【办公室定岗定编】办公室定岗定编案例及分析——华恒智信

第 1 页 北京华恒智信人力资源顾问有限公司 【办公室定岗定编】办公室定岗定编及分析——华恒智信 引言： 办公室内人员工作内容有的相同，有的不同，办公室在定岗定编中存在的问题导致办公 室管理者无法对员工进行合理的量化考核和评定，出现了人员工作忙闲不均，内部不公平现 象严重等问题，严重打击了员工的工作积极性，影响了组织的整体绩效。此时，针对办公室 的现状问题进行科学有效的定岗定编，实现量化考核，以清晰地鉴定出各个岗位的工作饱和 度就势在必行。科学有效的定岗定编的可以为办公室管理人员进行量化考核时提供合理的依 据，实现考核的内部公平性，有效激励员工，在员工提高个人绩效的同时提高组织绩效。由 此可见，科学合理的定岗定编是推动企业稳步发展的重要步骤。本文是人力资源专家——华 恒智信为某企业办公室进行定岗定编的项目纪实。 【客户行业】物业行业 【问题类型】定岗定编——办公室定岗定编实例 【客户背景】 某物业公司成立于 2001 年 10 月，主要服务于高档住宅、公 寓、写字楼、别墅、酒店、商场、工厂、商住楼、学校、医院、 综合市政等专业化领域，并且在各个领域都积累了丰富的和 成熟的管理。 针对社会专项性的清洁服务要求，公司还提供包括家政服务、 地毯清洗、地面打蜡、石材护理（晶面处理、大理石翻新）、及外 墙清洗、二次供水设施清洗消毒、园林绿化维护及设计、垃圾清 运等专项服务，且通过三体系认证。 为了给社会提供更高品质的服务，公司积极开展对外交流，吸取国外先进清洁服务理念 和服务管理理念，获得了为客户提供增值服务的新机遇，为公司在行业的发展奠定了坚实的 基础。 【问题集锦】 第 2 页 北京华恒智信人力资源顾问有限公司 1、部门内部人员工作忙闲不均，内部不公平现象严重； 2、员工工作量不确定，没有定量的方法加以衡量，所有人员都认为自己工作量饱满。 【部门问题现状描述】 办公室内人员工作内容有的相同，有的不同，但是类似于作为文员性质的岗位，总是存 在有的人工作比较忙，而有的人工作比较闲的情况，但是具体的分工内容，员工们都各自完 成了，忙的员工对于不忙的员工就会有一定的意见，毕竟在薪酬待遇上没有太大的差别。作 为管理人员，对于员工的工作量没有量化核定的方法，仅是通过日常的观察来判断，这样， 在对员工指出问题的时候，总是存在被动的状态。 【华恒智信问题分析】 ★ 科学地判断一个岗位是忙还是闲，应该采用量化的分析方式，而对工作量进行衡量 的方法中，最合适的就是通过时间的确定来加以衡量，因为通过时间来进行工作量的衡 量是最简单而又最有说服力的方法。 ★ 对于办公室岗位的工作而言，大多是从事的常规性的日常工作，用时间标准来加以 衡量，不会出现太多的不确定性，例外事项较少的工作较适合采用时间衡量的工作量判断法。 【华恒智信解决方案】 第 3 页 北京华恒智信人力资源顾问有限公司 首先，在确定了各岗位的工作内容之后，对各岗位的工作时间进行分析，主要是通过对 日常工作量和阶段性工作量的分别核算，从而最终确定出该岗位的工作饱和度情况。具体内 容详见下表： 办公室岗位任务工作时间分析表 其次，对各岗位的工作饱和度进行比较分析，结合其他相关因素，确定出定编建议。根 据办公室各岗位的工作饱满度情况分析，除了采购岗外，其他各岗的年工作饱满度并不是很 第 4 页 北京华恒智信人力资源顾问有限公司 高，综合考虑各个岗位的工作性质、人员素质、人员工作效率、岗位的重要程度以及兼容程 度等多种因素，建议将档案管理员、文员、月报编辑这三个岗位合并为两个岗位，即文员岗 和企业文化专员岗，共配置 2 人。 人力资源专家通过对该企业办公室员工及管理者的走访和调查，基于该企业办公室存在 的现状问题制定的定岗定编方案，在该企业办公室实现了顺利落地，办公室管理者对华恒智 信的专业水平做出了高度。科学合理的定岗定编，通过用时间标准对各岗位工作量进行 分析，可以很清晰地鉴定出各个岗位的工作饱和度，这样对于办公室管理人员在进行量化考 核时，就有一定的依据可依。定岗定编的积极意义在于可以帮助企业办公室进行人力资源规 划、预测，以便更好地帮助企业实现其业务目标。由此可见，科学合理的定岗定编是推动企 业稳步发展的重要步骤。