会计实务原论---正确使用红字凭证

会计实务原论---正确使用红字凭证 会计实务原论---正确使用红字记账凭证 云南大学财务处 郑睦霞 任伟 摘要:红字记账凭证在会计日常核算中属于非主流记账凭证，数量有限，但每张记账凭证，无不传递着使用者的管理理念和对会计工作精益求精的追求，同时，它又是对传统会计学原理在会计实务中运用的延伸，提升了记账凭证在会计核算和管理中的地位，对还原会计事项本来面目，体现交易实质等方面均发挥了重要作用。 关键词:会计实务;红字;凭证 在会计实务中，错账更正分为三种情况:一是划线更正法、二是红字更正法、三是补充登记法。其中:红字更正法适用于下列两种情况:,1,记账后发现记账凭证中应借应贷会计科目有错误，而引起的记账错误;,2,记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额。除红字更正法外，工作中根据交易实质，在收入、费用、资产和负债账户中，合理使用红字凭证，不仅能提高查账和报表编制的工作效率，而且更能反映经济活动的本来面目，让会计返璞归真。 一、正确使用红字更正法 ,一,传统红字更正法使用 【案例A】资料,1,某高等学校公共管理学院2009年6月5日购入图书资料一批价款5000元,符合固定资产确认条件,，会计人员根据审核无误的原始凭证编制记账凭证如下: 借:教育事业支出---商品和服务支出---办公费---书报杂志费 5000 贷:零余额用款额度 5000 资料,2,2009年7月8日在固定资产对账过程中，发现上述业务漏记固定资产，同时发现借方科目使用错误，会计人员编制的更正记账凭证如下: 借:教育事业支出---其他资本性支出---图书资料购置费 5000 贷:教育事业支出---商品和服务支出---办公费---书报杂志费 5000 同时补充登记: 借:固定资产---图书 5000 贷:固定基金 5000 分析:这是我们很多前台报账的会计人员在发现错误后，通过调账进行的账务处理，从借贷记账法平衡关系看，借记“教育事业支出---其他资本性支出---图书资料购置费”，贷“教育事业支出---商品和服务支出---办公费---书报杂志费”，这完全符合复式记账有借必有贷，借贷必相等的记账规则。但是，仔细想想，支 - 1 - 出账户贷方发生额表示减少数,笔者称结转数,，已经发生的费用会减少吗,另外，借方发生额和贷方发生额经过上述错账调整后，发生了虚增，平时查账或编制会计报表时，本期发生额和累计发生额无论是借方或贷方均无法直接取数使用，这完全不符合会计核算本质，账户的发生额没有真实反映经济活动的内涵，解决是严格按会计基础工作进行更正: ,1,首先用红字冲销原记账凭证 借:教育事业支出---商品和服务支出---办公费---书报杂志费 -5000 贷:零余额用款额度 -5000 ,2,再编制正确的兰字记账凭证 借:教育事业支出---其他资本性支出---图书资料购置费 5000 贷:零余额用款额度 5000 同时补充登记: 借:固定资产---图书 5000 贷:固定基金 5000 分析:传统红字更正法的调整方法最符合会计制度规定，支出账户也能正确反映其交易实质，查询和编制报表不受任何影响，是不是传统红字更正法就是最好的调整错账的方法呢,从事报账的会计人员没有意见，但是出纳人员可能不干了，零余额用款额度没有错误，为什么要当错账进行调整，对账时，还要重新配对识别后删除,该交易实质并未发生，银行对账单上也没有这两笔相反交易,，增加了工作量。从交易实质上看，出纳人员没有任何问，而被会计人员“头发胡子一把抓”，全部作为错账进行调整，传统红字更正法显然难以服众，必须寻找新的解决方案。 ,二,红字更正法改良方案 【案例B】沿用【案例A】相关资料:假设会计人员根据审核无误的原始凭证编制记账凭证如下: 借:教育事业支出---商品和服务支出---办公费---书报杂志费 5000 贷:零余额用款额度 5000 同时: 借:固定资产---图书 5000 贷:固定基金 5000 分析:上述错账如按传统红字更正法进行调整，固定资产和固定基金均应先通过红字处理，再重新按兰字凭证进行处理，负责固定资产核算的会计人员仍会产生与出纳人员一样的困惑。此外，传统红字更正法的调整可能还会导致教育事业支出调整正确后，又将原已正确处理的固定资产和固定基金调整错，零余额用 - 2 - 款额度被调整成其他银行存款账户，势必又造成二次错账，再次调整的局面。为避免上述情况的出现，可采用如下改良方案，思路就是只调整涉及错误的会计科目: 借:教育事业支出---其他资本性支出---图书资料购置费 5000 借:教育事业支出---商品和服务支出---办公费---书报杂志费 -5000,相当于贷方, 采用改良方案进行调整后，初看似乎不符合复式记账规则，不过别忘了手工账下，费用支出明细账在采用多栏式明细账方式下，由于只有借方专栏，无贷方专栏，费用支出在结转或发生错账调整时，只能用红字登记在借方，另外，财务软件在处理此类业务时，并不提示该类业务不符合记账规则而不予保存和记账，它的存在已有几十年时间，这些财务软件均通过了财政部的评审。因此，改良方案从会计实务的角度看，既不涉及出纳人员，也不涉及固定资产核算人员账务的调整，避免了“一刀切”的做法，符合“谁出的错，谁负责调整”的原则。 结论:红字更正凭证在收入和费用这两类账户中使用最有效，这是其账户性质决定的，收入类账户，以贷方发生额为主，贷方登记实际收到的各类收入，借方不能脱离贷方而单独计价，借方只反映结转数;同理，费用类账户，以借方发生额为主，借方登记实际发生的各类费用支出，贷方只反映结转数。对于大部分从事会计工作的人员来说，收入的借方和费用的贷方往往只记住其代表减少数，殊不知其不能单独计价，脱离了另外一方，其所反映的交易将没有任何实际意义，所以，从现在开始，对收入和费用类账户要学会忘记减少数，一律用结转数代替，才更有现实意义。 二、红字记账凭证适度延伸使用 除错账更正使用红字凭证外，在实际工作中，根据信息采集目的和要求不同，适当采用红字记账凭证能提高工作效率，减少人工干预，缩短报表编制时间。 【案例C】某高等学校2009年6月份“应缴财政专户”账户交易如下: 日期 摘要 借方 贷方 余额 2009.06-05 收学费 45000 45000 2009.06-06 收学费 100000 145000 2009.06-20 收学费 100000 245000 2009.06-22 退学费 45000 200000 2009-06-30 上交财政专户 200000 0 本月合计 245000 245000 0 累计 8755000 8755000 0 问题:,1,月末记账后，应缴财政专户无余额，资产负债表该项目也为零， - 3 - 2009年06月零星收取的学费住宿费是多少, ,2,2009年06月上交财政专户的学费的住宿费是多少, 分析:上述两个问题只要是有经验的会计人员都能准确回答:200000元。借贷两方都要扣除退费后，才能计算出来，如问题变为截止2009年06月底累计零星收取的学费住宿费和上交财政专户的学费住宿费各是多少,查询人员势必要把1-6月数据全部查一遍，进行加减后才能计算出，试问该账户本期借贷方发生额和累计发生额成为一对无效数据，这还是我们认识的会计账户吗, 目前，各高等学校均采用财务软件进行会计日常核算和管理，就上述问题应将退学费业务全部采用红字凭证处理，视同该学费从未收到,退费后实质上就是没有收到,。 贷:应交财政专户 -45000,相当于借方, 贷:现金 45000 延伸使用红字凭证后的账户情况如下: 日期 摘要 借方 贷方 余额 2009.06-05 收学费 45000 45000 2009.06-06 收学费 100000 145000 2009.06-20 收学费 100000 245000 2009.06-22 退学费 -45000 200000 2009-06-30 上交财政专户 200000 0 本月合计 200000 200000 0 累计 8015000 8015000 0 采用红字记账凭证处理后，应缴财政专户借方发生额,或累计发生额,只反映上交财政专户数额、贷方发生额,或累计发生额,只反映实际通过现金零星收取的学费和住宿费，这才是该账户本来面目。 【案例D】 “零余额用款额度”账户，该账户是最主要的财政拨款收付款核算账户，发生如下业务时，应采用红字凭证处理:,1,已收款入账的财政拨款如发生多拨或错拨需要重新退回拨款时，应采用红字在借方冲回，视同该交易重未发生过;,2,已开出支票办理款项支付并已入账，发生退票业务的，应采用红字在贷方冲回。按上述原则处理后，借方发生额:表示实际收到财政拨款数额，贷方发生额:表示实际支出的财政拨款数额。红字凭证在该账户的延伸使用，明晰了账户借贷方核算内容，加快了对账速度，提高了与财政拨款有关数据的查询工作效率。 红字凭证的合理使用，实际上并不限于上述案例，会计人员应结合自身工作，大胆创新，将基础会计学理论运用于会计实践。我们不需要“长篇巨著”来论述 - 4 - 改良红字凭证和延伸使用的红字凭证如何不符合××会计制度，不符合复式记账规则，一句话:实践是检验真理的唯一。 参考文献: [1] 2009年会国会计专业技术资格考试辅导教材 初级会计实务 - 5 -