[生活]2012非原材料采购流程和制度

[生活]2012非原材料采购流程和 非原材料采购流程和管理制度 非原材料采购主要是指工厂备品备件、公司固定资产、工厂 固定资产、办公用品、劳防用品、礼品、工程辅料等物品的采购。 根据目前的采购分布形式和采购方式，采购申请、报账、预付款 流程如下: 一、 备品备件申请采购流程和报账流程: 1、 设备能耗部(或物质部)提出申请单------工厂设备能耗部经理审 批-----工厂厂长签字------生产运营总监签字(单个物品采购金 额大于5000元)-----采购供应部进行按单采购。 2、 通用普通件(五金杂件、通用阀门、通用轴承、劳防用品等)，就 近采购，有固定供应商并且单个物品单价有合同绑定的及时系统分 配供应商，或者电话知会供应商送货即可。 3、 对于没有合同绑定价格或者单个物品价格比较高的，采取综合询价 比价，充分考虑工厂设备的实际需求进行综合确定在采购，确 保综合成本最优。避免在采购过程中寻求最低价，要充分考虑性价 比和技术需求，对价格高于现有报价最低的，要找出原因并且在比 价表中说明清楚，在存档。 对于有指定厂家信息的物品采购，同样遵循三家比价过程，但是要4、 侧重分析指定厂家物品性能分析(技术指标、工厂指定原因确定、 使用用途确定等)综合比价后把比价信息跟采购部经理和需求部门 汇报，得到需求部门认可后进行采购(对于大型试验设备有方便的 可以到供应商处进行现场考察和试验)。 5、 工厂固定资产的采购(包括办公设备、工厂大型阀门、试验设备等)。 (金额大于5000元的工厂固定资产需要生产总监签字，并且填写工 厂固定资产审批表)。办公设备遵循现有品牌优先，其他替换品牌 进来时要综合考虑后期维护成本，达到综合成本最优方案采购。工 厂阀门采购时采取工厂现有使用阀门使用情况了解优先，综合使用 时间优先进行综合考虑。试验设备遵循通用性优先，维护成本比较 低，可以优先考虑现有具有实力的供应商进行供货(一定是要综合 比价后得到的价格是最优和综合方案最优情况下优先)。合同必须 完善相关条款。 6、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 7、 报账流程:采购订单-----工厂入库单(工厂保管和物质部主管签 字)-----供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型 (金额大于5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财 务)-----采购供应部经理签字-----工厂厂长签字-----总经理或 者生产运营总监签字(金额大于30万或者在建工程类型金额大于 30万)----财务报账。 二、 公司固定资产采购和报账流程: 1、 使用部门填写申请单-----办公室审核签字-----成本会计签字 -----内勤副总签字-----总经理签字(涉及金额大于30万)----- 采购供应部进行采购。 2、 对于办公设备的采购建议是季度采购最具有综合成本优势和采购 方案优势。 3、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 4、 报账流程:采购订单-----入库单(保管和办公室主管签字)----- 供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型(金额大于 5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财务)-----采 购供应部经理签字-----总经理签字(金额大于30万或者在建工程 类型金额大于30万)----财务报账。 三、 劳防用品、办公用品采购流程和报账流程: 1、 工厂办公室(公司办公室)填写申请或者系统采购申请------办公 室主管签字(系统审批采购申请)------内勤副总签字(系统授权 工厂厂长签字(审批系统权限)------成本会计签字-----审批)/ 采购供应部按照申请单(采购申请分配订单给相关供应商)。 2、 对于劳防用品、办公用品征询使用人意见进行采购，办公用品采取 季度采购最方便，节约采购频率，也降低采购成本。劳防用品采取 月度定期采购较有优势。 3、 劳防用品、办公用品采取严格预算制度，前一个月预算下一个月金 额，当金额使用完成后，如果在申请需要关联部门自行掏钱购买(可 以要求现有供应商送货但是要使用部门自行报销)这样有利于严格 控制预算完善预算。强化管理制度上的落实。 4、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 5、 报账流程:采购订单-----入库单(保管和办公室主管签字)----- 供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型(金额大于 5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财务)-----采 购供应部经理签字-----总经理签字(金额大于30万或者在建工程 类型金额大于30万)----财务报账。 四、 礼品采购流程和报账流程: 1、 需求部门填写采购申请单-----需求部门经理-----成本会计签字 -----办公室审核签字-----总经理签字-----采购供应部按照需求 采购。 2、 礼品遵循现有供应商优先(价格实惠前提下)，对于黄金饰品类型， 建议到同一家或同一品牌供应商(除客户指定需求品牌除外)处购 买，有利于节约采购时间和成本优势。 3、 必要前提下可以跟供应商签订长期供货合同，细化职责，强化需求 和明确责任，对公司和个人是一个保护作用。 4、 减少外出机会和事宜，增加和加大供应商上门服务力度，建议采购 员与需求部门相关人员联动现场购买确认，有利于保护自身的采购 透明职责。 5、 购买前跟财务咨询清楚报账方式，避免造成过程混乱。签字和过程 资料，特别是陪同人员姓名有必要写在报账单最后联处。 五、 工程辅料采购流程和报账流程: 1、 工程部填写采购申请-----工程部库管员核定库存(采购数量比较 小)-----预算部经理签字-----工程部经理签字-----技术经理签 字(指OEM类型)-----总经理签字(特别是OEM类型)必须总经 理签字-----采购供应部进行采购分配。 2、 对于有库存物料，采购数量比较小优先库存发货(这个要跟工程部 库管员确认)，采购数量比较大的由供应商直接发货。 3、 对于指定材料选型过程，需要工地项目经理、预算部经理签字确认， 并且在报销时跟发票粘贴一起，方便财务审核。 外购材料，得到现场项目经理，预算部经理，总经理确认或者外购4、 材料部门确认后进行采购。 5、 现场材料采购，可以按照目前市场采购价制定出一个参考价格，上 海平均价与当地平均价外加一个变动价10%为限即可得出。 6、 对于需要现场支持的重点项目采取项目经理负责制，采购配合和询 价采购，以及供应商开发。 7、 严格合同绑定价格进行采购，对于项目经理不同意我们现有供应商 采购物品质量的，可以现场采购但是需要将检测报告发送给采购部 进行报告核定差异原因，并且开发新的供应商。 8、 严格报账制度，所有供应商能够谈到月结的以25号为月结账对账 日。 9、 对于价格波动超过2%的，供应商必须提前将调价通知函发给相关 采购员，并经采购员询价比价确认后方可执行新的调价。 10、 报账流程:采购订单-----入库单(保管和办公室主管签字)----- 供应商送货单(保管员签字齐全)------固定资产类型(金额大于 5000元附固定资产审批表)------发票(抵扣联交财务/工程公司 不需要)-----采购供应部经理签字-----总经理签字----财务报 账。 六、 1、凡未通过招标确定采购的供应商(也不是长期采购物品)单次采购 金额在3000元以上的，必须有三家以上供应商报价进行比价，在权衡 质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进 行综合评估。 2、采购人员不得参与物质的验收;采购交货质量、数量、交货等问的解决;应根据合同相关条款和规定进行协商解决。 3、凡采购频率较高，量小的采购，采取一年或者半年招标定价合同绑定价格进行采购。 七、 合同评审审批流程: 7.1、 生产物资(含新建工厂)采购合同评审流程 经办采购员------各采购部经理/工厂厂长审批-------风险监管部评审------采购总监(或授权人)批示。 为提高效率，简化流程，采购合同经风险监管部评审后，采购总监授权如下:生产性原材料合同评审30万以下授权给各采购部经理/工厂厂长;生产用固定资产、设备备件等采购合同10万以下授权给采购部经理/工厂厂长/项目总指挥。 7.2、工程公司物资采购合同评审流程 经办采购员------采购供应部经理审批------风险监管部评审------分管领导/总经理批示。 7.3、 礼品、办公用品、办公用固定资产类采购合同评审流程 经办采购员------采购供应部经理/工厂厂长审批------风险监管部评审------分管领导/总经理批示。 7.4、采购作业控制要点 (1) 采购申请创建、采购申请审批、采购订单执行、验收收货、付款报销等应职责分离。 (2) 确保采购申请、采购订单、付款申请经过审批并在审批人的授权范围内。 (3) 采购人员在执行采购申请时须遵循多家比价的原则。若特殊情况，无法三家询价，需在合同评3表中注明理由，并由相关领导审批。 (4) 采购合同内容和条款按风险监管部提供合同版本执行;所有采购合同需供应商签订廉政协议。 (5) 准确性核实: ? 采购部负责对采购申请和采购订单的准确性进行复核; ? 仓库人员负责对采购订单及收货报告的准确性进行复核; ? 财务人员负责对采购订单、采购入库和发票的准确性进行审核。 (6) 对于涉及知识产权的，与供应商签定《知识产权协议》及《保密协议》。 (7) 因特殊情况或工作需要，经公司领导特批采购异型、异常、单一物资， 应在报销凭证上注明采购单位电话及联系人，便于审计部门稽查。 (8) 如遇可能造成重大损失或影响人员安全的紧急采购，而授权人无法履行 审批手续，采购部可根据实际情况进行电话确认并注明“***电话同意”字样的申 请单立即采购，但申请部门必须在三天之内补齐手续。 八、采购申请的创建 8.1、各工厂生产运营部负责创建、修改生产用物料的采购申请，各工程管理部负 责工程用量的采购申请，各资产管理部门(包括但不限于各级办公室、各工厂的设备 及能耗管理部门等)负责固定资产、备品备件、礼品等低值易耗品的采购申请;技术 中心负责研发耗材的采购申请。细则如下: (1)各工厂生产运营部根据生产计划以及系统提供的原材料采购建议，提出生产用原材料采购申请。采购供应部可根据工厂的采购申请、经济采购批量等条件，沟通、调整采购数量，获批后向供应商下达采购订单。 (2)工程原料及辅料的申请由部门经理及相关业务员提交内勤创建。 (3) 固定资产申请需向资产会计确认资产号由使用部门填写。并参照公司《固定资产管理程序》的相关规定。 (4) 采购申请上应注明所采购的材料名称、数量、单位、规格、需用日期。需用日期不应少于采购部制定的采购交货期。采购部复核采购申请(合格供应商、 起订量、采购周期、批准权限)，对不合格的采购申请给予退回，并明确指出不合格的具体原因。 8.2、SAP供应商主数据维护 供应商主数据是创建采购订单、按采购订单收货及发票校验等交易的重要基础数据，采购人员必须保证在系统中供应商主数据的准确、完整和唯一，确保与采购相关的交易在系统中正常运行。 8.3、采购订单的创建 采购人员/跟单员按采购申请的规格、数量及交货期限在ERP系统下达采购订单。采购部经理审阅批准采购订单。同时采购订单应根据金额大小由相关领导批准，具体按公司相关文件执行。 采购人员将审核后的采购订单传真或Email给供应商，供应商在订单上盖章/签字确认，并将确认后的订单传真回采购部。同时要求供应商在送货单、发票上注明准确的采购订单号。 8.4、跨公司采购订单的创建 集团分公司之间调拨物料，由需方公司在系统中创建跨公司采购订单，发货公司按跨公司采购订单交货，操作流程如下: (1)需方先与供方采购主管沟通，确定物料的不含税价格及税码后，在系统中创建“跨公司采购订单”，并将跨公司采购订单签字传真给供方采购部。 (2)当发货公司有库存时，供方采购部将跨公司采购订单传真至保管办，发货公司保管办根据跨公司采购订单生成外向交货单并过账发货。如遇短缺原材料的发货，须征求上游采购供应部意见。 (3)当发货公司无库存时，由供方采购部向供应商下标准采购订单: a、供应商送货至发货公司，保管办按标准采购订单号办理入库，然后按以上(2)条 执行; b、供应商直接送货至需方公司，需方公司采购员须按接收物料的实际数量下跨公司 采购订单，传真发至发货公司采购部，发货公司保管办根据采购部创建的标准采购 订单按实际收货数量办理入库，同时根据跨公司采购订单创建外向交货并过账发 货。 (4) 特别注意的是:跨公司采购订单价格需填写不含税价，但税码仍按要求填写。 8.5、采购订单的关闭 对未能在SAP订单时限内执行或因其他原因被取消的订单，采购人员应确保当月在系 统中关闭，如有特殊原因需要继续的订单，最迟不超过60天。 具体操作如下: 在SAP系统中选择“ME2N-按采购订单号的采购订单”——“选择参数”(WE103)——“交货-交货已完成” 8.6、创建采购明细报表 采购人员根据SAP系统中的采购订单，每月生成《采购明细报表》(见附件4)。每月5日前将上个月的采购明细报表报所属采购部经理。 同时，采购人员在每月报表中统计采购订单到货情况，对经常到货不及时供应商及时进行跟踪和处理。 九、供应商账务往来管理 9.1、预付款管理 按照财务每月5日提交的《供应商往来情况说明表》核对供应商往来帐，采购经办人应从付款之日起30天内报销平帐。若特殊情况，当月10日之前提交上月供应商往来说明;若付款日期超过60天未报销，非特殊情况，将给予责任人经济处罚或当月考核扣分1-10分。 9.2、应付款管理 常规供应商发票应在货到15日内开具至采购经办人，特殊情况供应商可每月25日开具当月发票，逾期未开，给予供应商延迟付款的处罚。 采购人员最迟货到30日内将报销凭单交至财务，跨公司采购的报销可延迟5个工作日，进口物资的供应商报销应在预付款/入库之日起3个月内报销完毕。遇特殊情况书面申请延迟，否则将给予责任人当月考核扣分1-10分。 供应商应付帐款原则上拖欠不能超过3个月。 9.3、供应商付款方式 (1)先款后货分:预付款(如设备类);立即应付。 (2)货到付款分为:货到之日起7天;货到之日起15天;货到之日起 30天;货到之日起45天;货到之日起60天。正规供应商可以开具发票 之日起计算。 (3)月结:按各财务部统一结算时间(如每月第3周周四)结算。 9.4、借支及个人往来管理 9.4.1、 原料类采购人员的个人借支每月月底前小于5000.00元(含)，并列 说明清单给部门经理;一个月内还未归还的，非特殊情况将给予借支人 经济处罚或当月考核扣分。 9.4.2、非原料类采购人员的个人借支，非特殊情况借支日期起在30日之内 报销完毕，非特殊情况将给予借支人经济处罚或当月考核扣分。 9.5、报销及票据管理 9.5.1报销单和借支单上严禁进行任何的涂改，如手工错误需要重新制单， 如人为恶意修改，一经发现将给予开除处理或严厉的经济处罚。 9.5.2每月月底要跟供应商确认当月的发票情况，避免发票遗失;若票据遗 失，但未给公司造成经济损失，给予采购经办人100元罚款;若增值税 发票遗失且造成无法抵税，给公司造成经济损失，视情节严重，给予经 办人200-2000元罚款。 9.5.3任何交至财务部的票据，要有书面移交手续，部门定期检查。涉 及发票与财务交接时，须注明发票号，所有财务签字的移交单需保存完 整。 图一 单个采购基本业务流程图 提出采购申请 需求部门或工厂原材料计划员 需求部门经理、工厂主计划、审批采购申请 工厂厂长、运作总监 将采购申请递交采购部 需求部门或工厂原材料计划员 不合格 退回申请人 审核采购申请 采购部 合格 资金计划报财务 采购部 询议价，准备采购订单 采购经理 审批采购订单 采购部 执行采购 跟踪并分析 采购部 采购订单完成情况 每月审核未完成定单 采购经理 并予以处理 采购部 记录保存