酒店预订部订房部培训
国际酒店 岗位职责与政策程序
第四节 订房部
订房部是前台部的一个重要组成部分,主要负责宾客到店前的客房预订工作。订房部的主要职能是:获取宾客、市场营业部或其它渠道发出的房间预订信息,
确认、资料储存、分类等各个工作环节,把宾客单一的预订要求整理通过受理、
成完整、准确的预订资料,为接待处、房口部的“后期”服务提供“前期”信息,以便为客人提供准确、迅速、优质的服务。
一、订房部组织机构示意图
订房部领班
|
订房部文员
二、订房部人员的岗位职责和工作内容
职务:订房部领班
订房部领班负责主持订房部的整体工作。订房部领班要把握预订信息,控制客房销售情况,掌握预订规律,尽最大限度地提高开房率。订房部领班应具备丰富的预订经验和良好的判断能力,要有较高的英语水平。订房部经领班的工作向前台主管负责。
,、协助前厅经理统计预测住房率,及时通知酒店各有关部门,所有代售旅行社的
有关订房情况(包括可售与不可售日期),核准所有的订房要求,及时发出房间分布
,安排员工当值表,指导员工整理客人的记录。
,、每周预测未来一周酒店的售房情况,每月预测未来三个月酒店的售房情况。 ,、通过电脑系统监控酒店的售房情况,特别应该清楚了解各类房间的可出售情况。 ,、检查所有的订房要求,留意并亲自处理特殊的预订。
,、留意特别团体的动态,如出现不寻常情况,影响住房率,应及时向前台经理汇
报。
,、每月报告年累积房间销售情况。
,、掌握订房的状况和对比其它竞争酒店的预订走势。
,、协助推动酒店的促销
,与营业部、商业客户、旅行社和团体联络员保持良
好的沟通关系。
,、保证每日散客及团体的订房记录准确无误。
,,、 督促订房部员工处理好所有的订房,包括输入电脑、确认并发出订房确认,
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以及健全所有的订房记录。
,,、 检查下属的仪容仪表、行为规范及出勤情况。
,,、 使各类房间统计表得以不断调整及保持准确。
,,、 定期对员工进行业务培训,对员工的工作表现进行评估,向前台经理提出
具体的奖罚建议,保证部门的工作质量和服务质量达到
。
,,、 负责部门的治安、防火安全工作和计划生育工作。
,,、 参加前厅部例会以及其它业务会议。
,,、 完善订房部的工作程序和员工的工作职责和内容。
,,、 随时检查有关旅行社及商务客户的订房情况,每月按时印出报表。 ,,、 随时检查房间分配及销售情况,特别注意套房的销售情况。
,,、 回复客人的订房传真、电传及电子邮件。
,,、 每天做好未来,天内的房间销售预测给有关部门参考。
,,、 留意一些特别团体、重要客人的特别要求和安排。
,,、 了解近期的预订情况及动向,随时留意了解各种房间的售卖及走势。 ,,、 留意客人的档案资料的更新及变化。
,,、 检查所有的订房是否有重复预订的错误。
,,、 处理订房业务。
,,、 接受商务客户的热线订房。
,,、 留意订房是否超过实际数量。
,,、 跟进特别的订房要求。
,,、 检查房间预订情况。
,,、 给订房文员分派工作。
,,、 检查,,,,,,,,,,内的所有电传、传真及有关的订房资料, 处理
需要答复的传真或电传。
,,、 跟进特别的合同价格。
,,、 完成确认订房的传真及电传,保证所有的传真及电传尽快发出(当天回复,
当天发出)。
,,、 复查特别团体的安排。
,,、 做好交接班工作。
,,、 每天必须完成未来一个月的订房资料整理,监督订房文员把预订的接收、
更改、取消等资料准确输入电脑存档。
,,、 完成前厅部经理安排的任务。
职务:订房部文员
订房部文员是订房部日常预订工作的实际操作者。订房部资深文员、文员应掌握订房技巧和订房程序,熟悉电脑操作,有一定的英语水平。订房部资深文员、文
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员的工作直接向订房部督导负责。其主要工作内容包括:
,、接听及处理客人的预订电话。 ,、处理客房预订及发出确认传真。 ,、跟办预订的更改及取消。 ,、跟办特别的订房要求。 ,、留意订房是否超过可供售房的实际数量。 ,、把订房资料输入电脑。 ,、核算旅行社散客和团体的订房配额情况。 ,、完成订房督导安排的其它工作,如发生特殊情况,通知订房督导处理。 ,、检查第二天预期到达客人的订房资料。
,,、把团体订房的资料输入电脑。
,,、处理由订房中心发来的订房报表。
,,、将本部的订房资料,文件等按规定存档。
三、订房部的工作程序及标准
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