【doc】从宾馆寓客账运作看会计核算的重要性

【doc】从宾馆寓客账运作看会计核算的重要性 从宾馆寓客账运作看会计核算的重要性 从宾馆寓客帐篷作 看会计磁髯的重要住 黎寿石 一 项专业调查明,有相当一部分宾馆的 老总对他们的财务经理感到失望.在老总的眼 里,财务部门并未能提升宾馆服务质量和营销 状况的明显改善.事实上,大部分宾馆的财务 经理局限于以自身部门忙碌程度来衡量业绩, 即忙于事后的核帐.很多时候,宾馆的财务部 门把一些报表和报告整理出来,已经筋疲力尽 了.几乎很难再从财务管理上提供核算方法的 改进并以此堵塞漏洞,以真实地评估宾馆的业 务成就并支持宾馆管理水平的不断提高. 不能掉以轻心的规范细节 笔者长期在宾馆财务工作上的实践,得出 了一个极为重要经验:要搞好宾馆业的会计核 算管理,首先要熟悉宾馆的经营过程,熟悉各个 经营环节,根据宾馆财务管理的特点制定完整 的核算体系.总台收银员,接待员能否熟悉与 掌握立帐,结帐的标准化操作规程,是搞好客帐 管理的关键,因为宾客住店通知单是设立帐户 的依据,第一道工序发生差错,其他几道工序也 将跟着全部错了. 目前我国宾馆财务管理中至少存在着以下 两个方面的问题: 1.宾馆业在现代服务业中占有很重要的 地位,且具有自己的财务管理特点,其表现在面 临的情况变化多,业务交叉性强等方面,如果盲 目套用工业,商业或其他行业的会计核算方法 和思路来管理是难以做到正确核算的. 2.如果一味迷信和照搬西方酒店现成的 财务管理经验,不结合中国国情也是不行的. 西方酒店业虽已形成比较严密规范的财务管理 体系,但并非完美无缺,如西方酒店业寓客帐的 会计核算方法就有重大疏漏之处. ?62? 寻求适合我国国情的正确的寓客帐会计核 算方法已成为当今宾馆业的一道难题,有待于 我们进一步去攻克.有个例子很典型:某日,外 地某市卫生局一批客人入住本宾馆,总台接待 员在宾客住店通知单结帐栏是这样写的:”除房 费由卫生局支付外,其余自理”.这句留言很不 规范,其中恰恰遗漏了一个十分重要的细节:是 哪个市的卫生局?时隔数日退房之后,收银员 结完帐,帐单转到财务部门,发生不知该与谁算 的问题.尽管后来收回了这笔房金,但已大大 增加了管理成本. 在我国的服务性行业的机制转换过程中, 类似这类因财务管理不善的案例,在其他服务 性行业中也时有所闻,而且有的还造成直接经 济损失,如北京肿瘤医院住院部2个人4年间 贪污预收款12000多万元竞无人发觉;广西一 银行职工连续几次利用打错帐号等手法将376 万元占为己有;民生银行一个30来岁的信贷员 贪污,挪用公款高达3亿多元;国泰证券昆明营 业部总经理贪污挪用公款21.9亿元等等. 所以,把落实财务系统的标准规范放在首 位,堵塞操作上的漏洞,是比摆平帐册报表更重 要的管理工作.’ 帐帐相符分文不差的核算方法 曾有家酒店管理公司老总请笔者去”参 谋”.笔者在”蹲点调查”过程中看到,该公司的 财务经理是一位很认真的老会计,前台,收银也 不存在”飞单”,核算程序也没问题.宾馆内餐 饮,娱乐等项目是外包经营的.应该说,在会计 核算方面是比较单一的,但寓客帐摆不平的问 题却一直困扰着该酒店管理公司的财务部门. 为什么业务单一了反而出现问题?这里一定有 个关键性问题没被认识.如果能抓住这个关 键,问题也许就能迎刃而解. 笔者经分析发现,该宾馆开业半年来,在营 销人员努力下,客源已发生了很大变化.但是 财务上不能与时俱进,及时跟上,仍在使用老的 寓客帐会计核算方法,而老方法中确实存在着 严重的技术性错误和缺陷.在笔者的建议和参 与下,该管理公司采用了”当日余额对帐法”,实 践证明,经改革后,寓客帐的当日余额都能做到 帐帐相符,分文不差. 针对老的会计核算方法的弊端,”当日余额 对帐法”的重要作用在于: 1.纠正了混合核算制的错误,贯穿了”单 立帐户,专项核算”的原则,增设二级科目应收 帐款一现款收入,专项核算总出纳当日收到的 现金,支票等; 2.更正了每个核算程序的会计核算内容; 3.解决了会计核算员对总台客帐日报表 现金,支票收回数不能进行会计核算的难题; 4.核对当日余额. 一 个古老而又永恒的真理 会计是管理经济的一个工具.这个工具最 基本的功能和职能就是会计核算.会计核算方 法错了,财务管理又从何说起呢?皮之不存,毛 将焉附?这是一个古老而又永恒的真理.会计 核算程序环节上的任何一个差错,哪怕是某个 环节上的细小错误,都会铸成”失之毫厘,差之 千里”的大错,最终导致资产的大量流失.特别 是宾馆财务管理中,错误的核算方法将导致寓 客帐成为糊涂帐,其危害性我们切不可等闲视 之.对于错误的寓客帐会计核算方法给我国宾 馆业可能带来的损失笔者是这样估算的:现在 全国有星级旅游宾馆8000多家,全年创收900 多亿元.假设客房收入的比重为5O,糊涂帐 使国有资产的流失率为19,5,那么一年的国有 资产就要流失近5亿元;流失率越高,损失就会 成正比例增加.由此可见,由于寓客帐会计核 算方法的错误,已给我们国家带来的损失是多 么地惊人啊! 笔者的上述估计是有根据的,举个例子,一 家知名度很高的老牌银行在与本宾馆信用卡业 务结算中,竞连续几次将款项错划给其他宾馆, 如不是本宾馆财务部门上门查询这些钱款,银 行还不知道划错了款项.因此笔者产生了这样 的困惑;银行打错帐号划错款项为什么当天不 能及时发现呢?同时又产生了这样的忧虑:不 法分子会不会利用这种打错帐号划错款项的手 法吞噬他人资产呢?所以,这里有必要再介绍 一 下客帐电算化后的对帐方法. 酒店客帐电算化后的几种基本对帐方 法有: 1.全貌对帐法.即宾馆实行客帐电算化 后,用手工报表与电脑报表逐日核对. 2.概貌对帐法.即宾馆实行客帐电算化 后,用手工帐卡的余额与电脑帐卡的余额逐-日 核对. 3.变量对帐法.即宾馆实行客帐电算化 后,用手工帐卡各消费项目和收回数的发生额 与电脑帐卡各消费项目和收回数的发生额逐日 核对. 这三种对帐方法的相比较:第一种对帐方 法安全可靠但工作量很大;第二种对帐方法安 全可靠但工作量较大;第三种对帐方法虽安全 可靠且工作量小,但实际操作有一定的难度,因 本方法对基础帐务的管理水平和收银员,夜审 员的业务水平要求较高. 笔者特别推荐使用变量对帐法.什么是变 量?变量就是客人在住店期间每天在各消费点 的发生额.它包括: 1.客人在住店期间各消费项目的发生额, 如房金,餐费,电话费等等; 2.客人结帐后,酒店当日的收回数,收回 方式有现金,支票等等. 在会计核算中有这样一个平衡式:期初余 额+本期增加,本期减少一本期余额. 这是一个重要的会计公理,正确运用这个 会计公理就能确保会计信息的真实性,完整性. 客房营业收入日报表也是按照这个公理而设计 的.在这个重要的会计公理中,本期增加和本 期减少是变量,所以我们只要将每天的发生额, 收回数这两个变量核对正确了,客帐日报表的 本日余额也就准确无误了. 作者单位:上海庆余宾馆 ?63?