第5期-WPS打印保存技巧

WPS办公效率手册—第五期 第111 1 页，共313131 31 页 目 录 稳如磐石让WPSWPSWPS WPS 更安全... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . 444 4 一、自动定时保存文件........................................................................ 4 二、保护文档.........................................................................................5 三、隐藏文档.................................................................................6 四、防止文档被修改——将文件存为图片格式................................ 6 五、妥善处理文件中的用户信息 ........................................................ 7 六、注意WPS 加密的技巧.................................................................. 8 七、注意 COM 加载项安全............................................................... 10 跃然纸上WPSWPSWPS WPS 打印技巧... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . 101010 10 一、注意逐份打印...............................................................................11 二、打印出稿纸效果...........................................................................11 三、打印前先预览...............................................................................12 四、快速取消无法继续打印任务 ...................................................... 13 五、快速打印文档...............................................................................14 六、打印指定页...................................................................................14 七、只打印指定部分...........................................................................15 八、节省纸张实现缩印功能 .............................................................. 15 九、无麻点打印...................................................................................16 拿来主义做好WPSWPSWPS WPS ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . 171717 17 一、让WPS 默认页面大小不再“千篇一律”................................17 二、让WPS 真正用上模板................................................................ 18 三、删除不必要的模板...................................................................... 20 四、安装更多模板...............................................................................21 五、获取更多网上模板...................................................................... 21 六、拿来主义把别人的文档用作模板 .............................................. 22 七、与他人共享模板...........................................................................23 八、不要忘记备份模板...................................................................... 23 九、让WPS 也使用多个模板............................................................ 24 简单实用WPSWPSWPS WPS 编辑选取技巧... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . 252525 25 一、轻松选择中文字下对象 .............................................................. 25 二、巧用抓图和组合...........................................................................26 三、注意 Ctrl、Shift和 Alt 键的功用............................................... 27 安居乐业WPSWPSWPS WPS 环境设置技巧... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . 282828 28 一、让它与 Office 兼容...................................................................... 28 二、巧妙设定 WPS启动后的默认文件夹........................................ 29 目录 第222 2 页，共313131 31 页 三、启用即点即输功能...................................................................... 29 投机主义WPSWPSWPS WPS 文档查找和替换技巧... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . ... . 303030 30 一、巧用通配符...................................................................................31 二、快速定位文档...............................................................................31 三、统计文档中指定字符个数 .......................................................... 32 WPS办公效率手册—第五期 第333 3 页，共313131 31 页 稳如磐石稳如磐石稳如磐石 稳如磐石 让让让 让 WPSWPSWPS WPS 更安全更安全更安全 更安全 文档的安全问题一直是企业白领和政府工作人员非常关注的问题，诚 然，无纸化的电子办公和互联网的盛行给我们带来了更多便利的同时，我们 不得不关心安全问题。对一个电脑用户来说，文字处理工作是必要的。出于 某些目的，我们常常需要对自己的文档进行保护。这里最主要的就是确保自 己文档中的信息不被其他未授权用户看到，同时不能让第三方篡改文档，以 保证文档的完整性。 一、自动定时保存文件一、自动定时保存文件一、自动定时保存文件 一、自动定时保存文件 为了防止突然断电，死机等对正在编辑的文档造成破坏，我们可以通过 自动定时保存文件来为 WPS文档买第一份保险。 单击“工具”→“选项”，再单击“常规与保存”，然后选中“恢复选 项”下的“第一次保存时生成备份文件”和“定时备份, 时间间隔”前的复 选框， 输入时间间隔，以确定WPS 保存文档的频繁程度。例如输入“5”（如 图 1），就表示每隔 5分钟WPS就会自动存盘一次，一般来说将其设置得 较短比较好，这样保存会频繁一些，保存时间间隔为 5分钟（默认为 10分 钟）。 WPS Office 2007 WPS文字 第444 4 页，共313131 31 页 图 1 设置自动保存时间 二、保护文档二、保护文档二、保护文档 二、保护文档 如果不想让文档被别人随便修改，可以选择“工具”→ “保护文档”， 在打开如图 2所示的窗口中执行以下操作之一： 修订保护：设置该密码后，用户只能在修订状态下操作； 只读保护：设置该密码后，不允许执行更改、复制、打印或保存等操作， 但可以标块选中文字、滚屏等，起到阅读器的目的。 图 2 设置保护文档功能 三、隐藏文档记录三、隐藏文档记录三、隐藏文档记录 三、隐藏文档记录 当我们打开 WPS时，单击“文件”菜单，默认情况下会列出最近使用 过的文件。这样，我们打开过的文件会完全暴露在外，无需查找也能轻易被 别人发现。出于保密需要，我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件， 要达到这样的目的，可以选择 “工具”→“选项”，再单击“常规与保存”， 然后取消“常规选项”下的“列出最近所用文件”复选框（如图 3）。 WPS办公效率手册—第五期 第555 5 页，共313131 31 页 图 3 取消列出最近所用文件选项 四、防止文档被修改四、防止文档被修改四、防止文档被修改 四、防止文档被修改 —————— —— 将文件存为图片格式将文件存为图片格式将文件存为图片格式 将文件存为图片格式 出于某种需要，用户不希望自己的 WPS文档中重要的部分被他人修改， 但是该部分又必须被他人所浏览，文档保护功能比较麻烦，用户可以尝试使 用图片格式的文档。 文档编辑完毕后，定位到欲保护的部分。按上 Alt+PrintScreen键，将当 前窗口复制到剪贴板，然后按下Win+R，输入 mspaint，启动“画笔”，再 按下 Ctrl+V粘贴，接着对在“画笔”中选中相应的部分，按下 Ctrl+C复制 到剪贴板。 在新文件中执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的“选 择性粘贴”对话框中选择“位图图像 对象”，如图 4所示，然后单击“确 定”按钮。这样，这个部分就以图片的形式保存到这个文档中，别人自然很 难修改。 WPS Office 2007 WPS文字 第666 6 页，共313131 31 页 图 4 将欲加密部分保存为图片导入 五、妥善处理文件中的用户信息五、妥善处理文件中的用户信息五、妥善处理文件中的用户信息 五、妥善处理文件中的用户信息 如果在安装 WPS Office时如实填写了用户信息，这些信息会被WP要 Office自动加入到他所生成的每个文件中，而这些信息极有可能会泄漏的某 些隐私。这时，可以选择“文件”→“属性”，在弹出的的窗口中选择“摘 要”选项卡，并将其中各项中的内容作修改或直接删掉，再保存文件即可。 图 5 注意这些细小的部分 WPS办公效率手册—第五期 第777 7 页，共313131 31 页 六、注意六、注意六、注意 六、注意 WPSWPSWPS WPS 加密的技巧加密的技巧加密的技巧 加密的技巧 利用文件加密功能来给文档加密是最有效也最容易的保护措施，但是世 界上没有戳不破的盾牌。所以研究一下 WPS文档加密的技巧则显得十分必 要。 1. 加长密码 现在很多密码破解器使用的是穷举法对 WPS进行解密的，故我们完全 可以加长密码。如果我们加长密码后，势必会让解密器解密很难解密，因为 增长的密码倍数与解密器的破解组合和时间是呈几何级增长的。据笔者试 验，一般 5位字母密码，解密器告诉用户约要花 1192小时 53分，如果增长 为 6位，那就是它的 2倍，增长为 7位就是它的 4倍，这么长的时间解密者 无论如何也会因为时间问题而被迫放弃。另外，我们如果在加长的密码中间 多加入几个空格的话，那么破解器就更难破解了，因为在默认情况下，Space 键是被忽略的，即使被选中，使用空格键由于是不可见字符，被解出来后用 户还得去试，这样也会增加难度。 2. 使用不同的加密算法 在加密文档时单击“高级”按钮，然后选择不同的加密算法，同时可以 加强密钥的长度（如图 6）。这些算法比较专业，大家可以尝试从网上查询， 但一般来说，选中任何一种算法，再加长密码，是可以保证文档安全的。 图 6 选择不同的加密算法 3.可以考虑使用第三方加密软件 WPS Office 2007 WPS文字 第888 8 页，共313131 31 页 其实，我们除了使用WPS加密外，还可以考虑选择第三方软件来加密， 最为流行的就是 WinRAR。在保护数据的同时，还能压缩文档。相当于给硬 盘增大了容量、扩展了硬盘的空间，何乐而不为？大家只要在“资源管理器” 中右击一WPS文件，然后选择 WinRAR→“添加到压缩文件”命令，打开 “压缩包名称和参数”设置对话框。 接着，在打开的“压缩包文件名和参数”窗口中单击“高级”标签，然 后单击“设置密码”按钮，并在打开的“带密码压缩”窗口中输入密码，按 下“确定”按钮返回“压缩包文件名和参数”窗口，再次按下“确定”按钮 后即可把所选文件加密起来（如图 7）。 图 7 带密码压缩文档 最后删除掉 wps文件，以后双击这个 RAR文件，并解压其中的文件时， WinRAR会向您询问密码，如果密码不对，任何人都无法看到其中的内容。 小提示 ★由于 ZIP 和 RAR压缩格式的盛行，使得现在有许多破解它们密码的 程序。不过，我们只要在输入口令时加大口令的长度，并多加几个空格符， 再加上不使用别人很容易就猜出来的密码。具体方法参见上面的文字。 ★如果选中“带密码压缩”窗口中的“加密文件名”复选框选中，双击 这个 RAR文件时，WinRAR就会向你索取密码，如果口令不对，连 RAR 中的文件名都无法看到！这样会更加安全些。 WPS办公效率手册—第五期 第999 9 页，共313131 31 页 七、注意七、注意七、注意 七、注意 COMCOMCOM COM 加载项安全加载项安全加载项安全 加载项安全 作为扩充 WPS Office程序功能的补充程序，COM 加载项主要用于为 WPS Office 添加自定义命令和特殊功能。如翻译功能等，其中有些项目每 次都随WPS的启动而启动，使不喜欢此功能的用户非常心烦。同时，由于 COM 加载项的部分开放性，有可能会出现一些安全的问题。 现在我们可以选择“工具”→“COM加载项”，我们可以在如图 8所 示窗口中对相应的功能进行加载或取消了。同时，我们还可以选择其安全性， 最好选择“总是检查病毒”，而默认的则是“第一次加载时检查病毒”。 图 8 设置 COM加载项 跃然纸上跃然纸上跃然纸上 跃然纸上 WPSWPSWPS WPS 打印技巧打印技巧打印技巧 打印技巧 尽管现在无纸办公喊了多少年，但是很多时候还是得打印出来。本着节 能减排、科学发展的原则，我们必须要掌握一些技巧，这样才能够方便我们 的工作。 WPS Office 2007 WPS文字 第101010 10 页，共313131 31 页 一、注意逐份打印一、注意逐份打印一、注意逐份打印 一、注意逐份打印 打印多份同一个文件，没必要按几次“打印”按钮，只要在“打印”对 话框中在“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数，即可同时 打印出几份同一个文件的内容。 如果选中“逐份打印”选项，则WPS会按打印完一份再打印另一份的 顺序打印文件，这样就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”则会 将所有份数的第一页打印完之后，再打印以后各页。 图 9 注意逐份打印设置 二、打印出稿纸效果二、打印出稿纸效果二、打印出稿纸效果 二、打印出稿纸效果 WPS 97/2000/Office 中特有的稿纸方式是其特色功能之一，但是以往版 本的 WPS时并设置稿纸方式时，在稿纸的上方会有“第 X页 共 X页”、 下方会有“20×15”、“WPS2000集成办公系统”“ WPS Office”等字样出现， 影响美观，而一般用户又无法去除，很是苦恼。 新版WPS作了改进，我们可以选择“格式”→“稿纸设置”，在打开如 图 10所示的窗口中进行相应设置，这次风格和规格都有很大的调整，可以 让我们得到更好的效果。而且上面的那些烦人的字样也没有了，同时以前 WPS办公效率手册—第五期 第111111 11 页，共313131 31 页 WPS Office 系统中设置稿纸时所出现的字和格子偏离的情况现在也得到了 很好的修正，尤其是使用中西文混排时表现尤为明显（如图 11）！ 图 10 设置稿纸方式 图 11 稿纸效果预览 三、打印前先预览三、打印前先预览三、打印前先预览 三、打印前先预览 当我们在 WPS 中编辑文件时，我们可以随时单击工具栏上的“预览” 钮来观看排版效果（如图 12）。在打印前可以这样操作，如果发现哪里不太 好，可以即时修改。这样就可以做到所见即所得了。 WPS Office 2007 WPS文字 第121212 12 页，共313131 31 页 图 12 打印预览 以确认效果 小提示 以前版本WPS 不安装打印机驱动是无法预览的，现在已经解决此问题。 事实上，就算遇到这个问题，随便安装一个打印机驱动就可以骗过 WPS。 而安装 SnagIt时添加一个 SnagIt Printer就是一个不错的主意。 四、快速取消无法继续打印任务四、快速取消无法继续打印任务四、快速取消无法继续打印任务 四、快速取消无法继续打印任务 有时在打印 WPS文档过程中，会遇到打印机卡纸等中断情况，关闭打 印机电源取出纸后再打开电源打印，却会发现无法继续进行了。这时，无需 重新启动系统，只要双击任务栏上的打印机图标，再取消打印工作即可。 不过，当给打印机发出打印任务后，会在 Windows 的任务栏托盘处出 现打印机图标，说明 WPS正在后台打印文件，我们必须快速地双击它。不 过你的动作可要快一些，否则将无法取消打印任务。 图 13 快速取消无法继续打印任务 WPS办公效率手册—第五期 第131313 13 页，共313131 31 页 五、快速打印文档五、快速打印文档五、快速打印文档 五、快速打印文档 如果你要打印的文档比较大，可以使用 WPS的反序打印功能或奇偶页 打印功能。我们可以在两台机器上同时打开一个文件（为了防止打开文件发 生问题，当然是拷贝到另外一台机器上再打开）。 选择“文件”→“打印”，弹出“打印”对话框，选择左下角“打印” 下拉列表框，一个是选择奇数页，另一台机器选择偶数页（如图 14），这样 最多只要一半时间就可以将文件打印完成了，这对于打印长文件最为有效。 图 14 奇偶页打印 六、打印指定页六、打印指定页六、打印指定页 六、打印指定页 选择“文件”→“打印”，并打开“打印”窗口，在“页面范围”部分 中选择“当前页”项，则Word会打印出当前光标所在页的内容（如图 15）。 如果选择了“页码范围”项，就可以在这里键入指定的页码或页码范围，如 “1-1”可以打印出第 1页的内容，“1-3”可以打印出第 1页至第 3页的全 部内容。如果要打印第 1页和第 3页，则只要输入 1,3即可。 WPS Office 2007 WPS文字 第141414 14 页，共313131 31 页 图 15 打印指定页 七、只打印指定部分七、只打印指定部分七、只打印指定部分 七、只打印指定部分 如果你只想打印出某一页的部分文件，请首先在文件当前窗口中选定需 要打印的部分内容，然后在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内 容”即可。 八、节省纸张八、节省纸张八、节省纸张 八、节省纸张 实现缩印功能实现缩印功能实现缩印功能 实现缩印功能 不知道大家注意到了没有，在WPS的打印对话框的右下方有一个“并 行和缩放”选项区域，我们只要用鼠标单击 “按纸型缩放”下拉列表框， 再选择所使用的纸张即可实现缩印（如图 16）。如你在编辑文件时所设的页 面为 A4大小，而你却想使用 16开纸打印，那只要选择 16开纸型，WPS 会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到 16开纸上，完全不 需重新设置页面并重新排版，真是太方便了。 另外，我们也可以单击“每页的版数”下拉列表框，从中选择相应的版 数，这样也可以起到缩印的目的。 WPS办公效率手册—第五期 第151515 15 页，共313131 31 页 图 16 设置缩印功能 九、无麻点打印九、无麻点打印九、无麻点打印 九、无麻点打印 用WPS Office 中可以很方便地插入图形文件，但是据笔者试验，如果 我们嵌入一幅图片后，用针式打印机打出来后，图片中的白色部分总有一些 麻点，非常影响效果。其实，我们可以通过右击插入的图像，并选择“设置 对象格式”命令，在打开窗口中单击“图片”，然后将“图像控制”下的“颜 色”设置为“灰度”即可（如图 17）。 小提示 由于很多政府机关用的是针式打印机，所以这样设置后打印出来的图像 将没有麻点。如果换了彩色打印机，再将其改为“自动”即可。 WPS Office 2007 WPS文字 第161616 16 页，共313131 31 页 图 17 设置图片为灰度 拿来主义拿来主义拿来主义 拿来主义 做好做好做好 做好 WPSWPSWPS WPS 模板模板模板 模板 巧妙地利用 WPS Office中的文档能够大大简化我们的工作，为我们省 力不少，大家千万不要忘记它的强大功能。同时，在 WPS中提供了多种多 样的应用文、稿纸、信封等常用中文文档的模板，您可以从中选择一种模板 建立自己的文件，也可以将常用的文件格式保存为模板，方便日后的使用。 这些都为我们轻松、便捷、美观地制作文档提供了可能。 一、让一、让一、让 一、让 WPSWPSWPS WPS 默认页面大小不再默认页面大小不再默认页面大小不再 默认页面大小不再 “““ “ 千篇一律千篇一律千篇一律 千篇一律 ””” ” 使用WPS建立的文件的默认页面是 A4大小 ，这并不一定会符合我们 的要求。因为很多单位的打印机的型号不尽相同、页边距等是不一样的。如 果不修改默认的页面大小，每次都要根据自家的打印机的型号重新定义页面 大小，非常麻烦。其实通过下面的方法就可以改变 WPS 默认的页面大小， 使它能够以自己定义的大小编辑文章。 新建一个文档，选择“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框， 将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值（如图 18）。再单击窗口左 下角的“默认”按钮，在打开窗口中单击“确定”按钮确认。 WPS办公效率手册—第五期 第171717 17 页，共313131 31 页 图 18 将设置应用于默认模板 通过这种方法您以后新建一个文件时就会沿用我们的设置。如果您发现 页面设置需要再次修改，只需要重复上面的操作，重新设置页面大小，再将 更改应用即可。 二、让二、让二、让 二、让 WPSWPSWPS WPS 真正用上模板真正用上模板真正用上模板 真正用上模板 WPS 本身就为我们准备了很多的模板，在安装时一定要注意选中（如 图 19）。但是就算安装了模板，我们单击工具栏上的“新建”按钮或者按 下 Ctrl+N键会启用WPS默认的模板，而不会出现“模板”选择窗口。此时， 我们只要选择“文件”→“新建”命令（如图 20），之后就会出现如图 21 所示的 “新建文档”窗口任务格，单击“本机上的模板”链接，会出现如 图 22所示的窗口。 此时我们可以看到，所有模板已经分门别类放置好了，而且其中还有文 件夹，双击后可以选择其下的模板，选中后即可在右侧看到预览效果。选中 你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。 WPS Office 2007 WPS文字 第181818 18 页，共313131 31 页 图 19 安装模板和样张 图 20 选择“文件”→“新建”在启动模板对话框 图 21 应用本机上的模板 WPS办公效率手册—第五期 第191919 19 页，共313131 31 页 图 22 选择自己喜欢的模板 三、删除不必要的模板三、删除不必要的模板三、删除不必要的模板 三、删除不必要的模板 WPS 模 板 默 认 保 存 在 C:\Program Files\Kingsoft\WPS Office 2007\templates\2052\wps 文件夹下，如果大家不需要太多的模板，或者觉得 安装了太多的模板，可以打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹， 再把相应的模板文件删除掉即可（如图 23）。 图 23 打开模板文件夹删除不必要模板 WPS Office 2007 WPS文字 第202020 20 页，共313131 31 页 四、安装更多模板四、安装更多模板四、安装更多模板 四、安装更多模板 由于模板是以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些 Word 模板，只要把它们拷贝到 C:\Program Files\Kingsoft\WPS Office 2007\templates\2052\wps下的子文件夹中，就可以直接拿来使用。 五、获取更多网上模板五、获取更多网上模板五、获取更多网上模板 五、获取更多网上模板 如果觉得WPS 中内置的模板不能满足我们的需要，我们完全可以通过 从网上下载更多的模板：选择“文件”→“新建”命令，之后就会出现 “新 建文档”窗口任务格，单击“Kingsoft online 模板”链接，会出现如图 24 所示的窗口。 我们可以看到最新的模板，还可以看到模板的排行。单击后，出现一个 窗口，在其中可以下载。下载后，将其保存到 C:\Program Files\Kingsoft\WPS Office 2007\templates\2052\wps下。 接着，选择“文件”→“本机上的模板”命令，之后就可以我们下载的 模板（如图 25）。选中相应模板，单击“确定”即可以以此模板为蓝本新 建文件。 图 24 准备从网上下载模板 WPS办公效率手册—第五期 第212121 21 页，共313131 31 页 图 25 已经可以应用网上下载的模板 六、拿来主义六、拿来主义六、拿来主义 六、拿来主义 把别人的文档用作模板把别人的文档用作模板把别人的文档用作模板 把别人的文档用作模板 如果看到某一篇文件比较漂亮，且能用 WPS打开它，那么可选择“文 件→另存为”，在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉框中选择“WPS 文字 模板文件”，输入文件名，并把它保存到相应的模板文件夹下（如图 26）。 图 26 把文档保存为模板 WPS Office 2007 WPS文字 第222222 22 页，共313131 31 页 以后只要选择“文件→新建”，就可以在“常用”模板标签中看到刚才 制作的模板（如图 27），双击后即可使用。 图 27 已经可以看到我们自己的模板 七、与他人共享模板七、与他人共享模板七、与他人共享模板 七、与他人共享模板 对局域网中的 Windows 用户来说，自定义模板可以让网络上的其他用 户共享。具体做法是：将自定义模板放入某个共享文件夹中。别的用户进入 共享文件夹，再将其中的文件（夹）拷贝到本机上 C:\Program Files\Kingsoft\WPS Office 2007\templates\2052\wps中即可。 八、不要忘记备份模板八、不要忘记备份模板八、不要忘记备份模板 八、不要忘记备份模板 在重新安装系统之前，必须对自定义模板文件夹中的模板文件作一个备 份。路径是：C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Kingsoft\office6\templates。如果你是 Administrator，则保存在 C:\Documents and Settings\Administrator...... \Application Data\Kingsoft\office6\templates 下（如图 28）。 WPS办公效率手册—第五期 第232323 23 页，共313131 31 页 图 28 重装系统前不要忘记保存自定义模板 九、让九、让九、让 九、让 WPSWPSWPS WPS 也使用多个模板也使用多个模板也使用多个模板 也使用多个模板 默认WPS只有一个默认的模板，但是我们可以先建立一些 WPS文件， 然后将它们设置为只读属性（如图 29）。 图 29 把文件设置为只读属性 WPS Office 2007 WPS文字 第242424 24 页，共313131 31 页 然后，双击某一文件，打开它，然后单击工具栏上的“保存”图标时， 会弹出保存保存对话框（如图 30），供我们另存（可以防止原来的文件被 覆盖）。这样就相当于以该文件为模板建立了一个新文件。而且，由于只读 文件个数理论上可以无限个，所以就突破了 WPS Office中只能够使用一个 默认模板的限制，让我们的文档编辑更灵活、方便。 图 30 另存当前文件 起到模板效果 简单实用简单实用简单实用 简单实用 WPSWPSWPS WPS 编辑选取技巧编辑选取技巧编辑选取技巧 编辑选取技巧 众所周知，“先选择、后操作”完全符合Windows 的理念，而使用WPS 编辑文档时，少不了要对对象进行选择，然后进行操作。研究一下 WPS中 的选取技巧，对于我们提升编辑水平可以带来不少的便利。 一、轻松选择中文字下对象一、轻松选择中文字下对象一、轻松选择中文字下对象 一、轻松选择中文字下对象 在WPS 中可以任意地插入、编辑对象，但一般情况下我们为了美观， 都将这些对象编辑好之后放置于文字之下。不过，很多人发现一旦把一对象 放置到文字下后，我们很难再选中它，从而对它再编辑、修改了（有时重新 制作一个新对象又非常麻烦）。现在只要单击图形栏上的“选择对象”按钮 ，即可选择（如图 31）。 WPS办公效率手册—第五期 第252525 25 页，共313131 31 页 图 31 选中“选择”工具来选择对象 二、巧用抓图和组合二、巧用抓图和组合二、巧用抓图和组合 二、巧用抓图和组合 不知道大家有没有注意到，对于多层图形的复制，WPS 不如Word那 样方便。其实，这时我们可用抓图软件或者按下 PrintScreen 键进行复制， 然后再按下 Ctrl+V把它粘贴过来即可。如果身边没有现成的抓图软件，我 们也可以先用鼠标选中一个图形，然后按住 Shift键，再用鼠标单击其他图 形，全部选中后右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“组合”命令（如图 32），然后就可以复制全图了。 WPS Office 2007 WPS文字 第262626 26 页，共313131 31 页 图 32 组合图形对象 小提示 如果对象为多层图形，可结合“选择对象”按钮选取，重复操作几次直 至全部选中它们。 三、注意三、注意三、注意 三、注意 CtrlCtrlCtrl Ctrl 、、、 、 ShiftShiftShift Shift 和和和 和 AltAltAlt Alt 键的功用键的功用键的功用 键的功用 Ctrl、Shift、Alt 三个键在几乎所有的 Windows 软件中都赋予了特殊的 功能，在WPS中也不例外，配合它们也可以给我们选取带来一些方便。如： Ctrl 键可用于图形、文字、数据的复制，其方法为选中复制对象后按住此键， 在要复制的位置单击鼠标。此操作在制作像象棋谱、数据、文字等大量重复 图形、文字数据文件时很方便。配合 Shift键除了可以在绘图时画出“正图 形”（如画类似直线、圆、正方形等图形）外，还可以实现“从头至尾”的 选取：如笔者想选择某一段内容，有时候用鼠标单击起来非常麻烦，鼠标不 是拖多了就是拖少了，这时我们就可以选在欲选取的最前面文字前点一下鼠 标，然后按下 Shift键不松开，再在欲选择的文字的最后点一下鼠标（即把 光标定在要选择文本的一端，按住 Shift键不松开，再用鼠标单击文本的另 一端。），即可把介于两次鼠标单击位置之间的文字选中。另外，要同时选 择多个对象，也必须按下 Shift键再单击每个对象。 WPS办公效率手册—第五期 第272727 27 页，共313131 31 页 安居乐业安居乐业安居乐业 安居乐业 WPSWPSWPS WPS 环境设置技巧环境设置技巧环境设置技巧 环境设置技巧 对于多数Windows 程序而言，设置是非常重要的。WPS当然也不例外， 不接受默认，巧妙地设置 WPS Office系统，它就可以更好地为我们工作。 一、让它与一、让它与一、让它与 一、让它与 OfficeOfficeOffice Office 兼容兼容兼容 兼容 默认情况下，WPS 采用了类似 IE 7浏览器的分页浏览功能，将多个文 档作为标签，虽然切换使用起来更为方便，但是部分用户还是愿意使用 MS Office 的切换方式。 我们可以选择“工具”→“选项”，再单击“视图”标签，然后选中“文 档切换方式”下的“任务栏”（如图 33），单击“确定”按钮即可。 图 33 让它与 Office 兼容 如图 34所示，这是笔者打开多个WPS 文档后的情形，是不是切换起来 非常方便呢？ 图 34 在任务栏上切换文档 二、巧妙设定二、巧妙设定二、巧妙设定 二、巧妙设定 WPSWPSWPS WPS 启动后的默认文件夹启动后的默认文件夹启动后的默认文件夹 启动后的默认文件夹 WPS 启动后，使用“打开”命令打开文件时，使用的默认文件夹通常 是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先 设定好的文件夹中，怎样才能让 Word自己识别自己的文件夹呢？你可以按 WPS Office 2007 WPS文字 第282828 28 页，共313131 31 页 照如下步骤设置 WPS启动后的默认文件夹：选择“工具”→“选项”，再 单击“文件位置”，同时选中“Documents”，单击下方的“修改”按钮， 打开“浏览文件夹”对话框，指向我们的文档文件夹，如D：\（如图 35）。. 单击“确定”按钮，此时WPS默认文件夹就指向了我们自己设定的文件夹。 以后启动 WPS，单击“打开”按钮即可自动定位到我们所指定的默认文档 文件夹，本例是 d:\。 图 35 自行设置默认文档文件夹 三、启用即点即输功能三、启用即点即输功能三、启用即点即输功能 三、启用即点即输功能 在企业或政府部门工作，难免要处理复杂的文档。而有时会出现“光标 失灵”的现象，不太好控制文字或对象。这是由于我们没有开启“即点即输” 功能所致。通过下面的操作，可以避免这样的问题。 单击“工具”→“选项”，再单击“编辑”标签，然后选中“即点即输” 下的“启用即点即输”（如图 36）即可。 图 36 启用“即点即输”功能 启用这个功能后，我们可以在文档的空白区域中快速插入文字、图形、 表格或者其他内容。我们要做的只是在空白区域中双击，“即点即输”功能 便会自动应用，将内容放置在双击处。 小提示 即点即输 WPS办公效率手册—第五期 第292929 29 页，共313131 31 页 在原来的版本中，如果用户希望在指定的空白位置输入字符，就必须先 输入多个回车符或空格进行定位，“即点即输”功能的推出，允许快速地在指 定区域输入字符，方便快捷。只需要用鼠标在需要输入的地方双击鼠标，即 可将插入符定位到指定处，开始输入。 投机主义投机主义投机主义 投机主义 WPSWPSWPS WPS 文档查找和替换技巧文档查找和替换技巧文档查找和替换技巧 文档查找和替换技巧 要想在一篇长文章中查找一个词或一句话，如果使用手工方法，费时费 力，效率很低。WPS Office 提供了查找与替换功能，能方便快速地从正文、 文字框、表格中查找字串并可以把查找到的字句替换成其它内容，的确是给 我们处理文档带来了极大的方便。不过，我们在使用任何软件时都得动动脑 筋，将它的功能发挥到极限，一定会有所收获。WPS Office中的查找和替 换功能也不例外，用活用足 WPS Office 中的查找和替换功能可以完成许 多我们平时完成不了的工作，达到事半功倍的效果。 一、巧用通配符一、巧用通配符一、巧用通配符 一、巧用通配符 一般人在使用 WPS Office 的查找和替换功能时，都只是简单地将某 一字符串直接替换成另一字符串而已。疏不知，在 WPS Office 中查找和 替换是支持使用各种通配符可以实现全文的模糊查询。选择此项后，系统允 许在查找字符里加入各种匹配符。比如，我们在打开“查找和替换”对话框 时，请选中“使用通配符”复选框（如图 37）。然后可以单击下方的“特 殊字符”按钮，从中选择相匹配的特殊字符。如^?──通配任何字符，当我 们在文字框中输入字符串时加入字符“^?”，表示用^?可以代替任何 ASCII 字符和汉字字符。例如：查找“R^?M”将找出 RAM、ROM、R2M、R+M 等字句，查找“江^?省”将找出“江西省”和“江苏省”。 WPS Office 2007 WPS文字 第303030 30 页，共313131 31 页 图 37 使用通配符来查找或替换字符 其他的可以从下拉菜单项中自行选择。 二、快速定位文档二、快速定位文档二、快速定位文档 二、快速定位文档 有时候，我们处理的文档长了，想要找到相应的内容还真不容易，鼠标 翻前翻后也找不到。这时候，我们可以试着按下 Ctrl+F 键，打开“查找” 对话框，在查找内容中填入关键字，然后点击“查找下一个”钮即可将文档 快速定位到指定的地方了。 三、统计文档中指定字符个数三、统计文档中指定字符个数三、统计文档中指定字符个数 三、统计文档中指定字符个数 对于文档的统计，我们会需要统计一下一篇文章中指定