办公软件操作与应用精品文档第一部分 办公软件操作与应用 一、高效应用办公软件 1.正确认识办公软件; 2.注意掌握贴近实践的办公软件技能; 3.了解新功能,提高工作效率。 (一)Office办公软件组件 熟练掌握办公软件,有利于提高各种文档、报表和报告处理能力。 尤其是几种常用办公软件的综合应用,更加能够大大提高财会人员的工作效率。 比如工资单的处理和发放、财务报告的编制与分析、大数据的动态分析等等。 (二)Office的学习方法 在学习Office办公软件过程中,一定要注意以软件应用过程为导向的学习方法。 一味地死记...
精品文档第一部分 办公软件操作与应用 一、高效应用办公软件 1.正确认识办公软件; 2.注意掌握贴近实践的办公软件技能; 3.了解新功能,提高工作效率。 (一)Office办公软件组件 熟练掌握办公软件,有利于提高各种文档、报表和报告处理能力。 尤其是几种常用办公软件的综合应用,更加能够大大提高财会人员的工作效率。 比如工资单的处理和发放、财务报告的编制与
、大数据的动态分析等等。 (二)Office的学习
在学习Office办公软件过程中,一定要注意以软件应用过程为导向的学习方法。 一味地死记硬背,不仅仅学习非常辛苦,而且容易遗忘;更主要的是:一旦软件版本升级,又需要从头学习。 二、高效办公必须懂的Office十八般武艺 Office的功能很多,不同的组件又有许多特有的功能。首先我们从Word、Excel、PowerPoint共有的功能说起。 下面和大家介绍十八个知识和技巧,从文件管理、文字处理到图像设置,帮助大家快速提高日常工作效率。 (一)Office文件管理 在Office中,对于文件的管理,比如文档的新建、打开、保存、另存为以及打印、发布等相关操作,通过软件界面左上角带Office图标的圆形按钮可以轻松实现。 常见快捷方式 案例演示1:文件的加密 在文档管理工作中,有一些重要的、私密的数据,需要通过文件的加密,来防止信息的泄露和无关人员的修改。Office2007可以通过文件加密,限制文件的阅读和修改。 步骤:Office→另存为→工具→常规选项 案例演示2:文件的打印 在打印窗口,不仅仅能够设置打印机、打印范围和打印内容等等;还可以通过打印机属性,设置打印方式和打印质量;通过打印预览查看打印效果。 步骤:Office→打印 (二)Office选项 通过点击Office按钮可以选择设置系统选项。 包括软件的界面显示、作者标注、内容校对、保存方式、信任中心以及高级设置。 案例演示:将报表中零值显示为空 (三)最近使用的文档 点击Office按钮,可以通过右侧“最近使用的文档”,轻松打开最近打开过的文档。更重要的是,可以通过文档名称右侧的“图钉”按钮,设置文档的固定。从而实现常用文档的快捷访问。 (四)工具命令轻松访问 在学习一个陌生的软件,或者遇到一个新的版本的软件时,初学者很头疼的一件事,就是找不到相应的命令或者菜单。 在Office2007以后的版本中,通过自定义快速访问工具栏可以帮我们解决这个问
。 通过自定义快速访问工具栏,将Office办公软件中的任意命令,添加到最显眼的位置,方便用户进行功能操作。 案例演示:添加功能命令到快速访问工具栏 步骤:三角形按钮→其他命令→所有命令 (五)快速掌握某项功能 在新手使用办公软件的过程中,对于一个陌生的命令或者按钮,我们很难知道这个命令究竟是用来做什么的。 但是在Office2007中,通过移动鼠标至该按钮上方,停留片刻,系统就会通过浮动窗口,自动显示该按钮的功能说明。 案例演示:快速掌握流程图的绘制 (六)文字处理 无论Word、Excel还是PowerPoint,都涉及文字的处理。主要包括字体、字号、颜色、上下标等等。 通过“开始”功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。 点击字体栏目下方箭头,可以弹出“字体”设置窗口。 需要注意的是中西文的不同字体设置和上下标、着重号。 (七)段落设置 段落设置主要需要注意的是行距和缩进。 通过“开始”功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。 缩进包括首行缩进和悬挂缩进; 行距可以通过下拉菜单和设置值自由设定。 (八)同步查看文档,审校核对很方便 对于不同版本的文档要比较异同,或者财务工作中的表表比对,审校核查不同数据,Office2007在“视图”功能区中提供了“并排查看”功能,方便文档的对比、校对、核查。 案例演示:并排查看与同步滚动 步骤:视图→并排查看(同比一个文档,新建窗口) (九)状态栏统计信息更方便 在Office2007中,状态栏的作用更加明显。不仅仅页码、字数等文档状态信息,更可以统计选中区域的页码、字数或者数据汇总信息。 例如在Excel2007中,利用状态栏显示单元格区域数据的汇总 如果在Word2007中,统计的是页数和字数。 (十)公式和运算符号输入更加方便 在整理报告、方案或者论文的过程中,常常需要我们输入一些特殊的数学符号,例如根式、幂函数或者微积分的式子。 在Office2007中,我们可以利用“Microsoft公式3.0”的模板功能,实现特殊公式和符号的输入。 Microsoft公式3.0囊括了高等数学中各种常见的符号。 步骤:插入→对象→Microsoft公式3.0 案例演示:如何输入复杂的公式 (十一)轻松设计文档插图 在文档和报表设计过程中,有时候我们需要通过插入图片来对内容进行展示和说明。 通过“插入”功能选项卡中的“图片”按钮,用户可以插入JPG、PNG、BMP等各种常见类型的图片。 步骤:插入→图片→图片工具 选中图片后,功能区显示图片工具。用户可以根据需要调整大小、亮度、对比度、压缩图片和艺术效果。 案例演示:如何设置图像,并进行图文的排版 (十二)巧用图形让内容更直观 在Office2007中,软件新增加了很多图形和符号,使用这些图形和符号,用户可以像专业的制图软件一样,设计示意图和流程图变得异常简单。 Office图形分类 案例演示:如何快速绘制流程图和公司行政构架图 (十三)艺术字让文字不再枯燥 在Office2007和以后的版本中,通过绘图工具中的“快速样式”和“形状样式”,艺术字设计更加简单、自然,用户可以自由配置颜色和设计三维立体效果。 步骤:插入→艺术字→绘图工具 案例演示:设置艺术字 (十四)灵活的数据分析 借助Office的图表工具,可以灵活地将文字和数据形象化,帮助阅读者快速掌握内容信息。 图表类型 常见图表总共有11大类,而每个大类又分为若干小的类别。 绘制图表 在Word、Excel、PowerPoint中都可以插入图表。但是由于在Word、PowerPoint中插入图表后,最终还是在Excel调用数据设计报表。因此,建议大家通常情况下,还是在Excel中设计好数据报表后,再绘制图表,最后将绘制好的图表拷贝到文档中即可。 步骤:插入→图表→选择相应类型图表 绘制图表 各种图表的设计,根据不同的数据分析目的,操作步骤也有所不同。由于相关过程比较复杂,我们在后面讲解Excel的内容,再和大家详细讲解。 (十五)使用超链接为不同内容建立关联关系 超链接,也就是内容链接,在本质上属于一个内容的一部分,通过点击链接内容,允许我们同其他文件、网页、电子邮箱之间进行连接。 超链接既可以建立在文字中,也可以建立在形状或者图像之上。 步骤:选中对象→点击鼠标右键→超链接 链接指向 需要注意的是: ·如果指向原有文件或网页,可以通过“书签”指向文档的具体位置; ·如果链接指向本文档中的位置,用户可以自由设置链接指向的标题、单元格或者幻灯片页面。 案例演示:为文字设置超链接 (十六)文档的自动保存 为了避免日常工作中非正常原因导致数据丢失(比如死机或者断电),通过文档的自动保存功能可以帮助用户找回丢失的数据。 步骤:Office按钮→选项→保存 注意保存选项设置 (十七)文档的自动修复 当文件因为各种原因遭受破坏的时候(例如感染病毒或者硬盘老化),通过Office的自动修复功能,可以进行文件的修复,将其重要数据信息挽救回来。 步骤:Office按钮→打开→三角形按钮→打开并修复 以Excel为例 注意修复和提取数据的区别 前者是将文件尽可能的修好; 后者是在文件不能修复时,将重要数据恢复出来。 (十八)文档的定稿 在完成的文件的编写整理工作之后,如果我们需要定稿,表明文档整理工作已经完成,其他人只能阅读不能修改,可以将文档标记为最终状态。 步骤:Office按钮→准备→标记为最终状态 撤销定稿 在已经定稿的情况下,再次点击“标记为最终状态”,即可撤销定稿 本章小结 前面和大家分享的十八个重要知识和技巧,都是Office2007共有的特性。 希望大家能够通过关键词和案例演示快速掌握,并应用到日常工作中,从而提高自身工作效率。欢迎您的下载,资料仅供参考!致力为企业和个人提供
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