海澜之家配送中心的基本作业流程

模块二：作业流程 一、配送中心的作业流程 目前，门店的需求由“大批量、少批次、长周期”转变为“小批量，多批次，短周期”，为适应这一重大变化，我们将对物流中心的工作采取“统采、统配”。所谓的“统采、统配”就是指“统一采购，统一配送”。统一采购的主要目的是： （1）减少交易手续和费用，提高经营效率； （2）减少流通环节，产生采购规模效益。 通过降低库存水平，可以减少库存商品占用的流动资金，减少为这部分占压资金支付的利息和机会损失，降低商品滞销压库的风险。 统一配送的主要目的是： 减少分店的库存量，加快资金周转流动，优化整体库存水平，提高送货车辆的实载率，从而降低送货发生的费用。 配送中心的作业流程设计要便于实现两个目标： （1）降低企业的物流总成本； （2）缩短补货时间，提供更好的服务。 图一 配送中心业务流程总图 上图所示，流程中的每一步都要准确、及时，并且具备可跟踪性、可控制性和可协调性。 二、配送中心的作业 配送中心的作业项目包括订货、收货、验货入库与存储管理、订单处理、货物分拣、出货、理货、包装、配装送货、送达服务及退货处理等作业。 图二 进货作业流程图 （一） 进货作业程序和要求 配送中心收货环节是商品从生产领域进入流通领域的基本环节，包括从货运卡车上卸货、点数、分类、验收、搬运到配送中心的存储地点。 配送中心验收的目的之一，在于与送货单位分清责任。 1．收货操作程序和要求 （1）当供应商送货卡车停放收货站台时，收货员“接单”，对于没有预报的商品办理有关手续后方可收货。 （2）卸货核对验收，验收商品条形码、件数、质量、包装等。 （3）在核对单货相符的基础上签字，在收货基础联上盖章并签注日期；对于一份收货单的商品分批配送的，应将每批收货件数记入收货检查联，待整份单据的商品件数收齐后，方可盖章回单给送货车辆带会。 （4）在货堆齐后，每一托盘标明件数，并标明这批商品的总件数，以便于保管员核对接收，在货运操作过程中，为做到单货相符、不出差错，在送货与复合之间最好由两人进行。 2．收货检查 收货检验是对商品质与量的控制，采用“三核对”和“全核对”相结合的方式。“三核对”-----商品条码、件数、包装上品名、规格、细数；“全核对”----对于品种繁多的小商品，以单对货，核对所有项目，即品名、规格、颜色、等级等等，才能保证单货相符，准确无误。 （1）货品验收的标准 确认货品是否符合预定的标准。可以依据的标准： A．采购合同或订购单所规定的条件。 B．采购谈判时合格样品。 C．采购合同中的规格或图解。 D．各种产品的国家质量标准。 （2）验收差异的作业处理 对验收产生差异的产品可采取以下的处理方式。 商品验收作业常见问题处理 常见问 题处理 数量溢余 数量短缺 品质不合格 包装不 合格 规格不 合格 单据与实 物不符 通知供应商 √ √     √ √ 按实数签收   √         维修整理     √ √     查询等 候处理 √       √ √ 改单签收 √       √ √ 拒绝签收 √   √ √ √ √ 退单、退货 √   √ √ √ √               （3）货品验收的作业内容 A．质量验收： 配送中心对入库商品进行质量检验的目的是查明入库商品的质量情况，发现问题，分清责任，确保入库商品符合订货要求。 B．包装检验： 包装检验目的是保证商品正常的储运条件。检验标准：国家颁布的包装标准，购销合同和订单对包装规格的要求。 具体作业内容： l 包装是否安全。 l 包装标志和标识是否符合标准。 l 包装材料的质量状况。 C．数量验收： 入库商品必须按不同供应商或不同类型初步整理查点大数后，必须依据订单和送货单的商品名称、规格、包装细数等对商品数量进行验收，以确保准确无误。 3.存储作业 存储功能包括从验收月台到存储区，以及在仓库作业中其他类似的货物移动。 在原始的手工存储过程中发现： （1）商品识别难度大，增加商品拣选出错率。 （2）系统库存更新滞后，造成对拣选作业与其他作业的影响。 为了提高作业的效率，我们将采用条码电脑辅助存储。 图三 条码电脑辅助验收流程 附：对商品的对垛要求 保证商品安全和便于检验，复查，规范化操作。 （1）商品码放托盘时，商品标志必须朝上，商品摆放宽度不超过托盘宽度，每板高度不得超过规定标准。 （2）商品重量不得超过托盘规定的载重量。 （3）每盘商品必须标明件数，上端要捆扎牢固，防止跌落。 （4）托盘上商品尽量堆放平稳，便于向高堆放。 （二）订单处理 订单处理指的是从接到门店订货到准备出货之间的作业阶段。包括订单确认、存货查询、库存分配和出货配送等。 1．订单品项数量及日期确认 配送中心对门店的订单资料进行检查，发现要求送货时间有问题或出货有时间延迟时，需要与门店再次确认订单内容或更正要求的进货时间。 2．订货价格确认 核对送货单的价格与采购单的价格是否相符。若价格不符，系统加以锁定，以便主管审核。 3．包装确认 对订购的商品，是否有特殊的包装，分装或帖标等要求，或是有关赠品的包装等资料都应详加确认，并将出货要求在订单上注明。 4．订单号码 每一订单必须有唯一的订单和号吗，可以根据经营合同或成本单位来确定。便于计算成本，采购结算，配送等整个商品流转过程，所有工作说明及进度报告均以此号码作为标准号码。 5．建立和维护客户主档 更新客户的详细记录，包括供方名称、代号、等级，负责本企业产品供应的业务员、车辆形态、送货地点、配送要求等。 6．存货查询及订单分配 （1）存货查询 确认有效库存能否满足门店需求。库存商品资料包括品项名称、SKU（单品）号码、产品描述、库存量、已分配存货、有效存货及顾客要求的送货时间。输入门店订货商品名称/代号时，系统应查对存档的相关资料，看此商品是否缺货。若缺货，则生成相应的采购订单，以便于门店协调订替代品或允许延迟交货，以提高接单率和接单处理效率。 （2）分配库存 订单资料输入系统，确认无误后，最重要的处理作业是如何有效汇总分类，调拨库存，以便后续的各项作业能有效进行。 A．单一订单分配 即时分配。输入订单资料时，将存货分配给该订单。 B．批次分配 l 按接单时序分配。按订单时间先后分批次，把一天分成几个时段。 l 按配送区域或路径分 l 车辆需求分（针对对车辆有特殊要求的如低温、冷库等）。 7．分配存货不足的异动处理 若现有存货数量无法满足门店要求，且无替代品时，依据门店意愿与公司政策决定对应方式。 8．订单排定出货日程及拣选顺序 对已分配存货的订单，通常根据门店要求，拣取标准时间以及内部工作负荷来确定出货时间和拣选顺序，订单经过以上处理，可以开始打印出货单据。 （1）拣选单（出库单），提供商品出库指示，作为拣货的依据，若拣货单考虑商品储位顺序打印，以减少人员行走距离。 （2）送货单，交货时交送货单据给门店清点签收，作为收货凭证。要确保送货单上的资料与实际送货相符。 （3）缺货资料，库存分配后，对于缺货的商品或缺货的订单信息，系统提供查询或报表功能，以便及时处理。对于库存缺货商品，以提醒采购人员紧急采购。 （三）储位管理 储位管理的重点从静态的存储作业“保管”向配送作业“动管”转移。 管理内容： （1）空间最大化作用。 （2）人力资源及设备的有效作用。 （3）维护适当的库存，保证所有品项能随时存取。 （4）货品的有效移动。 （5）保持商品的良好质量。 （6）保证存储作业的环境良好。 1．暂存区域 在进出货时，货品在暂存区域存放预备进入下个作业区域。 （1）进货暂存区，在货进入暂存区前先分类，暂存区也先标示区分，并且结合看板记录，把货品依分类或入库上架顺序，配置预先规划好的储位。 （2）出货暂存区，每一区域路线或每一车的配送货品必须排放整齐并加以区分隔离，安置在先标好的区位上，再结合看板的标示，并按出货单所列顺序点收上车。 2．保管区域 （1）存储货架或空间妥善规划，避免浪费。 （2）整理出库的呆滞品。 （3）报废处理，指定权责单位。 （4）退货品设定退货期限，避免大量积压。 （5）不能使用的设备立即处理。 （6）定期处理过期的文件、报表、资料。 （7）安全保障：意外防护，进出库管制。温湿度控制，爆炸、火灾、地震等损坏的防治及。 （四）盘点作业 盘点是配送中心工作人员定期对仓储的商品进行数量、质量、状态等数据的记录工作，是配送中心工作流程中的一个重要环节。 检查库存管理实绩，借盘点发现问题，以优化商品库存管理。 （1）建立月末盘存制度。以每月26日为盘点日，对配送中心对库存商品，三日内交盘点报表，将盘点情况书面汇报部门经理。 （2）在盘存过程中产生的差异，必须找出原因，并予以更正。 （3）在日常拣货、理货过程中如怀疑商品有误差短缺现象，随时对单品进行盘点以核对帐目，对问题商品的差异数量、金额做书面记录报部门经理。 （五）拣选作业 图四 拣选作业流程图 拣货作业采用少数自动化设备的应用，大多仍然靠人力劳动密集作业。分拣作业就是仓管人员按照采购部门的配货单要求，按门店汇总制作拣货单，从储存的货物中拣出一定品种和数量的商品，同时制作拣货单，拣货单原则上以配货单上的数量为准，对于与实际库存有出入的商品以库存实数为准并核实，实拣数不能大于配货单数字。 1.摘果式拣选 对于每张订单，拣选人员或拣选工具在各个存储点将所需物品取出，完成货物分配。 该作业前置时间短，针对紧急需求可以快速拣选，操作容易，对机械化、自动化无严格要求，作业责任明确，分工容易、公平。但是，当订单数量、商品品项较多，拣选区域较大时，该拣选方式耗费时间长，效率低，搬运强度大。鉴于该方法的特点适合于配送中心初期阶段，采用这一拣选方式作为过渡性办法。 2．播种式拣选 把每批订单上的相同商品各自累加起来，从存储仓位上取出，集中到理货现场，然后将每一门店所需的数量取出，分放到要货单位商品运货处，直至配货完毕。 3．分区、不分区拣选 将拣选作业场地划分成若干区域，每个作业员负责拣选固定区域内的商品。无论是摘果还是播种，配合分区原则，这样可以提高工作的效率。 （六）出货作业 1．补货作业 以托盘为单位，从保管区（Reserve Area）向拣货区（Home Area）补货,保证拣货作业的需求。 配送中心采取的补货方式： （1）对采用多层货架存储的，将下层作为拣选区，商品由上层货架向下层货架补货；对于平库的物品，通常遵循先进先出（FIFO）的原则进行拣选，对补货要求不是很严格。 （2）由存储货架与流力货架组成的存货、拣货、补货系统。 2．出货作业 将拣选的商品按订单或配送路线进行分类，再进行出货检查，做好相应的包装、标识和帖印标签工作，根据门店或行车路线等将物品送到出货暂存区，最后装车配送。 如下图： （1）分货作业，采用人工分货方式处理，在完成货物拣选之后，将所拣选的商品根据不同的门店或配送路线进行分类，对其中需要进行包装的商品，拣选集中后，先按包装分类处理，再按送货要求分类出货。 （2）出货检查作业，根据门店，车次对象等对拣选商品进行产品号码和数量的核对，以及产品状态和品质的检验。可以采取以下两种方法检查。 A．人工检查，将货品一个个点数并逐一核对出货单，再检查出货品质水准及状态。 B．商品条码检查。当进行出货检查时，只将拣出货品的条码，用扫描机 读出，电脑则会自动将资料与出货单对比，检查是否有数量或号码上的差异。 （3）出货形式，配送中心在拣取方面采用托盘、箱、单品为单位。 图五 出货作业流程图 （4）出货作业质量控制，拣选作业的效率和对拣选准确性直接影响供应商的结算和库存的准确率和后续作业的正常进行。 3．条码技术在出货作业中的应用 在条码作业系统将拣选、包装和出货功能等多种作业会集成为一体。现配送中心为多家门店配送商品，处理采购订单较多，每张订单品种数也较多，如果仍采用以人工为主的订单拣选作业方式为主，那么很难避免较高的拣选错误率，出现出货差异也很难确认。条码技术识别产品、账单和库存准确率较高，接近100%。为避免或减少错误率，提高工作效率，我们采用条码技术。 （1） 小型订单拣选 库存检查和单据准备完毕，发票和作业 单应有一个订单编号。但号码必须以条形码 和数字标识，如果使用RF（射频技术），相 关作业可以无纸化，拣选作业员从储位将商 品移动到包装处或暂存区，在此使用扫描器 扫描订单号码和每一个品种。对于太小不能 贴条形码标签的品种，可以提供印有条形码 的商品目录，通过与电脑的电子图象匹配， 校验拣选的准确性。当传输完毕后，包装装 置通知系统生成装箱单，如果单据准备不能 在拣选作业前完成，拣选作业员可以提取商 品，进入销售终端，扫描条形码和生成销售 清单或发票。 （2） 大型订单和大量拣选 图六 条码系统拣选作业流程图 拣选人员使用带扫描器的手持终端进入 拣选作业区域，订单已经通过下载或无线传 输进入主机系统，需拣选的品种和数量会在 手持终端显示。拣选员到储位，扫描储位条 形码和商品条形码，系统校验商品是否被正 确拣选。拣选完成后，将拣选商品放入发货 暂存区，拣选员发出完成拣选的信号，电脑 生成相应的单据。 （七）配送作业 配送中心一提高每次输[配送量，提高车 辆运行的周转率，销减车辆使用台数，缩短 配送距离等为原则，将货物送到订货门店。 1．运输管理问题 运输的可变因素太多，且因素之间相互影响，造成运输管理难以控制，运输管理环节一直存在较多问题。为加强对配送中心的运输管理，我们灵活运用拣选作业方式，提高作业效率，对配送路线重新规划，提高车辆的利用率，加强对驾驶员的时间管理和培训，合理分配驾驶员的工作量和工作时间，并制定驾驶员的考核标准，驾驶员的薪酬挂钩。加强车辆维护，对车辆的维修费用和运输费用进行严格的控制，购置车辆保险解决车辆的安全问题。同时要求门店提高作业效率。 2．运输成本管理 物流成本包括，搬运费、包装费、输配送费、保管费和其他费用，配送成本比例占50%左右，其费用之高成为物流成本的决定性因素。因此需加强对配送人员的工作时间和作业管理，提高车辆的利用率，来提高配送效率。 3．运输调度管理 遵循调度原则，同时编制出合理的行驶路线和时间安排。 调度原则： （1）相互临近门店的货装在一辆车上安排在同一时间配送。 （2）配送路线从离物流中心最远送货点开始。 （3）同一辆车途经各门店的路线呈凸状。 （4）条件允许的情况下，尽量使用载重较大的车辆。 （5）对于规划路线外的门店，特别送货量小的使用载重较小的车辆。 （6）尽量减少门店工作时间过短限制。（针对工作时间中有冲突的解决） 4．配送作业流程 图七 配送作业流程图 （八）库存管理 物流管理的目标是更好的满足客户需求，或称在物流成本----客户满意度之间的有效权衡。这个目标是通过物流活动在供应链上保持合适的库存水平，为实现库存水平合理化，我们要做的三个工作：首先，要制定客户的服务策略；其次，根据政策来理解客户需求并确定具体的活动策略；第三，执行该策略。他们分别对应着，制定客户服务标准，信息流动及订单处理，运输和库存管理。 我们通过合理的库存，来提高采购的规模效应，降低采购成本。通过控制库存，确保交货期，预测误差补救，避免销售损失。 我们经营的品种比较繁多，而不同品种对资金占用和库存周转存在较大的差异，采用ABC库存管理法。 1．ABC的基本原理 将库存货品和占用资金的多少分为特别重要的库存（A类），一般重要的库存（B类），不重要的库存（C类）三个等级，然后针对不同的等级分别进行管理与控制。 管理理念：“对一切工作，应根据其价值的不同，使用不同的努力，以合乎经济性的原则”。 2．工作思路 通过系统收集年度需求量、品种数、单价和资金占用等数据分析，计算库存品种年度总金额，编制产品ABC分析表。（在搜集资料中） 三、返仓、返厂作业 （一） 返仓作业 返仓是指配送中心配送的货物与门店的要求不符，或因其他原因而由门店制做返仓单至配送中心仓库，并由送货人员将货物运回配送中心的过程。此过程中以配送中心处主导地位，配送中心工作人员审核无误后，在电脑系统中执行单据，此返仓单才生效，机内库存数量同时发生转移。 （二）返厂作业 返厂是配送中心因货物的质量、包装、保质期、破损等原因与采购部协商后对已经入库的货物进行退货的处理过程，生成返厂单（退货单）。