长文档编辑

null第4+5讲 WORD 长文档编辑第4+5讲 WORD 长文档编辑主要内容：主要内容：1、使用大纲视图组织文档 2、使用主控文档 3、使用交叉引用 4、使用标记提取索引 5、编制目录一、使用大纲视图组织文档一、使用大纲视图组织文档1.1 在大纲视图下创建新文档 步骤1：新建一WORD文档→切换到大纲视图→依次输入第一个标题；（标题应独占一行） 步骤2：用内建标题样式或大纲级别格式化文档后，切换到“页面”视图→输入文本、图片等。 大纲工具栏null一级二级1.2选中标题或段落1.2选中标题或段落1、如果要选中一个标题以及该标题下的各级子标题和正文，将鼠标指向标题左边的 符号，待鼠标变成 形状时单击。 2、将鼠标移到某个正文段落左边的 小方块符号上，单击则选中该段落。 二、使用主控文档二、使用主控文档 使用Word 的主控文档，是制作长文档最合适的方法。主控文档包含几个独立的子文档，可以用主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中， 所有的子文档可以当作一个整体，对其进行查看、重新组织、设置 格式、校对、打印和创建目录等操作。对于每一个子文档，我们又可以对其进行独立的操作。 2.1 创建一个新的主控文档2.1 创建一个新的主控文档步骤1：新建一WORD文档→切换到大纲视图并显示大纲工具栏； 步骤2：用适当的标题样式创建一个文档大纲（即标题） →用内建标题样式或大纲级别对各级标题格式化； 步骤3：选择要设置为子文档的标题→“大纲”工具栏上的 创建子文档按钮 步骤4:重复操作(3) →“保存”钮（结果如下图）null标题样式成为子文档的起始标题样式用虚线框来标识子文档，以区别主文档中的内容与其他子文档2.2 将已有文档转换为主控文档 2.2 将已有文档转换为主控文档 步骤1：打开要转换为主控文档的已有文档→切换到大纲视图并显示大纲工具栏； ； 步骤2：通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲 →选定要划分为子文档中的标题和文本 ； 步骤3：单击“大纲”工具栏中的 创建子文档按钮，创建子文 档。 步骤4:重复操作(3) →“保存”钮（结果如下图）2.3 重命名子文档 2.3 重命名子文档 在创建子文档时，Word 2000 会自动为子文档命名。此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中时，该子文档用的名字就是文档原来的名字。 步骤1：打开主文档，并切换到大纲视图。 步骤2：单击 “折叠子文档”按钮折叠子文档。 步骤3：Ctrl+单击要重新命名的子文档的超级链接，打开子文档。 步骤4：单击“文件”菜单中的“另存为” 命令→选择保存的目录，输入子文档的新文件名→ “保存” 钮。2.4 在主控文档中添加子文档 2.4 在主控文档中添加子文档 在主控文档中，可以插入一个已有文档作为主控文档的子文档。 步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→ “大纲”工具栏上的 “展 开子文档”钮，以激活 “插入子文档”钮。 步骤2： 将光标定位在添加已有文档的地方→ 单击“大纲”工具栏中的 “插入子文档”钮→“插入子文档”对话框。 步骤3：“查找范围”框的文件列中 找到所要添加的文件→“打开”钮。 2.5 编辑单个子文档 2.5 编辑单个子文档 步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→单击 “大纲”工具栏上的 “主控文档视图”钮； 步骤2： 将光标定位到要进行编辑的子文档前面的 按钮上→双击→打开这个子文档。 步骤3：编辑完毕→“文件”菜单→ “关闭”命令。 2.6 拆分子文档 2.6 拆分子文档 将子文档拆分为两个子文档，子文档的文件名由Word 自动生成。用户如果没有为拆分的子文档设置标题，可以在拆分后再设定新标题。 步骤1：在主控文档中展开子文档； 步骤2：在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档，也可以为其创建一个标题后再选定； 步骤3：单击“大纲”工具栏中的 “拆分子文档”按钮。2.7 合并子文档 2.7 合并子文档 合并子文档是将几个子文档合并为一个子文档。 步骤1：在主控文档中，移动子文档将要合并的子文档两两相邻； 步骤2：选定第一个要合并的子文档。 步骤3：按住Shift 键不放，单击下一个子文档图标，选定所有要合并的子文档。 步骤4：单击“大纲”工具栏中的 “合并子文档”按钮。（在保存主文档时，合并后的子文档将以第一个子文档的文件名保存。） 2.8 删除一个子文档 2.8 删除一个子文档 步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→单击 “大纲”工具栏上的 “主控文档视图”钮； 步骤2：展开所有的子文档→ 单击要删除的子文档按钮； 步骤3：单击“大纲”工具栏中的 “删除子文档”按钮。（文档内容被复制到主控该当中，如果想彻底删掉，应该选中后按Delete钮） 三、使用交叉引用 三、使用交叉引用 建立交叉引用实际上是在要插入引用内容的地方建立一个域，由于可以在多个不同的位置使用同一个引用源的内容，所以称为交叉引用，当引用源发生变化时，交叉引用的域将自动更新。 交叉引用只能在同一个文档内或同一个主控的子文档之间使用，并且只能引用还有编号的项。建立交叉操作步骤建立交叉操作步骤步骤1：光标定位于目标点→“插入”菜单→ “引用”命令→“交叉引用”命令→打开“交叉引用”对话框； 步骤2：引用类型 引用内容 步骤3：“插入”钮 →“关闭”钮 注意：选中全文，然后按F9，就可更新全文的交叉引用域。单击某个交叉引用时，直接跳转到文档的引用项位置四、标记和提取索引四、标记和提取索引 建立索引，实际上就是根据某种需要，将文档中的一些单词、词组或短语单独列出来，并表明它们的页码，有助于方便、快捷查阅相关内容。 索引项包含各章的主题、文档中的标题或子标题、专用术语、缩写和简称、同义词等。4.1 标记和编辑索引项4.1 标记和编辑索引项1、标记索引项 选中要标记的文本→ “插入”菜单→ “引用”命令→“索引和目录”命令→打开“索引和目录”对话框→ “索引”选项卡→ “标记索引项”钮；该索引与另一索引项有关，在文本框中输入提示文字和交叉引用对象与该索引项有关的内容不存在于该索引所在页，而是跨越若干页。索引项文本多次出现，全部设为标记，按此钮4.1 标记和编辑索引项4.1 标记和编辑索引项2、自动标记索引项 步骤1：新建一个WORD文档→在文档中新建一个二列的表格； 步骤2：在表格第一列输入索引项文字（必须与文档中的内容完成一样） →在表格第二列输入索引项→保存文件（.DOC ） ； 步骤3：要加入索引项的文本中→ “插入”菜单→ “引用”命令→“索引和目录”命令→打开“索引和目录”对话框→ “索引”选项卡→“自动标记”钮 ； 步骤4：选择并打开“索引自动标记文件”列表框。 4.1 标记和编辑索引项4.1 标记和编辑索引项3、删除与修改索引项 删除：选中整个XE（索引域） →Delete； 修改：更改XE（索引域）域的文字即可。 索引自动标记文件列表插入“自动标记索引项”结果4.2 编制索引目录4.2 编制索引目录1、编制索引项 光标置于目标位置（通常文档末尾）→ “插入”菜单→ “引用”命令→“索引和目录”命令→ “索引”选项卡指定索引格式编制索引项结果如图：编制索引项结果如图：4.2 编制索引目录4.2 编制索引目录2、更新索引 光标置于索引的任意位置→右击 → “更新域”命令（或直接按F9）五、编制目录五、编制目录 目录的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码。 一般情况下，所有正式的印刷出版物的书刊都有一个目录，目录中包含书刊的章、节名及各章节的页码位置等信息。 当在文档中插入了图片、公式等项目后，同样可以为这些项目编制图表目录，以利于迅速方便地查找到某个图或公式所在的位置。5.1 编制文档目录 5.1 编制文档目录 光标置于目标位置（一般是文档的开头部分）→ “插入”菜单→ “引用”命令→“索引和目录”命令→ “目录”选项卡实例5.2 编制图表目录 5.2 编制图表目录 图表目录就是列出图表题注及其所在的页码。 光标置于目标位置（一般是文档的开头部分）→ “插入”菜单→ “引用”命令→“索引和目录”命令→ “图表目录”选项卡实例5.3 更新目录5.3 更新目录 选中需进行更新操作的目录→F9 选中需进行更新的图表目录→F9只更新目录中的页码，保住原格式。重新编辑更新后目录总结：总结： 长文档的处理是一个繁杂的过程，它包括了大纲视图方式组织文档，使用主控文档合并和管理子文档，在文档中编排目录和索引，在文档中插入脚注、尾注和题注等说明性文字，还可以通过交叉引用来引用其他位置的内容。