如何建账

一、 什么是建帐？建帐的基本程序是什么？ 　新建单位和原有单位在开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设置应用帐簿，即平常所说的“建帐”。 　　建帐的基本程序是： 　　第一步：按照需用的各种帐簿的格式要求，预备各种帐页，并将活页的帐页用帐夹装订成册。 　　第二步：在帐簿的“启用”上，写明单位名称、帐簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期以及记帐人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记帐人员或会计主管人员在本年度调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确经济责任。 　　第三步：按照会计科目表的顺序、名称，在总帐帐页上建立总帐帐户；并根据总帐帐户明细核算的要求，在各个所属明细帐户上建立二、三级……明细帐户。原有单位在年度开始建立各级帐户的同时，应将上年帐户余额结转过来。 第四步：启用订本式帐簿，应从第一页起到最后一页止顺序编定号码，不得跳页、缺号；使用活页式帐簿，应按帐户顺序编本户页次号码。各帐户编列号码后，应填“帐户目录”，将帐户名称页次登入目录内，并粘贴索引纸(帐户标签)，写明帐户名称，以利检索。 一个企业至少应该设置几册帐？ 至少应设置四册帐:一册现金日记帐；一册银行存款日记帐；一册总分类帐；一册活页明细帐。 其中，活页明细帐主要包括：库存材料分类帐（收、发、存数量金额式）；库存材料多栏式分类帐（收、发、存数量金额式）；低值易耗品明细分类帐（在库、在用）；材料采购明细帐；材料成本差异明细帐；分期收款发出商品明细帐；委托加工存货明细帐；固定资产明细分类帐（登记设备与计算折旧）；生产成本明细帐；制造费用明细帐；管理费用明细帐；销售费用明细帐；经营费用明细帐；工资明细帐；产品销售明细帐；应交增值税明细帐。 帐簿应做到总分结合、序时与分类相结合，层次清楚，便于分工，具体说在设计时应符合以下原则： （1）与企业规模和会计分工相适应的原则。企业规模较大，经济业务必然较多，会计人员的数量也相应地多，其分工较细，会计帐簿也较复杂，册数也多，在设计时考虑这些特点以适应其需要。反之，企业规模小，经济业务量少，一个会计足够处理全部经济业务，在设计帐簿时没有必要设多本帐，所有的明细分类帐可以集合成一、二本即可。 （2）既满足管理需要又避免重复设帐的原则。帐簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料，因此帐簿设置也以满足需要为前提，避免重复设帐、记帐、浪费人力物力。例如材料帐，一些企业在财务科设了总帐和明细帐，在供应科又设一套明细帐，在仓库还设三级明细帐，就是重复设帐的典型例子。事实上若在财务科只设总帐，供应科设二级明细帐(按类别)、仓库设二级明细帐(按品名规格)，一层控制一层，互相核对，数据共享，既省时又省力。 （3）帐簿设计与帐务处理程序紧密配合原则。帐务处理程序的设计实质上已大致规定了帐簿的种类，在进行帐簿的具体设计时，应充分注意已选定的帐务处理程序。例如若设计的是日记总帐帐务处理程序，就必须设计一本日记总帐，再考虑其他帐簿；又如果设计的是多栏式日记帐帐务处理程序，就必须设计四本多栏式日记帐，分别现金收付和银行存款收付业务，然后再考虑设其他帐簿。 （4）帐簿设计与会计报表指标相衔接的原则。会计报表是根据帐簿记录编制的，报表中的有关指标应能直接从有关总分类帐户或明细分类帐户中取得和填列，以加速会计报表的编制，而尽量避免从几个帐户中取得资料进行加减运算来填报。 二 （一）企业刚成立建账 　　1.根据企业的规模等，选择适用《企业会计准则》或《企业会计制度》或《小企业会计制度》 　　教材中北京福瑞机械股份有限企业，选用的是《企业会计准则》。 　　2.购买账簿 　　工业企业由于会计核算涉及内容多，又有成本归集与计算问题，所以工业企业建账是最复杂的，一般而言，工业企业应设置的账簿有： 　　①现金日记账 　　一般企业只设1本现金日记账。但如有外币，则应就不同的币种分设现金日记账。 　　②银行存款日记账 　　一般应根据每个银行账号单独设立1本账。如果企业只有1个基本账户，则就设1本银行存款日记账。 　　现金日记账和银行存款日记账均应使用订本账。根据单位业务量大小可以选择购买100页的或200页的。 　　③总分类账 　　一般企业只设1本总分类账。外形使用订本账，根据单位业务量大小可以选择购买100页的或200页的。这1本总分类账包含企业所设置的全部账户的总括信息。 　　④明细分类账 　　明细分类账要使用活页的，所以不能直接买到现成的。存货类的明细账要用数量金额式的账页；收入、费用、成本类的明细账要用多栏式的账页；应交增值税的明细账单有账页；其他的基本全用三栏式账页。因此，我们要分别购买这4种账页，根据所需每种格式账页大概页数分别取部分出来，外加明细账封皮及经管人员一览表，再以鞋带系上即可。 　　当然，本数的多少依然是根据单位业务量等情况而不同。业务简单且很少的企业可以把所有的明细账户设在1本明细账上；业务多的企业可根据需要分别就资产、权益、损益类分3本明细账；也可单独就存货、往来各设1本……无固定情况，完全视企业管理需要来设。 　　另外，有些大公司固定资产明细账用卡片账。一般小公司都是和其他资产类合在一起。 　　3.选科目 　　可以参照会计准则应用指南中的会计科目，结合自己单位所属行业及企业管理需要，依次从资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类中选择出应设置的会计科目。 　　4.填制账簿内容 　　（1）封皮 　　（2）扉页，或使用登记表，明细账中称经管人员一览表 　　①单位或使用者名称，即会计主体名称，与公章内容一致。 　　②印鉴，即单位公章。 　　③使用账簿页数，在本年度结束（12月31日）据实填写。 　　④经管人员，盖相关人员个人名章。另外记账人员更换时，应在交接记录中填写交接人员姓名、经管及交出时间和监交人员职务、姓名。 　　⑤粘贴印花税票并划双横线，除实收资本、资本公积按万分之五贴花，其他账簿均按5元每本贴花。 　　另外，如果明细账分若干本的话，还需在经管人员一览表中填列账簿名称。 　　（3）总分类账的账户目录 　　总分类账外形采用订本式，印刷时已事先在每页的左上角或右上角印好页码。但由于所有账户均须在一本总账上体现，故应给每个账户预先留好页码。如“库存现金”用第1、2页，“银行存款”用第3、4、5、6页，根据单位具体情况设置。并要把科目名称及其页次填在账户目录中。 　　明细分类账由于采用活页式账页，在年底归档前可以增减账页，故不用非常严格的预留账页。 　　现金或银行存款日记账各自登记在一本上，故不存在预留账页的情况。 　　（4）账页（不存在期初余额） 　　现金和银行存款日记账不用对账页特别设置。 　　①总账账页 　　按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左上角或右上角的横线上，或直接加盖科目章。 　　②明细账账页 　　按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左（右）上角或中间的横线上，或直接加盖科目章，包括根据企业具体情况分别设置的明细科目名称。另外对于成本、收入、费用类明细账还需以多栏式分项目列示，如“管理费用”借方要分成：办公费、交通费、电话费、水电费、工资等项列示，具体的是按企业管理需要，即费用的项目列示，每个企业可以不相同。 　　另外，为了查找、登记方便，在设置明细账账页时，每一账户的第一张账页外侧粘贴口取纸，并各个账户错开粘贴。当然口取纸上也要写出会计科目名称。一般只写一级科目。另外，也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按红、蓝不同颜色区分开。 　　（二）企业成立第二年或以后年度，即年初建账 　　1.应该重新建账的 　　总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，即新的年度开始时都需要重新建账。 　　2.可以不重新建账的 　　有些明细账也可以继续使用，如财产物资明细账和债权、债务明细账等，由于材料等财产物资的品种、规格繁多，债权债务单位也较多，如果更换新账，重抄一遍的工作量相当大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次；固定资产卡片等卡片式账簿及各种备查账簿，也都可以跨年度连续使用。 　　3.重新建账的具体做法 　　（1）根据所需购买总账、两本日记账，设置明细账； 　　（2）填制账簿内容 　　①封皮 　　②扉页，或使用登记表，明细账中称经管人员一览表 　　③总分类账的账户目录 　　④账页 　　以上与企业刚成立一致，只是多一步登记期初余额。不必填制记账凭证，为了衔接，直接将上年该账户的余额，抄入新账户所开第一页的首行，也就是直接“过账”。 　　A）现金日记账和银行存款日记账 　　“日期”栏内，写上“1月1日”或空着； 　　“摘要”栏内写上“上年结转”或“期初余额”或“年初余额”字样； 　　将现金实有数或上年末银行存款账面数填在“余额”栏内。 　　B）非损益类总账和明细账 　　只是比日记账多一项余额方向的列示。即在余额列前要表明“借”或“贷”字