重新认识ppt

重新认识 第一讲 大家好，欢迎大家参加ppt达人进阶课，主讲化之之 谈到ppt，几乎每个身在职场的人都用过。各位在今后进入工作岗位后也不可不免的要用到它，即使不用，每到年底，各种年终总结，述职，如果没有个ppt，总显得不那么严肃庄重，甚至有朋友说，站在老板面前做报告，如果没有ppt，就会感觉双腿发软，后背发凉，脑袋发晕，那紧张劲儿，就像是总结没穿裤子似的。 每年总有那么几天，一大波ppt小白，游荡在各个ppt论坛，在各处找模板，只为早日交差，应付了事。 也正是因为，大多数人一直以应付的心态对待ppt，所以ppt一直很难有质的提升，其实如果深入了解，会发现，PPT不仅是一个软件，更是一种思维方式。就像微信，一开始，我们把它当做语音聊天工具，后来我们发现，看新闻，买东西，打车要用到它，干什么事都第一时间想到它。微信成了一种我们的思维方式、生活方式。 那么ppt是一种什么样的思维方式呢？本节用三个故事分享一下对ppt的认识。 1.在上个世纪的四五十年代，日本有一种非常流行的街边艺术，叫“纸芝居”。纸芝居是一个日语词，“纸芝居（kami-shibai）”，纸的意思是图画，芝居的意思是表演，合在一起就是融合图画和讲述者现场表演的一种讲故事形式。表演者通常会在自行车上放置小木箱，木箱里放置一二十张图片，挑货郎推着自行车走街串巷，当以儿童为主的观众聚集起来，他就开始看着纸画片，绘声绘色的讲故事。一边讲故事，一边切换图片。 这里有现场表演的图片，和ppt很像。说白了，纸芝居其实是一种营销手段，用现在话说，卖东西的挑货郎就是乙方，听故事的小孩就是甲方。而连接甲方乙方的就是放在自行车上的低配ppt。 这时候问题来了，表演者想要卖出更多的糖果，必须要把故事讲的吸引人，小孩子并没有多少耐心，三句话吸引不住他们，就全散了，所以讲一个吸引人的故事很重要，科学研究表明，成年人的注意力最长也就坚持20分钟，小孩子的就更短了。 所以故事不能长篇大论，只能挑重点来说，5分钟讲不完，肯定有孩子跑走。另外还有一个问题，木箱里的每张卡片，必须经过仔细，因为卡片比较小，每张卡片放在人的面前停留的时间又很短，所以每张卡片画面必须简洁，集中，细枝末节一律不要，力争让每个孩子看一眼就一目了然。 那么我们胸纸芝居这种街头表演艺术中学会什么呢？首先演讲必须吸引人，开场3分钟还吸引不住人，那这场演讲基本就失败了；其次，故事不能太长，20分钟就是极限，即使是大型发布会，也要每隔10-20分钟左右换换人，或做做观众互动来调节注意力；第三，ppt画面要仔细精简细节，每张幻灯片只能说一个点，图片要大要清晰，力求做到一目了然。总之，观众就是你的顾客，你的上帝，关于ppt的一切设计，都要从观众的角度出发，从观众的体验考虑，每一个细节都要认真设计，每一个节奏都要认真琢磨，努力优化观众的观赏体验，把控观众的注意力，说完纸芝居的故事，下面我们再来分享一个人人都知道的故事。 第二个故事，一位记者到建筑工地采访，分别问了三名建筑工人一个相同的问题，问第一个建筑工人，你正在干什么？那位建筑工人头也不抬的回答，我正在砌一堵墙。问第二个建筑工人同样的问题，第二个建筑工人回答，我正在盖房子。记者又问第三个建筑工人，这名建筑工人回答道，我正在为人们建造漂亮的家园。我并不觉得这三个建筑工人的回答有高低之分，难道树天生就比草高人一等吗？并不见得，我们需要树来乘凉，我们需要草来绿化。人的世界也是一样的，这个世界需要高屋建瓴的政治家，同样需要专注于一门手艺的工匠，认认真真的把手里的活干好。把业内事情做到极致，这才是当前社会最欠缺的。 我们把话题拉回到ppt上来，这三名建筑工人的回答，在我看来，其实正好描述了我们做ppt的完整的过程。 首先，我在为人们建造漂亮的家园，就像我们动手做ppt之前，要在脑海里构建一个完整的蓝图，我们要思考，我的ppt要传达一个什么样的观点。我要通过什么样的故事和逻辑来说服别人，接受我的观点。第二个，我正在盖房子，既然盖房子，就要有图纸，做ppt就要有一个逻辑清晰的结构图，总论点是什么？分论点是什么？分论点之间有哪些联系？各个分论点之间是如何过渡的？每个分论点需要哪些数据和事实做支撑？我们需要需要哪些线索来穿起这些分论点，这些都要在盖ppt这个房子之前想清楚。第三，我正在砌一堵墙，再宏伟的蓝图也需要落地，再宏伟的大厦也需要一块砖一块砖的垒起来，ppt是由一张张幻灯片组成的，要让观众感觉你的ppt好看，好玩，有干货，每个做ppt的人需要像工匠一样对每张幻灯片认认真真排版，对每个细节认认真真打磨，这就是ppt的工匠精神。 第三个故事，在雪地里长期行走是一件非常危险的事情，例如军队在雪地里行军，会极容易患上一种叫雪盲症的病，士兵看不见路线，以致迷失行军的方向。于是很多人认为是雪地反射的阳光过于强烈而导致，其实不然，强烈的光线只是会对眼睛造成伤害，雪盲症并非是由此引起的。所以戴上墨镜同样会得上雪盲症。美国一个权威部门研究得出，引发雪盲症的首要因素，是雪地里空无一物，科学家曾经验证过，人的眼睛其实一直在不知疲倦的探索周围的世界，从一个落点到另一个落点，要是长时间连续搜索而找不到落点，就会因为紧张而失明。 美国陆军根据这个找出了应对学忙着呢的办法，他们派先驱部队，提前在行军路线上插上颜色较深的旗帜，这样在一望无际的白雪中，便出现了一个个醒目的标志，人搜索的目光就有的落点，就不会因为长时间的空白引起视神经紧张从而导致失明。 其实，何止雪地会导致雪盲症，没有落点的ppt同样会产生雪盲症。我们周围有多少ppt让人不知所云，找不到重点，我们开的会有多少ppt让人感觉无聊透顶，昏昏欲睡。 Powerpoint顾名思义，就是要让point有power，让我们一眼就能找到，但是很可惜，我们大多数ppt连这个最基本的要求都没有做到，听完这三个故事，你找到藏在ppt背后的那些核心思维方式了吗？ 首先，做ppt要学会讲故事，不能勾起观众的注意力，后面的一切都免谈。第二个，做ppt就像盖房子，它需要一个结构化的蓝图，逻辑清晰，丝丝入扣。最后，ppt天生是视觉化的东西，不能给人视觉化的冲击，不能让观众一目了然，终究是没有power，没有point的powerpoint。但是，这是一个很明显的悖论，一个没有power又没point的东西怎么能叫PowerPoint呢？ 说到这里，我们不禁要思考一个严肃的问题，如何才能做出既有Power又有Point的PPT呢？做一个ppt不求做的多华丽，多酷炫，多精美，只要能满足两个条件，有power，有point。我们就觉得这个ppt是一个合格的ppt了。不要以为做一个合格的ppt很容易，能称得上合格的寥寥无几。另外发现一个令人不安的真相，很多人做不好ppt，不去自身找原因，而去抱怨这个软件不好。就像我们小时候写字，字写的不好看，就说用的笔不好，从来不说自己写字本来就难看。 针对这样一个事实，我们开始今天的第二个话题，其实我们真的不懂ppt，为了证实我的观点。 我们举几个例子，这张全是字，密密麻麻像是一堵墙，这么多的字，让人完全不知道重点在哪？既然做ppt，你的point在哪呢？ 还有这张，在这里很严肃的说，作为一名演讲者，把自己要说的话全放在ppt上是一种很傻的做法。如果这样，观众直接看ppt就可以了，还要你站在那里干嘛呢? 这张，大家看看有哪不对吗？配色，是想让人看清ppt，还是不想让人看清ppt呢？作为一个演讲者，完全不考虑观众的体验。 再举一个例子，这张，比上面几张好那么一丢丢，但是和上面的毛病差不多，文字过多，让 人找不到重点，powerpoint从字面上翻译就是强有力的点，如果ppt找不到重点，那还要ppt干嘛呢？ 最后我们再看几张，无论是艺术字，剪贴画，还是模板，给人的感觉就是low，剪贴画给人感觉很弱智，艺术字一点没有艺术感，模板花花绿绿也毫无设计感。 如果你认真观察周围的ppt，你会发现，很多ppt都存在这样那样的问题。字太多，懒得看；配色差，不好看；没重点，不想看。总之，虽然上面几个例子也叫ppt，但完全找不到我们想要的point，更别说我们想要的power。归根结底，我们做不出power，做不出point，归根结底还是因为我们根本没有正确认识ppt。 那么我们回到本节课起点，一起回答一下，学习ppt必须要面对的终极问题，ppt到底是个什么玩意儿？有人看到这个问题就来气了，ppt是微软出的一款办公软件，这个谁都知道，这个当然是人尽皆知，但是，这是一句正确的废话，我们要问的是，ppt的本质是什么？ 为了回答这个问题，我向大家做一个实验，假如微软CEO任命你为powerpoint软件的市场总监，让你为ppt写一段广告词，你会怎么写呢？ 这是化之之设计的广告词，想做报告不被骂，用好ppt；想要甲方不说no，用好ppt；想从风投拉到钱，用好ppt。无论是甲方还是乙方，无论是员工还是老板，在工作时你都会用ppt和对方沟通。 到头来，你会发现，ppt，其实是一种沟通方式。 而作为沟通方式，ppt需要满足三个目的。让沟通更准确，让沟通更高效，让沟通更生动。Ppt能让我们的沟通更准确更高效，这一点很好理解，我们能用语言描述一个事物的过程，但是很难把这个过程最小化，而ppt正好弥补了这一个短板，例如，向听众解释如何到达某个地方，需要先怎样，后怎样，然后再怎样，说了老半天，可能听众听不懂还记不住，而有了ppt，地图往上一放，路线往上一标，听众一目了然，不需要你多费口舌，直接用声音传递信息往往是很难精确的，于是人们发明了文字，ppt的作用也是一样的，就是要辅助演讲，让传达的内容更准确，同时人的大脑也更容易记住具象化的内容，一句话听完可能很快就会忘记，而如果观众能看到，就不太容易忘记。另外一点，ppt能让我们的沟通更加生动，举一个例子，由于垂直手机延迟发布的原因，有一些粉丝最终离他而去，语言上很难描述，结果在演讲上用了这张图片，一个孤单向着夕阳走去的背影，生动展现出一个人无奈的形象。 说了这么多，我们应该搞清楚ppt具体是什么了，PPT是辅助沟通，使沟通更加准确、高效、生动的一种重要工具。Ppt被广泛使用，像微信一样，成了人们的沟通方式。 知道了什么是ppt，好ppt的也就呼之欲出了。什么是好的PPT？让沟通的体验变得更好的PPT就是好的PPT。具体说来，就是让沟通变得更准确，更高效，更生动。 这三个要求，总结为了ppt三段论，具体内容是什么呢？ 首先，这三个要求是层层递进的。准确是第一要求，没有准确这个大前提，其他一切都是空谈。在保证准确的前提下，我们会追求沟通的高效，现代社会竞争激烈，对高效的追求更是超越以往任何时代，如果准确和高效都没问题，我们可以适当做些创新，让ppt变得更加生动，让ppt给别人留下更加深刻的印象。 除了递进，ppt这三个要求之间还要寻求一种平衡。准确是第一要求，但同时要在准确的前提下使沟通更加高效，更加生动。不能为了准确，把要说的每一句话都放在ppt上，结果搞的满屏都是文字，让人找不到重点，这就违反高效原则。同样，也不能盲目的为了生动，为每张图，每个字都加上动作，文字图片飞来飞去让人眼花缭乱，这样，同样违背高效原则。总之，三者之间要寻求一种平衡。 在明确了ppt是什么和好ppt的标准之后，我们再回头看举的那些反例，我们其实很多时候把ppt做成了四不像，有些人把ppt做成了word，满屏都是字，让人懒得看；有些人把ppt当成excel，对着一张密密麻麻的ppt讲半天，这样讲，换成谁听了都会犯困；有些人 把ppt当成了ps，搞的整张ppt五颜六色，眼花缭乱，看着狂拽酷炫，其实非常难看；还有人把ppt当成了视频特效软件，各种特效动作吊炸天。得出结论，正是因为我们没搞清楚ppt是什么，才会做出四不像的ppt。如果我们明确了ppt的作用，ppt将会成为辅助我们沟通的强大工具。 总结一下刚讲过的内容，通过三个故事，从感性层面上重新认识ppt，以及想要做好ppt必须具备的三个重要思维，故事化思维，结构化思维和视觉化思维。然后通过一系列的反面案例总结了常犯错误，这些错误让我们意识到，其实我们并不懂ppt，我们需要重新认识ppt。最后一部分，我们站在沟通的角度，抽丝剥茧的分析了ppt的本质，ppt本质上是帮助我们沟通，使沟通更加准确、高效、生动的一种重要工具。