公文格式排版规则

公文格式排版规则一、版面要求公文用纸统一采用A4型纸。页边距——上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，版式——页眉1.5厘米，页脚2.8厘米。页眉页脚奇偶页不同。为了文件整体美观，在特殊情况下，页边距、行距、字间距可进行微调。注：在电子公文系统中，正文执行默认的页面设置，不需调整。置于附件箱中的文件根据上述要求进行设置。二、文件格式公文各要素编排规则版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。（一）版头1.密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密期限，应根据文件内容据实标注。一般用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。2.份号。指公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号，一般用3～6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”等。3.紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，可分别标注“加急”或“特急”，用3号方正黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则份号标在第一行，密级和保密期限标在第二行，紧急程度标在第三行。4.发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文单位标志可以同时标注联署发文单位名称，也可以单独使用主办单位名称，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排列。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35毫米，使用方正小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则，字号不应大于上级单位。5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。发文字号编排在发文单位标志下空二行、红色分隔线之上的位置，其中，下行文居中排布，上行文居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。公司本部印发的各类公文，其发文代字由总经理办公室统一拟定。各单位报送公司本部的正式上行文件（函件）发文代字由总经理办公室拟定，其他类型公文的发文代字由各单位自行确定。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。用3号方正仿宋体字标识“签发人”三字，其后加全角冒号和签发人姓名，签发人姓名用3号方正楷体字，编排在发文机关标志下空二行位置。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（二）主体1.公文标题。由关于+发文单位名称+事由+文种组成。用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空两行位置。标题左右不能顶到红色分隔线边缘。如在空白页上起草正文，版心下空一行编排标题。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。回行时，要做到词义完整，不能把含义完整的词组分割成两行，可以通过调整字间距的方式排布。2.主送单位。指公文的主要受理单位，应使用全称、规范化简称或同类型统称。主送单位用3号方正仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中。主送单位的顺序一般按重要程度排列。各单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型单位内同级部室之间用顿号分隔，不同类型单位之间用逗号分隔。3.公文正文。一般用3号方正仿宋体字，段落采用“两端对齐”的对齐方式，行距固定值28镑，编排于主送单位名称下一行，每个自然段首行缩进2字符，回行顶格。字符间距为紧缩0.2磅。文件层次结构一般不超过四层，层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”。一般第一层用3号方正黑体简体、第二层用3号方正楷体简体（可加粗可不加粗）、第三层用3号方正仿宋体加粗、第四层用3号方正仿宋体字标注。文件中各层次标题，可以跳一个层次使用，但文件前后要一致。4.附件说明。指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后依次标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。注：正文中写明报送、转发、印发等字样的公文，后附的内容视同正文，不是附件，不标注附件说明。5.发文单位署名、成文日期、印章。发文单位署名署发文单位全称或者规范化简称。成文日期署发文单位负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符，印章统一采用下套方式加盖。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，一般右空四字编排。印章页至少有一行正文文字，不允许公章出现在单独一页上。遇到这种情况，可通过适当调整行距、字距来解决。印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。6.附注。指公文印发传达范围、联系人及联系电话等需要说明的事项。用3号方正仿宋简体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。行使公司职能，发公司平行文件需标注印发传达范围，一般分为3个层级，分别是：“此件发至公司级”，指文件只发至公司各部室和所属各子公司、分公司；“此件内部公开发布”，指文件在公司内部可传达至全体员工，对涉及的敏感事项、敏感用语做技术处理后，也可在门户网站发布，一般为非涉密文件；“此件公开发布”，指可以让社会周知的文件，可在公众媒体发布，必须为非涉密文件。“请示”文种应在附注处注明联系人及联系电话。7.附件。指公文正文的说明、补充或参考资料，与正文具有同等效力。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体简体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件首页版心左上角第一行顶格用3号方正黑体简体字标注公文的发文字号加“附件”二字及附件顺序号。转发、印发类公文，被转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附件说明，直接另面编排。如附件为EXCEL，附件二字的标注和标题字体应对照相应的WORD字号编排，下为WORD字号和EXCEL字号对应表。 WORD字号 二号 小二号 三号 小三号 四号 小四号 EXCEL字号 22 18 16 15 14 12（三）版记1.抄送单位。指除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。一般用4号方正仿宋简体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。抄送单位依次按上级单位、同级单位、下级单位的顺序排列。如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。2.印发单位和印发日期。指公文的印制主管部室和送印日期。一般用4号方正仿宋简体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。版记位于公文最后一面版心内最下方。3.页码。一般用4号宋体半角阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。注：各部室如需线下制发正式文件（原则上非涉密文件不走线下，一律通过电子公文系统制发），可从电子公文系统下载已印发的文件，删除原文件内容、文号，进行红头套版即可。三、函件格式公文各要素编排规则（一）发文单位标志使用发文单位全称或规范化简称，其后不加“文件”二字，居中排布，上边缘至上页边为30毫米，使用红色方正小标宋体字。联合行文时，只使用主办单位标志。（二）发文单位标志下4毫米处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20毫米处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170毫米，居中排布。第一条红色双线下面的文字和第二条红色双线上面的文字距红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。（三）如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（四）发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。（五）标题居中编排，与份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号中最后一个要素相距二行。（六）首页不显示页码，自第2面开始标注页码。（七）版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文偶数页最后一面版心内最下方。注：各单位如需线下发函件格式公文，可从电子公文系统下载已印发的函件，删除原函件内容、文号，进行红头套版即可。四、纪要格式公文各要素编排规则（一）纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35毫米，推荐使用红色方正小标宋体字。（二）不落款，不加盖印章。（三）各单位可根据实际需要，制定会议纪要格式。五、公文排版示例关于宝石花医疗管理有限公司购置XXX设备的请示（方正小标宋简体，二号）宝石花医疗健康投资控股有限公司：为达到XX目的，申请购置XX设备。按照XX，对设备调研情况如下：（方正仿宋简体，三号）一、一级标题（方正黑体简体，三号）（一）二级标题（方正楷体简体，三号）1.三级标题（方正仿宋简体，三号，加粗）（1）四级标题（方正仿宋简体，三号）×××××××××××××××××××××××××××××××。妥否，请批示。附件：1.×××××××××××××××××××××××××××××××2.×××××××××××××××××××××附件1（方正黑体简体，三号）标题附件内容。