档案管理流程

一、存档内容 （一）各施工单位的各类文件的收集、整理、管理和归档，在规定时间内向综合管理部移交。 （二）公司承接各项的完整配套资料的收集、整理完备后，在规定的时间内向综合管理部移交。 （三）综合管理部负责各施工单位、各项工程移交的档案资料接收、分类、组卷、整理、编目、编号、立卷与管理。 （四）综合管理部负责对日常的发文、通报等文件进行编号、整理归档。 （五）综合管理部负责对公司员工的人事、社保、公积金等档案的管理、保存。 二、档案管理 （一）档案分类 公司档案分为日常行政档案、工程建设档案、人事档案、声像档案、文书档案五个门类。 其中，日常行政档案按时间、种类进行分类；工程建设档案按工程项目进行分类；人事档案每位员工进行分类；声像档案按照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘进行分类；文书档案按年度、编号、类型进行分类。 （二）档案的收集与归档 1、文件材料的归档，要确保档案的齐全、完整、准确。 2、各部门应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入工作职责之中。文件材料存档前应搞好分类、妥善保管。 3、归档的文件材料一般为原件，重要的或使用频繁的可以留存复印件，并根据需要适当增加归档份数。 4、综合管理部按照档案的不同门类、载体和不同的保管期限，分橱保管，以此自左向右，自上而下地排列，便于查找和提供利用。图纸以平放为宜。 5、各部门订购的各种专业书籍、报刊等资料应先到综合管理部备案，经领导批准后方可订购。订购后的资料须先交综合部登记、编号、入档。所需费用向财务部门报销时，事先要有综合部档案管理人员的签字。 6、综合部接收归档材料时，均需出具《资料归档回执单》给入档人。 （三）档案的借阅 1、本公司工作人员借阅档案资料时，须向档案管理人员说明用途，填写《档案资料借阅登记表》，借阅重要档案资料时须经公司领导批准。 2、外单位人员借阅档案资料时，须持单位介绍信，并写明查阅内容和用途，填写《档案资料借阅登记表》，经公司领导批准后方可提供。 3、借阅档案一般在档案室查阅，因特殊情况确需外借者，借阅期限规定如下： （1）一般资料期限不得超过3天。 （2）工程建设过程类的技术类资料不得超过5天。 （3）杂志、书籍等资料不得超过1个月。 超出借阅期限，如需继续利用，则重新办理借阅登记手续。 4、归还档案资料时，在借阅人监督下，经档案管理人员仔细检查没问题后，办理归还手续。 5、本公司借阅档案资料的人员，调离公司时，应将借阅的档案、资料在调离前3天内归还，并由综合部出具档案、资料归还清单，离职员工凭此清单方可办理调动手续。 6、如因工作需要急需使用借出的档案、资料时，综合部有权提前索回。 7、借阅的书籍、资料逾期不还或丢失者：书籍按书价的2-5倍赔偿，由综合管理部报财务部门备案，再由财务部门直接从当事人工资中扣除。