中国石油加油站管理系统推广项目总部级(HOS)系统财务管理培训

中国石油加油站管理系统推广项目总部级(HOS)系统财务管理培训 中国石油加油站管理系统推广项目 总部级(HOS)系统财务管理培训 2009年11月 提纲 一、加油站管理系统中财务管理架构 二、加油站管理系统中财务岗位职责 三、加管系统油品业务的财务核算内容 四、加管系统非油业务的财务核算内容 五、推广部署过程中与财务相关的几个重要步骤 六、问题与解答 总部级(HOS)系统功能架构 主数据 管理 日常 经营 业务 财务内容 通用财务业务 油品经营业务 创建维护便利店 创建维护商品 创建维护供应商 非油品销售报表 非油品支付报表 非油供应商发票处理 非油进销存核算 与ERP的集成 非油品经营业务 便利店订货/补货 便利店退货 配送中心库存管理 非油品价格管理 促销活动管理 。。。 创建维护加油站点 创建维护油品 采购订单执行 油品接收 站级日销售报表上传处理 油品库存管理 油品价格管理 会计科目维护 利润中心维护 开关帐处理 销售站级应收与卡实收对账 油品销售日报 油品支付日报 油品盘点报表 油品库存报表 加油站管理系统中财务管理系统架构 卡 系 统 站级系统 总 部 级 系 统 接口 接口 接口 财 务 系 统 总部层 省/大区 控股公司 地市公司 便利店 加油站 接口 财务组织架构 – 公司代码 公司代码是一个基本的组织架构设置; 科目表、客户、供应商、加油站、油品、便利店商品等信息全部需要基于公司代码设定; 输入系统的任何财务业务都要求提供公司代码; 一般基于公司代码产生财务的资产负债表及损益表 在加油站管理系统项目中，涉及到的公司代码有: 财务组织架构 – 段(公司的分部) 段是公司代码组织机构的衍生,一个公司代码可以包含很多段; 段的信息主要包含在财务凭证项目中，所有客户、供应商、加油站、油品、便利店商品等信息包含了段的信息; 已经使用段功能的系统，在输入财务业务时都要提供段的信息; 使用段功能可以在一个公司代码下不同分部产生细分的资产负债表及损益表 在加油站管理系统项目中，涉及到的段有: 省公司下属全资地市公司全部设为段; 控股公司也设为段 财务组织架构 – 利润中心 利润中心简单来说，可以是任意一个盈利单位;是公司内部对经营成果(损益)负责的责任中心; 利润中心可按地理(地点, 位置)划分,加油站管理系统中的利润中心代表每个实体加油站，省公司本部，地市公司本部 提纲 一、加油站管理系统中财务管理架构 二、加油站管理系统中财务岗位职责 三、加管系统油品业务的财务核算内容 四、加管系统非油业务的财务核算内容 五、推广部署过程中与财务相关的几个重要步骤 六、问题与解答 财务管理的岗位职责 总部 销售板块 1、核算原则及规范的统一制定 2、财务基础数据的定义 3、各类报表的汇总 1、省/大区各地市财务数据管理 2、财务帐期的统一管理 3、统采的业务的集中结算 4、各类报表的汇总分析 省/大区 公司代码 销售组织 采购组织 地市 分公司 销售组 采购组 加油站 便利店 利润中心 1、各加油站的销售日报汇总 2、销售收款、收货入库、配送调拨 结转成本、确认收入、库存盘点 3、地市非油采购的集中结算 1、缴款报表 2、库存报表 3、盘点报表 岗位设置原则及架构 系统中的岗位设置主要参照了中国石油总部制定的“中油销售岗位设置” 省大区层面 地市公司层面 地市公司1 420001 省/大区公司 4200 地市公司2 420002 地市公司3 420003 集团 总部层面 财务岗位设置 –总部级 编号 岗位 职责描述 职责描述 1 总部财务负责人 1、全国范围内各省市加油站油品配送、库存及销售状况查询 2、全国范围内各省市配送 中心、便利店商品采购、库存及销售状况查询 1、总帐报表查询(股份公司范围) 2、油品采购报表查询(股份公司范围) 3、非油采购报表查询(股份公司范围) 4、油品销售报表查询(股份公司范围) 5、非油销售报表查询(股份公司范围) 2 总部应用系统管理岗 1、完成系统财务主数据变更增添工作 2、卡系统实收与总部系统应收集中对账 1、各分公司加油站管理系统内财务相关内容的变更申请处理(股份公司范围) 2、与IT部门一起完成系统的配置更新(股份公司范围) 3 总部销售结算岗(油品) 1、全国范围内各省市加油站油品销售、库存及支付状况查询 1、油品销售报表查询(股份公司范围) 2、油品库存清单查询(股份公司范围) 3、油品支付报表查询(股份公司范围) 4 总部非油品核算岗 1、全国范围内各省市配送中心、便利店商品采购、库存、供应商结算状况查询 1、非油采购报表查询(股份公司范围) 2、返利查询(股份公司范围) 3、非油供应商应付余额查询(股份公司范围) 4、供应商应付清账查询(股份公司范围) 5 总部销售结算岗(非油) 1、全国范围内各省市配送中心、便利店商品销售、库存及支付状况查询 1、非油销售报表查询(股份公司范围) 2、非油库存清单查询(股份公司范围) 3、非油支付报表查询(股份公司范围) 财务岗位设置 –省/大区级 编号 岗位 职责描述 职责描述 1 省公司财务负责人 1、全省/大区范围内各地市加油站油品配送、库存及销售状况查询 2、全省/大区范围配送中心、便利店商品采购、库存及销售状况查询 1、总帐报表查询(本省/本大区公司范围) 2、油品采购报表查询(本省/本大区公司范围) 3、非油采购报表查询(本省/本大区公司范围) 4、油品销售报表查询(本省/本大区公司范围) 5、非油销售报表查询(本省/本大区公司范围) 2 省应用系统管理岗 1、完成系统财务主数据变更增添工作 2、财务开关账管理 1、各地市公司财务主数据变更申请处理(添加、修改、删除)(本省/本大区公司范围) 2、财务开账关账(本省/本大区公司范围) 3 省财务稽核岗 1、检查系统中上报的财务凭证准确性 2、冲销错误的凭证 1、冲销凭证(本省/本大区公司范围) 2、冲销发票(本省/本大区公司范围) 3、解冻发票(本省/本大区公司范围) 4、处理错误的结算凭证(本省/本大区公司范围) 4 省销售结算岗(油品) 1、全省/大区范围各地市加油站油品销售、库存及支付状况查询 1、油品销售报表查询(本省/本大区公司范围) 2、油品库存清单查询(本省/本大区公司范围) 3、油品支付报表查询(本省/本大区公司范围) 5 省商品核算岗(油品) 1、全省/大区范围各地市加油站油品库存、配送、盘点及损耗状况查询 1、油品库存查询(本省/本大区公司范围) 2、油品配送查询(本省/本大区公司范围) 3、油品盘点查询(本省/本大区公司范围) 4、油品损耗查询(本省/本大区公司范围) 6 省非油品核算岗 1、全省/大区范围配送中心统采核算、发票处理 2、全省/大区范围配送中心、便利店商品采购、库存、供应商结算状况查询 3、统采供应商结算 4、统采供应商返利 1、非油采购报表查询(本省/本大区公司范围) 2、返利协议查询(本省/本大区公司范围) 3、返利结算(本省/本大区公司范围) 4、查询供应商应付余额(本省/本大区公司范围) 5、供应商应付清账查询(本省/本大区公司范围) 7 省销售结算岗(非油) 1、全省/大区范围配送中心、便利店商品销售、库存及支付状况查询 1、非油销售报表查询(本省/本大区公司范围) 2、非油库存清单查询(本省/本大区公司范围) 3、非油支付报表查询(本省/本大区公司范围) 8 省商品核算岗(非油) 1、全省/大区范围配送中心、 便利店商品库存、配送及盘点状况查询 1、非油库存查询(本省/本大区公司范围) 2、非油盘点差异查询(本省/本大区公司范围) 财务岗位设置 –地市级 编号 岗位 职责描述 职责描述 1 地市财务主管 1、本地市加油站油品配送、库存及销售状况查询 2、本地市便利店商品采购、库存及销售状况查询 1、总帐报表查询(本地市公司范围) 2、油品采购报表查询(本地市公司范围) 3、非油采购报表查询(本地市公司范围) 4、油品销售报表查询(本地市公司范围) 5、非油销售报表查询(本地市公司范围) 2 地市财务稽核岗 1、检查系统中上报的财务凭证准确性 2、冲销错误的凭证 1、冲销凭证(本地市公司范围) 2、冲销发票(本地市公司范围) 3、解冻发票(本地市公司范围) 4、处理错误的结算凭证(本地市公司范围) 3 地市销售结算岗(油品) 1、本地市加油站油品销售、库存及支付状况查询 1、油品销售报表查询(本地市公司范围) 2、油品库存清单查询(本地市公司范围) 3、油品支付报表查询(本地市公司范围) 4 地市商品核算岗(油品) 1、本地市加油站油品库存、配送、盘点及损耗状况查询 1、油品库存查询(本地市公司范围) 2、油品配送查询(本地市公司范围) 3、油品盘点查询(本地市公司范围) 4、油品损耗查询(本地市公司范围) 5 地市采购核算岗(非油) 1、本地市便利店商品采购核算、发票处理 2、本地市便利店商品采购、库存及供应商结算状况查询 3、地采供应商应付清账 4、地采供应商返利结算 1、非油采购报表查询(本地市公司范围) 2、返利协议查询(本地市公司范围) 3、返利结算(本地市公司范围) 4、查询供应商应付余额(本地市公司范围) 5、供应商应付清账查询(本地市公司范围) 6 地市销售结算岗(非油) 1、便利店销售应收清账 2、本地市便利店商品销售、库存及支付状况查询 1、非油销售报表查询(本地市公司范围) 2、非油库存清单查询(本地市公司范围) 3、非油支付报表查询(本地市公司范围) 7 地市商品核算岗(非油) 1、本地市便利店商品销售成本汇总统计 2、本地市便利店商品库存、配送及盘点状况查询 1、非油销售成本结转(本地市公司范围) 2、非油库存查询(本地市公司范围) 3、非油盘点差异查询(本地市公司范围) 提纲 一、加油站管理系统中财务管理架构 二、加油站管理系统中财务岗位职责 三、加管系统油品业务的财务核算内容 四、加管系统非油业务的财务核算内容 五、推广部署过程中与财务相关的几个重要步骤 六、问题与解答 HOS中的财务基础数据管理 原则: 基于总部一级核算的总体原则，基础数据集中在总部、省公司进行维护，地市及控股公司只有使用权，不能创建、修改及删除 HOS系统维护的财务基础数据: 1 会计科目 源自总部一级核算会计科目 2 利润中心 源自省公司在系统中维护的加油站、省配送中心、地市中转仓、省/地市本部等主数据。 3 利润中心标准架构 源自目前各公司现有加油站属性及报表归属 油品管理的财务内容 前提: 油品不进行财务成本核算，系统中不维护油品的采购及库存价值 原则: 基于HOS油品业务报表进行账务处理，在未与ERP集成前需要手工进行记账，与ERP集成后，HOS将业务数据传给ERP，ERP将凭证传递给FMIS HOS系统可以产生的报表: 1 油品销售报表 每日通过站级系统上传销售数据生成 2 油品支付日报 每日通过站级系统上传销售支付数据生成 3 油品进销存报表 每日通过站级系统上传进销存数据生成 4 油品盘点报表 月末通过站级系统上传盘点数据生成 卡系统实收与站级系统应收对账功能介绍 在加油站管理系统中，对账功能通过卡系统与站级系统提供数据， HOS系统进行对账，并反馈对账信息来完成。 对账程序将按照支付卡类型、加油站编号、销售日期、金额四个维度汇总站级收款与卡收款数据，对金额进行比较，金额相同即认为对账成功，金额不同则需要卡系统管理人员、地市财务人员查找差异原因，并且重新传给总部级系统进行对账，直到对账全部完成。 总部级系统 站级系统 加油站管理系统 卡系统 对账功能原理介绍 OIRE_RECON_AGG:卡系统传输给HOS 加油站ID，销售日期，支付类型，金额 BA01 2008-06-01 10 6000 BA01 2008-06-01 20 3000 BA01 2008-06-01 21 10000 ?对账(HOS系统完成) OIREDBT:站级系统传输给HOS 加油站ID，销售日期，商品编码, 支付类型,数量，金额 BA01 2008-06-01 300065 10 300 5000 BA01 2008-06-01 300065 20 200 3000 BA01 2008-06-01 非油品类 10 200 3000 说明: 系统按照卡系统及站级系统传输的数据进行对账， 1、卡系统需要按照加油站ID，销售日期，支付类型进行汇总，提交给总部级系统。 2、站级系统需要按照加油站ID，销售日期，商品编码, 支付类型,数量进行汇总，提交给总部级系统。 3、卡系统提交的数据与站级系统提供的数据通常是一对多的关系， 4、对账过程中如果出现差异，卡系统进行差异查找，并标记长、短款, 5、卡系统提交的数据与站级系统提供的数据每日传输一次，当日核对前一日的交易数据. 加管系统财务核算-油品销售收入核算 1、油品销售收入核算:各加油站核算员定期上报销售报表及银行缴款单(进账单)，地市财务打印销售日报，并与原始单据进行匹配分站、分油品品号进行销售收入核算 注:操作代码:zrb2，详细操作请查阅《加油站管理系统-总部级系统-财务用户操作手册》 加管系统财务核算-油品销售收入核算(续) 1.1、油品销售支付方式报告，该报表作为销售报表的辅助核算报表，区分各类支付方式的收款金额 注:操作代码:zrb3，详细操作请查阅《加油站管理系统-总部级系统-财务用户操作手册》 加管系统财务核算-油品损耗核算 2、油品损耗核算:月末地市加管部门提供由各主管部门签字的油品损耗表，地市财务与系统中的油品损耗表进行核对，确认无误后，进行油品的损耗账务处理 注:操作代码:ZMI03，详细操作请查阅《加油站管理系统-总部级系统-财务用户操作手册》 提纲 一、加油站管理系统中财务管理架构 二、加油站管理系统中财务岗位职责 三、加管系统油品业务的财务核算内容 四、加管系统非油业务的财务核算内容 五、推广部署过程中与财务相关的几个重要步骤 六、问题与解答 非油品管理的财务内容 前提: 非油品指便利店商品;HOS系统对非油品进行单品明细管理 原则: 基于非油品分类汇总的业务及财务信息在财务系统中进行账务处理 HOS系统可以产生的财务报表: 1 非油品销售 非油销售日报、非油销售支付日报 2 非油品采购 采购收货、调拨、控股配送、库存 3 非油品结算 经销结算、代销结算、联营结算 加油站管理系统提供的品类划分 序号 编号 名称 15 2015 个人护理用品 16 2016 药品/计生/保健 17 2017 书刊/杂志/音像 18 2018 办公文体用品 19 2019 汽车用品 20 2020 润滑油 21 2021 农资 22 2024 其他 23 3001 汽车服务 24 4001 餐饮 25 4002 住宿 26 5002 地磅 27 5001 收费服务 28 6001 广告 序号 编号 名称 1 2001 香烟 2 2002 包装饮料 3 2003 散装饮料 4 2004 奶类 5 2005 酒类 6 2006 糖果 7 2007 薯片/小吃 8 2008 家庭食品 9 2009 雪糕 10 2010 饼干/糕点 11 2011 面包 12 2012 快餐 13 2013 日用品 14 2014 清洁用品 注:其中蓝色部分22大类是目前HOS系统中已经发生业务的品类，红色部分是尚未发生业务的品类 财务基本概念 供应商经营方式在中约定分为:经销、代销、联营。 经销:经营方式与供应商属于买断关系，商品一经验收，即归中国石油所有，结算按照验收单及约定的账期来结算。 代销:即寄卖，供应商商品由中国石油代卖，库存不归中国石油所有，与供应商结款时中国石油按此供应商商品销售的数量进行结算，卖多少结多少，结算金额按照进价计算。 联营:通常中国石油提供场地，供应商销售商品，中国石油集中收款，但不需要管理商品的库存。结算时按照销售额抽成、或者定期收取固定租金。 代收费:指与供应商签订代收费协议，发票由供应商 提供，结算时 按照收费额收取提成。与自来水、供电局、电信等供应商签订的合同一般属于此类合同，它是一种特殊的联营方式。 非油品使用的几种经营方式 经销方式:经营方式与供应商属于买断关系，商品一经验收，即归中国石油所有，结算按照验收单及约定的账期来结算。 1、管理商品的数量及价值;商品所有权在商品验收后归中国石油所有，在财务结算时会按照合同中约定的帐期、无论销售数量是多少，均需进行结算。 商品采购入库 商品采购入库后，按照暂估采购进价金额增加库存价值 借:库存商品 贷:在途物资 商品销售 销售时按照库存单价来计算销售成本，减少库存价值 借:其他业务成本 贷:库存商品 借:银行存款 贷:收入，销项税 供应商结算 与供应商确定采购价格后，收到供应商发票 借:在途物资 借(贷):采购价格差异 贷:应付款，进销税 非油品使用的几种经营方式 代销方式:即供应商商品由中国石油代卖; 1、管理商品的数量及价值;商品所有权仍归供应商所有，此类方式与经销商品的业务流程类似，但在财务结算时会按照合同中约定的帐期、以及帐期内的销售数量进行结算，卖多少结多少，也就是传统的“以销定结”。这种做法也是符合中国会计准则的处理。 商品采购入库 商品采购入库后，按照暂估采购进价金额增加库存价值 借:受托代销商品 贷:代销商品款 商品销售 销售时按照库存单价来计算销售成本，减少库存价值 借:主营业务成本 贷:受托代销商品 借:银行存款 贷:收入，销项税 供应商结算 与供应商确定采购价格后，收到供应商发票 借:代销商品款 瑁翰晒杭鄹癫钜?贷:应付款，进销税 非油品使用的几种经营方式 联营方式:商品库存归供应商所有;中国石油不管理商品数量、价值;此方式一般体现为租赁、联营倒扣两种方式: 租赁方式:向供应商提供场地，定期收取固定租金。 联营倒扣的方式:由中国石油代收货款，按照合同中约定的帐期、到帐期后向供应商支付代收金额，同时根据代收货款、合同条款中约定的抽成比例来计算抽成金额，从供应商收取该抽成。 商品采购入库 无库存 商品销售 销售时记录实际代收款金额 无成本凭证 借:银行存款 贷:预收款 供应商结算 根据与供应商的合同条款，确定佣金收入及供应商应付 借:预收款 贷:其他收入 贷:应付账款 贷:销项税(营业税) 非油品业务 – 商品采购、配送流程 图例 总部 卡 站级 系统外 非油品采购相关流程 配送中心收货 省统采采购订单 流程清单: 地市采购订单 站级收货 经销: 借:库存 – 商品明细 贷:在途物资 代销: 借:受托代销商品 – 商品明细 贷:代销商品款 非油品业务 采购入库 自有配送 控股配送 经销: 借:库存 – 商 品明细 贷:在途物资 代销: 借:受托代销商品 – 商品明细 贷:代销商品款 注:联营商品不管理库存 非油业务流程 – 商品配送 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: DCS-01 配送中心库存管理 便利店库存增加 站级收货 配送中心发货 配送中心库存减少 非油业务流程 采购入库 自有配送 控股配送 借:库存(受托代销商品)-商品明细 便利店 贷:库存 (受托代销商品)-商品明细 配送中心 非油业务流程 – 商品配送 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: DCS-01 配送中心库存管理 便利店库存增加 站级收货 配送中心发货 配送中心库存减少/结转成本 配送公司确认收入 增加采购成本 非油业务流程 采购入库 自有配送 控股配送 配送方: 借:应收 贷:收入 – 商品明细 贷:销项税 借:成本 贷:库存 收货方: 借:库存 (商品明细) 贷:在途物资 月结对账后 借:在途物资 借:进项税 贷:应付账款 非油业务流程 – 商品销售流程(3 - 1) 非油业务流程 经销商品销售 图例 总部 卡 站级 系统外 非油品销售相关流程 代销商品销售 联营商品销售 流程清单: 站级销售商品 销售收入自动确认 库存数量减少/成本增加 卡系统收款 借:应收 贷:收入 – 商品明细 贷:销项税 借:其他业务成本 贷:库存 – 商品明细 注:分销项税税率 非油业务流程 – 商品销售流程(3 - 2) 非油业务流程 经销商品销售 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: 非油品销售相关流程 代销商品销售 联营商品销售 站级销售商品 销售收入自动确认 库存数量减少/成本增加 卡系统收款 借:应收 贷:收入 – 商品明细 贷:销项税 借:其他业务成本 贷:受托代销商品 注:分销项税税率 非油业务流程 – 商品销售流程(3 - 3) 非油业务流程 经销商品销售 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: 非油品销售相关流程 代销商品销售 联营商品销售 站级销售商品 销售代收款信息上传 转入联营结算流程 月末汇总销售金额 卡系统收款 借:应收账款 贷:预收款 - 代收款 非油业务流程 – 商品库存管理(3 - 1) 非油业务流程 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: PO-07.03 便利店站间调拨流程 站间调拨 便利店库存增加 商品盘点 站级收货 商品报废 便利店库存减少 站级发货 借:库存 –商品明细 接收便利店 贷:库存 –商品明细 发出便利店 非油业务流程 – 商品库存管理(3 - 2) 非油业务流程 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: 站间调拨 配送中心账面/实际库存比较 商品盘点 便利店账面库存/实际库存比较 商品报废 配送中心盘点实际数量上报 站级盘点实际数量上报 借(贷):待处理财产损益 贷(借):库存-商品明细 DCS-01 配送中心库存管理 非油业务流程 – 商品库存管理(3 - 3) 非油业务流程 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: DCS-01 配送中心库存管理 站间调拨 配送中心报废申请审批 商品盘点 便利店报废申请审批 商品报废 配送中心报废申请上报 站级报废申请上报 借:营业外支出 贷:库存 – 商品明细 非油业务流程 - 供应商结算(3 - 1) 非油业务流程 非油采购与供应商对账/通知财务准备付款 供应商提出付款请求 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: BS-06.14 经销供应商结算(非油品) 经销结算 代销结算 财务对发票进行过账 非油采购员预处理发票 联营结算 通知供应商开发票 借:在途物资 借:进项税(按照税率记入不同科目) 贷:应付账款 非油业务流程 - 供应商结算(3 - 2) 非油采购查询商品销售情况 供应商提出付款请求 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: BS-06.15 代销供应商结算(非 油品) 财务审核“三单匹配结果” 非油采购员完成“三单匹配” 通知供应商开发票 非油采购与供应商对账/通知财务准备付款 非油业务流程 经销结算 代销结算 联营结算 借:代销商品款 借:进项税(按照税率记入不同科目) 贷:应付账款 非油业务流程 - 供应商结算(3 - 3) 非油采购查询商品销售情况 供应商提出对账请求 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: BS-06.16 联营供应商结算(非油品) 财务审核倒扣计算结果 确认供应商应付 借:预收款-代收款 贷:应付账款 根据合同计算销售倒扣率对应的倒扣金额 非油业务流程 经销结算 代销结算 联营结算 确认服务收入 借:预收款-代收款 贷:其他业务收入 注:可能进项税税率 分销项税税率 非油品业务 – 礼品采购、配送、发放流程 图例 总部 卡 站级 系统外 非油品采购相关流程 配送中心收货 省统采采购订单 流程清单: 收货时 借:库存 – 礼品 贷:在途物资 发票处理时 借:在途物资 借:进项税 贷:应付 非油品业务 采购入库 配送 发放 非油品业务 – 礼品采购、配送、发放流程 图例 总部 卡 站级 系统外 非油品配送相关流程 配送中心发货 流程清单: 礼品发放点收货 非油品业务 采购入库 配送 发放 借:库存 – 礼品(省礼品发放点) 贷:库存 – 礼品(省配送中心) 非油品业务 – 礼品采购、配送、发放流程 图例 总部 卡 站级 系统外 礼品发放相关流程 礼品发放点兑换礼品 流程清单: HOS记账 非油品业务 采购入库 配送 发放 借:销售成本 贷:库存 – 礼品 非油业务流程 – 付款清账 非油业务流程 ERP系统产生应付 图例 总部 卡 站级 系统外 流程清单: BS-06.17 采购付款清账 采购付款清账 借:应付款 贷:清账科目 ERP资金支付与应付清账 借:应付款 贷:银行存款 供应商应付信息上传 销售收款清账 注:应付不分加油站 非油业务流程 – 收款清账 非油业务流程 ERP系统产生应收 图例 总部 卡 站级 系统外 采购付款清账 借:清账科目 贷:应收款 ERP销售收款与应收清账 借:银行存款 借:IC卡 贷:应收款 非油销售信息上传 销售收款清账 ERP项目目前处理方式 ERP 手工财务凭证 输入界面 财务人员手工录入各类凭证，生成系统预制凭证。 ERP系统 预制凭证经审核记帐生成正式凭证。 FMIS系统 通过接口传入FMIS系统。 非油品业务目前在ERP系统中全部为手工录入方式，包括:付款、入库、采购发票;收款、出库成本结转、销售发票;损耗处理、盘点;借款、记提税金等。录入凭证经审核记帐后，通过接口传输到FMIS系统。 加油站系统与ERP接口后处理方式 加油站系统 加油站系统生成相关凭证数据，通过接口对照表转换成ERP数据，经过接口程序传入ERP系统，生成ERP系统的预制财务凭证。 ERP系统 加油站系统不能产生的凭证数据，例如:银行存款科目、费用科目等相关凭证，在ERP系统手工录入。 FMIS系统 通过接口传入FMIS系统。 加油站系统与ERP系统建立接口后，在加油站系统生成财务凭证相关数据，通过加油站系统中的数据对照表将数据转换为ERP系统可接收的数据，再通过接口程序传入ERP系统，在ERP系统通过程序自动生成财务预制凭证，经审核记帐后再通过接口传入FMIS系统。 ERP 手工财务凭证 输入界面 非油品财务核算的主要变化 变化1 商品分类 根据与业务领导、财务部确认，财务系统按照业务系统内的28大类进行核算 目前部分地区财务上的商品大类与既定28大类不符，那么在上线后各地要调整品类划分，保证类别统一 变化2 非油品核算方法的变更 根据与业务领导、财务部确认，加油站管理系统上线后，财务系统按照加管系统的非油核算方式(移动加权平 均价)进行核算。 目前FMIS中非油核算采用售价法进行核算，因此，在上线时需要进行两种核算方法的切换。 变化3 核算方法的变化 加油站管理系统上线后，将完成与ERP系统的连接，(ERP系统与FMIS也会进行连接)这样，今后的核算方法将变化为，加管系统产生原始财务核算单据，财务凭证自动生成，并且传递给财务系统。 提纲 一、加油站管理系统中财务管理架构 二、加油站管理系统中财务岗位职责 三、加管系统油品业务的财务核算内容 四、加管系统非油业务的财务核算内容 五、推广过程中与财务相关的几个重要步骤 六、问题与解答 推广部署进展图 推广部署阶段 站级库存初始化 非油核算方法切换 并行运行 单轨运行 1、省公司、地市公司及控股公司的代码设置。 2、加油站管理归属设置。 1、站级油品盘点及账面数量初始化。 2、站级、配送中心非油品盘点及账面初始化。 1、非油品的售价法调整为移动加权平均价法。 2、加管系统的非油品的库存价值与财务系统调整一致。 1、手工单据与系统单据并行。 2、业务流转及财务账务处理以手工单据为准，系统单据为辅。 部署数据收集 1、摒弃手工流转单据。 2、开始使用系统单据进行业务及才财务账务处理。 推广部署进展图 推广部署阶段 站级库存初始化 非油核算方法切换 并行运行 单轨运行 1、省公司、地市公司及控股公司的代码设置。 2、加油站管理归属设置。 1、站级油品盘点及账面数量初始化。 2、站级、配送中心非油品盘点及账面初始化。 1、非油品的售价法调整为移动加权平均价法。 2、加管系统的非油品的库存价值与财务系统调整一致。 1、手工单据与系统单据并行。 2、业务流转及财务账务处理以手工单据为准，系统单据为辅。 部署数据收集 1、摒弃手工流转单据。 2、开始使用系统单据进行业务及才财务账务处理。 站级、配送中心非油库存初始化 库存初始化的策略: 1、在HOS系统中非油品进行库存数量及价值的初始化。 2、站级提供非油的实际盘点数量作为初始化数量，地市非油采购部门提供非油不含税采购价作为非油初始化库存单价。 3、财务部门非油核算岗审核“数量*单价”的金额帐，并过账生成HOS的非油品期初库存帐。 库存初始化的原则: 1、之所以考虑使用非油的最新采购价作为非油的期初，是因为加油站管理系统与FMIS的非油核算采用了不同的核算方式。 FMIS的售价法对非油品采用了基于 “售价的库存价值+进销差价科目”的核算方法。而且各地区在FMIS中对非油品的核算分类各有不同，综合这些实际情况，系统采用了上述。 推广部署进展图 推广部署阶段 站级库存初始化 非油核算方法切换 并行运行 单轨运行 1、省公司、地市公司及控股公司的代码设置。 2、加油站管理归属设置。 1、站级油品盘点及账面数量初始化。 2、站级、配送中心非油品盘点及账面初始化。 1、非油品的售价法调整为移动加权平均价法。 2、加管系统的非油品的库存价值与财务系统调整一致。 1、手工单据与系统单据并行。 2、业务流转及财务账务处理以手工单据为准，系统单据为辅。 部署数据收集 1、摒弃手工流转单据。 2、开始使用系统单据进行业务及才财务账务处理。 非油品财务核算方法切换-准备 非油品核算方法切换前提: 非油品的切换前提是全省加油站部署完毕 非油品核算方法切换时间: 全省加油站部署完毕的第一个月月末结账时 切换前的账务处理: 切换前非油品在财务系统中仍使用售价法进行核算，加管系统使用移动平均价进行单品核算。 切换后的账务处理: 非油品在加管系统、财务系统中均使用移动平均价进行核算 在财务管理系统中，非油核算粒度是:汇总到28个品类 加油站管理系统中，非油 核算粒度是:单品明细+ 28个品类 非油品财务核算方法切换-详细步骤 非油品核算方法切换: 1、首先财务FMIS中应该将非油的核算分类进行重新划分，统一为加油站管理系统中的品类定义，以便于直接获取加油站管理系统中的非油核算数据 建议:此工作需要切换前1个月完成，切换当月不再调整品类 2、财务人员在加管系统执行zfi08，查询每个商品的移动平均价是否正确，如果有误使用mr21进行调整，调整完成后，再进行下步骤处理。 建议:此工作要在月末切换前10天分地市，分加油站进行检查调整。 3、月末加油站进行实物盘点，盘点数量进入HOS系统及FMIS系统。财务人员按站、分商品大类比较两系统的的库存价值，差异部分在FMIS中进行调整。 4、调整完毕后，FMIS的“进销差价”科目余额应该为零，同时，调整后的两系统非油库存价值应保持一致，若不一致，查找原因，重新进行调整记账。直到两系统一致为止。 推广部署进展图 推广部署阶段 站级库存初始化 非油核算方法切换 并行运行 单轨运行 1、省公司、地市公司及控股公司的代码设置。 2、加油站管理归属设置。 1、站级油品盘点及账面数量初始化。 2、站级、配送中心非油品盘点及账面初始化。 1、非油品的售价法调整为移动加权平均价法。 2、加管系统的非油品的库存价值与财务系统调整一致。 1、手工单据与系统单据并行。 2、业务流转及财务账务处理以手工单据为准，系统单据为辅。 部署数据收集 1、摒弃手工流转单据。 2、开始使用系统单据进行业务及才财务账务处理。 系统并行–生产系统数据清理 1、需要加油站配合完成的工作 对于油品业务:加油站清理油品未清日结，按时完成油品收油，日结及时上传地市 对于非油业务:加油站清理非油品未清日结，及时完成非油品采购收货，及时向地市上报未纳入系统管理的新商品主数据。 2、地市业务、财务部门需要完成的工作 对于油品业务:地市业务人员要通过油品销售日报监控、收油监控等功能检查本地市所属加油站是否正确完成了所有业务，未能完成的协助加油站完成，遇到无法解决的问题上报省公司支持团队 对于油品业务:地市业务人员要通过非油品销售日报监控、采购订单收货查询、发票预制查询等功能检查本地市所属加油站是否正确完成了所有业务，未能完成的协助加油站完成，遇到无法解决的问题上报省公司支持团队 对于财务管理:地市财务人员要及时核对加油站核算员提供的手工销售报表与系统销售报表，有差异的部分要及时解决，遇到无法解决的问题上报省公司支持团队。同时地市财务要协助非油品业务部门补充及检查非油品的库存单价，确保每个加油站有库存的非油品必须有库存单价。 为了保证并行运行的实际效果，需要并行期间的月结理顺加油站管理系统的操作流程，解决系统中存在的问题。 系统并行–月结及业务财务对账 1、油品期末盘点后实存数量 月结完成后，需要业务出具手工油品实存与HOS系统油品实存的对比表，有差异的需要说明原因。 2、非油期末盘点后的库存数量 月结完成后，需要业务出具手工非油品实存与HOS系统油品实存的对比表，有差异的需要说明原因。 3、非油品期末统计的购进、销售、调拨、报废等进销存业务的数量及金额 月结完成后，需要财务出具FMIS非油品进销存与HOS系统进销存的对比表，有差异的需要说明原因。 并行期间，需要检查如下几个指标的在FMIS系统与加油站管理系统中的单据完整性及一致性，发现问题及时向项目组反馈 地市公司油品、非油品业务操作方法 业务场景 SAP操作 事物代码 所属模块 系统类型 执行岗位 简要说明 序号 操作描述 油品月结操作 1 油品收油情况检查 ZSYJK 油品 总部级系统 地市 零售管理部门 要求本月已经到加油站的油罐车全部收油 2 油品本月日结检查 ZRB1 油品 总部级系统 地市零售管理部门 要求当月的日结全部完成 3 查看加油站月末核对表 ZMI01 油品 总部级系统 地市公司统计分析岗 业务部门出具当月的三方核对表中的业务帐，先生成后检查核对一下 4 确认油品盘点数据 O3RCSM04 油品 总部级系统 地市零售管理部门 三方核对确认盘点数后，在总部级系统汇总确认实盘数 5 修正盘点数据 ZYPCP 油品 总部级系统 地市零售管理部门 如果有油品抽盘或者加油站上传的实盘数有误，在此进行油品重盘的动作 6 查看加油站进销存报表 ZMI02 油品 总部级系统 地市零售管理部门 确认业务帐后，报给财务进行核对 7 过帐盘点差异 O3RCSM02 油品 总部级系统 地市零售管理部门 对确认的差异数量在总部级系统内过账 8 查看损益处理报表 ZMI03 油品 总部级系统 地市零售管理部门 生成加油站月末盘点表，打印出来找相应的负责人签字备底 非油品月结操作 1 监控未处理交易 ZRB5,WPER,ZWPER 非油品 总部级系统 地市公司统计分析岗 核对是否有未处理的日报数据，应在结帐日之前处理完成 2 非油品未清采购收货 MB51，ME2M ZR_DSALES 非油品 总部级系统 地市公司统计分析岗 地市供应链管理岗 核对当月采购、收货、销售、调拨等业务交易数据是否完整，如有短缺或错误交易应在月结日前完成处理 3 查看当月销售日报及支付日报 ZR_DSALES ZBLDZF 非油品 总部级系统 地市公司统计分析岗 核对当月销售日报及支付日报，确认业务数据完整 4 核对发票预制是否完成 MIR4,MIR6 非油品 总部级系统 地市供应链管理岗 核对是否发票均完成了预制并已提交财务处理 5 盘点清单查询、盘点数据核对 ZDRYMI01，ZDRYMI02，ZDRYMI07 非油品 总部级系统 地市公司统计分析岗 查询商品盘点执行情况及差异清单 7 核对库存 MMBE，MB52，ZFI09 非油品 总部级系统 地市公司统计分析岗 确认便利店月末非油品库存 地市公司财务管理操作方法 业务场景 SAP操作 事物代码 所属模块 系统类型 执行岗位 简要说明 序号 操作描述 财务结账 1 油品盘点数量审核 ZMI02 财务 总部级系统 地市公司商品核算岗 审核油品盘点结果，并以此作为财务加油站实存依据进行记账 2 非油品盘点差异过账 ZDRYMI07 财务 总部级系统 地市公司商品核算岗 审核非油品盘点差异，并在财务系统中对待处理财务损益进行处理 3 非油房獯娴ゼ鄹 财务 总部级系统 地市公司商品核算岗 检查商品库存单价，发现异常及时调整 4 非油品期末库存统计 ZFI08 财务 总部级系统 地市公司商品核算岗 统计商品库存数据及价值并分类汇总，为财务系统记账使用 5 站级销售与卡收款对账 ZFI02 财务 总部级系统 地市公司销售结算岗 检查对账结果，及时发现并纠正错误 6 当月油品销售报表汇总 ZRB2,ZRB3 财务 总部级系统 地市公司销售结算岗 汇总本月油品销售数据与财务系统中的油品销售数据进行核对，确保财务系统的记账数量、金额与HOS系统中的一致 7 当月非油销售报表汇总 ZFI01,ZFI07 财务 总部级系统 地市公司销售结算岗 汇总本月非油销售数据与财务系统中的非油销售数据进行核对，确保财务系统的记账数量、金额与HOS系统中的一致 8 非油品销售成本统计 ZFI06 财务 总部级系统 地市公司商品核算岗 汇总本月非油销售成本，以此为参考，进行非油成本的分品类结账 9 非油品发票审核过账 MIR4,MIR6 财务 总部级系统 地市公司采购核算岗 检查当月非油业务部门预制的发票是否均已经 审核并完成过账 10 非油采购应付款清账 F-44 财务 总部级系统 地市公司采购核算岗 财务系统中完成的供应商支付需要在HOS系统中每月进行一次清账，确保两系统应付余额一致 推广部署进展图 推广部署阶段 站级库存初始化 非油核算方法切换 并行运行 单轨运行 1、省公司、地市公司及控股公司的代码设置。 2、加油站管理归属设置。 1、站级油品盘点及账面数量初始化。 2、站级、配送中心非油品盘点及账面初始化。 1、非油品的售价法调整为移动加权骄鄯ā?2、加管系统的非油品的库存价值与财务系统调整一致。 1、手工单据与系统单据并行。 2、业务流转及财务账务处理以手工单据为准，系统单据为辅。 部署数据收集 1、摒弃手工流转单据。 2、开始使用系统单据进行业务及才财务账务处理。 单轨准备–单轨单据流转 单据梳理完成后，单轨运行的流程主要包括如下几个部分 1、加油站业务单据打印并流转 加油站要按照地市业务及财务提出的要求，在进行业务操作时，将各类所需的业务单据进行打印并流转到下一部门。 如:油品配送入库单、非油收货入库验收单等 2、地市业务单据打印并流转 地市业务部门要按照地市业务及财务提出的要求，在进行业务操作时，将各类所需的业务单据进行打印并流转到下一部门。 如:非油采购订单，非油供应商对账单等 3、地市财务单据审核并记账 地市财务要检查单据的完整性及正确性，并在FMIS进行记账。所以要求财务部门向业务部门提出记账所需的各类单据的要求。 单轨运行–确认系统单轨数据准确 要求省公司集中反馈省单轨运行申请，并报销售板块财务处。 1、油品业务 *月*日-*月*日业务部门油品进销存手工与系统对比表汇总及差异原因 2、非油业务 *月*日- *月*日业务部门非油品进销存手工与系统对比表汇总及差异原因 *月*日- *月*日业务部门非油品进销存金额帐手工与系统对比表汇总及差异原因 经销售板块财务处批准单轨申请后，开始系统单据流转，业务、财务手工单据流转停止 单轨运行–业务及财务月结步骤 一 油品业务月末操作 1 油品未清收货及日结检查 2 油品月末盘点 1.2.1查看加油站月末核对表 1.2.2确认盘点数据 1.2.3查看加油站进销存盘点报表 1.2.4处理盘点差异 1.2.5查看加油站油品损耗(溢余)处理报表 1.2.6查询库存 1.2.7手工维护盘点数据 单轨切换后，各省地市公司要严格按照月末单轨步骤完成业务及财务的操作。 单轨运行–业务及财务月结步骤 二 非油业务月末操作 1 非油品未处理日结监控 1.4.1 便利店日结状态监控报表(ZRB5) 1.4.2 加油站POS接口监控(ZWPER) 1.4.3 加油站POS接口监控(WPER) 1.4.4 便利店日结信息查询报表 2 非油品未清采购收货 2.4.1 便利店未清采购订单查询 3 非油品未清发票预制 3.4.1 便利店未清采购发票查询 4 非油品月末盘点处理 单轨运行–业务及财务月结步骤 三 财务月末结账操作 1 油品盘点数量审核 2 非油品盘点差异过账 3 非油品库存单价更新 4 非油品期末库存统计 5 站级销售与卡收款对账 6 非油销售应收款清账 7 非油品销售成本统计 8 非油品发票审核过账 9 非油采购应付款清账 问题与解答 代销和联营区别: 代销:包含商品的加价进项税不等于销项税 联营:进项税等于销项税，商品不加价只是收取手续费 举例 速度放慢 * 代销2:收货无财务凭证，销售:借:销售成本，贷:代销商品款，结算时:借:代销商品款，贷:应付账款 * 代销2:收货无财务凭证，销售:借:销售成本，贷:代销商品款，结算时:借:代销商品款，贷:应付账款 * 代销2:收货无财务凭证，销售:借:销售成本，贷: 代销商品款，结算时:借:代销商品款，贷:应付账款 *