东莞国税普通发票管理系统使用说明

东莞国税普通发票管理系统使用说明 东莞国税普通发票管理系统使用说 明...................................................................................... - 1 - 一、系统介 绍...................................................................................................................... - 1 - 1、使用 本系统开具电脑版普通发票操作流程 ........................................................ - 1 - 2、使用 本系统采集和导出普通发票数据操作流程 ................................................ - 1 - 二、程 序的安装.................................................................................................................. - 2 - 三、开始使用发票管理程序.............................................................................................. - 2 - 1. 程序的启动.......................................................................................................... - 2 - 2. 第一次登陆系统.................................................................................................. - 2 - 3. 操作员设置.......................................................................................................... - 3 - 4. 纳 税人资料设置.................................................................................................. - 4 - 5. 用户 密码修改...................................................................................................... - 5 - 6. 发票代 码录入...................................................................................................... - 6 - 7. 发票代码 6 - 8. 小提修改...................................................................................................... - 示.................................................................................................................. - 7 - 四、购进 发票录入.............................................................................................................. - 7 - 1. 操 作说明.............................................................................................................. - 7 - 2. 小提 示.................................................................................................................. - 9 - 五、发票 9 - 1. 一数据录入.............................................................................................................. - 次录入............................................................................................................ - 10 - 2. 二次 录入............................................................................................................ - 11 - 3. 两次录 入对碰.................................................................................................... - 11 - 4. 小提 示............................................................................................................ - 12 - 六、发票数 据导入............................................................................................................ - 13 - 导入的 txt 文件说明.......................................................................................... - 14 - 七、发 票数据的导出........................................................................................................ - 14 - 1. 发票数据导出.................................................................................................... - 15 - 2. 导 出文件合并.................................................................................................... - 19 - 八、普 通发票电脑版开票模块........................................................................................ - 21 - 1. 开票打印............................................................................................................ - 21 - 2. 作 废.................................................................................................................... - 25 - 3. 打印 格式调整.................................................................................................... - 26 - 4. 商品代 码维护.................................................................................................... - 26 - 5. 客户代码 维护.................................................................................................... - 27 - 6. 设置常用开 票备注............................................................................................ - 27 - 九、查询统计模 块............................................................................................................ - 27 - 1. 查 询................................................................................................................ - 28 - 2. 统 计................................................................................................................ - 29 - 十、数据 库管理................................................................................................................ - 29 - 1. 初 始化数据........................................................................................................ - 30 - 2. 数据 库备份........................................................................................................ - 30 - 3. 数据库 还原........................................................................................................ - 31 - 十一、版本信息查看........................................................................................................ - 31 - 附录一:问题解答............................................................................................................ - 31 - 附录二:本系统的一般使用流程.................................................................................... - 35 - 东莞国税普通发票管理系统使用说明一、系统介绍 本普通发票管理系统为供纳税人使用的单机单企业版普通发票管理系统，提供了普通发票数据?既搿?既牒秃偷汲觯 缒园嫫胀ǚ?贝蛴。 胀ǚ?笔 莶檠 臣频裙δ堋?下面介绍本系统各种普通发票数据采集和导出的操作流程，具体的操作方法参考后面的各模块的操作说明。 1、 使用本系统开具电脑版普通发票操作流程 1)在“操作员设置”模块设置操作员和权限。 “纳税人资料设置”模块输入纳税人基本资料，或导入税务机关提供的 ID 文件。 2) 3 纳税人首次核定发票票种或更新发票代码，需要进入“发票代码录入”模块输入 发票代码。 4)从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。 、 、 5)可进入“客户代码维护”“商品代码维护”“设置常用开票备 顾客、商品、备注信息，可进入“打印格式调整”模块进行发票的打注”模块中录入 印格式的调整 (此步骤非必需，可根据实际情况录入代码和进行格式调整) 6)进入“电脑普通发票开票处理-〉开票打印”模块进行开票和打印。 7)进入发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。 2、 使用本系统采集和导出普通发票数据操作流程 1)在“操作员设置”模块设置操作员和权限。 “纳税人资料设置”模块输入纳税 ) 3 纳税人首次核定发票票种人基本资料，或导入税务机关提供的 ID 文件。 2 或更新发票代码，需要进入“发票代码录入”模块输入 发票代码。 4)进行普通发票数据的采集。发票数据的采集可分为下面几种方式: 采用在本系统中录入发票数据的方式进行采集， 此采集方式适用任何一种 普通发票数据的采集，采集步骤如下: a、 从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票 记录; b、 进入“发票数据录入”模块进行发票数据的“一次录入”和“二次录 入”; c、 进入“两次录入对碰”模块，进行两次录入对碰，修改对碰不符的录 入错误的数据。 采用导入数据的方式采集普通发票数据。 此采集方式使用于使用其他系统 开具或录入普通发票数据。 采集步骤如下: a、 进入“发票数据导入”模块，导入从其他系统中导出来的发票数据文 件(具体文件格式见附录说明); b、 进行发票数据检验; c、 保存导入的发票数据。 5)进入发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。二、程序的安装 双击“东莞国税普通发票管理系统V2.0安装程序.exe”进入安装界面 一直点击下一步，直至完成安装。注:程序的默认安装路径为:C:Program Files普通发票管理系统。 系统运行环境:windows98 或以上、Office Excel。 打印机类型:推荐使用平推式针式打印机，可以使用普通针式打印机。三、开始使用发票管理程序 1. 程序的启动 双击桌面的“普通发票管理系统”图标(图 3-1)，或者选择“开始-〉程序-〉东莞 国税普通发票管理系统-〉普通发票管理系统”启动程序。 (图 3-1) 2. 第一次登陆系统 使用用户名 sa，密码 123456 登陆(图 3-2)。 (图 3-2)3. 操作员设置 1) 操作员即用户。进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“操作员设置”进入操 。 作员管理界面(图 3-3) (图 3-3) 2) 操作员管理界面(图 3-4)所示: (图 3-4) 3) 修改用户信息:用鼠标选中需要修改的用户，点击“编辑”按钮，进入操作员 设置界面(图 3-5)。在此界面可修改用户的姓名和权限。权限的设置只需在需 要拥有的权限前打勾即可。修改好后按“保存”按钮进行保存。保存成 功后， 按“返回”按钮返回操作员管理界面。 (图 3-5) 4) 新增用户:在操作员管理界面(图 3-4)点击“新增”按钮，进入操作员设置 界面(图 3-6)，输入用户名、姓名、密码(需输入两次)，选择相应的权限后 按“保存”按钮进行保存。按“返回”按钮返回操作员管理界面。 (图 3-6) 5) 删除用户:在操作员管理界面(图 3-4)，选中需要删除的用户后点击“删除” 按钮进行删除。 6) 退出操作员管理界面:在操作员管理界面(图 3-4)点击“退出”按钮。 注:sa 用户不能删除。可以修改 sa 用户的密码。4. 纳税人资料设置 “纳税人资料设置”进入纳税人信息修 1) 进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉 改界面，如图 3-7 所示。纳税人信息修改界面如图 3-8 所示。 (图 3-7) 图 3-8 2) 从税务机关获得纳税人 ID 文件，获得 ID 文件后，在纳税人信息修改界面(图 3-8)点击“导入ID”按钮，在弹出来的文件选择对话框(图 3-9)选择你的 ID 文 件后按“打开”，系统会自动将纳税人的信息填入纳税人信息修改界面(图 3-8) ， 导入成功后，按“存盘”按钮进行存盘。按“返回”按钮返回系统主界面 (图 3-9) 3) 直接在图 3-8 的界面输入纳税人的各项 ” 按 按钮进行存盘。 “返 回”按钮返回系统主界面。注意，一定要信息后按“存盘 确认输入如的信息正确无误。纳税人编码 指 12 位码，如 190031151569。 4) 注意如果已经录入有发票信息，则进入此纳税人信息修改模块时会有“已录 入有发票数据，不能再修改纳税人编码和税务登记号～ ”的提示(图 3-10)但可以 重新导入 ID 文件，此时如要修改纳税人信息，则必须先进入“系统设置-〉数据库 管理-〉 详见 数据初始化会清空所有的数据。 “初 始初始化数据” 模块进行数据初始化， 化数据”模块的说明。 (图 3-10)5. 用户密码修改 修改当前使用者的密码。进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉“修改密码”进入修改密码界面(图 3-11)。输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。 (图 3-11) 6. 发票代码录入 进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉 (图 3-12) “发票代码录入” ，进入发票代码录入界面(图 3-13)。初始数据库中设置了一些常用的发票代码，如果录入的是这些常用代码，则系统会自动带出其发票套数和发票名称。输入发票代码、发票名称后按“存盘”按钮进行存盘。 (图 3-12) (图 3-13) 7. 发票代码修改 进入系统后，选择菜单“系统设置”-〉 (图 3-14) “发票代码修改” ，进入发票代码修改界面(图 3-15)。输入发票代码，按“查询”按钮进行查询，在窗口中会显示出需要修改票种的资料，在需要修改的地方进行修改，然后按“修改”按钮进行存盘。 (图 3-14) (图 3-15) 8. 小提示 通常使用 Tab 键或 Enter 键可以移动光标 由于 sa 用户权限较大，所以建议第一次使用 sa 用户登录后修改密码 纳税人资料设置中填入的资料(特别是纳税人编码)必须正确，否则不能正常开电 脑票或导出来的数据是错误的。 发票代码必须是 12 位，否则会有“发票代码不能多于或小于 12 位～”的提示(图 3-16)。 (图 3-16)四、购进发票录入 当从税务机关购买发票后，要首先到购进发票录入模块录入发票购买信息。 1. 操作说明 1) 点击菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面图 4-1。 (图 4-1) 2) 点击“新增”按钮后在上面的列中进行购进发票的录入(图 4-2)。购买日期默认为数据录入的当天，可修改。发票代码从下拉列表中选择，系统自动弹出相应的发票名称。录入发票的起止号码，系统自动计算出发票份数。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。提示保存成功后，系统会清空上面的录入。在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除刚刚新增加的行。 (图 4-2) 3) 如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点 击“查找” 点击 按钮。 “查找”按钮，弹出的窗口如图 4-3 所示: (图 4-3)如需按日期范围查找发票，请在“日期范围”前面的框上打勾;如需按发票代码查 找，请在“发票代码”前面的框上打勾。(可两者都选) 输入查找条件后，点击“检索”按钮。系统将会检索出符合条件的购买发票数据。 在查找之后，如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除” 按钮，最后再按“保存”按钮，保存此次的删除操作。(如果不按“保存”按钮，数据 将没有真正被删除)。注意，如果要删除的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票 号码，将不能被删除。 在查找之后，如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击“修 改”按钮，修改购买发票记录的窗口如图 4-4 所示: (图 4-4) 直接在要修改的地方修改数据，修改之后按“保存”按钮即可。注意，如果要修改 的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被修改。 2. 小提示 新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。 不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录 后再按保存按钮。五、发票数据录入 发票数据录入模块主要功能为录入发票数据(如果已用此系统的开票模块开票的电 脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据) 。为提高数据录入的准确性，系 统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。即发票数据需分别在 “一次录入” 模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入 中录错的数据并修改错误数据。发票数据录入模块的菜单如图 5-1 所示: (图 5-1)1. 一 -2 所示 (图 5-2)一次录入操作步骤 。 1) 从下次录入 一次录入的界面如图 5 拉列表中选择发票代码，系统自动弹出相应的发票名称(图 5-3) (图 5-3) 2) “发票号码起”的下拉列表中会自动带出最近两次录入的购进发票记录(图 5-4) “发票号码止”操作同“发票号码起” ，从列表中选择或者手工录入发票号码起; ， 录入后按旁边的“确定”按钮。如果提示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的 发票。 (图 5-4) 3) 按顺序录入每张发票的金额和日期。输入完一项记录后，敲入回车键，光标会 自动转到下一项(图 5-5)。 (图 5-5) 4) 输入的中途可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走， 亦可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。 5) 录入之后，按“清空”按钮将清空录入列表中的数据。 小提示 作废票，金额请输 0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如 作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。 在输入完一行记录之后按回车键，光标自动移到下一行时，日期会默认使用回 上一张发票的日期。2. 二次录入 二次录入的界面跟方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。3. 两次录入对碰 两次录入对碰模块的功能是将一次录入和二次录入的数据进行对碰，列出对碰 不相符的数据，检查数据后，将错误的数据修改过来，减少在发票数据录入中录错 数的情况。两次录入对碰模块的界面如图 5-6 所示。 图 5-6 对碰操作步骤 a、 点击“对碰”按钮。如无对碰不符记录，则提示.