档案管理规定及归档流程图

收集归档判断确按限期分类编制页码装订排序盖档号章电脑著录装盒排架打印目录编制检索工具档案归档整理流程图采集应归档的文件资料齐备完好判断文件能否归档依据归档范围，慎决定文件去留确立归档文件的保留限期正确客观按部门分类方法科学、合用，保持相对稳固只编没有页码的部分不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”便于保留利用装订如限期—机构—时间三个次序相对固定层次摆列在每一“件”的上方空白清楚、正直，件号不重、正确处盖档号章相关的的信息录入专用的录入的内容尽可能详细、正确档案管理软件按件号次序装盒、上架不一样保留限期，不一样机构的不要装入同一盒归档文件目录一式两份分保留限期按件号顺序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录封面、背脊上的目录项目要填写完好档案管理规定一、档案管理(一)凡是能正确反应企业各项业务活动的文件、资料、声像、报，都一定实时归档，保证完好无缺。(二)文档管理员一定坚持文书随时立卷的归档，并分门别类，做好采集、整理、立卷、归档工作。(三)档案内容包含从建立之日起每年在经营管理工作中形成或企业制发的应归档的文件资料。二、文书档案管理(一）归档范围1、行政综合类:包含重要的会议资料;拟订的内部法例性、政策性文件;组织改革、变迁、大事记、年报等文件资料;发展规划、#工作#;政府机关颁发的重要文件。2、组织人事教育培训类:职工改动表、花名册、教育培训卡。3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计估算报表及其说明，各样季度报表、月报表，政府主管部门下发的相关文件资料。4、质量管理类:质量管理方面的制度。5、技术类:产品及生产方面技术文档。6、销售纪事类:企业大规模的销售活动纪事。（二）文书的档案立卷1、归档的文件资料种类、份数以及每份文件页数，均应齐备完好。2、在归档的文件资猜中，应该将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一同摆列，不得分开。3、不一样年度的文件一般不得在一同立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。三、归档时间企业经营管理活动中的各样合同及惯例性报表，依据各自不一样的时限要求实时上缴总经理和人力资源部;其余各种档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门临时保留，月尾一致汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保留。四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应实时送还。（二）会计档案一律禁止外借。内部调阅应经财务负责人赞同。外单位因特别需要，查阅相关会计档案时，应持正式公函，并经企业领导赞同。查阅会计档案时不得将档案带出企业;如需摘抄、复印，应经财务负责人赞同方可办理。(三)按期对档案进行判定，正确地拟订档案销毁清单，对失掉保留价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审查，报企业领导赞同后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上署名。