商业保理公司保理档案管理制度

XXXX商业保理有限公司保理档案第一章总则为加强保理档案管理，将其做到妥善归档、资料完整，调阅方便，查找快捷，使每笔保理融资款都有据可查，使保理档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上保证保理资产的安全性，现经XXXX商业保理公司（以下简称本公司）研究，特制定本制度。第一条概念保理档案是指本公司在保理业务的受理、调查、审批、发放及保后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类与保理业务相关的档案资料范围（详见附件1）。保理档案管理是指保理档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。第二条管理部门在保理融资款本息结清或保理业务执行完毕前，由综合管理部指定专（兼）职保理档案管理人员负责保理档案管理，并负责本公司保理档案的收集、整理、保管和归档工作。第三条分类根据保理档案形成特点，可按照保理资产质量分类进行档案分类管理，按季调整其分类形态。一级保理资产：根据尽调报告或季度报告，基础资产状况评级为优良的保理融资产品；二级保理资产：根据尽调报告或季度报告，基础资产状况评级为中的保理融资产品；三级保理产品：根据尽调报告或季度报告，基础资产状况评级为下，易发生风险的保理融资产品。第四条保管期限各类保理档案的保管期限如下：1、正在执行中的保理融资款，应按照资产分类及时调整进行管理。2、对保理业务已经执行完毕的保理档案的保管期限为3年（从保理业务执行完毕的下一年开始计算）。第二章操作程序第五条整理立卷每笔保理业务发生后，风控部经办人员应及时将保理档案材料向综合管理部指定的档案管理人员移交并办理交接手续，综合管理部对本公司执行中保理业务档案集中管理。保理档案的整理立卷要求如下：1、保理档案以每笔业务为单位组卷，材料多的可组成多个卷。卷内资料按保理业务管理和操作顺序进行排列。2、每个案卷，均应编制《保理档案卷内目录》（详见附件2）。3、将案卷按照“保理项目—客户—保理业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先将全部保理档案按不同的保理项目分开，然后区分不同的客户，再按照保理业务发生的先后顺序依次进行排列。4、按以下要求逐卷填写卷盒脊背各项目：（1）合同编号。（2）项目类别。（3）客户名称。立卷完成后，对于保理业务从保理融资发放至保理业务执行完毕期间形成的归档材料，保理档案管理员应随时进行补充归档。保理档案管理人员对保理档案资料的齐全完整负责。发现缺件，保理档案管理人员有权要求风控部经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的，风控部经办人员应对缺件原因作出书面说明。第六条移交归档1、各类保理业务档案材料均应在保理融资放款时由风控部经办人员收集齐全填写档案移交清单一并移交综合管理部档案管理人员，经双方核对无误后，双方在移交清单上签字，由档案管理人员整理归档。移交清单一式二份，一份风控部留存，一份随资料进入档案。2、保理档案管理员应于次月10日前，将上月执行完毕的保理业务档案整理完毕。第七条档案资料的使用办理档案借阅时，应严格按借阅范围查阅、借用并办理借阅手续，档案管理人员负责登记借阅人员姓名、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认并按要求履行审批手续，保证档案的完整和安全。1.公司内部人员借阅保理档案资料。借阅本人经办的业务资料须经综合管理部负责人批准。公司其他人员因工作需要借阅保理档案的，须借阅人出具借条，经主管副总批准后方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用完必须及时归还。2.公司外部人员借阅保理业务档案。本公司保存的各类保理档案主要是供本公司内部使用，原则上不对外借阅，若遇特殊情况，如出现经济纠纷、案件等，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其它有效法律文书，以及查阅人的工作证明，并经分管副总批准。查阅时，本公司人员在场陪同，严禁将原件借出。第八条清退销毁对于保管期满的保理档案，应由综合管理部、风控部、保理业务部共同组成的鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对经鉴定需销毁的保理档案，应经分管副总签批后方可销毁；对保管期满但仍具有一定查考利用价值的保理档案，应视情况继续保管二年以上，确无保存价值时方可进行销毁。第九条解释与生效本《保理档案管理制度》由XXXX商业保理有限公司综合管理部制定并负责最终解释；本《保理档案管理制度》自20XX年xx月xx日开始生效执行。附件1保理档案的归档范围1、原债权人公司主要证照（包括法人营业执照；税务登记证；组织机构代码证）；2、原债权人开户许可证；3、原债权人章程（含修正案，如有）；4、原债权人开立账户信息（含基本户资金方发的机构信用代码证、所有开户资金方、账号）；5、原债权人贷款卡明细（含所有贷款金额、期限及担保方式）；6、原债权人近两年审计报告；7、原债权人近两年收入明细表；8、原债权人上季度资产负债表、利润表、现金流量表、纳税申报表；9、原债权人验资报告（含变更情况，如有）；10、原债权人重大借款合同（含担保合同，如有）；11、原债权人法人代表证明、法人代表身份证的复印件、法人代表简历；12、原债权人各类经营许可证的复印件；13、债务人公司主要证照复印件（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）；14、债务人公司近3年审计报告及本年至前一季度的财务报表；15、债务人公司简介等；XX、基础交易合同及/或订单；17、基础交易发货清单；18、基础交易物流单据；19、基础交易收货及验收单据；20、基础交易商业发票（如有）；21、基础交易对账单据及支付凭证（如有）；22、保理业务申请书及附件（原件）23、保理合同及相关附件（原件）；24、第三方提供保证所需文件：（1）保证合同原件（原件）（2）保证人为企业的，董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明（原件）（3）保证人基本情况材料25、抵押或质押方式所需文件：（1）抵押、质押合同（原件）（2）抵押（质）物评估报告（原件）（3）评估单位资格证明（复印件）（4）抵（质）押物权利证书，如土地使用权证、房屋产权使用证（复印件）（5）有处分权人同意抵（质）押的证明文件，其它有权机构同意抵（质）押的证明（原件）（6）抵（质）押人有关身份证明（原件或复印件）（7）抵（质）押物保险单据（原件或复印件）（8）抵（质）押登记证明（原件）（9）质物不予挂失的登记证明（原件）26、保理业务评价报告（原件）27、保理审批决策文件（原件）28、核定保理融资款指标通知单（放款通知书）29、保理融资款转存凭证（提款通知单）30、保理业务发放（办理）后至回收期间（1）历次保理资产检查报告及保理后评价报告（原件）（2）提前还款申请书（3）调整利率通知书（4）保理到期通知书（5）提前归还保理融资款通知书（6）催收利息通知书（7）逾期保理融资款（垫款）催收通知书及回执（8）保理融资款展期申请书及调查评价报告（原件）（9）展期还款书及担保文件（原件）（10）保理融资款还款凭证（11）不良资产化解专题报告（原件）（12）担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书（原件）（13）起诉通知书回执（原件）（14）涉及诉讼、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料（15）还款记录、收回本息结清凭证（复印件）（XX）其他需要归档的材料31、企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对本公司保理资产质量影响分析报告32、有权部门下达的下年度投资框架或建设单位提出的下年度投资建议计划（复印件）附件2保理档案卷内目录申请书编号：XXXX保理有限公司保理档案目录表客户名称：年度： 序号 档案编号 资料内容 份数 页数 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　6