部门物料领用退料及借用归还管理规范

文件编号密级受控文件文件版本页码共12页部门物料领用退料及借用归还管理规范拟制：审核：批准：日期：日期：日期：修订记录版本修订内容修订人修订日期□总经理□研发部□质量管理部发放范围□采购计划部□生产部□仓储物流部□销售部□行政部关键词：电子文件名称占用空间（字节数）复核人日期11.目的为了明确及规范非生产部门使用物料的流程，加强仓储部门的物料管理，明确相关的财务核算，特拟定此物料领用、借用的管理规范。2.适用范围公司非生产部门、非生产订单所需要领用、退料、借用及归还物料。3.职责范围申请人负责发起领用、借用、退料、归还的申请，申请人所在部门经理审批。仓储物流部根据申请单，按先进先出进行发料、收料及系统帐务处理。质量管理部（IQC/FQC）负责退还物料的检验及处理建议。维修组负责不良物料的性能分析及维修。采购管理部（PMC）负责退还物料（半成品、成品）返工的生产订单下达。采购计划部负责物料采购计划，不良物料退换货事宜。生产工程部负责退还物料（半成品、成品）的返工。财务部负责相应的财务核算及年底盘点各部门借用、领用情况。4.定义和分类4.1物料的分类定义4.1.1低值损耗物料低值：直接采购的单价或费+加工费低于500元。损耗：使用后造成损耗无法再二次使用的物料，包括消耗性的胶水、铜箔、泡棉、电缆线等辅材，以及电子元器件等使用后外观损伤不能作为新料使用的原材料。4.1.2高值非损耗物料高值：直接采购的单价或材料费+加工费高于（含）500元。非损耗：使用后不会造成消耗，以及损伤可修复并再次使用的物料。例如PC模块，SSD电子盘，超声探头，液晶屏、PCBA等。4.1.3可销售附件指在销售订单中可直接下单销售的配附件，例如ECG电缆线、SPO2血氧探头、EtCO2模块、超声探头、穿刺架、台车支架、打印机等。24.2流程操作的分类定义4.2.1领用用于低值损耗物料的使用申请，领用后不再归还，直接计入领用申请部门的费用。4.2.2借用用于高值非损耗物料的使用申请，借用后计入借用部门及借用人名下，需要借用归还后才能销帐。可销售附件即使单价小于500元，也需要走“借用”流程。4.2.3归还借用的物料归还给仓库。归还的物料需要通过IQC/FQC的检验，如果是良品无损伤则直接入库；如果需要维修、返工或报废，相关费用计入申请部门。4.2.4退料领用的物料原则上不再退还给仓库。对于错领、多领等情况下，确认物料未使用过的或者具有退还价值，按“退料”流程退回。4.2.5借出转换借用的物料由于各种原因不能归还的，按“借用转换”流程处理。a）借出转借出：借用人/借用部门将借用物料转接给另外的借用人/借用部门。b）借出转销售：销售部门借用后将物料销售。c）借出转消耗：借用物料丢失、损毁或无法修复的，则借用转消耗，财务部视具体情况判断是否需要借用人/借用部门进行赔偿。4.3借用仓库的分类定义4.3.1借用仓用于存放降级使用的物料，如板卡、探头、整机、产品等。4.3.2借用来料不良仓用于存放来料不良待退供应商处理的物料，如板卡、探头。4.3.3借用内部维修仓用于存放内部维修物料，如板卡、探头、整机、产品。4.3.4借用待报废仓用于存放待报废物料。5.流程5.1领用退料流程35.1.1流程图5.1.2流程说明5.1.2.1申请人在U8系统中制作并打印《领料申请单》，交由部门经理签字审批，提交仓储物流部办理领用业务。5.1.2.2仓储物流部收到《领料申请单》，查询库存信息，确认是否有可用库存。⑴有可用库存，仓管员办理出库业务，登记存卡出库记录，《领料申请单》注明出库仓库，序列号管理的物料《领料申请单》注明序列号，完成物料交接；《领料申请单》交帐务员，帐务员根据《领料申请单》信息，系统制作《材料出库单》，《领料申请单》记录记帐凭证，红联交财务部，白联仓储物流部存档。⑵无可用库存，仓管员与申请人确认是否取消领用，如整单取消，仓管员退回《领料申请单》，申请人系统删除《领料申请单》取消领用业务，如某一项物料无库存，申请人在U8系统删除《领料申请单》某一项无库存物料，重新制作《领料申请单》提交仓储物流部办理领用业务；⑶无可用库存，仓管员与申请人确认是否取消领用，如申请人仍需要领用，仓管员制作《欠料》提交采购计划部PMC，PMC依据《欠料表》信息，分类处理欠料（原材料、委外物料、自制物料），原材料、委外物料欠料PMC制作物料《采购申请单》提交采购员采购新物料，《欠料表》回复采购订单号及到货交期转仓储物流部；仓管员收到采购物料到货，送检合格入库，依据《欠料表》制作《补料单》，《补料单》注明出库仓库，序列号管理的物料《补料单》注明序列号，同物料一起交申请人签4收确认，完成物料交接；自制物料欠料PMC下达《生产订单》、《子件备料单》，《欠料表》回复生产订单号及完工交期转仓储物流部，仓储物流部备料，生产工程部安排订单生产，质量管量部检验合格入库，仓管员依据《欠料表》制作《补料单》，《补料单》注明出库仓库，序列号管理的物料《补料单》注明序列号，同物料一起交申请人签收确认，完成物料交接；《领料申请单》、《补料单》交帐务员，帐务员根据《领料申请单》信息，系统制作《材料出库单》，《领料申请单》记录记帐凭证，帐务员根据《补料单》信息，系统查找对应《领料申请单》，系统制作《材料出库单》，《补料单》记录记帐凭证，红联交财务部，白联仓储物流部存档。5.1.2.3申请部门根据物料的使用情况确定是否退料，确认退料申请人制作《其他退料单》，填写物料标识卡，同物料一起交仓储物流部办理退库业务。5.1.2.4仓管员收到《其他退料单》，核对实物与单据信息是否一致，物料标识卡信息是否完整，如原材料不一致，仓管员拒收处理；信息一致，仓管员签字确认，完成交接，物料暂放归还待检仓。5.2借用归还流程5.2.1流程图5.2.2流程说明5.2.2.1申请人在U8系统中制作并打印《借出借用单》，交由部门经理签字审批，提交仓储物流部办理借用业务。5.2.2.2仓管员根据《借出借用单》，查询库存信息，确认是否有可用库存。5⑴有可用库存，办理出库业务，登记存卡出库记录，《借出借用单》注明出库仓库，序列号管理的物料《借出借用单》注明序列号，完成物料交接；《借出借用单》交帐务员，帐务员根据《借出借用单》信息，系统制作《其他出库单》，《借出借用单》记录记帐凭证，红联交财务部，白联仓储物流部存档。⑵无可用库存，仓管员与申请人确认是否取消借用，如整单消取，《借用申请单》作废处理，申请人系统删除《借出借用单》取消借用业务，如取消部份无库存物料借用，有库存物料仍需借用，申请人在U8系统删除《借出借用单》某一项无库存物料，重新制作《借出借用单》提交仓储物流部办理借用业务。⑶无可用库存，仓管员与申请人确认是否取消领用，如申请人仍需要领用，仓管员制作《欠料表》提交采购计划部PMC，PMC依据《欠料表》信息，分类处理欠料（原材料、委外物料、自制物料），原材料、委外物料欠料PMC制作物料《采购申请单》提交采购员采购新物料，《欠料表》回复采购订单号及到货交期转仓储物流部；仓管员收到采购物料到货，送检合格入库，依据《欠料表》制作《补料单》，《补料单》注明出库仓库，序列号管理的物料《补料单》注明序列号，同物料一起交申请人签收确认，完成物料交接；自制物料欠料PMC下达《生产订单》、《子件备料单》，《欠料表》回复生产订单号及完工交期转仓储物流部，仓储物流部备料，生产工程部安排订单生产，质量管量部检验合格入库，仓管员依据《欠料表》制作《补料单》，《补料单》注明出库仓库，序列号管理的物料《补料单》注明序列号，同物料一起交申请人签收确认，完成物料交接；《借出借用单》、《补料单》交帐务员，帐务员根据《借出借用单》信息，系统制作《其他出库单》，《借出借用单》记录记帐凭证，帐务员根据《补料单》信息，系统查找对应《借出借用单》，系统制作《其他出库单》，《补料单》记录记帐凭证，红联交财务部，白联仓储物流部存档。5.2.2.3申请人根据借用物料的使用情况，每月处理一次借用，申请人系统制作并打印《借出转换单》（借出转销售、借出转借用、借出转耗用），《借出转换单》提交仓储物流部审核签字确认，借出转销售业务按系统帐务归还、系统帐务销售出库处理；如借用物料需归还，申请人系统制作《借出归还单》，填写物料标识卡，交仓储物流部办理归还业务。5.2.2.4仓管员收到《借出归还单》，核对实物与单据信息是否一致（序列号管理的物料原则上归还与借用的序列号要一致），物料标识卡信息是否完整，如信息不一致，仓管员拒收处理；信息一致，仓管员签字确认，完成交接，物料暂放归还待检仓。65.3分类送检5.3.1流程图1流程图275.3.2流程说明5.3.2.1仓管员将归还待仓物料分两类送检，一类为原材料，一类为板卡、探头、组件、整机、产品；5.3.2.2原材料送检，如图流程图1，仓管员制作《原材料送检单》送检IQC，IQC依据检验规范对物料进行判定。检验完成，仓管员根据《原材料送检单》判定结果办理入库。合格品分仓入库；来料不良入生产来料不良仓，报废入生产制程不良仓，《原材料送检单》注明入库仓库。5.3.2.3板卡、探头、组件、整机、产品送检，如图流程图2，仓管员制作《归还/退料送检单》送检IQC，IQC依据检验规范对物料进行判定。检验完成，仓管员根据《归还/退料送检单》判定结果办理入库。来料不良入借用来料不良仓，待处理入借用内部维修仓，报废入借用待报废仓，降级使用入借用仓，《归还/退料送检单》注明入库仓库。5.3.2.4帐务员根据《原材料送检单》、《归还/退料送检单》，系统制作《调拨单》，《原材料送检单》、《归还/退料送检单》记录记帐凭证，红联交财务部，白联仓储物流部存档。5.4分仓处理5.4.1借用仓处理流程（流程图）5.4.2流程说明5.4.2.1采购计划部PMC根据生产订单需求，制作《物料评审清单》提交仓储物流部，仓储物流部准备待评审物料，组织相关部门评审，仓储物流部记录评审意见；不可用于生产订单的物料继续存放借用仓，可用于生产订单的物料，帐务员系统制作《调拨申请单》交8仓管员，仓管员根据《调拨申请单》信息分仓入库，注明入库仓库，单据交帐务员，帐务员系统制作《调拨单》，《调拨申请单》记录记帐凭证。红联交财务部，白联仓储物流部存档。5.4.3借用来料不良仓处理流程（流程图）5.4.4流程说明5.4.4.1采购计划部根据《不合格报告》联系供应商沟通协调退货返修事宜，定期每周处理一次借用来料不良仓物料，制作《返修退货单》提交仓储物流部。5.4.4.2仓管员根据《返修退货单》信息，整理包装不良物料，办理退货业务，单据交帐务员；帐务员根据《返修退货单》，系统制作《调拨单》，将退货物料从借用来料不良仓调拨至供应商返修仓，《返修退货单》记录记帐凭证，红联交财务部，白联仓储物流部存档。5.4.4.3供应商返修送货，仓管员核对《返修送货单》信息与实物信息是否一致，信息不一致，仓管员拒收处理；信息一致，仓管员签字确认，物料暂放归还待检仓，仓管员根据《返修送货单》系统制作《调拨单》，将到货物料从供应商返修仓调拨至归还待检仓，并制作《返修送检单》交IQC检验。5.4.4.4IQC检验完成，仓管员根据《返修送检单》判定结果，分仓入库，《返修送检单》注明入库仓库，单据交帐务员，帐务员系统制作《调拨单》，《返修送检单》记录记帐凭证，红联交财务部，白联仓储物流部存档。95.4.5借用内部维修仓处理流程（流程图）5.4.6流程说明5.4.6.1维修组根据《不合格报告》定期每周处理一次借用内部维修仓物料，按借用归还流程处理。5.4.7借用待报废仓处理流程（流程图）5.4.8流程说明105.4.8.1仓储物流部定期每季度处理一次借用待报废仓物料，制作《报废申请单》，组织相关部门评审，仓储物流部记录评审意见；暂不报废的物料继续存放借用待报废仓，报废物料研发部系统制作《领料申请单》交仓管员，仓管员办理出库业务，完成交接，单据交帐务员，帐务员系统制作《材料出库单》，红联交财务部，白联仓储物流部存档。6.质量文件无。7.记录文件系统单据纸质单据《欠料表》《采购申请单》《生产入库申请单》《其他退料单》《物料评审清单》《报废申请单》《不合格报告》《返修退货单》《返修送检单》《返修送货单》《归还/退料送检单》《原材料送检单》11