中交第一公路工程局有限公司公文处理办法

中交第一公路工程局有限公司 公文处理办法 一公局办字[2003]87号 第一章总则 第一条为提高办公效率,使公文处理工作规范化、化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)、《中国交通建设股份有限局公文处理办法》(中交股办字〔2007〕203号),结合中交第一公路工程局有限局(以下简称“局”)的实际情况,特制定本办法。 第二条局行政公文是在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条本办法适用于局机关公文及下属各单位报局公文。 第五条公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则,做到及时、准确、安全。 第六条局长办公室是局公文处理的管理机构,主管局机关公文处理工作,并负责指导各单位的公文处理工作。 第七条局机关各部门、下属各单位应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。 第八条局机关和各单位要努力提高公文处理工作的效率和质量,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家以及和企业有关的秘密的安全。 第二章公文种类 第九条局行政的公文种类主要有: (一)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 (二)通知 适用于发布规章制度,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 (三) 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 (四)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。 (五)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 (六)批复 适用于答复下级单位的请示事项。 (七)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (八)函 适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 (九)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章公文格式 第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 (一)涉及国家秘密和企业秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 (二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 (三)局发文标识为“中交第一公路工程局有限局”;联合行文,主办单位排列在前。 (四)发文字号由局代字“中交一公局”、机关各部门代字、年份、序号 组成。联合行文,只标明主办单位发文字号。 (五)上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 (六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式,通常使用的介词是“关于”。 (七)主送单位指公文的受理单位,应使用全称和规范化简称、统称。除普发性文件外,公文一般只能有一个主送单位。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位,不要多头主送和越级主送。 (八)附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料,是对正文的补充与参考。公文如有附件(不包括被批转、报送件),应在正文之后、成文日期之前,注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件,应随同下发,但不必标明“附件”字样。 (九)公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应该加盖印章。 (十)成文日期以领导人签发的日期或会议通过日期为准。联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准。年月日要完整,不能省略。 (十一)公文如有附注(需要说明的其它事项),应当加括号标明。 (十二)公文应当标明主题词(见附件一)。上行文按照上级单位的要求标注主题词。 (十三)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。 (十四)文字从左至右横写、横排。 第十一条公文中各组成部分的标识规则参见附件二。 第十二条公文用纸采用国际A4型(210mm×297mm),左侧装订。 第四章行文规则 第十三条行文应当确有必要,注重效用。 第十四条局及各单位的行文关系,应当根据隶属关系和职权范围确定,一般 不得越级请示和报告。 第十五条局在职权范围内,可向上级机关、下属单位或不相隶属单位行文。 第十六条局机关部门职权范围内的事项,应由部门自行发文,各部门依据部门职责可以相互行文和向下一级单位的相关部门行文;行文时,可用A4白纸缮印,加盖部门印章但不得使用“中交第一公路工程局有限局文件”用纸。 局机关各部门除局长办公室外,不得对下一级单位正式行文。 第十七条向下级单位的重要行文,应当同时抄送直接上级单位。 第十八条凡是向上级机关请求指示和批准的函件,一律使用“请示”文种。“请示”应当一文一事,一项请示只限一个问题,以便上级主管部门迅速决策,及时批复;不得把两个或两个以上互相没有关系的问题放在一项请示中;工作请示要按级请示,不能越级请示,特殊情况越级请示,必须同时抄送直接主管部门;一项请示一般只限主送一个上级单位,如需其他单位协助或知晓的事项,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。 第十九条除上级单位领导人直接交办的事项外,不得以局名义向上级单位领导人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第二十条同级党、政、工、团可以联合行文,联合行文应当确有必要,单位不宜过多。党政之间不能相互行文。 第五章发文办理 第二十一条发文办理指以局名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 局发文程序为:主办部门承办人拟稿(填写发文稿上各项内容)→主办部门负责人核稿→主办部门会签局有关部门→局长办公室审核、复核→局主管或分管领导签发→局长办公室登记编号→文印人员打印清样→承办人校对并签字→文印人员缮印→局长办公室用印封发。 第二十二条草拟公文应当做到: (一)符合国家的方针、政策和法规以及中交股份、局的有关规定。 (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,稿面整洁,篇幅力求简短。 (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。 (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。 (七)必须使用国家法定计量单位。 (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。 (十)主办部门根据需要,确定主送、抄报、抄送单位,标明正文和附件印数。 第二十三条发文审核是指对送领导签发的文稿所做的全面审核与修正。 (一)主办部门负责人审核,重点审核发文所述事项情况是否属实,文字表达与所办理公文原意是否符合,观点是否明确,条理是否清楚,技术术语是否标准。 (二)局长办公室核稿,重点审核发文稿各项内容是否填写完整,是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。在不改变原意的情况下,局长办公室可对文稿进行文字加工和适当删节,若有较大修改时,应商承办人修改。若稿面不洁、字迹潦草、涂改较乱,应要求承办人清稿,并将原稿附后。公文经局领导签发后,局长办公室应注意领导对文稿内容有无修改,必要时做适当文字处理。 (三)局领导核签,重点审核行文内容是否符合国家法律、法规、方针、 政策和有关规定,以及与局规章制度是否一致。 第二十四条拟制公文,对涉及其他部门职责范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报局领导协调或裁定。 第二十五条会签文稿均由主办部门送转会签,以会签部门负责人签字为有效;会签中如有不同意见,可在会签栏或附纸写出,不得在原稿中修改,主办部门根据意见进行协商一致后送局长办公室核稿。 第二十六条以局名义制发的文件,一般按局领导分工,由主管局领导签发。 第二十七条公文正式印制前,局长办公室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序重新签发。 第六章收文办理 第二十八条收文办理指对收到公文的办理过程,收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第二十九条签收公文应逐件清点,如发现问题,应当及时向发文单位查询,并采取相应的处理。 第三十条登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。一般事务性来文可视情况确定是否登记。 局收文,由局长办公室负责签收、拆封、登记、分办;注明领导亲启件,送领导或其秘书签收。上、下级单位送领导亲启的信函由领导本人拆阅。 第三十一条收到下级单位上报的需要办理的公文,局长办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由本单位办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;文种使用、公文格式是否规范等。 分办公文,应当分清主次缓急,分清阅件与办件,优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。凡送部门分办的公文,应及时办理,需请示领导的事项,应当先提出处理意见后再请示;主送各部门的公文,由主送部门承办,相关部门 积极协办。 第三十二条经审核,对符合本办法规定的公文,局长办公室根据文件内容及部门职责提出处置意见,分送局领导批示或送有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经局长办公室负责人批准后,说明理由退回承办单位。 第三十三条拟办公文时,应当按照局领导分工和部门职责划分,明确拟办意见。应当送局领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容: (一)上级机关下发的重要文件。 (二)涉及全局利益或局部重大利益的事项。 (三)无明确归口管理部门,需要领导批示的事项。 (四)特别紧急的需要领导批示的事项。 (五)领导亲自交办的事项。 (六)其他需要领导批示或阅知的事项。 第三十四条承办部门收到交办的公文后应及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对于领导的批示意见,应当在文件传阅处理单上简要签注承办的结果(如已办复,则注明复文号与复文日期)或有关建议或意见,并签注姓名和日期。涉及紧急或重大事项的,应另外通过其他方式迅速报告、请示领导或转告有关部门。对不属于本部门职责范围的事项,应迅速退回局长办公室,并说明理由。 第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请局领导协调或裁定。 第三十六条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。公文签发人对所签发的公文内容全面负责。 第三十七条送局领导批示或者交有关部门办理的公文,局长办公室要负责催办,并负责将文件办理结果迅速、准确报告领导;做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。 第七章公文归档 第三十八条公文办理完毕后,应根据局档案管理有关规定规定及时整理(立卷)、归档。 各部门和有关单位的竣工文件、工程影像、投标文件等文件、资料,应当按局有关要求及时归档。个人不得保存应当归档的文件。 第三十九条归档范围内的公文,应当根据其互相联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。 第四十条联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。 第四十一条各部门文件和资料管理员负责办理本部门文件材料的平时立卷工作。每年六月底前,应将上一年已收集整理的案卷移交局长办公室,并办理移交手续。 第四十二条局机关各部门及各有关单位制作、保管的与业务有关的文件资料及影像资料等按局档案管理有关规定统一交归局长办公室,不得私自留用。 第四十三条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。 第八章公文管理 第四十四条公文由局长办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第四十五条上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经局长办公室负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。如需翻印受控文件,应当办理受控文件复制审批手续。 第四十六条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖局公章。 第四十七条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。 第四十八条不具备归档和存查价值的公文及资料,经过有关部门鉴别及局长办公室批准,可以定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。 第四十九条机关部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时, 需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第九章附则 第五十条公文处理中涉及电子文件的有关规定将另行制定。 第五十一条本办法由局长办公室负责解释。 第五十二条局所属各单位可参照本办法自行制定本单位的公文处理办法。 第五十三条本办法自发布之日起施行。2002年1月1日起施行的《路桥集团第一公路工程局公文处理办法》同时废止。