中国电信广东公司采购管理办法(修订)

中国电信广东公司 采购管理办法 （修订） 2012年5月 目  录 第一章 总则    3 第二章 机构与职责    5 第三章 采购方式    9 第四章 采购流程管理    10 第五章 集中采购管理    12 第六章 供应商管理    13 第七章 物资检测与服务管理    15 第八章 库存及物流管理    16 第九章 采购管理信息系统    17 第十章 附则    18 第一章 总则 第一条 为加强采购及物流管理工作，规范采购行为，充分发挥资金效益，降低运营成本，提高采购的有效性和效率，根据国家相关法律法规和中国电信集团公司采购管理有关规定，结合公司的实际情况，特制订本办法。 第二条 本办法适用于中国电信股份有限公司广东分公司，中国电信集团公司、中国电信股份有限公司授权管理的广东省内各级分支机构、控股子公司，中国电信集团广东省电信公司及其分支机构、控股子公司（包括广东省电信实业集团公司）。 第三条 本办法所称采购，是指以方式有偿取得物资和服务的行为，包括购买、委托、外包、租赁等。 第四条 本办法所涉及的采购管理范围涵盖除财务费用与人工成本外的所有采购行为。财务费用是指企业为筹集生产经营所需资金等而发生的费用，包括利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）以及相关的手续费等；人工成本指公司为职工在职期间和离职后提供的全部货币性薪酬和非货币性福利。各采购行为产生的采购支出总和称为采购总支出（CAPEX＋OPEX－人工成本）。采购对象包括各类物资和服务。 物资是指各种形态和种类的物品，包括但不限于设备（含主设备、终端、备品备件等）、材料、用品（含营销用品、办公用品、劳保用品等）、软件（含系统软件、应用软件等）、内容版权（含音乐、电影、视频、录音和出版内容等）等。 服务是指除物资以外的其他采购对象，包括但不限于工程服务（含设计、施工、监理、代理、集成等）、维护服务、营销服务（含广告、渠道等）、行政服务、咨询服务等。 第五条 采购工作应遵循如下原则： （一）严格遵守国家法律、法规； （二）坚持公开、公平、公正和诚实信用原则； （三）规范采购行为，符合中国电信内控体系要求，实行制度规范化、流程化、决策透明化； （四）及时、有效地保障企业运营发展所需要的物资和服务采购，尽可能降低采购与运营成本； （五）遵守廉洁从业规定，防范商业贿赂和不正当交易行为的发生； （六）实施有的集中采购，将多次同类小宗采购有计划地合并成为少次大宗采购，发挥规模采购效益，以降低采购成本；全省物资类采购项目由省公司采购部实施，以招标方式采购的服务类采购项目，分别由省公司采购部及市分公司采购供应中心实施，县区分公司不得自行采购；省公司集中采购的，市分公司不得自行采购；集团公司集中采购的，广东公司不得自行采购。 （七）对于应当公开招标项目，不得以已进行供应商认证等为由，在特定的供应商范围内进行邀请招标或采用其他采购方式；非公开招标项目，原则上应在通过公司认证的供应商范围内实施采购。 （八）对法律法规和公司规定必须招标的项目，任何单位和个人不得化整为零或者以其他任何方式规避招标。 第六条 逐步扩大采购归口管理范围，实行“谁采购、谁负责”，实现全省物资和服务的集中采购。 第二章 机构与职责 第七条 与采购相关的机构包括省公司采购部、市分公司采购供应中心、采购需求部门、采购实施部门、管控部门、监督部门和采购决策机构。 第八条 省公司采购部负责对采购与物流工作进行归口管理，其主要职责为： （一）对广东公司省级采购与物流工作进行归口管理，不断提升其规范化、标准化、专业化水平； （二）编制采购与物流规划并组织落实； （三）制订采购管理规章制度和流程； （四）对采购实施部门的采购活动进行管理、监督和检查； （五）编制、调整集中采购目录和工作计划； （六）制订供应商管理相关制度和流程，建立供应商认证和后评估体系，并负责组织实施集中采购的物资及服务供应商认证与后评估工作； （七）负责组织有形物资检测及服务评价管理； （八）负责库存和物流管理工作，制订相关制度和流程； （九）负责采购管理信息系统的需求管理和应用推广； （十）负责采购、供应商、库存和物流等相关数据信息的统计分析； （十一）制订采购、库存和物流管理等方面的指标，并实施考核； （十二）负责制订采购投诉处理流程，并处理相关投诉事项。 第九条 各市分公司采购供应中心（省研究院、专业公司为承担相应职责的部门，下同）在省公司采购部的指导下开展采购管理工作，其主要职责为： （一）对本单位采购实施与物流工作进行管理，不断提升其规范化、标准化、专业化水平； （二）负责集团公司、省公司采购管理制度的落地与执行； （三）对本单位采购实施部门的采购活动进行管理、监督和检查； （四）负责组织实施本单位供应商认证和后评估工作； （五）负责本单位库存和物流管理工作； （六）负责本单位采购管理信息系统的应用推广； （七）负责本单位采购、供应商、库存和物流等相关数据信息的统计分析； （八）负责处理本单位采购实施过程中所发生的投诉事项。 第一十条 采购需求部门是指直接提交详细、可操作采购需求的部门。采购需求部门主要职责为： （一）根据预算安排，负责编制年度、月度采购需求计划，提交采购实施部门； （二）负责向采购实施部门提出明确的采购需求，包括立项依据、采购内容、预算金额、项目进度、技术要求和报价要求等，并提供技术规范书等书面文件； （三）负责提出采购建议，包括采购方式、建议的供应商和依据、中标原则、评估重点等内容； （四）参与采购实施部门组织的评标/谈判、合同页签等工作； （五）参与物资检测、到货验收和服务评价工作； （六）对物资和服务使用情况进行评估，并参与采购部/采购供应中心组织的供应商后评估工作。 第一十一条 采购实施部门是指开展相应具体采购工作的部门。采购实施部门的主要职责为： （一）负责对采购需求进行规范化、标准化及计划性管理； （二）负责审核采购需求，拟定采购方案； （三）负责编制采购文件（含招标文件），拟订评分标准； （四）牵头组建采购小组，组织采购评标/谈判，负责合同签署和采购数据的系统录入等工作，对供应商的到货和服务情况进行监督； （五）负责将实施的采购活动定期报送至采购部/采购供应中心备案； （六）负责参与所采购物资和服务的供应商认证和后评估工作； （七）负责组织开展物资检测、到货验收、服务评价工作； （八）负责所采购物资库存和物流工作的组织、实施。 第一十二条 管控部门包括财务、法律、审计等部门，负责合同审查、项目审计等工作；纪检监察部门为监督部门，负责对采购全过程进行监督。 第一十三条 采购决策机构是指广东公司采购决策委员会及各市分公司、省研究院、专业公司负责采购决策的组织，其主要职责：按照内控规定，审议重大的物资及服务采购事项，并做出决策。 第三章  采购方式 第一十四条 采购可采用以下方式： （一）公开招标：指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标，包含国际公开招标和国内公开招标； （二）邀请招标：指以投标邀请书的方式邀请三个或三个以上特定的供应商投标； （三）询价：指以询价书的方式邀请三个或三个以上特定的供应商，对供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式； （四）定向谈判（也称为单一来源采购）：指在原局进行同型号扩容，或涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊采购情况，或涉及新技术、新业务、供应来源单一，或按国家和公司规定未达到招标限额且仅有一家供应商通过认证时，与确定的供应商进行技术和商务谈判的采购方式。 （五）符合国家和行业有关规定的其它采购方式，如竞争性谈判等。 第一十五条 依法必须进行招标的项目，以及按照公司规定应当进行招标的项目，均应按《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规规定的程序和要求进行招标。 第四章 采购流程管理 第一十六条 采购按流程分为正常采购和紧急采购。 （一） 正常采购：指按照正常采购流程执行的采购。正常采购按照采购周期可分为常规采购和应急采购。常规采购指以常规立项手续或需求审批为依据的采购，应急采购指以应急立项手续或应急需求审批为依据的采购； （二） 紧急采购：指发生了不可预见的紧急情况如自然灾害等，先直接向供应商购买，事后补办正常采购手续的采购。 第一十七条 正常采购流程包括采购申请、采购方案制订、采购执行、采购决策、合同签订、到货监督等环节。 （一） 采购申请：确定采购需求，包括明确采购内容、预算金额、项目进度、技术要求、报价要求和采购建议等，并提供技术规范书等书面文件； （二） 采购方案制订：拟订采购方案，方案中应包括采购内容、采购方式、招标代理、发标范围、采购小组组成、评标方式、定标原则和进度安排等内容，并根据内控审批权限规定完成方案审批或上会决策； （三） 采购执行：编制采购文件并组织招标或谈判等工作； （四） 采购决策：根据初定采购结果，按内控审批权限规定完成采购审批或上会决策； （五） 合同（含框架合同）签订：完成合同审批、合同页签、签字盖章和归档； （六） 到货监督：根据采购文件和合同规定，监督供应商的到货情况，协调处理供应商到货延迟及质量问，并向相关部门和单位进行反馈。 第一十八条 采购实施部门应严格按流程组织采购实施，杜绝未经决策先行实施采购结果的现象。采购决策后批复的采购额度原则上不得突破，批复的采购技术方案（含型号）未经批准不得改动。 第一十九条 采购周期分为核心周期和完整周期。 （一）核心周期：指收到有效采购申请至完成合同签署的时间； （二）完整周期：指收到有效采购申请至采购对象到货的时间。 第五章 集中采购管理 第二十条 采购包括以下五种组织方式，其中前四种方式纳入集中采购范围： （一）集团公司统谈统签（通称集团公司方式一）：指集团公司统一组织招标/谈判，并由集团签订采购合同； （二）集团公司统谈分签（通称集团公司方式二）：指集团公司统一组织招标/谈判/供应商认证，下发集中采购结果或框架协议后由省公司签订采购合同；