中南大学计划财务处报账手册
中南大学计划财务处报账手册(试行)
前言:经费开支必须严格遵守国家和学校的相关财经法规、
,严格按照预算的要求执行,业务内容必须符合真实性、合法性、相关性原则。
一、 中南大学财务常用单据:
1、中南大学原始凭证粘贴单(以下简称粘贴单)
2、中南大学大额资金支付审批单(以下简称大额审批单)
3、中南大学市内交通费报销单(以下简称市内交通单)
4、中南大学差旅费报销单(以下简称差旅单)
5、中南大学财务审批报告单(以下简称审批单)
6、中南大学财务审核情况说明(以下简称情况说明)
7、中南大学内部结算单(以下简称结算单)
8、中南大学领据(以下简称领据)
9、中南大学预约报账信息表
二、 票据基本要求:
1、 发票付款单位(发票抬头):中南大学,发票付款单位为个人、其他单位或
空白等不得报销;
2、 发票按类别粘贴,并按照粘贴单上的经济分类填写张数、金额,每张发票需
项目负责人、经手人、证明人或验收人三人签字;
3、 报出租车票等市内交通费需填写市内交通单,并粘贴在粘贴单上,每张粘贴
单上一般不超过20张出租车票,市内交通单上需写明张数、金额地点及事
由,出租车票不需每张签字,项目负责人、经手人在市内交通单上签字即可; 4、 单张票据5000以上应通过税务部门网站查验发票真伪;打印查询结果作为
附件。
三、 相关报账要求:
1、 基本要求:(适用以下所有业务)
1) 单笔业务金额超过1000元(含1000元)的经济事项结算时通过银行转
账、银行卡等方式进行。
2) 大额资金支付审批除经办人签字外,还需计划财务处相关领导审批签字。
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2、 一般商品服务支出,包括办公用品费、图书资料费、复印、打印、装订等费 用、测试加工费、材料费等:单笔业务报销金额1000元以上(含1000元),或连号发票总金额在1000元以上的,按照要求需提供商家明细清单。 3、 项目开头为41001、41002、41003、41004、41005、41006、41007、41315 的国家科技计划/公益性项目,报销时:
1) 不允许支出日常办公用品费(经济分类3020101),包括日常办公用品、
日常图书资料、通用软件、普通办公材料(如电脑耗材、鼠标等)等; 2) 报专用图书资料费、专用软件等费用(金额小于1000元的软件)时(经
济分类3020102),需提供卖方出具的清单或合同,(网上购买需提供电
商网站打印出的订单),并且报账内容需与项目相关; 3) 原则上,不允许支出生产性材料、基建材料、大宗工业化原料; 4) 报测试费时,如在非独立核算机构(如本校测试中心),测试费单价需有
成本依据清单,包括材料费、人工费等;
5) 报燃动费时,需提供专用设备独立计量燃动费(水、电等)的测算依据; 6) 报差旅费时,不允许开支课题组外人员的差旅费。
7)不允许报销通用设备(如电脑等)
4、 报销设备费、家具费等相关要求:
1) 购买500元以上、1000元以下,可使用一年以上设备须到资产与实验管
理处办理低值品验收单,通用设备1000元以上、专用设备1500元以上
须到资产与实验管理处建账建卡;报账时凭发票及竞价单报销; 2) 购买进口设备需要的文件:购买合同、代理公司购货合同、付款通知、
委托公司付款单、免税证明、进口货物报关单、INVOICE(设备发票)设
备验收单、申购单、代理手续费发票、招标书或免招标审批单等; 3) 购买家具,须在房产管理处办理中南大学家具验收单;
5、 报销国内差旅费相关要求:差旅费严格按照《中央和国家机关差旅费管理办
法》、《教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则》和《中南大学差旅费
管理办法》执行:
1)报销差旅费应与所使用的项目工作任务相关,严禁报销无关人员或无关
事项的差旅费;
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2)报销差旅费必须填写差旅单,差旅单上需项目负责人签字;项目负责人
本人出差的差旅单,需各单位负责人或科研秘书签字;差旅发票分类归
集粘贴于粘贴单上,单据上所填写的数据与所需报销的差旅发票保持一
致,
3)参加会议所产生的差旅费,报账时需附会议通知/邀请函; 4)无法构成完整来回的差旅,包括火车票/飞机票/过路过桥票等,原则上
不得报销。
5)外地住宿费无配套差旅票不得报销;
6)单独报销长沙本地住宿费时,视为招待费,仅可在横向科研项目经费与
横向科研发展基金中报销;
7)报销因参加在国内举办的会议产生的会议注册费(包括国际会议注册费),在差旅费中列支;
6、 国内差旅、实习补助相关说明:
1) 报销差旅费无住宿发票的,仅提供在途期间的补助;
2) 出席会议产生的差旅,会议通知上写明“食宿统一安排”,只给在途期间
补助;当会议通知对食宿安排不明确或理解有歧义时,如需申请补助,
填写情况说明单,项目负责人签字并加盖单位公章;
3) 报销实习差旅优先依据学院制定的标准给予补助,学院无规定时,按现
行《中南大学差旅费管理办法》中实习差旅费标准进行报销; 4) 往返驻地和机场的交通费(包括机场大巴),在按规定发放的市内交通补
助中统筹解决,不再另外报销(财办行[2014]90号:关于印发《中央和
国家机关差旅费管理办法有关问题的解答》的通知)。
7、 国际合作与交流费:
出国费用管理严格按照《因公临时出国经费管理办法》、《因公短期出国
费用管理办法》及《中南大学因公临时出国、赴港澳管理实施办法》执行
1) 报销国际差旅费需填写差旅单,并提供临时出入境审批表、出国任务批
件、出国期间汇率表;出国天数不超过审批单上批复的天数,超过批复
时间申请报销出国费用及给予补助时,需增补审批件;
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2) 因出国发生的体检费、保险费、签证费不允许单独报销; 3) 出国期间,均给予伙食费、公杂费补助;
8、 会议费:
会议费管理严格按照《中央和国家机关会议费管理办法》及《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》执行
1) 承办会议必须与课题任务有关,会议费严格按国家规定开支标准执行,
包括住宿费、餐费、场地租金及相关会议用品费用等,严禁报销景点门
票、礼品、洗浴发票等~
2) 各二级单位召开国际会议,先报国际合作与交流处审核,经批准后到财
务部门审核立项;
3) 各二级单位召开国内会议,由组织者提出申请、各单位审批后,将国内
会议预算报财务部门审核,并在批准的预算内按实报销;
会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合计
一类会议 400 150 110 660
二类会议 300 150 100 550 三、四类会议 240 130 80 450
, 一类会议:是党中央和国务院名义召开的,要求省、自治区、直辖市、
计划单列市或中央部门负责同志参加的会议;
, 二类会议:是党中央和国务院各部委、各直属机构召开的,要求本系
统、各直属机构或省、自治区、直辖市、计划单列市有关厅(局)负
责同志参加的会议;
, 三类会议:是党中央和国务院各部位、各直属机构,最高人民法院,
最高人民检察院,各人民团体及其所属内设机构召开的,要求省、自
治区、直辖市、计划单列市有关厅(局)或本系统机构有关人员参加
的会议;
, 四类会议:是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议,包
括小型研讨会、座谈会、评审会等;
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4) 报销会议费时提供会议通知、与会人员名单(包括主办方及会议工作人
员)、会议签到表、会议安排表或纪要;如会议由酒店承办,需同时提供
与酒店方签订的相关合同,报销会议费时需转账处理; 5) 承办会议所发生的咨询费,不计入会议费支出,列入专家咨询费支出,
标准如下:(执行标准参考中大财字[2013]24号:关于修改《中南大学
科研经费管理办法》的通知)
6) 专家的差旅费用在差旅费中报销,不计入会议费支出; 7) 会议费严格按照批复预算执行,超出预算部分不得报销;
会议类别 咨询方式 标准(元)
500-800(人/天)(第1、2天)
会议咨询 具有或相当于高级专业
300-400(人/天)(第3天以后)
技术职称的人员
通讯咨询 60-100(人/次)
300-500(人/天)(第1、2天)
会议咨询
200-300(人/天)(第3天以后) 其他人员
通讯咨询 40-80(人/次)
9、 公用车运行维护费:
1) 公用车辆运行维护费(经济分类30231)下设三级分类车船使用费(经
济分类3023901)和车船维修费(经济分类3023902),包括车辆的燃料
费、过路过桥费、停车费、车辆维修费等;
2) 各二级单位公用车所产生的车船使用费及维修费报销时,注明车辆牌号,
由各单位负责人、项目负责人和具体管理人员共同签字方可报销。
10、助研酬金、科研绩效:
1) 发放助研津贴、科研绩效及劳务费等需通过酬金系统制表,酬金表上领
款人及项目负责人须签字,并留下项目负责人有效电话; 2) 领款人(之一)与项目负责人为同一人时,需单位负责人或科研秘书签
字;若项目金额不足,延期发放,并通知项目负责人取回
或修改项
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目支出代码;
3) 助研津贴不允许提前发放,当月所交助研津贴表于次月15日左右发放
(如遇双休、节假日、寒暑假,时间顺延);
4) 科研绩效制表时,在职职工与退休返聘、非全职职工分开制表;每月10
号前所交绩效表格于当月20号左右发放,10号后所交科研绩效表,于
次月20号左右发放(如遇双休、节假日、寒暑假,时间顺延); 5) 助研津贴摘要书写规范:XX院XX导师发放XX等N人X月份助研津贴; 6) 科研绩效摘要书写规范: XX院XX发XX等N人X月科研绩效; 7) 临聘人员工资、劳务费等按人事相关规定签订协议,通过酬金系统制表,
项目负责人/人才交流中心均需签字;
8) 国家自然科学基金项目劳务费不得支出临聘人员工资。
11、加班费、评审费等:
1) 加班费从各二级单位人员经费中支出;
2) 加班费不得以现金支付;
3) 原则上不得从机关单位日常公务费和业务管理费中支出评审费,确因工
作需要支出评审费的,由评审组织单位提出申请,经主管校领导和分管
财务工作的校领导批示同意后实施。
12、基建、维修相关报账说明:
1) 50万元及以上的基建工程、20万元及以上的修缮工程须招投标; 2) 工程款费用1万元以上须附合同,3万元以上由基建处、保卫处及后勤
保障部审批,5万元以上还须审计处审计并签字盖章; 3) 房屋维修须提供房屋装修审批表;
4) 20万元以上修缮项目须提供房产管理处“房产增值验收表”; 5) 基建修缮工程款报销要求附结算清单以及由后勤保障处、基建处、保卫
处签署的工程验收单;工程验收最后一次付款应看合同上是否有说明要
留质保金;
6) 基建、维修
,应收取水电费,有以下几种方式:
方式一:施工方可选择装水、电表按实收取,缴纳的水电费收据需与结
算文件一起留存计划财务处;
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方式二:按工程总价的一定比例收取。若工程总价大于20万元,按总价
的1.5%收取;若工程总价低于20万元,按总价的2%收取;
方式三:若结算时要求不交也不扣,需水电中心负责人签字,并注明“无
水电费”。
13、借款业务:
1) 原则上不办理现金借款业务;
2) 购买材料、设备等1万元以上的借款须出具合同原件,10万元以上采购
借款还须附招投标文件;
3) 借款后一个月内须归还借款。
14、科研项目调账业务:
《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国
发[2014]11号)文第六条“加强科研项目和资金监管”规定:“科研人员和
项目承担单位要依法依规使用项目资金,不得随意调账变动支出、随意修改
记账凭证、以表代帐应付财务审计和检查”。
1) 调账须填写“中南大学计划财务处科研项目开支账目调整申请表”,同时
提供调入项目预算书,说明调整内容与调入项目的任务相关性。
2) 以下几种须调账的原因,由科研财务管理科审核后属实,予以调账:会
计账务处理错误;国家政策变更引起的开支内容变动;不符合项目预算
的开支;项目结题时审计与财务意见不一致,不认可需核减调出的账目。
3) 如果由于其他特殊原因要求调账的,“申请表”需由科学研究部、计划财
务处主管处领导审批后方予以调整。
注: 本手册由计划财务处负责解释。
计划财务处
2015年1月9日
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科研项目基本分类
内容
重点实验室及相关设施,621****,
其他基础研究,622**, 财政
科研高技术研究,623****,
补助
应用技术研究与开发,624**, 收入
62** 机构运行,625**,
其他科学技术,629**,
科技部项目:863项目,41001**,、973项目,41002**,、支撑项目
,41003**,、国家重大专项,41004**,、国际合作项目,41005**,等 非财基金类项目:面上项目,41050**,、青年科学基金项目,41051**,、重点政中项目,41052**,、杰青项目,41057**,等 纵向 央项项目 目人文社科类项目:国家社科,41100**,、艺术科学研究,41104**,等 41**
其他类项目:教育部科技项目,41300**,、铁路总公司项目,41301**,、
卫生部项目,41302**,等
省科技厅项目/公益性行业:省科技计划,42001**,、省高校创新团队
,42002**,等
非财省基金类项目:面上基金,42050**,、青年基金,42051**,、杰青基金政省,42052**,等
级项
人文社科类项目:省哲学社科基金,42150**,、软科学研究计划,42151**,、目
其他人文社科项目,42159**,等 42**
专项项目:省科技厅重点实验室,42100**,、省教育厅重点实验室
,42101**,、省发改工程研究工程实验室,42103**,等 科技开发与协作收入,71****,
科技成果转让收入,72****, 横向
项目 科技咨询收入,73****,
其他科研服务收入,74****,
发展基金:横向发展基金,82400**,、纵向发展基金,82410**, 发展基
金及绩
科研绩效,81021**, 效
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