nullnull总则总则行为规范
着装规定
电话及邮件管理
公共图书、报刊管理办公用品管理
资讯管理
会议室管理 办公室管理名言 办公室管理名言小事成就大事,
细节成就完美!
--戴维.帕卡德(惠普创始人)null行为规范办公室管理须知之:行为规范行为规范1.1 注重办公室的整洁、安静,保持良好 的工作环境与秩序;
1.2 不得在办公室大声喧哗,两个或两个 以上员工需讨论问题时,须到会议室 进行讨论,以免影响其他员工的工作1.3 上班时间不得随意闲逛、串岗、聊天 不得讨论与公司业务无关的其他事情1.4 不得参与对他人的非议,不得传 播与工作无关的“小道消息”; 行为规范行为规范1.1 对工作中出现的问题需及时沟通、协商解决, 不得以争吵的方式来解决问题;
1.2 发扬团体精神,加强理解与沟通,各部门间需 相互支持与合作,不得互相推诿。工作中相 互协作,对其他员工的合理要求,在力所能 及的范围里,尽可能提供帮助;
1.3 在日常工作中,做到“对事不对人”,而非“对人 不对事”;
1.5 注重办公场所的清洁,使用过的纸张、废物不 得随意乱扔。每位员工负责清理并保持个人 办公区域的干净整洁,井然有序。离开座位 时放好椅子,以免影响通道; 行为规范行为规范1.1 注重节约,合理利用办公用品、复印纸张及 办公设备;
1.2 爱护公共财物,注重使用方法,提高效率;
1.3 不得将与公事无关的人员带到办公区域;
1.4 合理分配与使用电脑,禁止使用公司电脑玩游 戏
1.5 办公区域内禁止吸烟,吸烟须到指定地点。 null办公室管理须知之:着装规定着装规定着装规定1.1 注重个人形象,穿着端庄、整洁、大方、得 体;
1.2 工作时间禁止穿着以下衣物:休闲装、拖鞋、 吊带装、短裤以及较为夸张、怪异的服饰等;
1.3 女员工在工作时间内不得穿着短裙、超短裙、 无袖装等,工作时间内不得涂指甲油,不得浓 装艳抹,不得将头发染成红、绿等怪异颜色;
1.4 男员工不得留指甲、不得蓄长发、不得留胡须 注重体现个人的精神风貌;
1.5 对于违反以上规定的员工的处罚如下:
1.5.1 更换着装后方可上班(所需时间计员工缺勤)1.5.2 每发现一次罚款50元。null办公室管理须知之:电话及邮件管理电话及邮件管理电话及邮件管理1.1 打电话时简明扼要,抓住关键,并尽可能降 低音量
1.2 若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私 人电话,禁止长时间拔打私人电话。私人电 话的费用由员工个人承担;
1.3 暂时离座时,同组或邻座同事请主动接听来 电出差或休假时请使用电话机的自动留言功 能; 电话及邮件管理电话及邮件管理1.1 对于一些重要的、保密的、紧急的文件可用 特快专递寄发,对于一些不紧急的邮件请用 挂号、平信或普通包裹寄发;
1.2 寄往相同地址的特快邮件请放在同一信封一 起寄出,以免发生不必要的开支;
1.3 公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据, 请勿在公司邮件中加入私人邮件;
1.4 邮件、快递的交寄由前台负责经办。 null办公室管理须知之:公共图书、报刊管理公共图书、报刊管理公共图书、报刊管理图书管理
公司图书由管理部统一保存。如需借阅请到管理部进行登记。借阅期为十五天,超过十五天后如需续借,请办理续借手续,每个续借期为十五天。个人若有特殊情况需要长期保留图书的,请办理长期借阅手续。 公共图书、报刊管理公共图书、报刊管理报刊杂志管理
1.1.1 为了方便大家借阅,对以公司名义订阅的杂志, 将采用自助式
,即将杂志统一存 放于报刊室书柜中,每本杂志在第一页中夹放一 张登记卡,借阅时,只需将登记卡取出,根据要 求填写相关内容后交前台即可借走;归还时将 杂志交前台处,并作归还记录;
1.1.2 以部门名义订阅的杂志,将会由前台直接送到部 门经理手中,同时在登记卡上登记,阅后请送还 到前台处,送还的杂志也将采用上述的自助方 式进行管理;
1.1.3 所有杂志借阅期为一个星期,如果需要续借,请 到前台处重新登记,每个续借期为一个星期。个 人若有特殊情况需要长期保留杂志,请在登记卡 上登记。
公共图书、报刊管理公共图书、报刊管理书刊保管
1.1.1 借书人在借书前应仔细检查书刊是否有损坏, 如有破损请借书人主动提出并让负责人确认 并做出证明;否则借书人将承担赔偿责任;
1.1.2 请注意爱护书刊,保持书刊的整洁及完整性; 书刊超过规定借阅时间,请主动办理续借或 归还手续,避免书刊的遗失。对于遗失的书 刊,借阅人应照价赔偿
1.13 有关图书和报刊的目录,可从公司内部网上 查询和下载。 null办公室管理须知之:办公用品管理办公用品管理办公用品管理1.1 在每月的20日前,各部门必须把本部门下月 所需的办公用品预算清单报送人力资源及行 政部,管理部根据各部门所报预 算按需购买;
1.2 加强领用登记
,所有办公用品及办公耗 材的领用,须按实际领用数量作出登记并签 字确认; 办公用品管理办公用品管理领用办公用品注意事项
1.1.1 合理领用个人办公用品数量,不得囤积和浪费;
1.1.2 部分文具领用需以旧换新,如各种笔类;
1.1.3 员工在调动或离职时,须交还计算器、磁盘盒、 笔架、直尺、订书机、胶纸座等耐用物品;
1.1.4 如有遗失,需赔偿遗失物购置价格的50%后方可 办理调动或离职手续;
1.1.5 采用固定时间领用办公用品:每周二和周五的下 午正常工作时间,为办公用品的领用时间;
1.1.6 对于新入职员工,行政人员会在员工入职的第一 日准备好相关办公用品后电话通知其前来领 取;
1.1.7 各部门领用办公耗材时,需预领适量备用,避免 由于耗材的不足而影响正常运作。null办公室管理须知之:资讯管理资讯管理资讯管理Internet访问管理
1.1.1 员工如因工作需要访问Internet,需填写《 Internet mail & Internet浏览申请
》并按 程序审批,审批后交总部技术及采购部处理;
1.1.2 员工上网时不得非法操作,因非法操作所造成 硬件和软件的损坏,视损坏程度的轻重进行赔 偿;
1.1.3 员工可以上网查找与工作内容有关的资料或相 关网站,但严禁登陆任何与工作内容无关的网 站,尤其是涉及反动、色情、赌博、聊天、游 戏等内容的网站;
1.1.4 技术及采购部负责员工上网情况的监控及定期检查, 发现有上述1.3情形者,将通知员工本人及其 部门负责人,情节严重者,将给予通报批评。 资讯管理资讯管理E-mail系统使用管理
1.1.1 公司的E-MAIL系统仅供公司员工工作需要;
1.1.2 员工在发送邮件前需认真检查收件人名称,严 禁将邮件发给与邮件内容无关的人员;
1.1.3 员工不得利用邮件传输任何非法的、中伤他人 的、辱骂性、恐吓性、伤害性、骚扰性、庸 俗、淫秽等信息资料;
1.1.4 员工不得在工作时间内利用邮件传送任何游戏 卡通、动漫、屏保等与工作内容无关的信息1.1.5 员工在发送邮件时必须为邮件填写标题;
1.1.6 员工在发送邮件时,禁止使用个性图标;
1.1.7 员工不得订阅与工作无关的信息;
资讯管理资讯管理软件的使用
1.1.1 员工只允许使用公司授权使用的软件,未经 技术及采购部允许不得使用其他软件;
1.1.2 严禁未经技术及采购部允许携带任何存储介 质在公司的电脑上运行,包括软盘、光盘、 U盘、硬盘等,否则对设备的软、硬件造成 的损坏,一律由使用者承担;
1.1.3 未经技术及采购部许可,任何人不得私自下 载任何软件。 null办公室管理须知之:会议室管理会议室管理会议室管理1.1 提前预定会议室,以便行政部合理安排,确 保会议准时进行。
1.2 爱护会议室设备,未经许可不得擅自将会议 室内一切设备、物品等移至它处使用。
1.3 会议结束后,将各自座椅归位,摆放整齐, 以便下个会议人员使用。
1.4 最后离开人员请关闭所有电源,包括使用的 电脑、投影仪、照明电等。若发现会议室内 设备等物品不能正常使用时,应及时通知人 力资源及行政部。 null办公室管理须知之:办公室自动化 办公室自动化 办公室自动化 将资讯、通讯及网际网络等科技与办公室中的人员、作业流程(Workflow),作有效的结合,使其成为一个完善的办公室自动化系統,以改善办公室作业品质及工作效率,并提高办公室生产力 何谓『办公室自动化』?办公室自动化的演进 办公室自动化的演进 最早是在60年代的美国兴起的
分为以下四个阶段
初创时代
紙、钢笔、鉛笔、文件夾和桌子
机器时代
电话、打字机、影印机…等等
资讯时代
1951年IBM公司將第一部商用电脑引进办公室
电脑与通讯时代
Information Highway
Internet
WWW
虛拟实境(VR)
E-Mail… 办公室自动化的现状 办公室自动化的现状 国內办公室的类型
传统型
仍使用教传统之机器设备,如:打字机、纸、笔、计算机…等等为主要工具进行工作
对于资讯反应太慢 ,这类办公室在国內已不多了
多点型
目前为数最多的。办公室中已引进个人电脑协助处理事务,但每台电脑都是独立作战的单位
区域型
在办公室中已建立了区域网路,透过它可达到资讯分享、讯息交換及档案管理的功能
全球型
办公室应用网际网路(Internet)技述,使其资讯可与全球连线
机动型
推翻掉传统固定时间及地点上班的方式,使办公室成为名符其实的资讯中心 办公室自动化的效益 办公室自动化的效益 节省时间
工作比例的重新分配
更好的资讯
资源共享
促进沟通
办公室无紙化办公室自动化实例-政府机关 办公室自动化实例-政府机关 电子化政府的模范生
第一代公文管理系統
电脑化公文管理
第二代公文管理系統
注重管理层面的問題,强调稽催管理功能,集中交換的公文处理方式,并导入光学条码系統﹝bar code﹞,方便使用者输入公文资料控管编号
第三代公文管理系統
纳入文书制作系统,制定公文格式
增加了电子公文交换的功能,采用目前时效最佳的e-mail传递方式
效益
文书校对及用印人力方面,由原來的7人合并作业后減为3人
委外打字经费亦由每月约32万元降至每月约6万元
每月节省约3万余张的公文记录性用纸办公室自动化实例-企业办公室自动化实例-企业南方航空工业股份有限公司
文件管理层面
教育訓练资讯:记录每位员工历年训练心得
、各砖案规范训练,提供各种训练课程与报名文件供员工取阅
图书媒题管理:提供图书、媒体、工作报告、论文、期刊、专利等內容摘要与保管人,便利需求者申借
品质文件管理:提供品质手冊与环境手冊多重选项查讯
保安环保文件管理:记录保安环保作业程序文件,提供文件快速搜索查询与各类表单下载办公室自动化实例-企业办公室自动化实例-企业流程控制层面
差勤管理:控管每位员工每年各类假別可休时数,与请假过程中会提醒员工相关资訊,如会受到扣款、已超过时数上限等等,每月初统计上月假旷时数供薪资系统处理
差旅结报:控制要有公差事实才允许申请差旅费,针对不同职等提供可申请交通費、住宿費、杂費之上限,并要求输入发票,车票等会计单据。会计单位审核后将资料送至ERP 系统制票归帐
費用动支与结报:一般費用与固定费用須先动支申请奉核后,才允许支用与结报。结报申请请单经会计单位审核后将资料送至ERP系統制票归帐
行政事务申核提送:內含30种类型电子表单签核作业,涵盖生产制造单位、人事管理部门、综合服务与资讯管理部门各项服务申请表单null員工績效考核管理:登載員工年度工作目標與平時工作記錄,每季由各級主管根據工作成果與表現,輸入各項考核分數奉核後通知員工查閱。
物料申購:需求單位提出申請單後,由申購單位彙整並送專業、品保、預算、工安等部門會審,經需求單位劃押後申購資料傳至ERP系統,同時進行採購作業。 null追蹤管理層面
會議指示交辦事項追蹤管理:會議主席裁示交辦事項,逐條列示承辦單位與應完成日期,由系統追蹤管制通知未完成單位承辦人員。
電子公文管理:公文收發作業處理、每日追蹤未如期辦畢之公文同時發通知給承辦人與其主管、公文展辦處理作業、歸卷與結案公文的管理、公文傳送國家檔案管理局之處理
週期校驗管理:由品保部門登錄MSLO(Master LayOut,成圖)與各類工具應定期校驗項目,由系統追蹤管制通知承辦人員執行校驗作業
非工令報工:各專案負責人登載工作分項、參與人員及賦予各分項之工時,每週要求工作人員輸入實際投入工時,專案經理可透過系統瞭解專案工時成本與工作完成百分比
矯正行動表:根據客戶投訴或內部稽核單位發現產品的缺失後,由品保部門登錄矯正行動需求單後送相關部門處理,若於計畫完成日未處理完畢者,由系統追蹤管制通知承辦人員 null訊息公佈層面
公司消息公佈欄:舉凡公司動態、員工福利、政令宣導、科技新知、勞動法令、品質通報、勞資會議資訊、公司經營報告等等,由業務權責單位公告之
員工消息公佈欄:舉凡食、衣、住、行、育、樂等資訊,由員工自行公告之,屆臨公告期限,由系統自動下載
電腦系統運作狀況記錄:記錄各型電腦系統異常運作、檢修狀況、定期處理作業,可供相關人員管理與查閱
民營化相關資訊:公告民營化作業相關法令、公司民營化過程與現況、股票分配與認購原則、員工關切事項等等
名片管理:可記載個人或公司名片、廠商資訊,便利日後郵件傳送與分享給他人使用 null電子郵件層面
公司內E-Mail:透過漢翔點將錄可快速傳送員工業務須配合執行的信件通知
Internet E-Mail:須要與外部人員進行業務處理者,由單位主管核准後即開放此功能
電子Fax:結合傳真系統,可將傳真文件送至個人信箱,或由個人信箱傳送電子傳真文件
Voice Mail:結合電話語音系統,當電話無人接聽時可留言,系統自動將語音留言以電子郵件送至對方個人信箱可供隨時收聽 null互動討論機制層面
標準製程文件審查:
人員編製每一製程標準規範,內含施工前準備事項、施工步序、施工後處理、品質需求,然後分送相關製造與品保單位會審後,即完成一份標準文件供施工人員查閱
提案與創新制度:員工發現有改善空間的問題或新創意,可透過本系統描述提案與創意,送被提案單位(執行單位)與審查委員評估並填寫意見與執行效益,回覆提案人。提案獎金每月彙總傳至新資系統處理
問卷調查:需求單位根據問卷範本製作題目,送給希望獲得樣本者填寫問卷,收回問卷後系統自動統計問卷結果
討論園地:當事者有任何問題要詢訪相關人員提出其見解時,可透過本園地腦力激盪後取得滿意的結果
會議通知與會議室管理:會議發起人描述會議主題、時間、地點並預約登錄會議室,選取參加人員後,即可送出會議通知單,系統於受邀人員閱信回覆後會告知發起人受邀人員是否可以參加