转发文件时应注意的几个问题

转发文件时应注意的几个问     转发文件在承上启下的机关里出现频率比较高，一般来说拟写难度不大，但当实际工作中，不难发现，转发文件也存在发文过滥，拟题不当，照抄照转等问题。如何转发好一份文件呢？我认为应处理好以下几个问题。 一、逢文必转 拟发文件过度，不但会造成很大的资源浪费，还会给机关工作带来沉重的负担，是机关工作人员应极力避免的。为精简文件，避免层层转发，在转发公文时，我们应考虑的第一个问题就是转发的必要性。对于可以翻印下发的文件应直接翻印或传真下发。可以口头传达的文件，可通过例会或是电话进行传达。也可以利用办公网络或互联网将文件的电子版传输给主送部门（对涉密文件应避免使用电话或网络传输）。 二、标题过长 转发文件的标题，一般由“发文机关+关于转发+标题+文种”组成。在转发文件时，经常会遇到转发的层级较多的情况，若一味强调格式要求，生搬硬套，就会造成一个标题中会反复出现“关于”（介词）、“转发”（动词）、“通知”（文种），读来绕口，使人不明所以。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下处理。 （一）省略法。1、省略发文机关，就是把标题是直接改为“关于转发+原文标题+文种”三个部分，不再写发文机关。例如《xx市养老保险经办处关于转发xxxxx的通知》(划线部分即可省略)。另外，在转发多部门联合发文时，还可以省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。2、省略重复介词。当转发的原文标题中已有“关于”一词时，新拟标题可省略介词“关于”和文种“通知”， 例如《转发省社会保障局关于xx情况的通报》（划线部分为文件原题）。3、省略中间转发环节，也叫直转法。当文件到本单位时已经经过了多次转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，跳过中间转发层级。如若上一级转发单位在转发文件时，提出了具体落实意见，则可将上一级的转发意见作为“附件”附在正文之后。 （二）替代法。对于原文标题较长，使用省略法处理以后新标题仍然较为繁琐的，即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如《关于贯彻落实陕社保发（2010）xx号文件精神的通知》。在标题中最好标明事由主旨，如《关于贯彻执行陕社保发（2010）xx号文件加强财务管理的通知》（划线部分为被转发文件的主旨），让人一目了然。也可以将文件主旨作为转发的事由，例如：《关于转发省社保局加强内控监督有关文件的通知》（划线部分为原文件主旨）。 三、正文空泛 一般来说，转发文件的正文有两种情况：一是不提具体要求。通常只提出原则要求（贯彻执行、认真学习等）。二是在正文开头直说转发事项，再对贯彻执行提出意见和要求。 转发文件应避免正文空泛、无话可说，特别是在转发上级已经提出落实意见的文件时，草拟正文通常会觉得无从下笔。这里要注意的是，上级文件所提要求，大多是一些原则性、规律性的东西。正文可以着眼本单位的实际，对被转发文件阐述加以补充、说明，将原则性、普遍性的内容具体化。也可以对上级的要求加以重申、强调，并作出适当的安排，提出操作性强的和。同时应注意，如被转发文件的内容是对某项工作提出的意见和要求，而在本单位已对这项工作做了更为详细具体，操作性强的安排时，可在转发时化实为虚，只提出原则性要求即可，切勿无的放矢，硬提要求。 四、引文与附件 在正文里引文一定要先引标题，后引发文字号。如在标题上省略了发文机关，则在正文中加上发文机关，清楚的显示文件的出处。如 标题采用替代法，那么应在正文中将被转文件的标题完整的加以叙述。另外，还需要注意的一点是转发的内容不应作为附件处理。