大小等，使之看起来比较美观，图4-105是最终稍加修饰后的效果图。最后这张分析表中只要调整原始数据，通过计算获得的数据也会自动更新，可以通过此方式建一个成绩分析模板，通过此模板使用者只需填入原始数据即可以了，这大大方便处理数据。 4.9.2商品销售数据的统计与分析 在商业运营中，经常有一些数据需要统计分析处理，在统计分析的时候需要依赖参考其它数据做出分析。如图4-112所示，该数据为一商业销售报表，现在要计算每位销售人员的业绩与业绩奖金，业绩评价根据销售额度分为五类，业绩奖金则也是根据销售额度来定，具体情况如图4-112中所示数据，现在要填入每位销售人员的评价与奖金，具体操作步骤如下: ?按图所示建好相应数据，在F3单元格填入公式 “=INDEX(D$19:D$23,MATCH(1,(E3>=B$19:B$23)*(E3<=C$19:C$23),0))”后按【CTRL+ALT+ENTER】快捷键(【CTRL+ALT+ENTER】的功能是将公式作为数组公式 ;数组公式是对一组或多组值执行多重计算，并返回一个或多个结果。数组公式括于大括号 ({ }) 中)。其中INDEX函数返回表格或区域中的数值或对数值的引用。函数INDEX()有两种形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组;引用形式通常返回引用。例如A1=68、A2=96、A3=90，则公式“=INDEX(A1:A3，1，1)”返回68。MATCH函数返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用MATCH函数。例如A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=MATCH(90，A1:A5，0)”返回3。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-112 商业销售数据表 ?在G3单元格中输入公式 “=INDEX(E$19:E$23,MATCH(1,(E3>=B$19:B$23)*(E3<=C$19:C$23),0))*E3” 后按【CTRL+ALT+ENTER】快捷键确认。 ?拖动复制F3、G3公式至相关其它单元格。最终效果如图4-113所示。 图 4-113 商业销售数据计算 本实例中引入了两个新函数是让大家了解EXCEL的强大数据处理功能。关于本表的其它数据操作如排序、分类汇总、透视表及图表等分析不再次讲解了，读者可根据此表结合前面的教学自行练习。 习题 4 一、选择题 1. 在Excel中，对工作表的数据进行一次排序，排序关键字是( )。 A)只能一列 B)只能两列 C)最多三列 D)任意多列 2. 以下操作中不属于Excel的操作是( )。 A)自动排版 B)自动填充数据 C)自动求和 D)自动筛选 3. 在Excel中，下列叙述中不正确的是( )。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 A)每个工作簿可以由多个工作表组成 B)输入的字符不能超过单元格宽度 C)每个工作表有256列. 65536行 D)单元格中输入的内容可以是文字、数字、公式 4. 复制选定单元格数据时，需要按住( )键，并拖动鼠标器。 A)SHIFT B)CTRL C)ALT D)ESC 5. 公式=SUM(C2:C6)的作用是( )。 A)求C2到C6这五个单元格数据之和 B)求C2和C6这两个单元格数据之和 C)求C2和C6这两个单元格的比值 D)以上说法都不对 6. 在Excel中，字符型数据默认显示方式是( )。 A)中间对齐 B)右对齐 C)左对齐 D)字定义 7. Excel工作簿存盘时默认的文件扩展名为( )。 A).SLX B).XLS C).DOC D).GIB 8. 以下单元格引用中，下列哪一项属于混合应用( )。 A)E3 B)$CE$18 C)C$20 D)$D$13 9. 在Excel公式中用来进行乘的标记为( )。 A)× B)( ) C)? D)* 10. 在Excel中当鼠标键移到自动填充柄上，鼠标指针变为( )。 A)双箭头 B)双十字 C)黑十字 D)黑矩形 11. 当输入数字超过单元格能显示的位数时，则以( )来表示。 A)科学记数法 B)百分比 C)货币 D)自定义 12. Excel的日期第一天是( )。 A)1/1/1901 B)1/1/1900 C)当年的1/1 D)以上都不是 13. &表示( )。 A)算术运算符 B)文字运算符 C)引用运算符 D)比较运算符 14. 默认的图表类型是二维的( )图。 A)饼 B)折线 C)条型 D)柱型 15. 以下图标中，( )是"自动求和"按钮。 A)Σ B)S C)f D)fx 16. 下列( )函数是计算工作表中一串数值的总和。 A)SUM(A1:A10) B)AVG(A1:A10) C)MIN(A1:A10) D)COUNT(A1:A10) 17. 在Excel中，各运算符号的优先级由大到小顺序为( )。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 A)算术运算符. 关系运算符. 逻辑运算符 B)算术运算符. 逻辑运算符. 关系运算符 C)逻辑运算符. 算术运算符. 关系运算符 D)关系运算符. 算术运算符. 逻辑运算符 18. 使用( )键，可以将当前活动单元格设为当前工作表中的第一个单元格。 A)[Ctrl]+[ ] B)[Ctrl]+[* ] C)[Ctrl]+[Home] D)[Home] 19. Excel将下列数据项视作文本的是( )。 A)1834 B)15E587 C)2.00E+02 D)-15783.8 )。 20. 在数据移动过程中，如果目的地已经有数据，则Excel会( A)请示是否将目的地的数据后移 B)请示是否将目的地的数据覆盖 C)直接将目的地的数据后移 D)直接将目的地的数据覆盖 二、填空题 1. 启动Excel以后，Book1默认的工作表数为 。 2. 新建Excel工作簿的快捷键是 键。 3. Excel选定不连续单元格区域的方法是:选定一个单元格区域，按住 键的同 时选其它单元格或单元格区域。 4. 单元格的引用有相对引用、绝对引用、 。 5. 如果A1:A5单元格分别为5、10、11、4、2，则AVERAGE(A1:A5，4)= 。 6. SUM("5"，3，TRUE)= 。 7. 若COUNT(A1:A7)=4，则COUNT(A1:A7,3)= 。 8. EXCEL单元格格中，在默认方式下，数值数据靠( )对齐，日期和时间数据靠 对 齐，文本数据靠 对齐。 9. 若A1单元格为文本数据2，A2单元格为逻辑值TRUE，则SUM(A1:A2,2)= 。 10. 一个工作簿可由多个工作表组成，在缺省状态下，工作簿由 个工作表组成。 11. 12&34的运算结果为 。 12. 向单元格中输入公式时，公式前应冠以=或 。 三、判断题 1. 在一个Excel工作簿中，只有3张工作表。( ) 2. 工作表中可以随意地删除单元格，也不会出错。( ) 3. 在Excel工作表中可以完成超过三个关键字的排序。( ) 4. Excel工作簿只能有1至255个工作表。( ) 5. Excel输入一个公式时，可以以等号开头。( ) 6. 在单元格中只能显示由公式计算的结果，而不能显示输入的公式。( ) 7. Excel的函数中有多个参数，必须以分号隔开。( ) 8. 在Excel中，列宽可以增加，但行距不能改变。( ) 9. 相对地址的地址在公式复制到新的位置时保持不变。( ) , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 10. 单元格的地址由所在的行和列决定，如B5单元格在B行，5列。( ) 11. EXCEL工作表中，日期时间在单元格的默认显示为靠右对齐。( ) 12. 若COUNT(A1:A3)=2，则COUNT(A1:A3，3)=5 。( ) 13. EXCEL工作表中，公式单元格显示的是公式计算的结果。( ) 14. Excel工作薄的表格称为“列表”，“列表”就是一个二维数据表格。( ) 15. 在单元格中输入'9851101和输入9851101是等效的。( ) 四、思考题 1. 如何理解Excel中的工作簿、工作表和单元格之间的关系。 2. 在EXCEL中如何使用鼠标利用默认的工作表SHEET2创建一个名为“学生成绩表”, , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 第4章 电子表格软件Excel 2003 Excel是Microsoft Office中的一员，是一个基于Windows环境下的电子表格处理软件。Excel具有直观的关系(二维)表格计算、丰富的统计图形显示和简捷灵活即时的数据管理功能，并能方便地实现与各种经济管理信息系统软件的数据共享，支持财务信息的处理和决策分析，在财务管理、统计、金融投资、经济分析和规划决策等多方面有着广泛的应用，已被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具。目前在国内的各行各业中对Excel等系列软件的使用已经有了很大的普及。 4.1 Excel 2003基础知识 4.1.1 Excel 2003的功能 1. 工作表管理 Excel 2003具有强大的电子表格操作功能，用户可以在计算机提供的巨大表格上，随意设计、修改自己的报表，并且可以方便地一次打开多个文件和快速存取它们。 2. 数据库的管理 Excel 2003作为一种电子表格工具，对数据库进行管理是其最有特色的功能之一。工作表中的数据是按照相应行和列保存的，加上Excel 2003提供的相关处理数据库的命令和函数，使Excel 2003具备了组织和管理大量数据的能力。 3. 数据分析和图表管理 除了可以做一般的计算工作之外， Excel 2003还以其强大的功能、丰富的格式设置选项、图表功能项为直观化的数据分析提供强大的手段，可以进行大量的分析与决策方面的工作，对用户的数据进行优化和资源的更好配置提供帮助。 Excel 2003可以根据工作表中的数据源迅速生成二维或三维的统计图表，并对图表中的文字、图案、色彩、位置、尺寸等进行编辑和修改。 4. 对象的链接和嵌入 利用Windows的链接和嵌入技术，用户可以将其他软件制作的内容，插入到Excel 2003 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 的工作表中，当需要更改图案时，只要在图案上双击鼠标左键，制作该图案的软件就会自动打开，进行修改、编辑后的图形也会在Excel 2003中显示出来。 5. 数据清单管理和数据汇总 可通过记录单添加数据，对清单中的数据进行查找和排序，并对查找到的数据自动进行分类汇总以及分离的数据进行合并计算等。 6. 数据透视表 数据透视表中的动态视图功能可以将动态汇总中的大量数据收集到一起，可以直接在工作表中更改“数据透视表”的布局，交互式的“数据透视表”可以更好地发挥其强大的功能。 4.1.2 Excel 2003的启动和退出 在计算机中安装了Excel 2003后，便可以通过以下几种方式启动: (1)可双击桌面上的Excel 2003快捷方式(默认安装时未建立)。 (2)单击桌面开始菜单中的【开始】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 2003】命令(如图4-1所示)。 (3)直接打开已存在的电子表格，则在启动的同时也打开了该文件。 如果想退出Excel，可选择下列任意一种方法。 (1)单击“文件”菜单中的“退出”选项。 (2)单击标题栏左侧的 图标，在出现的菜单中单击“关闭”选项。 (3)单击Excel窗口右上角的关闭图标()。 (4)按Alt+F4组合键。 在退出Excel时，如果还没保存当前的工作表，会出现一个提示对话框(如图4-2所示)，询问是否保存所做修改。 如果用户想保存文件，则单击“是”按钮，不想保存就单击“否”按钮，如果又不想退出Excel就请单击“取消”按钮。 图 4-1 Excel安装后的程序组位置 图 4-2 退出Excel时的询问对话框 4.1.3 Excel 2003的窗口组成工作界面 1. 标题栏 标题栏位于Excel 2003窗口的最上方(如图4-3所示)，用来显示当前所使用程序的名 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 称和所编辑的工作簿的名称。标题栏的最右端有三个按钮，可以对Excel进行最小化、最大化及关闭操作。 图 4-3 Excel工作主界面 2. 菜单栏 菜单栏是Excel 2003的核心，所有对数据、工作表等进行操作的命令都能在这些菜单中找到。使用时只需用鼠标单击菜单栏中的某一菜单名，在下拉菜单中选择要使用的命令即可。 3. 工具栏与公式栏 它汇集了与菜单栏中最常用命令相对应的按钮，单击即可执行这些命令，避免了每次都要打开菜单命令进行选择的繁琐过程，大大加快了操作速度。公式栏由名字框和公式编辑框组成，用来显示活动单元格的位置，向活动单元格输入相关的内容。 4. 行号与列标 工作表的每行分配一个数字，称为行号，如1，2，3„„，它显示在工作表的左边。工作表的每列分配一个字母，称为列标，如A，B，C„„，它显示在工作表的上边。 5. 单元格 行与列交叉的区域称为单元格。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 6. 工作表区 显示所建立的工作簿和工作表的内容。单击工作表标签将激活相应的工作表，单击标签滚动按钮可以按顺序查看所建立的工作表，显示其他的工作表标签。 另外，工作表区中能显示的内容是有限的，为了查看工作表的其他内容，可以通过滚动条来滚动窗口，以便将那些未出现在工作表区中的内容显示出来。窗口最下面的一栏是状态栏，显示工作时的一些操作提示信息。 4.1.4 Excel 2003工作簿、工作表与单元格 1. 工作簿 工作簿是在Eecel2003中文版环境中用来运算和存储数据的文件，其扩展名为“.XLS”。一个工作簿可以包含多张具有不同类型的工作表，用户可以将若干相关工作表组成一个工作簿，操作时可直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。在一个工作簿中最多可以有255个工作表。默认情况下，每个工作簿中有三个工作表，分别以sheet1、sheet2、sheet3来命名。工作表的名字显示在工作簿文件窗口的底部标签里，如图4-4所示。 活动工作表 工作表标签 图 4-4 系统默认的工作表 启动Excel后，用户首先看到的是称为Book1的工作簿。Book1是一个默认的、新建的和未保存的工作簿，当用户在该工作簿输入信息后第一次保存时，Excel弹出“另存为”对话框，可以让用户给出新的文件名(即工作簿名)。如果启动Excel后直接打开一个已有的工作簿，则Book1会自动关闭。 2. 工作表 工作表又称为电子表格，是Excel完成一项工作的基本单位，可用于对数据进行组织和分析，每个工作表最多由256列和65535行组成。行的编号由上到下从“1”到“65535”编号;列的编号由左到右，用字母从“A”到“IV”编号。 3. 单元格 在工作表中行与列相交形成单元格，它是存储数据的基本单位，这些数据可以是字符串、数字、公式、图形、声音等，单元格里还可以有附加信息、自动计算结果等内容。在工作表中，每一个单元格都有自己唯一地址，这就是它的名称。同时，一个地址也唯一地表示一个 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 单元格。单元格的地址由单元格所在的列号和行号组成，且列号在前，行号写在后。例如，C3就表示单元格在第C列的第3行。 单击任何一个单元格，这个单元格的四周就会粗线条包围起来，它就成为活动单元格，表示用户当前正在操作该单元格，活动单元格的地址在编辑栏的名称框中显示，通过使用单元格地址可以很清楚地表示当前正在编辑的单元格，用户也可以通过地址来引用单元格的数据。由于一个工作簿文件中可能有多个工作表，为了区分不同工作表的单元格，可在单元格地址前面增加工作表名称。工作表与单元格地址之间用“～”分开。例如sheet3!B5，表示该单元格是“sheet3”工作表中的“B5”单元格。 4.2 工作簿的基本操作 4.2.1 新建工作簿 在Excel中，创建工作簿的方法有多种，比较常用的有以下三种: 1. 利用菜单命令新建工作簿 利用菜单栏创建工作簿非常用简单，具体操作步骤如下: ?单击菜单中的【文件】|【新建】命令，窗口内部右侧会出现“新建工作簿”的任务窗格，选定“再单击“空白工作簿”选项即可，如图4-5所示。 图 4-5 “新建工作簿”选项卡 ?选中选项卡上的“空白工作簿”，单击“确定”按钮，即可新建一个空工作簿。 2. 利用“新建”按钮创建工作簿 通过“新建”按钮创建工作簿，方法是直接单击常用工具栏上的“新建”按钮 。 3. 利用快捷键创建工作簿 按Ctrl+N键，也可以创建新的工作簿。 4.2.2 保存及保护工作簿 单击工具栏中的“保存”按钮或菜单中的【文件】|【保存】命令可以实现保存操作， , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 在工作中要注意随时保存工作的成果。 在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时希望把当前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。单击菜单中的【文件】|【另存为】命令，弹出“另存为”对话框如图4-6所示: 图 4-6 “另存为”对话框 这个对话框同前面见到的一般的保存对话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择相应目录，进入对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。 Excel 提供了多层保护来控制可访问和更改 Excel 数据的用户，其中最高的一层是文件级安全性。文件级的安全性又可分为3个层次: 1. 给文件加保护口令 具体操作步骤如下:选择菜单中的【文件】|【另存为】命令，弹出“另存为”对话框(如图4-6所示)。单击“工具”按钮，弹出菜单中选择【常规选项】(如图4-7所示)后出现“保存选项”对话框(如图4-8所示)，这里密码级别有两种，一种是打开时需要的密码，一种是修改时需要的密码，在对话框的“打开权限密码”输入框中键入口令，然后单击“确定”按钮。在确认密码对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击“确定”按钮。最后返回单击“另存为”对话框中的“确定”按钮即可。 这样，以后每次打开或存取工作簿时，都必须先输入该口令。一般说来，这种保护口令适用于需要最高级安全性的工作簿。口令最多能包括15个字符，可以使用特殊字符，并且区分大小写。 图 4-7 “工具”选项菜单 图 4-8 “保存选项”对话框 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 2. 修改权限口令 具体操作步骤与“给文件加保护口令”基本一样，并在“保存选项”对话框的“修改权限密码”输入框中键入口令，然后单击“确定”按钮。 这样，在不了解该口令的情况下，用户可以打开、浏览和操作工作簿，但不能存储该工作簿，从而达到保护工作簿的目的。和文件保存口令一样，修改权限口令最多能包括15个字符，可以使用特殊字符，并且区分大小写。 3. 只读方式保存和备份文件的生成 以只读方式保存工作簿就可以实现以下目的:当多数人同时使用某一工作簿时，如果有人需要改变内容，那么其他用户应该以只读方式打开该工作簿;当工作簿需要定期维护，而不是需每天做日常性的修改时，将工作簿设置成只读方式，可以防止无意中修改工作簿。 可在“保存选项”对话框中选定生成备份文件，那么用户每次存储该工作簿时，Excel将创建一个备份文件。备份文件和源文件在同一目录下，且文件名一样，扩展名为.XLK。这样当由于操作失误造成源文件毁坏时，就可以利用备份文件来恢复。 保护工作簿可防止用户添加或删除工作表，或是显示隐藏的工作表。同时还可防止用户更改已设置的工作簿显示窗口的大小或位置。这些保护可应用于整个工作簿。 具体操作步骤如下:选择菜单中的【工具】|【保护】|【保护工作簿„】命令，弹出“保护工作簿”对话框如图4-9所示。根据实际需要选定“结构”或“窗口”选项。若需要口令则在对话框的“密码(可选)”输入框中键入口令，并在“确认密码”对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击[确定]按钮。口令最多可包含255个字符，并且可有特殊字符，区分大小写。 图 4-9 “保护工作簿”对话框 4.2.3 打开工作簿 如果要编辑系统中已存在的工作簿，首先要将其打开，打开工作簿的方法有三种: (1)单击菜单中的【文件】|【打开】命令。 (2)单击工具栏上的“打开”按钮 。 (3)按Ctrl+O键。 打开工作簿的具体操作步骤如下: , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?执行上面任意方法，打开“打开”对话框，如图4-10所示。 ?在“查找范围”框中选择文件所在的磁盘。 ?在打开的磁盘中双击文件，或选定文件后，单击“确定”按钮，即可打开文件。 图 4-10 “打开”对话框 在默认情况下，【文件】菜单底部会显示最近打开过的4个文件，如果要打开最近打开过的工作簿并在此显示，只需选中单击此文件名即可。 4.2.4 隐藏/显示工作簿 1. 显示隐藏的工作簿 单击菜单中的【窗口】|【取消隐藏】命令。 如果【取消隐藏】命令无效，则说明工作簿中没有隐藏的工作表。如果“重命名”和“隐藏”命令均无效，则说明当前工作簿正处于防止更改结构的保护状态。需要撤消保护工作簿之后，才能确定是否有工作表被隐藏;取消保护工作簿可能需要输入密码。 2. 隐藏工作簿 打开工作簿。 单击菜单中的【窗口】|【隐藏】命令。 退出Excel时，将询问是否保存对隐藏工作簿的更改。如果希望下次打开工作簿时隐藏工作簿窗口，请单击“是”。 4.2.5 关闭工作簿 在对工作簿中的工作表编辑完成以后，可以将工作簿关闭掉。如果工作簿经过了修改还没有保存，那么Excel在关闭工作簿之前会提示是否保存现有的修改(如图4-11所示)。在Excel 2003中，关闭作簿主要有以下几种方法: (1)单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮。 (2)双击Excel窗口左上角的“Office”按钮。 (3)单击Excel窗口左上角的“Office”按钮，再从弹出的菜单中选择【关闭】命令 (4)按下键盘上快捷键Alt+F4。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-11 保存提示对话框 4.3 工作表的基本操作 4.3.1 工作表之间的切换 由于一本工作簿具有多张工作表，且它们不可能同时显示在一个屏幕上，所以要不断地在工作表中切换，来完成不同的工作。例如第一张表格是学生课程表，第二张表格则是学生信息表，第三张表格是学生成绩表，第四张表格是考试情况分析图表等。 在中文Excel中可以利用工作表选项卡快速地在不同的工作表之间切换。在切换过程中，如果该工作表的名字在选项卡中，可以在该选项卡上单击鼠标，即可切换到该工作表中。如果要切换到该张工作表的前一张工作表，也可以按下Ctrl，PageDown键或者单击该工作表的选项卡(或称工作表标签);如果要切换到该张工作簿的后一张工作表，也可以按下Ctrl，PageUp键或者单击该工作表的选项卡。如果要切换的工作表选项卡没有显示在当前的表格选项卡中，可以通过滚动按钮来进行切换。 滚动按钮是一个非常方便的切换工具。单击它可以快速切换到第一张工作表或者最后一张工作表。也可以改变选项卡分割条的位置，以便显示更多的工作表选项卡等等。 4.3.2 新建与重命名工作表 1. 新建工作表 有时一个工作簿中可能需要更多的工作表，这时用户就可以直接插入操作来新建工作表。用户可以插入一个工作表，也可以插入多个工作表。 插入工作表的具体操作步骤如下: 单击“插入”菜单中的“工作表”命令，系统会自动插入工作表，其名称依次为Sheet4，Sheet5，„„。 此外，用户也可以利用快捷菜单插入工作表，具体操作步骤如下: ?在工作表标签上单击鼠标右键，打开一个快捷菜单，如图4-12所示。 ?单击菜单中的【插入】命令，打开“插入”对话框，如图4-13所示。 ?选定“常用”选项卡上的“工作表”选项。 ?单击“确定”按钮。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-12 工作表标签快捷菜单 图 4-13 打开“插入”对话框 2. 重命名工作表 为了使工作表看上去一目了然，更加形象，可以让别人一看上去就知道工作表中有什么，用户可以为工作表重新命名。 将系统默认的名称Sheet1名称更名为“我的班级”，其操作步骤如下: ?选定Sheet1工作表标签。 ?单击菜单中的【格式】|【工作表】|【重命名】命令，这时工作表名称高亮度显示，直接输入名称，即可更改工作表名，如图4-14所示。 图 4-14 更改工作表名称 重命名常用的操作方法还有两种: (1)在工作表标签上单击鼠标右键，选择【重命名】命令。 (2)双击工作表标签，直接输入新名称。 4.3.3 移动、复制和删除工作表 移动、复制和删除工作表在Excel中的应用相当广泛，用户可以在同一个工作簿上移动或复制工作表，也可以将工作表移动到另一个工作簿中。在移动或复制工作表时要特别注意，因为工作表移动后与其相关的计算结果或图表可能会受到影响。 将Book1工作簿中的Sheet1移动复制到Book2中的操作步骤如下: ?打开Book1和Book2窗口。 ?切换至Book1，选定Sheet1工作表。 ?单击菜单中的【编辑】|【移动或复制工作表】命令，打开“移动或复制工作表”对话框。 ?单击“工作簿”右端的向下三角按钮，选择Book2，然后再选择指定位置，如果选择Sheet1工作表，那么工和表将移动或复制到Sheet1前面，如图4-15所示。 ?如果要复制工作表，而不移动，则选定“建立副本”单选框。 ?单击“确定”按钮，Sheet1被移动到Book2中，被命名为Sheet1(2)，如图4-16所示。 如果用户觉得工作表也没用了，可以随时将它删除，但被删除的工作表不能还原。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 删除工作表的具体操作步骤如下: 图 4-15 “移动或复制工作簿”对话框 ?选定一个或多个工作表。 ?单击菜单中的【编辑】|【删除工作表】命令，出现一个如图4-17所示的对话框。 ?单击“确定”按钮。 用户也可以用鼠标右键单击工作表标签，单击快捷菜单上的【删除】命令来删除工作表。 图 4-16 移动并复制的工作表 图 4-17 删除工作表 4.3.4 工作表的拆分与冻结 如果要查看工作表中相隔较远的内容，来回拖动鼠标很是麻烦。可以用多窗口来进行比较，工作表的拆分步骤如下: ?选择要拆分的工作表。 ?单击菜单中的【窗口】|【拆分】命令，Excel便以选定的单元格为中心自动拆分成四个窗口,效果如图4-18所示，该图只进行了垂直拆分，故只有两个子窗口。 如果窗口已冻结，将在冻结处拆分窗口。另外，当窗口未冻结时，还可以用下面的方法将Excel窗口拆分成上下或左右并列的两个窗口。方法是将鼠标指针放到位于水平滚动条右侧或垂直滚动条上方的拆分框上，当指针变成双箭头形状时，按住鼠标左键会有一条灰色的垂直线或水平线出现，将其拖动到表格中即可。 要取消拆分窗口，双击拆分条或者依次单击菜单中的【窗口】|【取消拆分】命令。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-18 工作表拆分 4.3.5 保护工作表 设置对工作表的保护可以防止未授权用户对表内容的访问，避免工作表中数据受到破坏和信息发生泄露。 保护工作表功能可以对工作表上的各元素(例如含有公式的单元格)进行保护，以禁止个别用户对指定的区域进行访问。保护工作表的具体操作步骤如下: 选单击需要实施保护的工作表，如“成绩”工作表。 1. 选定工作表被保护后仍允许用户进行编辑的单元格区域 ?选定单元格区域A3:E5 ?单击菜单中的【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框。选择其中的“保护”选项卡，显示如图4-19所示。 ?单击“锁定”复选框，取消对该复选框的选定。 ?单击“确定”按钮，即可。 2. 设定工作表被保护后需要隐藏公式的单元格区域 ?选定单元格区域L2:L21(L列是由公式计算得来)。 ?单击菜单中的【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框。选择其中的“保护”选项卡，显示如图4-19所示。 ?选定“锁定”和“隐藏”复选框。 ?单击“确定”按钮，即可。 3. 设定工作表保护 ?单击菜单的【工具】|【保护】|【保护工作表】命令，打开如图4-20所示的“保护工作表”对话框。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?选定“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框。 ?在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码“1234”。 ?在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择允许用户进行的操作。如选定“选定锁定单元格”、“选定未锁定的单元格”和“设置单元格格式”3个复选框。 ?单击“确定”按钮，即可设定对“图表”工作表的保护。 图 4-19 “单元格格式”的设置 图 4-20 “保护工作表”对话框 4. 在受保护的“图表”工作表中进行操作 ?单击单元格区域A3:E5以外的任意单元格，并输入“空格”,则弹出一个警告框，提示用户此工作表受到保护，若要编辑该工作表，请先撤销对工作表的保护。 ?单击第1行中的标题，然后为其设置“黑体”字体。 ?单击B3单元格，输入“张三”，并“回车”确认。 ?单击L3单元格，在编辑栏中没有任何显示，表明隐藏了公式。 通过以上验证，工作表已经按要求进行了保护。 5. 撤销对工作表的保护 ?单击菜单中的【工具】|【保护】|【撤销工作表保护】命令，打开“撤销工作表保护”对话框。 ?在对话框中的“密码”文本框中输入“1234”，单击“确定”按钮，即可撤销对工作表的保护。 4.3.6 隐藏/显示工作表 如果用户不想让别人看到自己编辑的内容，可以将工作表隐藏起来。用到的时候可以随时将其显示出来。另外，隐藏工作表，还可以减少屏幕上显示工作表的数量。 隐藏工作表的具体操作步骤如下: ?选择要隐藏的工作表(如成绩表)。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?单击菜单中的【格式】|【工作表】|【隐藏】命令，工作表即从窗口中消失。 显示隐藏的工作表的具体操作步骤如下: ?单击菜单中的【格式】|【工作表】|【取消隐藏】命令，打开“取消隐藏”对话框，如图4-21所示。对话框中显示出了所有被隐藏的工作表。 ?选择要显示的工作表，单击“确定”按钮。 图 4-21 “取消隐藏”对话框 4.4 单元格的基本操作 工作表编辑的主要是针对单元格、行、列以及整个工作表进行的包括撤消、恢复、复制、粘贴、移动、插入、删除、查找和替换等操作。 4.4.1 管理工作表 单元格操作区域选取 对单元格进行操作(如移动、删除、复制单元格)时，首先要选定单元格。用户根据要编辑的内容，可以选定一个单元格、选择多个单元格，也可以一次选定一整行或整列，还可以一次将所有的单元格都选中。熟练地掌握选择不同范围内的单元格，可以加快编辑的速度，从而提高效率。下面介绍选定单元格的方法。 1. 选定一个单元格 选定一个单元格是Excel中常见的操作，选定单元格最简便的方法就是用鼠标单击所需编辑的单元格即可。当选定了某个单元格后，该单元格所对应的行列号或名称将会显示在名称框内。在名称框内的单元格称之为活动单元格，即是当前正在编辑的单元格，一般而言，用鼠标选择单元格是最方便的，但有些时候用键盘选择比用鼠标选择方便，比如，要选择A列的最后一个单元格A65536，用鼠标选择需先拖动垂直滚动条至该单元格可见才能选择，但用键盘在名称框内输入A65536后回车即可。 2. 选定整个工作表 要选定整个工作表，单击行标签及列标签交汇处的“全选”按钮(A列左则的空白框)即可，如图4-22所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-22 选定整个工作表 3. 选定整行 选定整行单元格可以通过拖动鼠标来完成，另外还有一种更简单的方法:单击行首的行标签，如图4-23所示。 4. 选定整列 选定整列单元格可以通过拖动鼠标来完成，另外也可以单击列首的列标签，如图4-24所示。 图 4-23 选定整行 图 4-24 选定整列 5. 选定多个相邻的单元格 如果用户想选定连续的单元格，可通过单击起始单元格，按住鼠标左键不放，然后再将鼠标拖至需连续选定单元格的终点即可，这时所选区域反白显示，如图4-25所示。 在Excel中，也可通过键盘选择一个范围区域，常用的方法有两种: (1)名称框输入法 在名称框中输入要选择范围单元格的左上角与右下角的坐标，比如要实现图4-25中的选择效果，该选择范围左上角的坐标为A1，右下角的坐标为D12，那么在名称框中输入:A1:D12，然后按回车即可。 (2)Shift键帮助法 方法一:定位某行(列)号标号或单元格后，再按住Shift键，然后单击后(下)面的行(列)标号或单元格，即可同时选中二者之间的所有行(列)或单元格区域。 方法二:定位某行(列)号标号或单元格后，再按住Shift键，然后按键盘上的方向键，即可扩展选择连续的多个行(列)或单元格区域。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 6. 选定多个不相邻的单元格 用户不但可以选择连续的单元格，还可选择间断的单元格。方法是:先选定一个单元格，然后按下Ctrl键，再选定其他单元格即可，如图4-26所示。 图 4-25 选定多个相邻的单元格 图 4-26 选定不相邻的单元格 选定多个不相邻的单元格也可通过键盘选择，比如要达到图4-26中的效果，在名称框内输入:A1:B3,C5:D9,A6:A11，然后按回车即可。其中的逗号把几个相邻区域并联起来，而如果在名称框内输入:A1:C8 B4:D11，回车确认后选择区域为“B4至C8”，这里的空格是取相邻区域的交集。 7. 定位对话框选择 通过定位对话框选择，有两种形式: (1)单击菜单中的【编辑】|【定位】命令，或直接按CTRL+G组合键，或按下F5键，打开“定位”对话框(如图4-27所示)，然后在“引用位置”文本框中输入需要选择的单元格名称，再单击“确定”按钮，即可选中相应的单元格(区域)。 (2)打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框(如图4-28所示)，选中相应的项目后，单击“确定”按钮，即可同时选中符合相应项目的单元格(区域)。例如，选中“公式”或“条件格式”单选按钮，单击“确定”按钮后，就可以选中所有包含“公式”或设置了“条件格式”的单元格(区域)。 图 4-27 “定位”对话框 图 4-28 选定间断的单元格 4.4.2 单元格数据输入与编辑 用户输入的内容都出现在单元格内，当用户选定某个单元格后，即可在该单元格内输入 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 内容。在Excel中，用户可以输入文本、数字、日期和时间和逻辑值等。可以通过自己打字输入，也可以根据设置自动输入。 1. 数字 在Excel中，数值型数据使用得最多，它由数字0,9、正号、负号、小数点、顿号、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“,”或“$”、千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。 需要注意的是，如果输入的是分数(如1/5)，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/5”。否则Excel会把该数据当作日期格式处理，存储为“1月5日”;此外负数的输入有两种方式，一是直接输入负号和数，如输入“-5”;二是输入括号和数，如输入“(5)”，最终两者效果相同;输入百分数时，先输入数字，再输入百分号即可。 当用户输入的数值过多而超出单元格宽时，会产生两种结果，当单元格格式为默认的常规格式时会自动采用科学记数法来显示;若列宽已被规定，输入的数据无法完整显示时，则显示为“####”，如图4-29中的A1和A3单元格。用户可以通过调整列宽使之完整显示。 2. 文本 文本型数据是由字母、汉字和其他字符开头的数据，如表格中的标题、名称等。默认情况下，文本型数据沿单元格左边对齐。在Excel中，每个单元格最多可包含32000个字符。 如果数据全部由数字组成，如，电话号码、邮编、学号等，输入时应在数据前输入单引号“‘”(如“’610032”)，Excel就会将其看作文本型数据，并沿单元格左边对齐。若输入由“0”开头的学号，直接输入时Excel会将其视为数值型数据而省略掉“0”并且右对齐，只有加上单引号才能作为文本型数据左对齐并保留下“0”。 当用户输入的文字过多，超过了单元格宽度，会产生两种结果: (1)如果右边相邻的单元格中没有数据，则超出部分会显示在右边相邻单元格中。如图4-30所示的A1格，其超出内容显示在相邻的B1格内。 (2)如果右边相邻的单元格已有数据，则超出部分不显示，如图4-30所示的A2单元格，但超出部分内容依然存在，只要扩大列宽就可以看到全部内容。 图 4-29 输入数值超出单元格时的情况 图 4-30 输入文字超出单元格时的情况 3. 日期时间 在Excel中，日期的形式有多种，例如2009年11月25日的表现形式有: ? 2009年11月26日 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ? 2009/11/26 ? 2009-11-26 ? 26-NOV-09 默认情况下，日期和时间项在单元格中右对齐。如果输入的是Excel不能识别的日期或时间格式，输入的内容将被视为文字，并在单元格中左对齐。 在时间后在Excel中，时间分12和24小时制，如果要基于12小时制输入时间，首先输入一个空格，然后输入AM或PM(也可A或P)，用来表示上午或下午。否则，Excel将以24小时制计算时间。例如，如果输入12:00 而不是12:00 PM，将被视为12:00AM。如果要输入当天的日期，按Ctrl+;(分号)键;如果要输入当前的时间，按Ctrl+Shift+;或Ctrl+:(冒号)键。时间和日期还可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间，可用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如，=”2009/11/25”-“2009/10/5”的差值为51天。 4. 逻辑 Excel中的逻辑值只有两个:False (逻辑假)和True(逻辑真)，默认情况下，逻辑值在单元格中居中对齐，另外，Excel公式中的关系表达式的值也为逻辑值。 5. 自动填充 Excel为用户提供了强大的自动填充数据功能，通过这一功能，用户可以非常方便地添充数据。自动填充数据是指在一个单元格内输入数据后，与其相邻的单元格可以自动地输入一定规则的数据。它们可以是相同的数据，也可以是一组序列(等差或等比)。自动填充数据的方法有两种:利用菜单命令和利用鼠标拖动。 (1)通过菜单命令填充数据具体操作步骤如下: ?选定含有数值的单元格。 ?指向菜单中的【编辑】|【填充】命令，打开如图4-31所示的级联子菜单。 ?从中选择相应的命令。 (2)通过鼠标拖动填充数据具体操作步骤如下: 用户可以通过拖动的方法来输入相同的数值(在只选定一个单元格的情况下)，如果选定了多个单元格并且各单元格的值存在等差或等比的规则，则可以输入一组等差或等比数据。 ?在单元格中输入数值，如“10”。 ?将鼠标放到单元格右下角的实心方块上，鼠标变成实心十字形状。 ?拖动鼠标，即可在选定范围内的单元格内输入相同的数值，如图4-32所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-31 “填充”级联子菜单 图 4-32 拖动输入相同数值 6. 自定义序列 系统可以根据工作表中已存在的数据，自动建立序列。具体操作步骤如下: 选定工作表中的数据。 ? ?单击菜单中的【工具】|【选项】命令，打开“选项”对话框，选定对话框上的“自定义序列”选项卡，如图4-33所示。 ?单击“导入”按钮，选定的数据即成为自定义的序列。 在单元格数据输入中，如果想重新输入内容，把当前单元格设为活动单元格后，则直接输入新内容;若只是修改部分内容，按F2功能键或用鼠标双击活动单元格，用左、右光标或Del等键对数据进行编辑，按Enter键或Tab键表示编辑结束。 4.4.3 编辑单元格 以单元格为对象常用的操作为插入、删除、移动以及调整单元格大小等操作。下面就具体介绍这几中操作方法。编辑单元格 1. 插入单元格、行或列 插入单元格、行或列的具体操作步骤如下: ?选定单元格，选定的单元格的数量即是插入单元格的数量，例如选择7个，则会插入7个单元格。 ?单击菜单中的【插入】|【单元格】|【行】或【列】命令。 如果选择了【单元格】命令，则打开如图4-34所示的“插入”对话框。选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”复选框。单击“确定”按钮，即可插入单元格。 如果选择了【行】或【列】命令，则会直接插入一行或一列。 另外，还有一种插入行或列的方法: ?选定单元格、整行或整列。 ?单击“插入”菜单中的“行”命令，将插入一整行;单击菜单中的【插入】|【列】命令，将插入一整列。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 2. 删除单元格、行或列 单元格、行或列可以插入，也可以删除，操作步骤方便又简单。具体方法如下: ?选定要删除的单元格、行或列。 单击菜单中的【编辑】|【删除】命令，出现“删除”对话框，如图4-34所示。 ? ?选定相应的复选框。 图 4-33 “自定义序列”选项卡 图 4-34 “插入”、“删除”单元格对话框 ?单击“确定”按钮。 3. 移动单元格 移动单元格就是将一个单元格或若干个单元格中的数据或图表从一个位置移至另一个 位置，移动单元格的操作方法如下: ?选择所要移动的单元格。 ?将鼠标放置到该单元格的边框位置，当鼠标变成箭头形时，按下左键并拖动，即可移 动单元格了，如图4-35所示。 图 4-35 单元格移动 4. 行高和列宽调整 系统默认的行高和列宽有时并不能满足需要，这时用户可以自定义调整行高和列宽。 (1)修改行高 修改行高最方便快捷的方法就是利用鼠标拖动，具体操作步骤如下: ?将鼠标放到两个行标号之间，鼠标变成 形状。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?按下该形状的鼠标并拖动，即可调整行高。如图4-36所示。 图 4-36 调整行高 利用菜单命令用户可以调整行高，通过此方法可以比较精确地设置行高，具体操作步骤 如下: ?选定整行。 ?单击菜单中的【格式】|【行】|【行高】命令，打开“行高”对话框，如图4-37所示。 ?在“行高”框中输入数值。 ?单击“确定”按钮。 (2)修改列宽 利用菜单命令同样可以调整列宽，具体操作步骤如下: ?选定整列。 ?单击菜单中的【格式】|【列】|【列宽】命令，打开“列宽”对话框，如图4-38所示。 ?在“列宽”框中输入数值。 ?单击“确定”按钮。 图 4-37 “行高”对话框 图 4-38 “列宽”对话框 用户也可以通过拖动列标号来调整列的宽度，具体操作步骤如下: ?将鼠标放到两个列标签之间，鼠标变了形状。 ?按下鼠标并拖动，即可调整列宽，如图4-38所示。 图 4-38 调整列宽 4.4.4 单元格的格式设置 在Excel中，对工作表中的不同单元格数据，可以根据需要设置不同的格式，如设置单 元格数据类型、文本的对齐方式、字体以及单元格的边框和底纹等。Excel有一个“单元格 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 格式”对话框，专门用于设置单元格的格式。右键单击要设置格式的单元格(如图4-40所示)，再选择快捷菜单中的【设置单元格格式】命令，即可出现“单元格格式”对话框(如图4-41所示)。另外也可通过菜单中的【格式】|【单元格】命令打开该对话框。单元格格式对话框包含六张选项卡，分别简介于下: 1. “数字”选项卡 Excel提供了多种数字格式，在对数字格式化时，可以设置不同小数位数、百分号、货币符号等来表示同一个数，这时屏幕上的单元格表现的是格式化后的数字，编辑栏中表现的是系统实际存储的数据。如果要取消数字的格式，可以单击菜单中的【编辑】|【清除】|【格式】命令。 图 4-40 单元格格式快捷菜单图 图 4-41 “单元格格式”数字选项卡 在Excel中，可以使用数字格式更改数字(包括日期和时间)的外观，而不更改数字本身。所应用的数字格式并不会影响单元格中的实际数值，而 Excel 是使用该实际值进行计算的。 选定需要格式化数字所在的单元格或单元格区域后，单击右键，然后单击“设置单元格格式”。在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡上，“分类”框中可以看到11种内置格式。其中: “常规”数字格式是默认的数字格式。对于大多数情况，在设置为“常规”格式的单元格中所输入的内容可以正常显示。但是，如果单元格的宽度不足以显示整个数字，则“常规”格式将对该数字进行取整，并对较大数字使用科学记数法。 “会计专用”、“日期”、“时间”、“分数”、“科学记数”和“文本”、“特殊”等格式的选项则显示在“分类”列表框的右边。 如果内置数字格式不能按需要显示数据，则可使用“自定义”创建自定义数字格式。自定义数字格式使用格式代码来描述数字、日期、时间或文本的显示方式。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 2. “对齐”选项卡 系统在默认的情况下，输入单元格的数据是按照文字左对齐、数字右对齐、逻辑值居中对齐的方式来进行的。可以通过有效的设置对齐方法，来使版面更加美观。 在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡上(如图4-42(a)所示)，可设定所需对齐方式。 “水平对齐”的格式有:常规(系统默认的对齐方式)、左(缩进)、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。 “垂直对齐”的格式有:靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。 “方向”列表框中，可以将选定的单元格内容完成从,90?到，90?的旋转，这样就可将表格内容由水平显示转换为各个角度的显示。 “自动换行”复选框，选中，则当单元格中的内容宽度大于列宽时，会自动换行(不是分段)。 提示:若要在单元格内强行分段，可直接按Alt，Enter键。 “合并单元格”复选框，当需要将选中的单元格(一个以上)合并时，选中它;当需要将选中的合并单元格拆分时，取消选中。 3. “字体”选项卡 Excel在默认的情况下，输入的字体为“宋体”，字形为“常规”，字号为“12(磅)”。可以根据需要通过工具栏中的工具按钮很方便地重新设置字体、字形和字号，还可以添加下划线以及改变字的颜色。也可以通过菜单方法进行设置。如果需要取消字体的格式，可单击菜单中的【编辑】|【清除】|【格式】命令。 在“字体”选项卡(如图4-42(b)所示)上，可以更改与字体有关的设置。有关设置方法与Word中的相似，不再赘述。 图 4-42 “单元格格式”对齐与字体选项卡 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 4. “边框”选项卡 工作表中显示的网格线是为输入、编辑方便而预设置的(相当于Word表格中的虚框)，是不打印的。 若需要打印网格线，则可以在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡上设定外，还可以在“边框”选项卡上设置。 此外，若需要为了强调工作表的一部分或某一特殊表格部分，可在“边框”选项卡(如图4-43(a)所示)设置设定特殊的网格线。 该选项卡上设置对象，是被选定单元格的边框。 在该选项卡上，设置单元格边框时，注意: (1)除了边框线外，还可以为单元格添加对角线(用于斜线表头等)。 (2)不一定添加四周边框线，可以仅仅为单元格的某一边添加边框线 5. “图案”选项卡 “图案”选项卡，用于设置单元的背景颜色和底纹，如图4-43(b)所示。 图 4-43 “单元格格式”边框与图案选项卡 6. 格式化的其他方法 (1)用工具栏按钮格式化数字 选中包含数字的单元格，例如12345.67后，单击“格式”工具栏上的“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加小数位数”、“减少小数位数”等按钮，可设置数字格式。 (2)利用工具栏格式化文字 选定需要进行格式化的单元格后，单击“格式”工具栏上加粗、倾斜、下划线等按钮，或在字体、字号框中选定所需的字体、字号。 (3)用工具栏按钮设置对齐方式 选定需要格式化的单元格后，单击“格式”工具栏上的左对齐、居中对齐、右对齐、合 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 并及居中、减少缩进量、增加缩进量等按钮即可。 (4)用工具栏按钮设置边框与底纹 选择所要添加边框的各个单元格或所有单元格区域，单击“格式”工具栏上的边框或填充颜色按钮左边的下拉钮，然后在下拉菜单上，选定所需的格线或背景填充色。 (5)复制格式 当格式化表格时，往往有些操作是重复的，这时可以使用Excel提供的复制格式的方法来提高格式化的效率。 (6)用工具栏按钮复制格式 选中需要复制的源单元格后，单击工具栏上的“格式刷”按钮(这时所选择单元格出现闪动的虚线框)，然后用带有格式刷的光标，选择目标单元格即可。 (7)用菜单的方法复制格式 选中需要复制格式的源单元格后，单击菜单中的【编辑】|【复制】命令(这时所选单元格出现闪动的虚线框);选中目标单元格后，单击【编辑】|【选择性粘贴】命令，然后在“选择性粘贴”对话框上，设定需复制的项目。 7. 条件格式 条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。如果想为某些符合条件的单元格应用某种特殊格式，使用条件格式功能可以比较容易实现。如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。 如想在一个成绩工作表中突出显示总成绩大于90分或者成绩小于70的学生，实现后的工作表如图4-44所示。 图 4-44 条件格式效果 条件格式功能将学生总成绩根据要求以指定颜色与背景图案显示。这种格式是动态的，如果改变总成绩的分数，格式会自动调整。 下面介绍具体操作步骤。 ?按图要求建好数据后选择A2:L21区域。 ?选择菜单中的 【格式】|【条件格式】命令，默认情况下，条件格式对话框只给了一 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 个条件，可通过对话框底部“添加”按钮把第二个条件添加上去，条件格式最多为三个条件，在“条件格式” 对话框中的最左边选择“公式”，然后在右侧输入框中输入下列公式(如图4-45所示，关于公式在稍后章节详谈)，再通过每个条件后的格式按钮设置好满足条件时单元格的字体与背景颜色，最后单击确定按钮即可实现图效果。完成后可尝试更改总成绩值，查看字体格式是否发生变化,灵活地运用条件格式，可以快速完成一些比较实际的任务，从而提高工作的效率。 图 4-45 “条件格式”设置对话框 8. 为单元格添加批注 为Excel文档添加批注就是指为Excel文档内容添加一些注释，当鼠标指针停留在带批注的Excel单元格上时，可以查看其中的每条批注，也可以同时查看所有的批注，还可以打印批注。 添加和编辑批注具体步骤如下: 单击需要添加批注的单元格，再单击菜单中的【插入】|【批注】命令，在弹出的批注框中键入需要批注的文本(如图4-46所示)。键入文本后，单击批注框外部的工作表区域。 如果需要修改、编辑批注，或移动批注并调整批注的大小，可以单击需要编辑批注的单元格，再单击菜单中的【插入】|【编辑批注】命令。 图 4-46 单元格批注 如果要修改批注的文本字体或颜色，在编辑批注状态下单击菜单中的【格式】|【批注】命令，这时会弹出“设置批注格式”对话框，就可以设置文本字体或颜色。 4.4.5 设置表格的样式 用户建立一张工作表后，需要对工作表进行格式设置，以便形成格式清晰、内容整齐、样式美观的工作表，通过设置工作表格式可以建立不同风格的数据表现形式。工作表格式的设置包括单元格格式的设置和单元格中的数据格式的设置。通过对单元格格式设置达到工作表中数据的格式化、表格边框及底纹的设置等。 对工作表的格式化也可以通过Excel提供的自动套用格式或样式功能，从而快速设置单元格和数据清单的格式，为用户节省大量的时间，制作出优美的报表。自动套用格式是指内置的表格方案，在方案中已经对表格中的各个组成部分定义了特定的格式。自动套用格式使 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 用方法如下: ?选择要格式化的单元格区域。 ?单击菜单中的【格式】|【自动套用格式】命令，出现如图4-47(a)所示的对话框。 ?单击选择一种所需要的套用格式。如果不需要自动套用格式中的某些格式，单击“选项”按钮打开“自动套用格式”对话框下面会出现选项设置复选框，如图4-47(b)所示，复选框可以清除不需要的格式类型。当改变选项时，上面的样式会自动发生变化。 ?单击“确定”按钮。 图 4-47 “自动套用格式”对话框 样式是保存多种已定义格式的集合，Excel自身带有许多已定义的样式，用户也可以根据需要自定义样式。要一次应用多种格式，而且要保证单元格格式一致，就应该使用样式。应用样式的操作步骤如下: ?选择要格式化的单元格。 ?单击菜单中的【格式】|【样式】命令，出现一个对话框，如图4-48所示。 ?单击“样式名”框中所需的样式。 ?单击“确定”按钮。 图 4-48 “样式”对话框 4.5 数据运算 4.5.1 公式定义及使用 1. 公式输入与编辑 Excel工作表的核心是公式与函数。公式是用户为了减少输入或方便计算而设置的计算式子，它可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算。公式可以由值、单元格引用、 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 名称、函数或运算符组成，它可以引用同一个工作表中的其它单元格，同一个工作簿不同工作表中的单元格，或者其它工作簿的工作表中的单元格。使用公式有助于分析工作表中的数据。当改变了工作表内与公式有关的数据，Excel会自动更新计算结果。输入公式的操作类似于输入文本。不同之处在于，输入公式时要以等号(=)或(+)开头。对公式中包含的单元格或单元格区域的引用，可以直接用鼠标拖动进行选定，或单击要引用的单元格输入引用单 D2，E2)/3”表示将C2、D2、E2 三个单元格中的数值求和元格标志或名称，如“,(C2， 并除以3，把结果放入当前列中。在公式编辑框()中输入和编辑公式十分方便，公式编辑框特别有助于输入工作表函数。 输入公式的步骤如下: 选定要输入公式的单元格。 ? ?在单元格中或公式编辑框中输入“=”或“+”。 ?输入设置的公式，按Enter键。 如果公式中含有函数，当输入函数时则可按照以下步骤操作: ?直接输入公式函数名称格式文本，或在“函数”下拉列表框中选中函数名称，即出现公式选项板，选择所用到的函数名，如“SUM()”。 ?输入要引用的单元格或单元格区域，当添加好函数的各个参数后，再输入“)”。 ?单击“确定”按钮。 下面举例来说明公式的使用方法:有如图4-3所示的学生成绩，包括操作填空、单选、判断、单选、多选与填空五门成绩，现在要求计算每个学生的总成绩，最简便的方法就是设置一个公式，即L列=G列，H列，I列，JI列，K列。设置公式的步骤如下: ?单击L2单元格使其成为活动单元格。 ?在“数据编辑区”，输入公式“=G2+H2+I2+J2+K2”后回车，得到L2的值为86。 ?再将鼠标箭头放在L2的边框右下角的填充柄上，等其显现为“，”时，按住鼠标左键向下拖动扫过有学生成绩的区域，就可得到所有学生的平均成绩，如图4-3所示。 2. 公式中的运算符 运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算。Excel包含4种类型的运算符:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符可以完成基本的数学运算，包括“+”(加号)、“-”(减号)、“*”(乘号)、“/”(除号)、“%”(百分号)和“^”(乘幂)，还可以连接数字并产生数字结果。比较运算符也称关系运算符，可以比较两个数值并产生逻辑值True或False。包括“=”(等号)、“>”(大于号)、“<”(小于号)、“>=”(大于等于号)、“<=”(小于等于号)和“<>”(不等于号)。文本运算符“&”(连字符)将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值，引用运算符有“:”(冒号)、“，”(逗号)和空格。其中冒号为区域运算符，逗号为联合运算符，可以将多个引用合并为一个引用，空格为交叉运算符，产生对同时属于两个引用的单元格区域的引用，如SUM(B5:E10 C2:D8)是对C5:D8区域求和。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 各种运算符应用可参考下表4-1。 表4-1 公式中常用的运算符 运 算 符 说 明 示 例 比较运算符可以比较两个数值，并产生=、<、>、>=、<=、<> A1=B1、A1>=B1、A1<>B1 逻辑真或假 将两个文本串起来产生一个连续的文"Nor"&"th"等于 "North"、12&34&(文本串联符) 本。若数值型数据用于本运算符，将按等于“1234” 文本型数据对待。 区域运算符，对两个引用之间，包括两B5:B15 ，表示B5到B15之间的: (冒号) 个引用在内的所有单元格进行引用 一个矩形单元格区域 联合操作符将多个引用合并为一个引，(逗号) SUM(B5:B15,D5:D15) 用 + (加号)、–(减号) 加、减(负号) 3+3、3–1、–1 * (星号)、/ (斜杠) 乘、除 3*3、3/3 % (百分号) 百分比 20% ^ (脱字符) 乘方 3^2 (与 3*3 相同) 3. 自动求和 自动求和是经常用到的公式，为此Excel提供了一个强有力的工具——自动求和。 具体操作步骤如下: ?选定要自动求和的区域。 ?单击常用工具栏中的“自动求和”按钮 ，则在当前单元格中自动插入求和函数，也可通过下拉列表选择其它求和功能，操作如图4-49所示。 图 4-49 对单元格中的数字求和 如果当前单元格正上方的单元格中没有数字，那么自动求和将用类似的方法在当前单元格所在行的左侧搜索并进行求和。 4.5.2 单元格引用 每个单元格在工作表中都有一个固定的地址，这个地址一般通过指定其坐标来实现。如在一个工作表中，C5指定的单元格就是第“5”行与第“C”列交叉位置上的那个单元格，这是相对地址。指定一个单元格的绝对位置只需在行、列号前加上符号“$”，例如:“$C$5”。由于一个工作簿文件可以有多个工作表，为了区分不同的工作表中的单元格，要在地址前面增加工作表的名称，有时不同工作簿文件中的单元格之间要建立连接公式，前面还需要加上 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 工作簿的名称，例如:[Book1]Sheet1!C5指定的就是“Book1”工作簿文件中的“Sheet1”工作表中的“C5”单元格。 单元格引用是对工作表的一个或一组单元格进行标识，它告诉Excel公式使用哪些单元格的值。通过引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据，或者在几个公式中使用同一单元格中的数值。同样，可以对工作簿的其它工作表中的单元格进行引用，甚至对其它工作簿或其它应用程序中的数据进行引用。单元格的引用可分为相对地址引用、绝对地址引用和混和引用，如C5是相位引用;$C$5是绝对引用;$C5是相应引用，$C5中的C列是绝对引用，5行是相对引用，相对引用的值在公式复制过程中的坐标值会根据目标位置自动 -50所示，区域A1:J10为1至100的常量，G12为引用其它单元格的值，发生变化。如图4 图4-50(a)是引用C5单元格，图4-50(b)是引用C$5单元格，然后复制该单元格到I14，可以看出不同的引用方式在目标位置产生的值不一样。对其它工作簿中的单元格的引用称为外部引用，对其它应用程序中的数据的引用称为远程引用。 图 4-50 公式的复制 可以给工作表中单元格、单元格区域定义一个描述性的、便于记忆的名称，使其更直观地反映单元格或单元格区域中的数据所代表的含义，图4-3中，可将A列中有学号的区域A2:A21选定并定义一个“学号”名称，以后要引用该区域单元格时就可以用“学号”代替A2:A21，使其更易懂。 为单元格或单元格区域命名的步骤如下: ?选定需要命名的单元格或单元格区域。 ?单击编辑栏左端的“名称框”。 ?为所选定的单元格或单元格区域键入名称。 ?按回车键确认。 以后只需要在名称框中输入“学号”即可选定A2:A21。在Excel中，还可以修改或删除已有的名称，检查名称所引用的对象等。可以通过菜单中的【插入】|【名称】|【定义】命令，会弹出图4-51所示“定义名称”对话框。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-51 “定义名称”对话框 4.5.3 函数及应用 1. 函数的分类与常用函数 函数是预定义的内置公式。它有其特定的格式与用法，通常每个函数由一个函数名和相应的参数组成。参数位于函数名的右侧并用括号括起来，它是一个函数用以生成新值或进行运算的信息，大多数参数的数据类型都是确定的，而其具体值由用户提供。 在Excel中，函数按其功能可分为财务函数、日期时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数以及信息函数，这里主要介绍常用函数SUM、AVERAGE、COUNT、MAX和MIN的功能和用法，如表4-2所示。 表4-2 常用函数表 函 数 格 式 功 能 求出并显示括号或括号所示区域中所SUM =SUM(number1，number2，„„) 有数值或参数的和 求出并显示括号或括号所示区域中所AVERAGE =AVERAGE(number1，number2，„„) 有数值或参数的算术平均值 计算参数表中的数字参数和包含数字COUNT =COUNT(value1，value2，„„) 的单元格的个数 求出并显示一组参数的最大值，忽略逻MAX =MAX(number1，number2，„„) 辑值及文本字符 求出并显示一组参数的最小值，忽略逻MIN =MIN(number1，number2，„„) 辑值及文本字符 2. 输入函数 在Excel中，函数可以直接输入，也可以使用命令输入。 当用户对函数非常熟悉时，可采用直接输入法，首先单击要输入的单元格，再依次输入等号、函数名、具体参数(要带左右括号)，并回车或单击按钮以确认即可。 但在多数情况下，用户对函数不太熟悉，因此要利用“粘贴函数”命令，并按照提示一一按需选择，其具体步骤如下: ?选定要输入的单元格。 ?单击菜单中的【插入】|【函数】命令，或单击“常用”工具栏中的“自动求和”按 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 钮 下的“其它函数”后，弹出用以选择函数的对话框，如图4-52所示。 ?选定所需函数后按“确定”，会出现选择区域的对话框，如图4-53所示。 图 4-52 “粘贴函数”对话框 图 4-53 选择函数参数的区域范围 图4-53中的函数是平均值函数AVERAGE，用户可直接在参数框Number1中输入数值、单元格或单元格区域，如图4-53中的L2:L21。当区域范围较大或有多个区域范围时，用户可利用参数框Number右侧的一个带红色箭头的按钮选择区域范围，办法是先单击这个红色箭头按钮，图4-53所示对话框会自动缩小，此时用鼠标左键在表格工作区拖动出范围，松开鼠标后该范围在表格中会由动态虚线框(称为点线框)表示出来，再次单击缩小后的对话框中的红色箭头按钮，图4-53所示对话框会再次出现，并且刚才所选择的区域会由Excel自动用单元格区域引用的形式表示出来。用户在参数框Number1中选择了单元格或区域，可再在Number2中选择另一个单元格或区域，继续在Number3，Number4„„中选择，Excel共提供了30个用于选择范围的参数框。所需的多个范围选择完毕后，单击确定，即可在所需单元格中得到函数运算结果。 在Excel中共有几百个函数，这里不再依次介绍，用户可利用Office助手获得帮助以学习这些函数的用法。 3. 几个常用函数的功能示例 例:“= SUM(4,5)”等于9，所求为数值的和。 “=SUM(“4”,5,TRUE)”等于10，数字字符组成的文本值“4”转换成数字4，逻辑值“TRUE”转换成数字1，若为“FALSE”则转换成数字0。 例:如果B3:F3单元格分别为17，10，13，30和20，则: “=SUM(B3:F3)”等于90，所求参数为单元格引用的区域之和。 “=MAX(B3:F3)”等于30，所求为该区域的最大值。 “=MIN(B3:F3)”等于10，所求为该区域的最小值。 “=AVERAGE(B3:F3)等于18，所求为该区域的平均值。 “=AVERAGE(B3:F3，30)等于20，所求的平均值比原区域多一个参数值30。 “=COUNT(B3:F3,4)等于6。区域个数为5个，多统计一个数字参数4，共6个参数。 COUNT函数的参数是单元格引用时，空单元格、逻辑值、文本或错误值均不计算在内， , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 若需将除空单元外的其它几项统计在内，则是另一个函数COUNTA才能完成的了。 4.6 数据管理 在实际工作中常常面临着大量的数据且需要及时、准确地进行处理，这时可借助于数据清单技术、数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视表来处理。 4.6.1 数据清单 在Excel中，数据清单是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行，可以将“数据清单”看成是“数据库”，其中行作为数据库中的记录，列对应数据库中的字段，列标题作为数据库中的字段名称。数据清单是一种特殊的表格，必须包含表结构和纯数据。表中的数据是按某种关系组织起来的，所以数据清单也称为关系表。 表结构为数据清单中的第一行列标题，Excel利用这些标题名对数据进行查找、排序以及筛选等。要正确建立数据清单应遵守以下规则: 1)避免在一张工作表中建立多个数据清单，如果在工作表中还有其他数据，要与数( 据清单之间留出空行和空列。 (2)列标题名惟一且同列数据的数据类型和格式应完全相同。 (3)在数据清单的第一行里创建列标题，列标题使用的各种格式应与清单中其他数据有所区别。 (4)单元格中数据的对齐方式可用格式工具栏上的对齐方式按钮来设置，不要用输入空格的方法来调整。 数据清单的具体创建操作同普通表格的创建完全相同，但比较好的办法是采用菜单中的【数据】|【记录单】命令来进行，如图4-54所示。通过记录单可实现对表记录的添加、修改、删除以及查找等操作。例如要查找记录，可在图4-54所示的对话框中单击“条件”按钮，随即会出现类似的空白记录单，通过在该记录单中输入相应的检索条件就可以查找记录。 图 4-54 数据记录单 4.6.2 数据排序 用户可以根据数据清单中的数值对数据清单的行列数据进行排序。排序时，Excel 将利用指定的排序顺序重新排列行、列或各单元格。可以根据一列或多列的内容按升序(1 到 9， , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 A 到 Z)或降序(9 到 1，Z 到 A)对数据清单排序。 Excel 默认状态是按字母顺序对数据清单排序。如果需要按时间顺序对月份和星期数据排序，而不是按字母顺序排序，请使用自定义排序顺序。也可以通过生成自定义排序顺序使数据清单按指定的顺序排序。 1. 按升序排序 如果以前在同一工作表上对数据清单进行过排序，那么除非修改排序选项，否则Excel 将按同样的排序选项进行排序。操作如下: ?在要排序数据列中单击任一单元格。 ?单击“升序”按钮 。 2. 按降序排序 要按相反次序对清单进行排序，使用递减的排序次序(Z 到 A、标点符号、空格、9 到 0 的次序)。例如，要按从大到小的顺序排列考试成绩清单，用户可以按递减次序对“总成绩”列进行排序。如果以前在同一工作表上对数据清单进行过排序，那么除非修改排序选项，否则Excel 将按同样的排序选项进行排序。 ?在要排序的数据列中单击任一单元格。 ?单击“降序”按钮 。 3. 自定义排序 Excel中对数据排序不但可对列排序，也可对行排序，当进行列排序时可改变行的顺序，列的顺序不变;当进行行排序时可改变列的顺序，行的顺序不变。在自定义排序下，用户可指定排序的关键字，最多可指定三个，同时也可指定各关键字按升序或降序排列。下面的示例根据指定列对清单进行排序，为获得最佳效果，为待排序数据清单加上列标志(即标题行)。 ?在需要排序的数据清单中，单击任一单元格。 ?单击菜单中的【数据】|【排序】命令，打开“排序”对话框，如图4-55所示。 ?在“主要关键字”和“次要关键字”下拉列表框中，单击需要排序的列。 如果要根据多于三列的内容排序，请首先按照最次要的数据列排序。 ?选定所需的其他排序选项，然后单击“确定”按钮。 如果需要按行排序的话，点击“选项”按钮，出现“排序选项”对话框(如图4-56所示)，选定“按行排序”，再按步骤?,?操作即可。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-55 “排序”对话框 图 4-56 “排序选项”对话框 4.6.3 数据筛选 用户在对数据进行分析时，常会从全部数据中按需选出部分数据，如从成绩表中选出成绩优秀(总成绩>=90)的学生，或选出某院系的学生等等。这就要用到Excel提供的“自动筛选”和“高级筛选”对数据进行操作。 1. 自动筛选 自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可通过它快速的选出数据。其具体操作方法如下: 单击数据清单中任一单元格或选中整张数据清单。 ? ?单击菜单栏中的【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令。 这时可以看到，在数据清单的每个字段名右侧都会出现一个向下的箭头，如图4-57所示。 单击要筛选的那一项的下拉箭头，如“出生日期”，则出现如图4-57所示的下拉列表框。 在下拉列表框中有一些条件选项:全部、前10个、自定义„等。“全部”表示显示数据清单中所有数据，单击“前10个”则出现图4-58所示对话框，此框第一栏用于设置筛选该列中的最大或最小，第二栏设置筛选后所显示的数量，第三栏指定第二栏中数字的单位，如项或百分比。 图 4-57 数据筛选 图 4-58 “自动筛选”条件对话框 单击“自定义”，出现“自定义自动筛选方式”对话框，用户可在此为一个字段设置两个筛选条件，然后按照两个条件的组合进行筛选。两个条件的组合有“与”或“或”两种，前者表示筛选出同时满足两个条件的数据，后者表示筛选出满足任意一个及以上条件的数据。 下拉列表中有该字段中出现过的所有记录，如选择某值，则显示等于该值的所有记录。例如性别的下拉菜单中选择“男”，则筛选出男性的所有记录。 如果要退出自动筛选状态，选择菜单中的【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令，则取消自动筛选且字段名侧的向下箭头也消失。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 2. 高级筛选 实际应用中往往遇到更复杂的筛选条件，就需要使用高级筛选，这里仍以图4-3所示的数据清单进行举例说明。 ?在数据清单的工作表中选择某空白区域作为设置条件的区域，并输入筛选条件。例如图4-59所示，要将筛选条件设置为体育学院的女生，则在空白处C23内写“系别”，在C24内写“体育学院”，D23内写“性别”，D24内写“女”。 ?单击数据区域中任一单元格，选择菜单中的【数据】|【筛选】|【高级筛选】命令，会弹出如图4-60所示对话框。此框中，“方式”选区中有“在原有区域显示筛选结果”和“将筛选结果复制到其他位置”，选前者则筛选结果显示在原数据清单位置，选后者则筛选结果被“复制到”指定区域，而原数据仍然在原处。例如选择“将筛选结果复制到其他位置”，然后在“复制到”框中输入$A$25:$M$39。注意在复制前需在$25行建立表标题。 ?在“数据区域”中指定要筛选的数据区域，如$A$1:$M$21，再在“条件区域”中指定已输入条件的区域，如$C$23:$D$24。高级筛选对话框中还有一复选框为“选择不重复的记录”，选中它，则筛选时去掉重复的记录。 ?单击“确定”，高级筛选结果如图4-59所示。 图 4-59 高级筛选的结果图 图 4-60 “高级筛选”对话框 4.6.4 分类汇总 分类汇总就是把数据分类别进行统计，便于对数据的分析管理。以下是具体的操作方法。 1. 为数据清单插入汇总 具体操作步骤如下: ?先选定汇总列，对数据清单按汇总列字段进行排序。 ?在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 ?单击菜单中的【数据】|【分类汇总】命令，打开“分类汇总”对话框，如图4-61所示。 ?在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤?中进行排序的列相同。 ?在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 ?在“选定汇总项(可多个)”列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 选框。 ?单击“确定”按钮，即可生成分类汇总，如图4-62所示。 图 4-61 “分类汇总”对话框图 图 4-62 分类汇总 2. 删除插入的分类汇总 当在数据清单中清除分类汇总时，Excel 同时也将清除分级显示和插入分类汇总时产生的所有自动分页符。具体操作步骤如下: ?在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 ?单击菜单中的【数据】|【分类汇总】命令，打开“分类汇总”对话框。 ?单击“全部删除”按扭。 4.6.5 数据合并计算 所谓合并计算是指，可以通过合并计算的方法来汇总一个或多个源区中的数据。Excel 提供了两种合并计算数据的方法。一是通过位置，即当源区域有相同位置的数据汇总。二是通过分类，当源区域没有相同的布局时，则采用分类方式进行汇总。 要想合并计算数据，首先必须为汇总信息定义一个目的区，用来显示摘录的信息。此目标区域可位于与源数据相同的工作表上，或在另一个工作表上或工作簿内。其次，需要选择要合并计算的数据源。此数据源可以来自单个工作表、多个工作表或多重工作簿中。 在Excel中，可以指定多个源区域来进行合并计算。在合并计算时，不需要打开包含源区域的工作簿。 1. 通过位置来合并计算数据 通过位置来合并计算数据是指:在所有源区域中的数据被相同地排列，也就是说想从每一个源区域中合并计算的数值必须在被选定源区域的相同的相对位置上。这种方式非常适用于处理日常相同表格的合并工作，例如，总公司将各分公司的合并形成一个整个公司的报表。再如，税务部门可以将不同地区的税务报表合并形成一个市的总税务报表等等。 下面以一个实例来说明这一操作过程，建立如图4-63所示的工作簿文件。 在本例中将对工作表四川、上海公司进行合并操作，其结果保存在工作表总公司中，执行步骤如下: ?为合并计算的数据选定目的区，如图4-64所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-63 合并源工作表 图 4-64 合并目的表 ?执行菜单中的【数据】|【合并计算】命令，出现一个如图4-65所示的对话框。 ?在“函数”框中，选定希望Excel 用来合并计算数据的汇总函数，求和(SUM)函数是默认的函数。 ?在“引用位置”框中，输入希望进行合并计算的源区的定义，或单击“引用位置”框中红色箭头按钮，然后在工作表选项卡上单击“四川公司”，在工作表中选定源区域(如图4-66所示)。该区域的单元格引用将出现在“引用位置”框中，如图4-67所示。 图 4-65 “合并计算”对话框 图 4-66 合并数据源选择 ?按下“添加”按钮。对要进行合并计算的所有源区域重复上述步骤。可以看到合并计算对话框如图4-67所示。 最后按下“确定”按钮。就可以看到合并计算的结果，如图 4-68所示。 图 4-67 合并源引用 图 4-68 合并计算结果 2. 通过分类来合并计算数据 通过分类来合并计算数据是指:当多重来源区域包含相似的数据却以不同方式排列时，此命令可使用标记，依不同分类进行数据的合并计算，也就是说，当选定的格式的表格具有不同的内容时，可以根据这些表格的分类来分别进行合并工作。举例来说，假设某公司共有两个分公司，它们分别销售不同的产品，总公司要得到完整的销售报表时，就必须使用“分类”来合并计算数据。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 下面就以汇总这两个分公司的销售报表事例来说明这一操作过程。在本例中将对工作表四川公司增加一项图书部收入，如图4-69所示。那么总公司的报表中也需增加一项图书部收入，合并计算的操作步骤如下: ?为合并计算的数据选定目的区。执行菜单中的【数据】|【合并计算】命令，出现一个合并计算对话框。在“函数”框中，选定用来合并计算数据的汇总函数。求和(SUM)函数是默认的函数。 ?在“引用位置”框中，输入希望进行合并计算的源区的定义，或单击“引用位置”框中红色箭头按钮，然后在工作表选项卡上选择该相应工作表及源区域。该区域的单元格引用将出现在“引用位置”框中。 对要进行合并计算的所有源区域重复上述步骤。 如果源区域顶行有分类标记，则选定在“标题位置”下的“首行”复选框。如果源区域左列有分类标记，则选定“标题位置”下的“最左列”复选框。在一次合并计算中，可以选定两个选择框。在本例中选择“最左列”选项，如图4-70所示。 图 4-69 分类合并源工作表 图 4-70 合并计算源引用 按下“确定”按钮，就可以看到合并计算的结果，如图 4-71所示。 图 4-71 分类合并计算结果 3. 合并计算的自动更新 此外，还可以利用链接功能来实现表格的自动更新。也就是说，如果希望当源数据改变时，Excel会自动更新合并计算表。要实现该功能的操作是，在“合并计算”对话框中选定“链接到源”复选框，选定后在其前面的方框中会出现一个“?”符号。这样，当每次更新源数据时，就不必都要再执行一次“合并计算”命令。还应注意的是:当源和目标区域在同一张工作表时，是不能够建立链接的。 4. 6.6 数据透视表 数据透视表是一种可以对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它能够对行 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 和列进行转换以查看源数据的不同汇总结果，并显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。数据透视表是一种动态工作表，它提供了一种以不同角度观看数据清单的简便方法。 1. 数据透视表的组成 数据透视表一般由以下几个部分组成: 页字段:是数据透视表中指定为页方向的源数据清单或表单中的字段。单击页字段的不同项，在数据透视表中会显示与该项相关的汇总数据。源数据清单或表单中的每个字段或列条目或数值都将成为页字段列表中的一项。 数据字段:是指含有数据的源数据清单或表单中的字段，它通常汇总数值型数据，数据透视表中的数据字段值来源于数据清单中同数据透视表行、列、数据字段相关的记录的统计。 数据项:是数据透视表中的分类，它代表源数据中同一字段或列中的单独条目。数据项以行标或列标的形式出现，或出现在页字段的下拉列表框中。 行字段:数据透视表中指定为行方向的源数据清单或表单中的字段。 列字段:数据透视表中指定为列方向的源数据清单或表单中的字段。 数据区域:是数据透视表中含有汇总数据的区域。数据区中的单元格用来显示行和列字 段中数据项的汇总数据，数据区每个单元格中的数值代表源记录或行的一个汇总。现以 -3中建立的学生成绩举例。 前面图4 2. 创建数据透视表 以工作表中成绩表的数据作为源数据，要求计算各院系的各班的平均总成绩。在工作表中单击菜单中的【数据】|【数据透视表】命令，屏幕出现如图4-72所示的“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框。 使用的源数据是工作表中的数据，因此，选择“ Microsoft office Excel数据列表或数据库”选项，按“下一步”按钮后，屏幕就会出现“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框，如图4-73所示。 图 4-72 数据透视表向导-步骤1 图 4-73 选定数据透视表数据源 在“选定区域”中输入源数据所在的位置后，单击“下一步”按钮，屏幕会显示“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框，如图4-74所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 点击“完成”按钮后按照图4-75中指示，分别将“院系”、班、总成绩移动到对应区域，将总成绩移到数据“数据区域”中会自动显示为“求和项”，右键单击后在快捷菜单中选择“设置字段”，再在汇总方式中选择“平均值”，再对数据区域单元格的格式设置两个小数位，最后完成效果如图4-76所示。 图 4-74 确定数据表显示位置 图 4-75 数据透视表版式 3. 在数据透视表中设置格式 用户还可以对数据透视表设置格式来使数据透视表变得更加美观，具体操作如下:单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”菜单，选择“表选项”命令。就可以根据自己的需要对数据透视表的格式及数据进行设置。在完成各项设置后，单击“确定”按钮就可以得到满意的格式了。 图 4-76 数据透视表 4.7 数据图表 图表是Excel比较常用的对象之一。与工作表相比，图表具有十分突出的优势，它具有使用户看起来更清晰、更直观的显著特点:不仅能够直观地表现出数据值，还能更形象地反映出数据的对比关系。图表是以图形的方式来显示工作表中数据。 图表的类型有多种，分别为柱形图、条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图共14种类型。Excel的默认图表类型为柱形图。 4.7.1 图表的组成元素 图表的基本组成如下: 图表区:整个图表及其包含的元素。 绘图区:在二维图表中，以坐标轴为界并包含全部数据系列的区域。在三维图表中，绘 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图区以坐标轴为界并包含数据系列、分类名称、刻度线和坐标轴标题。 图表标题:一般情况下，一个图表应该有一个文本标题，它可以自动与坐标轴对齐或在图表顶端居中。 数据分类:图表上的一组相关数据点，取自工作表的一行或一列。图表中的每个数据系列以不同的颜色和图案加以区别，在同一图表上可以绘制一个以上的数据系列。 数据标记:图表中的条形面积圆点扇形或其它类似符号，来自于工作表单元格的单一数据点或数值。图表中所有相关的数据标记构成了数据系列。 数据标志:根据不同的图表类型，数据标志可以表示数值、数据系列名称、百分比等。 Y轴。 坐标轴:为图表提供计量和比较的参考线，一般包括X轴、 刻度线:坐标轴上的短度量线，用于区分图表上的数据分类数值或数据系列。 网格线:图表中从坐标轴刻度线延伸开来并贯穿整个绘图区的可选线条系列。 图例:是图例项和图例项标示的方框，用于标示图表中的数据系列。 图例项标示:图例中用于标示图表上相应数据系列的图案和颜色的方框。 背景墙及基底:三维图表中包含在三维图形周围的区域。用于显示维度和边角尺寸。 数据表:在图表下面的网格中显示每个数据系列的值。 4.7.2 创建图表 如果用户要创建一个图表，可以使用图表向导，现根据图4-77创建该公司各部门的年收入，具体操作步骤如下: ?选定要创建图表的数据区域，如图4-77所示。 ?单击常用工具栏中的“图表向导”按钮或单击菜单中的【插入】|【图表】命令，出现如图4-78所示的“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，在此对话框中选择图表类型。 图 4-77 公司年度收入表 图 4-78 选择图表类型 ?单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框，如图4-79所示。 该对话框中包含两个标签:“数据区域”和“系列”。“数据区域”标签用于修改创建图表的数据区域，如果区域不对，则在“数据区域”框中输入正确的单元格区域;如果要指定数据系列所在行，选定“系列产生在”框下的“行”复选框。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-79 设置数据区域及系列名称 对话框上的“系列”标签用于修改数据系列名称和数值及分类轴标志。 ?单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，如图4-80所示。 图 4-80 设置图表标题及位置属性图 在此对话框中有6个标签项: ? “标题”标签:用于确定是否在图表中添加图表标题、分类(X)轴标题和数值(Y)轴标题。 ? “坐标轴”标签:用于确定是否在图表中显示分类(X)轴和数值(Y)轴。 ? “网格线”标签:用于确定是否在图表中显示网格线。 ? “图例”标签:用于确定是否在图表中显示图例及图例所在的位置。 ? “数据标志”标签:用于确定是否在图表中显示数据标志及显示数据标志的方式。 ? “数据表”标签:用于确定是否在图表下面的网格中显示每个数据系列的值。 ?单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，如图4-81所示。 在此对话框中确定图表的位置:作为新图表工作表插入、作为其中的对象插入。 ?单击“完成”按钮，结果如图4-82所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-81 确定图表位置 图 4-82 最终生成的图表 4.7.3 编辑图表 图表生成后，可以对其进行编辑，例如制作图表标题、向图表中添加文本、设置图表选项、删除数据系列、移动和复制图表等。 1. 选中图表的不同部分 在介绍编辑图表的组成部分之前，先介绍如何正确地选中要修改的部分。前面已经介绍过，只要单击就可以选中图表中的各部分，但是有些部分很难准确地选中。下面介绍一种准确选中图表各部分的方法:激活图表后，从“图表”工具栏的“图表对象”下拉列表框中，可以看到该图表的各个组成部分，从这里可以选择图表的各个组成部分，如图4-83所示。 图 4-83 选中图表的不同部分 2. 设置图表选项 制作好一个圆柱形图表后，可以更改图表标题。操作步骤如下: ?选中该图表，单击菜单中的【图表】|【图表选项】命令，打开“图表选项”对话框。 ?切换到“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中，输入该图表的标题，例如输入“公司年度总收入”，“在分类(X)轴”文本框中输入X轴的名称，同样在“数值(Y)轴”文本框中输入一个名称或者不输入，如图4-84所示。 ?单击“确定”按钮，就可以看到图表中标题已发生更改，如图4-85所示。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-84 “图表选项”对话框 图 4-85 添加了轴向名称的图表 ?切换到“坐标轴”选项卡，如图4-86所示，在这里设置图表中如何显示坐标轴，如果取消选中“分类(X)轴”复选框，分类(X)轴将消失。如果取消选中“数值(Y)轴”复选框，数值(Y)轴将消失，当然也就看不到Y轴上的数值刻度了。如果选中“时间刻度”单选按钮，不管X轴数据的实际意义，一律在X轴标注时间。 另外在“数据标志”选项卡中可以设置数据的标志方式，如图4-87所示。数据标志显示在数据系列的上方。在该选项卡中设置要显示哪些数据标签，如表中显示“值”标志。 图 4-86 设置图表坐标轴的显示方式 图 4-87 设置数据的标志方式 3. 改变图表大小 在图表上的任意位置单击，都可以激活图表。要想改变图表大小，在图表绘图区的边框上单击，就会显示出控制点，将鼠标指针移到控制点附近，鼠标指针变成双箭头形状，这时按下鼠标左键并拖动就可以改变图表的大小。在拖动过程中，有虚线指示如此时释放鼠标左键所显示的图表轮廓，如图4-88所示。 4. 移动和复制图表 要移动图表的位置，只需在图表范围内，在任意空白位置按下鼠标左键并拖动，就可以移动图表，在鼠标拖动过程中，有虚线指示如此时释放鼠标左键所显示的图表轮廓，如图4-89所示。如果按住Ctrl键拖动图表时，可以将图表复制到新位置。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-88 改变图表大小 图 4-89 移动图表 5. 设置图表区域 图表区是包含图表所有其他部分的一个对象，可以把它理解为图表的背景。图表区的大小是不能改变的，对嵌入式图表来说，它通常与嵌入式图表的大小一致;对于图表来说，图表区通常就是指整个图表。 在图表的空白处双击就会打开“图表区格式”对话框，该对话框有三个选项卡，分别是“图案”、“字体”和“属性”。 在“图案”选项卡中，可以设置图表区的边框与区域颜色。在设置边框时，可以设置框线的“样式”、“颜色”和“粗细”等。设置区域的颜色可以是“自动”(白色)、“无”(颜色)，如图4-90所示，也可以在颜色列表中选择任意一种颜色。切换到“字体”选项卡，可以设置图表区中的字体，如图4-91所示。 图 4-90 设置图表的颜色 图 4-91 设置图表的字体 6. 编辑图表中的元素 要想移动或者删除图表中的元素，与移动或改变图表大小的方法相似，单击要移动的元素，该元素就会出现控制点，拖动控制点就可以改变大小或者移动。 按下键盘上的Delete键就可以删除选中的元素，删除其中一组元素后，图表将显示余下的元素，如图4-92所示删除了标题的图表。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-92 编辑图表中元素 7. 使用趋势线 有时需要分析一串数据的发展趋势，可以用趋势线进行预测分析。在Excel中，可以用图表生成趋势线，并根据实际数据对数据的发展趋势进行模拟。趋势线对于科学分析非常重要，通过它能够非常直观地看出一系列数据的发展方向。 生成趋势线的具体操作步骤如下: ?选中要添加趋势线的数据系列。 ?单击菜单中的【图表】|【添加趋势线】命令，打开“添加趋势线”的对话框，如图4-93所示，在“类型”选项卡中选择一种趋势预测/回归分析类型。 ?单击“选项”标签，切换到“选项”选项卡，从中设置趋势线名称和预测周期，如图4-94所示。 ?单击“确定”按钮，即可生成趋势线。 如果要删除图表中的趋势线，可在选中要删除的趋势线后，按Delete键。一般只能在二维面积图、条形图、折线图和气泡图等平面图形中为数据系列添加趋势线，而不能在三维立体图、雷达图、饼图和圆环图中添加趋势线。 图 4-93 “添加趋势线”对话框 图 4-94 “添加趋势线”选项卡 8. 更改图表中的数据 如果要更改中做表中的部分数据，并且希望在已制作好的图表中描绘出来增加或删除部分数据，具体操作步骤如下: , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 ?单击工作表中要更改的数据，即增加或删除部分数据，如图4-95所示。 ?单击菜单中的【图表】|【源数据】命令。 ?切换到“数据区域”选项卡，如图4-96所示。 ?按下Ctrl(或Shift)键，在工作表中重新选择需要的数据源。 ?选择好后，单击“确定”按钮即可重新生成图表。 如果要增加数据，可以先在工作表中输入需要的数据，然后使用上述的方法重新选择数据源;要删除数据，可以在重新选择不需要的单元格后，再在工作表中删除即可。 图 4-95 添加一行数据 图 4-96 数据区域指定选项卡 4.7.4 转换图表类型 要改变图表的类型，具体操作步骤如下: ?在图表的任意位置单击，激活图表。 ?单击菜单中的【图表】|【图表类型】命令，打开“图表”对话框。 ?选择其他合适的图表类型后，单击“确定”按钮。 改变图表类型的另一种方法是，选择要更改的图表，然后在“图表”工具栏中，单击“图表类型”按钮，再在弹出的菜单中，选择所需要图表类型即可。由于图表类型不同，坐标轴、网络线等设置不尽相同，所以在转换图表类型时，有些设置会丢失。图4-97为转化后的饼图类型。 图 4-97 转化的饼图 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 4.8 页面设置与打印 在制作完一张工作表后，根据需要可将它打印出来。在打印之前，首先要设置页面区域和做好分页的工作。 4.8.1 打印区域页面设置 1. 设置页面区域 用户在打印前，首先要对打印的区域进行设置，否则，系统会把整个工作表作为打印区域。设置页面区域，可以使用户控制只将工作表的某一部分打印出来，设置页面区域的常用方法一般有以下三种。 方法1:先选定打印区域所在的工作表，选定需要打印的区域，然后单击菜单中的【文件】|【打印区域】命令，在弹出菜单中选取“设置打印区域”项，Excel就会把选定的区域作为打印的区域。 方法2:首先选定工作表，选择需要打印的区域，单击菜单中的【文件】|【打印】命令，就会弹出一个如图4-98所示的打印设置对话框。在“打印”对话框中的“打印”框内，选择“选定区域”，就可控制在打印时，只打印指定的区域。 方法3:单击菜单中的【文件】|【页面设置】命令，就可激活“页面设置”对话框，选中“工作表”选项卡，在打印区域中选择需要打印的区域，这样也可以控制打印指定的区域 ，如图4-99所示。 图 4-98 “打印内容”对话框 图 4-99 “页面设置”工作表选项卡 2. 分页 一个Excel工作表可能有很大，而能够用来打印的纸张面积都是有限的，对于超过一页信息的工作表，系统能够自动设置分页符，在分页符处将文件分页。而用户有时需要对工作表中的某些内容进行强制分页，因此，用户需要在打印工作表之前，先对工作表进行分页。对工作表进行人工分页，一般就是在工作表中插入分页符，插入的分页符包括垂直的人工分页符和水平的人工分页符。插入分页符的方法是先选定要开始新页的单元格，然后选择“插 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 入”菜单的“分页符”命令，以进行人工分页。 在插入分页符时，应注意开始新页的那个单元格的选定。如果是进行垂直分页，选定的单元格应属于列;如果是进行水平分页，选定的单元格应属于一行。当要删除一个人工分页符时，应选定人工分页符下面的第一行单元格(垂直分页符)或右边的第一列单元格(水平分页符)，然后单击【插入】菜单，此时弹出的下拉菜单中的【分页符】命令将变为【删除分页符】命令，单击此命令就可删除这个人工分页符。如果要删除全部人工分页符，则应选中整个工作表，然后单击菜单中的【插入】|【重设所有分页符】命令。 4.8.2 页面设置 工作表在打印之前，要进行页面的设置。单击菜单中的【文件】|【页面设置】命令，就可激活“页面设置”对话框，在该对话框中可以对页面、页边距、页眉/页脚、和工作表进行设置。 1. “页面设置”对话框中的选项 选择“页面设置”对话框中的“页面”选项卡,如图4-100所示，屏幕出现的对话框。在这个对话框中，用户可以将“方向”调整为纵向或横向;调整打印的“缩放比例”，可选择10%至400%尺寸的效果打印，100%为正常尺寸;设置“纸张大小”，从下拉列表中可以选择用户需要的打印纸的类型;“打印质量”列表中有高、中、低和草稿四个选项供选择。如果用户只打印某一页码之后的部分，可以在“起始页码”中设定。 2. 页边距的设置 打开“页边距”选项卡，可得到如图4-101所示的对话框。分别在“上”、“下”、“左”、“右”编辑框中设置页边距。在“页眉”、“页脚”编辑框中设置页眉、页脚的位置;在“居中方式”中，可选“水平居中”和“垂直居中”两种方式。 图 4-100 “页面设置”页面选项卡 图 4-101 “页面设置”页边距选项卡 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 3. 页眉/页脚的设置 图 4-102 页眉页脚设置对话框 图 4-103 自定义页脚设置对话 打开“页眉/页脚”选项卡，如图4-102所示。在“页眉/页脚”选项卡中单击“页眉”下拉列表可选定一些系统定义的页眉，同样，在“页脚”下拉列表中可以选定一些系统定义的页脚。单击“自定义页眉”或“自定义页脚”就可以进入下一个对话框，进行用户自己定义的页眉、页脚的编辑。 单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮后，系统会弹出一个如图4-103所示的对话框。在这个对话框中，用户可以在“左”、“中”、“右”框中输入自己期望的页眉、页脚。另外，在上方还有七个不同的按钮，可以对页眉、页脚进行字体的编辑。按钮表示在光标所在位置插入页码;按钮表示在光标处插入总页码;按钮在光标所在位置插入日期;按钮在光标所在位置插入时间;按钮表示在光标所在位置插入Excel工作簿的名称 4. 工作表的设置 选择“工作表”选项卡。如果要打印某个区域，则可在“打印区域”文本框中输入要打印的区域。如果打印的内容较长，要打印在两张纸上，而又要求在第二页上具有与第一页相同的行标题和列标题，则在“打印标题”框中的“顶端标题行”、“左端标题列”指定标题行和标题列的行与列，还可以指定打印顺序等。 4.8.3 打印预览与输出 1. 打印预览 在打印前，一般都会先进行预览，因为打印预览看到的内容和打印到纸张上的结果是一模一样的，这样就可以防止由于没有设置好报表的外观使打印的报表不合要求而造成浪费。单击“文件”菜单，选择“打印预览”命令，或直接单击工具栏中的“打印预览”按钮，屏幕就会显示如图4-104所示的打印预览状态。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003 图 4-104 打印预览 2. 打印 预览完后，当设置符合用户要求时，可以单击“打印”按钮，屏幕会显示打印对话框，如图4-98所示。 用户可以在“打印机”栏的“名称”框中选择打印机类型。在“范围”栏中选择“全部”，打印整张工作表，在“页”中设定需要打印的页的页码。在“份数”栏中选择打印的份数。在“打印”栏中选择“选定区域”、“选定工作表”或“整个工作簿”。 , 第4章 电子表格软件软件Word 2003