企业建账指导

财务链（www.cwlink.cn）整理发布 企业建账指导 第一节 建账的前期准备 一、账簿及账页格式的选择 建账就是根据企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，购置所需要的账簿，然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿。无论何类企业，在建账时都要首先考虑以下问题： 　　第一，与企业相适应。企业规模与业务量是成正比的，规模大的企业，业务量大，分工也复杂，会计账簿需要的册数也多。企业规模小，业务量也小，有的企业，一个会计可以处理所有经济业务，设置账簿时就没有必要设许多账，所有的明细账可以合成一、两本就可以了。 　　第二，依据企业管理需要。建立账簿是为了满足企业管理需要，为管理提供有用的会计信息，所以在建账时以满足管理需要为前提，避免重复设账、记账。 　　第三，依据账务处理程序。企业业务量大小不同，所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处理程序，也就选择了账簿的设置，如果企业采用的是记账凭证账务处理程序，企业的总账就要根据记账凭证序时登记，你就要准备一本序时登记的总账。 　　不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的，总体讲要依企业规模、经济业务的繁简程度、会计人员多少，采用的核算形式及电子化程度来确定。但无论何种企业，都存在货币资金核算问题，现金和银行存款日记账都必须设置。另外还需设置相关的总账和明细账。所以，当一个企业刚成立时，你一定要去会计商店去购买这几种账簿和相关账页，需的是明细账有许多账页格式，你在选择时要选择好你所需要的格式的账页，如借贷余三栏式、多栏式、数量金额式等，然后根据明细账的多少选择你所需要的封面和装订明细账用的账钉或线。另外建账初始，必须要购置的还有记账凭证、记账凭证封面、记账凭证汇总表、记账凭证装订线、装订工具。为报表方便还应购买空白资产负债表、利润表(损益表)、现金流量表等相关会计报表。 二、账簿及账页格式的选择示例 （一）日记账账簿及账页格式的选择示例    进行日记账的设置工作，首先要确定其种类和数量。日记账在不同的会计核算组织形式下，其具体用途是不同的。如果日记账用作过账媒介(如通用日记账、日记总账核算组织形式)，则要求设置一个严密完整的序时账簿体系，包括企业的所有经济业务；如果日记账不用作过账媒介，则不必考虑其体系的完整性，只需设置某些特种日记账即可。通常设置的特种日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账，极少数企业还设置销货日记账和购货日记账。 　 现金日记账既可用作明细账，也可用于过账媒介。在现金收付业务较多的企业，也可分别设置现金收入日记账和现金支出日记账，它们只能是单栏式的日记账；现金日记账还可设置成三栏式的日记账(分别见表2-1、表2-2、表2-3)。除非企业现金收付业务特别繁多，一般情况下，只设置三栏式的现金日记账。 表2-1                现金收入日记账 借方科目：现金 第    页     年 凭 证 摘      要 贷方科目 金     额 月 日 字 号                                           表2-2                  现金支出日记账 贷方科目：现金                 第    页     年 凭 证 摘      要 借方科目 金     额 月 日 字 号                                           表2-3                现金日记账             第  页  年 凭证 摘 要 支票号 对方科目 借方金额 贷方金额 余  额 月 日 字 号                                                                         银行存款日记账是用来银行存款收付业务的特种日记账。其方法与现金日记账基本相同，但须将账簿名称分别改为“银行存款收入日记账”、“银行存款付出日记账”和“银行存款日记账”，并将前两种账页左上角的科目名称改为“银行存款”。而且一般应相应增加每笔存款收支业务所采用的结算方式一栏，以便分类提供数据和据以进行查对、汇总。一般企业也只设置三栏式的银行存款日记账。其基本格式可参照现金日记账，不另赘述。 （二）总账账簿及账页格式的选择示例 　　总账，又称总分类账，一般采用三栏式(见表2-4)，也可采用双栏式(见表2-5)，除此之外，还可结合各种形式的汇总，而采用多栏式(例如日记总账)。其中三栏式是普遍采用的基本格式；双栏式仅适用于期末没有余额的虚账户(收入、费用等暂记性、过渡性账户)。 表 2-4                      总分类账 账户名称：                                         第  页     年 凭 证 摘  要 借方金额 贷方金额 借或贷 余  额 月 日 字 号                                                       表2-5                  总分类账 账户名称：                                       第  页     年 凭 证 摘  要 借方金额 贷方金额 月 日 字 号                                           （三）明细账账簿及账页格式的选择示例 　　明细账的情况更为复杂，一般格式有收发存三栏式(见表2-6)、借贷余三栏式(见表2-7)、数量金额式(见表2-8)、多栏式。其中借贷余三拦式适用于一般账户的明细账；数量金额式适用于实物资产的明细账；收发存三栏式只记数量，不记金额，适用于实物资产的保管账；多栏式明细账则是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在账页上设置专栏，主要用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务，如采购、生产以及费用账户的明细账户，一般采用贷方多栏式，此外，本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税金──应交增值税”等科目，则需采用借贷双方均多栏式(见表2-9)的明细账。 表2-6                            实物保管账   品名：                                  存放地点：   规格：                                   计量单位：     年 凭 证 摘  要 收  入 发  出 结  存 月 日 字 号                                                 表2-7                          ××明细账 明细科目： 年 凭 证 摘要 借方金额 贷方金额 借或贷 余额 月 日 字 号                                                        表2-8 ××明细账 类    别   计量单位   品名规格   存放地点   编    号   储备定额    年 凭证 摘要 收  入 发  出 结  存 月 日 字 号           数量 单价 金额 数量 单位 金额 数量 单价 金额                                                         表2-9                应交增值税明细账     年     月 摘要 借  方 贷  方 借 或 贷 余额 月 日 字 号 合计 进项 税额 已交 税金 合计 销项 税额 出口 退税 进项税额 转出                                                                                                                                                                             （四）　备查账账簿及账页格式的选择示例　 其设计方式可以灵活机动，不拘一格。备查账簿的设计，主要包括下列情形： 1、所有权对不属于本企业，但由企业暂使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查账簿，如租入固定资产登记簿，受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等； 2、对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等； 3、对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，如经济执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。 备查账簿的设计参见表2-10、表2-11、表2-12 表2-10 应收票据查登记簿 种 类 号 数 出票日期 出 票 人 票面金额 到期 日期 利 率 付 款 人 承 兑 人 背 书 人 贴  现 收回 注销 备注 日期 贴现率 贴现额 日期 金额                                                                                                                                         表2-11          租入固定资产登记簿 资产名称 规格 合同号 租出单位 租入日期 租期 租金 使用地点 备注                                                       表2-12        委托加工材料登记簿 计量单位： 材料名称 规格 合同号 委托单位 接收数量 成品名称 消耗定额 预计成品量                                 接收日 加工日 完工日 完工量 交付日期 加工费用   备注                                    一个企业究竟应设计和使用何种账簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算形式以及记账的机械化程度等因素而定。但是为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计现金和银行存款日记账这种序时账簿，只是在多栏特种日记账核算形式下，要将现金和银行存款日记账都分割为专栏的收入日记账和支出日记账两本，至于分类账簿的设计，在采用记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式和科目汇总表核算形式以及多栏式日记账核算形式时，则应设计一本总分类账簿和多本明细分类账簿，而在采用日记总账核算形式时，则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总账账簿和必要的明细分类账簿。下表列示了不同情况下账簿的选择： 单位特点 应采用的核算形式 可设置的账簿体系 小规模企业(小规模纳税人) 记账凭证核算形式 日记总账核算形式 序时账同上；日记总账；固定资产、材料明细账。 大中型企业单位(一般纳税人) 科目汇总表核算形式，汇总记账凭证核算形式 序时账同上；固定资产、材料、应收(付)账款、其他应收应付款、长(短)期投资、实收资本、生产成本、费用等明细账；总账。(购货簿、销货簿)。 收付款业务多、转账业务少的大中型企业 多栏式日记账核算形式 四本多栏式日记账；明细分类账同上；总账。(购货簿、销货簿)。 收付款业务多、转账业务亦多的大中型企业 多栏式日记账兼汇总转账凭证核算形式 四本多栏式日记账；其他账簿同上。 大中型企业，但转账业务较少 科目汇总表兼转账日记账核算形式 序时账簿；必要的明细账、转账日记账；总账。 第二节 建 账 一、建账 新建单位和原有单位在年度开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设置应用账簿，即平常所说的“建账”。 建账的基本程序是：     第一步：按照需用的各种账簿的格式要求，预备各种账页，并将活页的账页用账夹装订成册。     第二步：在账簿的“启用表”上，写明单位名称、账簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期以及记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或会计主管人员在本年度调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确经济责任。     第三步：按照会计科目表的顺序、名称，在总账账页上建立总账账户；并根据总账账户明细核算的要求，在各个所属明细账户上建立二、三级……明细账户。原有单位在年度开始建立各级账户的同时，应将上年账户余额结转过来。     第四步：启用订本式账簿，应从第一页起到最后一页止顺序编定号码，不得跳页、缺号；使用活页式账簿，应按账户顺序编本户页次号码。各账户编列号码后，应填“账户目录”，将账户名称页次登入目录内，并粘贴索引纸(账户标签)，写明账户名称，以利检索。工业企业是指那些专门从事产品的制造、加工、生产的企业，所以也有人称工业企业为制造业。工业企业由于会计核算涉及内容多，又有成本归集与计算问题，所以工业企业建账是最复杂的、也是最具有代表意义的。  （一）     建账应遵循的基本原则：     1、依法原则。各单位必须按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿，不允许不建账、不允许在法定的会计账簿之外另外建账。     2、全面系统原则。设置的账簿要能全面、系统地反映企业的经济活动，为企业经营管理提供所需的会计核算资料，同时要符合各单位生产经营规模和经济业务的特点，使设置的账簿能够反映企业经济活动的全貌。     3、组织控制原则。设置的账簿要有利于账簿的组织、建账人员的分工，有利于加强岗位责任制和内部控制制度，有利于财产物资的管理，便于账实核对，以保证企业各项财产物资的安全完整和有效使用。     4、科学合理原则。建账应根据不同账簿的作用和特点，使账簿结构做到严密、科学，有关账簿之间要有统驭或平行制约的关系，以保证账簿资料的真实、正确和完整；账簿格式的设计及选择应力求简明、实用，以提高会计信息处理和利用的效率。 （二）日记账建账的原则     1、账页的格式一般采用三栏式。现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额三栏，并在借贷两栏中设有“对方科目”栏。如果收付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时也为了通过现金日记账和银行存款日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式账页。采用多栏式账页后如果会计科目较多，造成篇幅过大，还可以分设现金（银行存款）收入日记账和现金（银行存款）支出日记账。 　　2、账簿的外表形式必须采用订本式。现金和银行存款是企业流动性最强的资产，为保证账簿资料的安全、完整，财政部《会计基础工作》第五十七条规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账”。 （三）总账的建账原则 　　l、总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。总账具有分类汇总记录的特点，为确保账簿记录的正确性、完整性，提供会计要素的完整指标，企业应根据自身行业特点和经济业务的内容建立总账，其总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。 　　2、依据企业账务处理程序的需要选择总账格式。根据财政部《会计基础工作规范》的规定，总账的格式主要有三栏式、多栏式（日记总账）、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可依据本企业会计账务处理程序的需要自行选择总账的格式。 　　3、总账的外表形式一般应采用订本式账簿。为保护总账记录的安全完整，总账一般应采用订本式。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式. （四）　明细账的建账原则 　　1、明细科目的名称应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。会计制度对有些明细科目的名称做出了明确规定，有些只规定了设置的方法和原则，对于有明确规定的，企业在建账时应按照会计制度的规定设置明细科目的名称，对于没有明确规定的，建账时应按照会计制度规定的方法和原则，以及企业管理的需要设置明细科目。 　　2、根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。明细账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式，企业应根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。 　　3、明细账的外表形式一般采用活页式。明细账采用活页式账簿，主要是使用方便，便于账页的重新排列和记账人员的分工，但是活页账的账页容易散失和被随意抽换。因此，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管。 （五）备查账建账的原则 　1、备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。并不是每个企业都要设置备查账簿，而应根据管理的需要来确定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。 　　2、备查账的格式由企业自行确定。备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。 　　3、备查账的外表形式一般采用活页式。为使用方便备查账一般采用活页式账簿，与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。 二、建账示例 （一）现金日记账和银行存款日记账这两种账簿是企业必须具备的。会计人员在购买时，两种账本各购一本足矣。但企业开立了两个以上的银行存款账号，那么账本需要量，就要视企业具体情况确定了。如若使用完毕，再购入新账本也不为迟。 　　首先根据账簿的启用要求将扉页要求填制的内容填好，根据企业第一笔现金来源和银行存款来源登记入现金日记账和银行存款日记账。 　　例如企业采用根据收存款凭证登记现金日记账、银行存款日记账的方法，某投资人转入企业银行存款账中一笔钱，计10万元，你可根据银行转来的银行收款凭证做企业银行存款收款凭证： 　　借：银行存款 100 000 　　　　贷：实收资本 100 000 　　然后根据该收款凭证登银行存款日记账，如果企业需要有日常现金支出，会计人员开出现金支票提取现金2 000元，你根据现金支票存根联做银行存款的付款凭证： 　　借：现金 2 000 　　　　贷：银行存款 2 000 　　然后根据该付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。以后即可根据日常现金及银行存款业务逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账就可以了。 　　（二）总分类账 　　企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账(一般情况下是无需一个科目设一本总账的)。然后根据企业涉及到的业务和涉及到的会计科目设置总账。原则上讲，只要是企业涉及到的会计科目就要有相应的总账账簿(账页)与之对应。会计人员应估计每一种业务的业务量大小，将每一种业务用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页，在将总账分页使用时，假如总账账页从第一页到第十页登记现金业务，我们就会在目录中写清楚“现金……1～10”，并且在总账账页的第一页贴上口取纸， 口取纸上写清楚“现金”；第十一页到二十页为银行存款业务，我们就在目录中写清楚“银行存款……11～12”并且在总账账页的第十一页贴上写有“银行存款”的口取纸，依此类推，总账就建好了。 　　为了登记总账的方便，在总账账页分页使用时，最好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开，以便于登记。 　　企业通常要设置的总账业务往往会有“现金、银行存款、其他货币资金、短期投资、应收票据、应收账款、其他应收款、存货、待摊费用、长期投资、固定资产、累计折旧、无形资产、开办费、长期待摊费用、短期借款、应付票据、应付账款、其他应付款、应付工资、应付福利费、应交税金、其他应交款、应付利润、预提费用、长期借款、应付债券、长期应付款、实收资本(股本)、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、产品销售收入、产品销售成本、产品销售税金及附加、产品销售费用、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、以前年度损益调整、所得税”等。总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，可以根据科目汇总表登记，也可以根据汇总记账凭证进行登记。 　　因工业企业会计核算使用的会计账户较多，所以总账账簿的需要量可能会多一些，购买时需多购置几本，但也要根据业务量多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大，另外还要配合成本计算设置有关成本总账。有关存货账户有：原材料、在途材料、材料采购、委托加工材料、低值易耗品、包装物、自制半成品、产成品等。企业要根据账户设置相应的总账。 　　成本计算账户包括待摊费用、预提费用、辅助生产成本、废品损失、基本生产成本，企业也要根据成本计算账户设置相应的总账。 另外工业企业需设置的总账还有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、产品销售税金及附加。 　　（三）明细分类账 　　在企业里，明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息资料需要来设置的。需设置的明细账有短期投资(根据投资种类和对象设置)、应收账款(根据客户名称设置)、其他应收款(根据应收部门、个人、项目来设置)、待摊费用(根据费用种类设置)、长期投资(根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置)、固定资产(根据固定资产的类型设置，另外对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页)、短期借款(根据短期借款的种类或对象设置)、应付账款(根据应付账款对象设置)、其他应付款(根据应付的内容设置)、应付工资(根据应付部门设置)、应付福利费(根据福利费的构成内容设置)、应交税金(根据税金的种类设置)、产品销售费用、管理费用、财务费用(均按照费用的构成设置)。企业可根据自身的需要增减明细账的设置。日常根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的分类方法，各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。 　　在工业企业里还应根据上述增加的总账，增加相应的明细账。在采用材料按实际成本计价的企业，要设置在途材料或材料采购明细账，以便于核算不同来源的材料的实际成本。在材料按计划成本计价的企业，要设置材料采购明细账，并采用横线登记法，按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本，并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异；另外配合材料按计划成本计价，可以建立“材料成本差异”明细账，它是原材料备抵调整账户，同原材料相同，它的设置也是按材料的品种、规格设置，反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异，计算材料成本差异分配率。 　　为计算产品成本要设置基本生产成本明细账，也称产品成本明细分类账或产品成本计算单。根据企业选择的成本计算方法，可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账；辅助生产成本明绸账，用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产产品，辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置。预提费用、待摊费用明细账可根据预提和待摊的业务项目设置，如预提利息、职工教育经费、大修理费、待摊的租金、修理费、书报费等。制造费用明细账是所有工业企业都必须设置的，它根据制造费用核算内容如工资费、折旧贯、修理费、低值易耗品摊销费、劳保费等来设置。 　　损益类明细账有产品销售收入、产品销售成本、产品销售费用、管理费用、财务费用、营业外收入、营业外支出、投资收益等。产品销售收入与产品销售成本明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置，产品销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置，营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置，投资收益则根据投资的性质与投资的种类来设置。 　　（四）其他问题 　　因工业企业的成本计算比较复杂，所以在企业建账时，为了便于凭证的编制，要设计一些计算用表格，如：材料费用分配表、领料单、工资费用计算表、折旧费用分配表、废品损失计算表、辅助生产费用分配表、产品成本计算单等相关成本计算表格。 服务业也称为第三产业，泛指那些对外提供劳务服务的企业，因它提供的并非是产品商品，而是一种劳务服务，所以我们称之为服务企业。它包括交通运输业、建筑安装业、金融保险业、邮电通讯业、文化体育业、娱乐业、旅游服务业、仓储保管业、仓储租赁业、代理业、广告业等。虽然服务业服务项目很多，但由于在会计核算上，成本核算比较简单，所以账簿设置相对也较简单。 第 1 页 共 12 页