备用金管理办法

备用金#管理#第一章总则第一条为维护公司资产的安全完整，提高资金利用效率，加强对备用金业务的管理，根据国家相关财务，结合本公司实际情况，特制订本办法。第二条本办法适用于公司各部门。第二章备用金的定义及申请第三条本办法实行“谁借款谁报销，前不清后不借”的原则。第四条备用金分类及使用范围1、临时备用金：是指因公司临时业务需要而借支的资金，具有一次性、时间短的特点。例如：借给员工个人备作差旅费、零星采购或零星开支等使用的款项。2、定额备用金：是指因支出频繁等原因而需要资金周转的现金，具有时间较长、人员及金额比较固定等特点。第五条各部门应根据实际工作及管理的需要分别进行办理；定额备用金的额度根据业务性质不同，由各部门根据实际工作需要，指定专门专人负责，经公司领导审批后报备财务部。各部门对使用对象和用途范围每半年审定一次。第六条备用金由财务部核算并负责监督；备用金经办人所在部门的负责人应督促经办人按期及时清理备用金。第七条经办人应根据实际业务需要申请备用金，不得以任何名义挪用或占用公司资金。第八条备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。第九条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，各部门不得办理其他有关手续。第三章备用金的办理、审批与报销第十条经办人应按规定办理借支备用金手续。借款时，经办人应按填写“包头市中冶臵业有限责任公司借款单”，严格按借款单格式准确填列借款日期、所在部门，借款事由、借款金额（大、小写）、经办人姓名等信息。对于未按要求填写的备用金借款单，财务部门不予受理。第十一条备用金原则上由经办人本人亲自办理，如由于特殊原因非本人办理的，须由经办人本人在备用金借款单上亲自签名，同时经办人应在借款单上标明代办；否则视为代办人借支的备用金。第十二条借支零星采购用品、参加培训、会议等备用金经办人须提供相关的合同、协议、通知书、主管领导批示等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门不予办理。第十三条备用金借款审批手续应完备。由经办人提出填写完整、无误的借款单后根据借款事由分别经总会计师和公司领导审批后，到财务部门办理请款手续，由出纳直接网银付款。第十四条经办人报销时，需将粘贴好的原始凭证经所在部门负责人、总会计师及公司领导审批后，到财务部门予以冲帐。第十五条备用金报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致；当备用金未完全使用完时，必须及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。第十六条经办人取得的原始凭据必须是合理、合法、合规的单据，不允许以白条冲销备用金。第十七条经办人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，委托人应在报销凭证上签字。第四章日常管理及违规处罚第十八条借款单的联次。财务部门需将第一联作为原始票据进行账务处理；第二联交经办人留存，经办人在报销冲账时需持第二联与财务部进行核销处理，并交回财务部；第三联财务部暂存，经办人报销冲账时，与经办人所持的第二联进行比对，业务处理完毕，财务部将第二、第三联作为附件装订凭证第十九条经办人应及时报销或归还所借备用金。员工借支的临时备用金，必须在事务完毕后七日内进行报销归还，不按规定报销归还借支款的，从次月起借支人及其所在部门其他人员不得继续进行备用金借支。第二十条经办人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由的，应由经办人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，同时写出书面承诺清理期限，报有关领导审批。第二十一条公司财务部定期将备用金余额情况表反馈至公司领导及相关部门，对备用金余额居高不下，且长期不清理的职工，将由人力资源部门在发放工资的时候逐月予以扣除，直至扣清为止。第五章附则第二十二条本办法解释、修订由财务部负责。第二十三条经公司各部门及领导会签批准，本办法从年月日起执行。