外企邮件抄送规则

外企电子邮件的游戏规则 2009年07月31日 15:38正睿科技【大 中 小】 【打印】 0位网友发评论 从国企到外企的“电邮冲击” 小王刚从国企跳到了外企，一进入外企，他发现外企大多数工作都是在电邮上展开的，甚至同事之间70%的交往是在电邮上进行的，经过两个月的工作，他总结了三条经验： 邮件多过公文 小王过去在国企，曾经当过领导的秘书，国企盛行的是文本公文，公文都要打成小四号字的仿宋体。而现在任职的外企除了合约以外，基本是无纸办公。绝大多数对领导的请示、汇报都通过电邮，与同事的沟通也都要写电邮。外企的电邮也有规范，邮件主体尽量不要出现汉字，汉字只能在附件中出现。邮件字体一般英文用Verdana，汉字用细等线简体。 汇报，口头不如电邮 在国企的时候，小王经常去处长的办公室口头汇报工作，而且谁去汇报得越频繁，谁就越被同事认为是领导的红人。可是现在到了外企，老板从来没有叫他去汇报工作。过了两周，小王还在纳闷，被老板叫去问话：“你怎么从来不用邮件向我和同事汇报工作进度和反馈执行情况？”这一问，小王才知道外企不流行口头汇报工作，他才意识到外企一天的工作量可能是国企的4-5倍，领导没有那么多时间面对面听取工作汇报，而且领导也更健忘，需要邮件提醒。 抄送还是不抄送 小王在国企的时候，通常是对外才会使用邮箱，邮箱里面一周能收到4-5封电邮；而他来外企之后，一天就能收到15-30封电邮。经常同事会把一些与小王无关的邮件抄送到小王的邮箱里面来，一开始，小王还会诧异同事是不是发错了。 有一天，同事终于忍不住问小王：“小王，你怎么从来不把你的邮件抄送给我们呀，我们都是快销组的呀！”小王原来以为一个客户既然由自己负责，就没必要事无巨细抄送其他同事，无故增加他人的邮件浏览量。而事实是，同一个团队的同事需要知道他在做什么，更需要知道客户在做什么，这样整个团队才能协同前进。于是，小王开始了向团队和老板抄送，过了一段时间，老板又找小王麻烦了，“你怎么什么鸡毛蒜皮都抄送给我呀？”经过了一个半月，小王才掌握到了邮件抄送的尺度。 外企电邮门道多 很难想象，外企的电邮系统如果瘫痪上几天，公司的运营和管理会出现为什么样的状况。据统计，80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件。70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件。30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务。 电邮与每个白领的职业发展关系也是如此紧密，不要把电邮简单地理解为一封信，应该把电邮理解成为一种最重要的职场沟通方式。别小看了电邮功能中的抄送、暗送、转发等功能，简单的几个词，里面大有玄机。 面对面抄送是为了明晰责任 非外企人士经常会嘲笑，外企白领写电邮写到痴迷的程度，无论大事小事都写电邮，即使面对面坐着也要写电邮。对此，外企白领Emily的答复是：如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。最近有同事不按规矩出牌，用即时通讯工具给Emily传重要公文，结果Emily漏掉了。现在Emily即时通讯工具签名上多了一条，“请不要通过QQ和MSN传文件！” 施压用抄送 相信大家看过宫廷剧，宫廷剧上大臣最喜欢说的是：“明儿个我参他一本，让他好看！”最先上奏折的是低级官员，然后双方阵营逐级往上添奏折，最后丞相和太师才露脸“互掐”。 职场的电邮世界也经常上演古老的宫廷剧，白领们也在跟帖上奏折“参”对方阵营一本。有的电邮被反复Reward(回复)，拖着长长的尾巴。逐条看下去，像是看一场没有硝烟的战争。记者曾经看一个邮件在短短30分钟，这封邮件被外企同事RE(回复)20次。原来是A部门的项目没有得到B部门的支持，给搞砸了，客户很生气，不仅不准备付款，而且不打算再与他们合作了。第一封电邮是客户发给A部门总监的，是一封拒绝付款的投诉信。但是，这封信却并没有被A部门的总监转发，而是由A部门的一个小小的项目经理“开球”，把邮件群发给了A部门4个小组的成员，希望大家找出责任人。然后小组成员接二连三地RE这个邮件，开始有A部门组员开始说B组坏话，还附上了证人与证词。后来，A部门总监写了一封悔过书并连同那封被RE(回复)了20次的电邮一并抄送给了大老板。从此B部门总监知道了A部门总监的威力，不敢再拆台。 邀功也用抄送 外企不流行口头汇报，发电邮是回报业绩的主要方式。这个场面在许多职场小说上都屡见不鲜，比如《米娅，快跑》上，David写了一个洋洋洒洒的Email，发给了包括亚太区甚至是美国总部在内的相关团队，狠狠地吹了一把。他甚至用了这样的语句：“请原谅我的这个邮件写得如此之长，因为我担心任何的一点删减都会影响到整个项目的辉煌。”不止是邀功，连自恋都溢于言表。 通常，相关被抄送人不能沉默，要表示祝贺。于是，大家真心实意地、虚情假意地都RE(回复)上Congratulations!(祝贺！)，邮件越滚越大，大家周而复始地玩这个模式化的游戏。 记着用秘密抄送 小雯在外企是公关专员，她有一次因为抄送方面的不太注意，被主管严厉批评。有一次很重要的公关活动，小雯将一份媒体统稿发给了8家媒体，而且8家媒体记者的邮箱都没有加密，记者之间都互相看得到。主管教训小雯她犯了两个错误：一个是针对不同的媒体，要写不同风格、题材和体裁的稿件，不能用通稿；另一个是，每个媒体都希望相关单位只请了他们这一家媒体，而发给他们的消息是独家消息。当一个记者看到一篇统稿被抄送给8个人时，他甚至连这篇文章都不想看了。 还有一次，小雯因为对主管没有秘密抄送也被批评，主管说：“给客户的邮件一定得抄送给我，这样我才能监控全局的工作。但是，你发给我的时候，一定要用密送功能。否则，在客户面前，我张口打哈哈装不知道就玩不转了。” Email也是聊天工具 Lucy某外企销售人员，她十分注意维护那些许久没有见面的客户关系。只要小雯看到什么幽默好玩的邮件，都会转发给她的朋友和客户们。这些邮件包括养生秘诀、笑话、一组趣味图片等。如果遇到有共鸣的话题，朋友们还会回复，这一回复，所有人都会接收到。大家持续回复下去，就变成了接龙，邮箱就变成了BBS。所以，客户对于Lucy的印象总是很深刻。不过，Lucy每次发这样的搞笑邮件都挖空了心思，需要到猫扑、大旗网这些地方搜罗好多资源。因为她知道，发搞笑邮件是有风险的。如果确实搞笑，就联络了感情；如果不搞笑，那么就是给客户发了一封垃圾邮件。 电邮的升级版 电邮每天上演这看不见硝烟的战争，随着战争升级，电邮系统也升级了。一些先进的系统除了常规的转发、抄送、暗送等功能，还增加了很多新型“尖端武器”，比如“不得抄送”、“不得暗送”这样的“防窃听”功能，“不得回复”、“阅毕自行删除”这样颇有心机的功能。设计者的服务实在太贴心了，作为每日与电邮打交道的白领，如果不好好玩转电邮，还真是有点对不住这些煞费苦心的工程师。 Email办公英文的弦外之音 当小嫩瓜们初入职场时，对“CC”、“F.Y.I.”这些邮件词汇一定是一头雾水。当小嫩瓜们搞清楚了“CC”是抄送，“F.Y.I.”是供参考的字面意思还不够，还要理解发件人采用这种发件方式的用意。职场中充满了“潜台词”，不读懂这些弦外之音，难免日后不被“潜规则”误伤。 1. CC CC是Carbon Copy的缩写，意思是抄送。对于抄送的邮件，表示发件人对抄送人的一种告知，抄送人是不用回复的。但是，这种告知是比较诡谲的，发件人往往真实的目的是要影响抄送人，而非主收件人。这表示发件人在“狐假虎威”、在“敲山震虎”，在用主收件人的压力去影响抄送人。潜台词：“XX，我已经告诉你了哦，做不做你看着办吧，反正大老板都已经知道了。而且，我已经没有什么责任了。” 2. F.I.Y. F.I.Y.是for your information的缩写，意思是供你参考。这句话下面通常紧跟的链接和附件。潜台词：“XX，这件事与你有关，随便看看吧，不用太上心。” 3. Highlight Highlight的意思是强调，在邮件中的特殊意思是有些事情你做起来很吃力了，可能搞不定。但是，作为下级，不好意思承认自己能力有问题完成不了任务，或是不敢责怪老板的不切实际以至于执行上有困难。潜台词：“这个事情我搞不定，老板，你要投入更多资源和关注了，而且可能需要修改。” 4. Unacceptable Unacceptable的意思是不可取。外企很注意形式上对人的尊重，因此在批评员工时用词也选择一些不激烈的词。这些词通常是表扬词汇(如acceptable)的否定形式。如果老板说“It is unacceptable!”，这就很严重了。潜台词：“你这么做太差劲了，让我太不满意了，再这样下去，我就不客气了！” 5. Great/Wonderful Great/Wonderful是一般性的夸奖。正如，广州人叫你“靓女”、“靓仔”不值得沾沾自喜一样，老外对你说“It’s great!”，“Wonderful!”，你也不必飘飘然。只要你工作不出差错，这句话就能经常在你邮件发送工作成果后老板的回复中看到。潜台词：“还可以吧，验收合格。” Email常用词汇 addressee 收件人 address 地址 subject 主题 attachment 附件 mailing list 邮件列表 inbox 收件箱 outbox 发件箱 spam 垃圾邮件 CC 抄送 BCC 密件抄送 to block senders 阻止发件人 to send an email 发邮件 to receive an email 收邮件 to forward an email 转发邮件 to copy somebody in 抄送给某人 文档已经阅读完毕，请返回上一页！