办公室主任

更多内容进入论坛（县域经济论坛） 1 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 欢迎分享，更多资料请见 县域经济论坛-县乡干部大本营 http://www.xyjjlt.net/bbs ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 张浩主编 光明日报出版社 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 欢迎分享，更多资料请见 县域经济论坛-县乡干部大本营 http://www.xyjjlt.net/bbs ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 县域经济论坛网友互助免费资料使用说明 1、档从网上载录，仅供本坛注册网友学习使用。请勿用作商业用途。 2、本坛原创作品，版权归网站作者和本坛共同所有，商业用途需作者同意。 3、其他文章和栏目见： 定制新闻： （专为市县、乡镇干部定制挑选的新闻） 政策法规 ： （关于市县党政、部委局的政策、法规、文件，查询，发布，共享） 工作探讨 ： （探讨市县、乡镇工作中的经验,教训,烦恼，互助） 人在仕途 ： （官场互助,点拨,升迁,关系处理,职场规划） 公文文秘 ： （同类公文，让你抄,免受案牍之苦，互帮互助，良性循环） 8 小时之外 ： （来到这儿就算下班了，连载县乡小说，智慧与幽默） 创先争优 ： （创先争优开张了，欢迎大家互通有无） 科学发展观 ： （学习科学发展观资料大全，大家来互助） 项目推荐 ： （欢迎免费发布招商项目喜，完成任务） 招商研究 ： 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搞好政务服务；努力完成所承担的各项工作任务；当好领导的参谋和助手。办公 室主任须具备较高的政治理论水平、一之化水平和综合能力，同时也须讲究严谨 的工作方法和工作作风、工作效率，引导疏通、调动各个方面的积极性和主动性， 出色准确地履行各项职责；完成上级交办的各项任务，搞好自己的权属工作。 一、办公室主任的职责 办公室主任的职责大致包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面的 职责。 ·承办职责 办公室主任的承办职责是指其对领导决策意见的贯彻、实施，承办各职能部 门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承 办的工作内容来看，大体有三个方向： 1．承办同级领导层的集体决策和领导同志个人交付办理的事项 领导决策有时是“统一研究，分头落实”．有时是机关行政首长个人决断， 作为本机关、本单位综合办事机构负责同志的办公室主任，对本级领导层的集体 决策和领导同志个人交办事项负有直接的承办责任。 2．承办上一级办公部门交办事项 上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情，办公室主任应主动 牵头承办．或督促所属工作人员从速办理。上一级办公机关及其负责人向下级办 公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外．还有诸如信息反馈、 来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办 理。 3．承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项 为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领 导同志汇报请求问题时，往往不需直接去找领导同志本人，而是先找办公室主任， 办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门 和下级机关转办的事项。 “承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、’‘催办”等。“主 办”即直接负责具体办理；“会办”即会同有关部门和单位联合办理；“转办”即 转由其有一关部门和负责人办理，“催办”即转由其有关部门和负责人办理，“催 办”作为“会办”、“转办”的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人 更多内容进入论坛（县域经济论坛） 6 员从速办理有关事项。无论是“主办”、“会办”，还有“转办”、“催办”，办公室 主任都应严肃认真，切不可敷衍搪塞，马马虎虎草率了事。认认真真，扎扎实实 地搞好白己的权属工作，是你当好一名办公室主任的前提。 ·参谋职责 办公室主任的参谋职责是指其在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽 的责仟。决策是领导者的基本职能，社会主义现代化建设的新形势，要求各级领 导干部努力实现决策民主化、科学化，这除对领导干部本身提出了更高、更严的 要求外；还需要各级办公室成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”，办公室主任 应当理所当然地成为“参谋长”，积极、主动地辅助领导决策，认真地履行自己 的职责。做到这一点既是领导决策民主化，科学化的迫切需要，又是新时期赋予 办公室主任工作的一项重要任务。 在办公室主任履行其参谋职责时，往往有其独特的便利和优势： 1．办公室主任和领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向 领导同志陈述自己的见解和主张。 2．办公空上任的 l 一作同领导层的工作同步运行 由于办公室的工作有着同其它部门明显不同的从属性等特点，领导层确定要 抓的工 作，也多是办公室主任要着力办好的事情，就是由于“这种“思维共振”， 使得办公室主任的工作能与领导同志的工作合拍，从而为办公室主任辅助领导同 志决策提供了便利。 3．一般来说办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上 为领导提供咨询服务，当好领导同志的“参谋”提供了便利条件，为领导分担了 上的烦恼。 为正确履行参谋职责，办公室主任要把调查式作中获得的大量的第一手资 料，进行综合，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里的从中理出完成 各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实 施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。 正确发挥办公室主任的参谋职责，应注意的要点： 1．领导，应当允许乃至鼓励自己的办公室主任在一定情况下同自己唱“对 台戏”。 办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”。 2 ．办公室主任应当做到领导决策前多参谋、领导决策后多反馈。 也就是说在领导决策前，办公室主任要通过调查研究，协助领导广泛收集同 决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的．可行性研究，经过加工和筛 选，为领导提供选择的方案；在领导决策过程中，办公室主任要通过调查研究， 收集和整理方方面面的意见的反应，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依 据，坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后，办公室主任要通过调查研究， 了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问 题，协助领导搞好跟踪反馈，根据变化的客观形势及时进行调整和充实，尽可能 保证决策意见顺利的贯彻落实。 在整个领导决策过程中，办公室主任的参谋职责都起着举足轻重的作用。从 对领导决策发挥作用的方向上看可以分为三仲类烈：一是“顺向”参谋，即紧随 领导决策的方向所进行的“辅助性参谋” ；二是“逆向参谋”，即当领导的决策 意图不符合实际时，所进行的“劝阻性参谋”；三是“侧向”参谋，即当领导集 中主要精力考虑某一方面工作时，为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。 更多内容进入论坛（县域经济论坛） 7 作为办公室土任，不但要深人了解自己所办角色的各项参谋职责，还须尽力地为 自己的领导发挥好事务中的参谋作用。 ·管理职责 办公室的管理职责是指办公室主任在对机关行政事务进行管理方面所应有 的职能和应尽的责任。根据国家有关和办公室工作的实践，办公室主任的管 理职责主要有文书管理和信息管理两个方面： 1．文书管理 一般来说，办公室内部均设有秘书处（科）、资料处（科）、机要室、文印室、 收发室等，分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。办公室主任对文书工作 的管理，主要体现在参照各级党政机关制定的机关公文处理办法，结合本机关的 具体情况，建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保 公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、 积压、贻误工作。文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要 手段之一：党政机关的公文工作，是指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要 进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环 节所构成的整个运转流程。办公室主任作为机关的综合办事机构的负责同志，应 当承担文书工作的主要任务。 2.信息管理 办公室主任靠通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策来实现辅佐领 导决策，发挥参谋的职能。严格地说，党政机关的信息工作也属文书工作范畴， 但鉴于它是各级办公室的一项“新兴事业”而且十分重要，需要办公室主任予以 特别重视。所以有必要单独列为办公室主任管理职能中的一项。 ·领导指挥职责 领导者的日常指挥，大体可以分为两种状态，即执行性指挥和应变性指挥。 1．执行性指挥，也可以叫做调度性指挥。这种指挥是在目标既定，方案现 成的情况下，主要解决贯彻落实的问题。领导者在履行这种指挥时，应当思考的 重点是怎么干，什么时间干？成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必 须注意把握住两点，一是人、财、物各种力量的调配、组合，要科学、合理，力 求达到投入少，收效大的目的；二是行动时机的抉择，要顺乎时势，挑选最佳时 刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有利条件。比如一个军事指挥员 指挥一场运动战，就有一个捕捉作战时机的问题。不是抓住敌人的薄弱环节时， 不战；不是占据有利的地形条件时，也不战；倘若自己的优势兵力尚未集结起来 时，还是不战。总之，一个高明的指挥员决不打无准备无把握的仗，战则必胜， 攻则必克。 2．应变性指挥，这是在领导活动过程中遇到了新情况，或者出现了不测事 件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，首 先要考虑的是继续干还是不干，是按原计划干下去还是改变计划再干或者根本不 干。取胜的决窍在于审时度势和机动灵活。要保证指挥得当，紧要之处在于： ① 知己知彼，百战不殆。随机指挥必须搞清变化了的情况，只有对情况了如指掌， 才能依据客观情势和自己的力量正确地决定行止。可行则行，不可行则止。如果 客观困难很大，自己力量不足，勉强地去干力不胜任的事情，就难以取得成功； ② 因势利导，夺取胜利。 统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最主要的条件。 ·协调职责 更多内容进入论坛（县域经济论坛） 8 领导机关的决策、指令、指示要通过办公部门向各专业主管部门、职能部门、 、下级机关以及全社会传递。机关所属各部门和其它方面反馈回来的信 息经过综合汇集到办公部门，办公部门对反回来的信息进行综合、分析、筛选后， 供领导决策时参考；各级党政、企事业单位办事机构的负责同志的办公室主任， 均应在承上启下、协调各方面的工作中起到积极重要的作用。 办公室主任全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协 调等多方面的工作。纵向协调，就是致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下 情上达，上下紧密配合，步调一致的协调工作。办公室主任在这方面的职责主要 体现在：当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认 真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行；当下级对上级的某一决定、指示不理 解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指 示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以“上达”， 以利于上下沟通，步调一致；当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量 去调研，认真总结经验，及时予以推广，“以点带面”, 当下级某一单位某项工 作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，“以面促点”, “以 面带点”，使之尽快赶上前进步伐；横向协调，即致力“左邻右舍”、同级各业务 部门之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般要先报送办公室 主任修改、审阅，进行协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从； 业务部门的一些重要工作部署、安排，如召开请领导同志参加的会议、开展由领 导同志“挂帅”的突击性、临时性 工作任务等，一般也须经办公室主任统筹平 衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导同志“超负荷”现象的发生；当 各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时．办公室主任更应 充分发挥其协调职责，对过去已有明文政策规定的事项，要维护政策的严肃性， 督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实；对过去尚无明文规定 的，要在认真听取各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接关系，并向 领导提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统一到总政策上 来；内部协调，即以办公室内部的人员、工作为对象，使之融洽、和谐地协调工 作。办公室主任要着力于室领导班子成员和室内各单位（处、室、科、组等）之 间关系的协调。在室领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分 层次管理的原则，根据其特长，让副职负责某方面或几方面的工作，以充分发挥 领导班子的整体效能。 二、办公室主任的职位地位 从不同角度来看，办公室主任的职务地位也往往有所不同。首先从其作为同 级领导层的一员看，办公室主任在同级领导层中的地位集中地体现在办公室主任 在同级领导层中的任职情况。目前各地、各级党政机关的办公室主任在同级领导 层中的任职情况不尽相同。在党政机关有些系统，有的办公室主任（正职）担任 同级党委的常务委员或委员，可以列席同级党委的常委或委员会议。 办公室主任在同级领导层中的地位，具体体现在以下两个方面： 1．从领导者的决策职能看，他处在“辅助者”的地位。决策，是各级领导 者的基本职能，而决策的全过程一般都与办公室主任密切相关；决策选题，主要 领导往往要预先与办公室主任通气、相商；决策论证，办公室主任要负责组织一 些调查研究，汇集信息，为领导决策提供参考依据；决策实施，往往需要办公室 更多内容进入论坛（县域经济论坛） 9 主任向有关部门传达，并给有关部门以帮助， 同时，在决策实施过程中，办公 室主任要及时掌握并向领导反映进展倩况，以利领导者进行指导、控制；从决策 的执行情况看，办公室主任处于“承办者”的地位。 2．从办公室主任在本办公室中的地位看，办公室主任在本办公室中处于领 导位置，他是办公室日常工作的主持者、组织者和指挥者。 3．从办公室主任在同级各职能部门中的地位看，办公室作为级党政机关的 综合办事机构和枢纽机构，与各职能部门有经常性的联系。这种联系通常在办公 室主任与各职能部门的负责同志之间进行。办公室主任在与同级各职能部门的关 系中，占有特殊的地位。在职能部门与领导机关的联系上，办公室主任处于承上 启下的“中介”地位，领导机关要了解各业务部门的工作情况，向职能部门发指 示、提要求；职能部门向领导机关请示问题、汇报工作，往往都需要办公室及其 主任予以“中转”。办公室主任一方面要组织力量把领导的决策、指令下达到各 职能部门和基层群众，另一方面又要把大量的情报、信息上报给领导，确保上下 左右之间的联系畅通无阻。在承上启下过程中，办公室主任起着“总调度”和“中 转者”的作用。在各职能部门相互之间的联系上，办公室主任处于协调各方的重 要地位。 三、办公室主任的作用 ·办公室主任的沟通协调作用 这里说的协调，是指通过协商、调解，使领导者或秘书机构人员的活动不发 生或少发生矛盾现象和重复现象，如发生矛盾和间题时亦能及时协调解决，使整 个组织系统和有关人员能密切配合，同心协力完成组织目标。沟通协调在领导工 作中占有不可忽视的地位。由 J 几办公室主任正处在组织系统的中枢部位，因 而决定了他必然具有沟通协调作用。现代管理 l 二作中，这种沟通协调及其作 用主要体现在以下几个方面： 1．对领导者之问的沟通协调 在决策方案制定出来之前，领导班子中的每个成员对同一方案的意见不可能 完全一致，有时还可能是相差甚远。办公室主任在领导决策之前应及时沟通情况， 尽量避免领导成员之间由于互不通气而带来的各种问题。如果在决策作出之前， 了解到领导成员对同一决策看法不同或意见分歧较大时，办公室主任就应很好地 发挥其中介作用，沟通信息，并尽可能地做些解释工作，或者将情况向主要领导 汇报，建议推迟决策时间，待领导成员意见一致或基本一致时再拍板定夺。 2．同秘书机构和人员的沟通协调 领导与秘书机构和人员之间，并不总是直接接触。在很多情况下，办公室主 任正是沟通协调领导与秘书机构和人员的桥梁 。 3．同上下内外、左右部门的沟通协调 办公部门处于承上启下，联系内外，沟通左右的位置，具有十分有利的条件， 为办公部门承担协调工作提供了方便条件，决定了它必须而且可能从全局出发处 理问题，协调各方面的关系。 ·办公室主任的参谋助手作用 办公室的第二作用为参谋助一手作用：、办公室主任的参谋助手作用体现在 领导「作的各个方面和领导决策的各个环节中，参谋作用要表现在以下几方面： 1．协助领导制定好，安排好工作布局 更多内容进入论坛（县域经济论坛） 10 在我国党政管理机关的工作计划和工作布局，是整个管理工作的总体部署， 具有全局性和指导意见。各业务部门的工作计划和工作布局，必须与总体计划、 总体布局相一致。 2．协助领导作出决策 领导决策是领导工作的核心内容。为使领导决策科学化，办公室主任应根据 领导决策的需要，组织有关人员调查了解各种实际情况，收集有关信息资料，汇 总综合各种数据，为领导决策做好各项准备工作。 3．为领导提供和加工信息时，把好文件筛选关和质量关 在这信息时代的今天，办公室卞任必须根据领导工作的需要，对信息进行筛 选、浓缩，既让领导得到需要了解的信息，又不致因为信息过量而造成负担，超 领导负荷影响领导同志考虑、指挥大事和要事。与此同时，对需呈送领导批示的 文件，办公室主任还应组织人员认真研究，向领导提参考性的处理意见，最好提 出两种以上的意见供领导选择。在文件审核过程中，对部门意见不一致的内容， 办公室主任要在做好协调工作的基础上，提出供领导参考的处理意见和方案。提 处理意见和方案时，最好是提两个或两个以上，并逐个分析利弊，供领导参考、 选择。 ·办公室主任的信息咨询作用 在信息化的今天，现代化管理已成了办公室管理中的一项主体管理。现代化 管理是一项十分复杂的系统工程。 对现代化大生产的领导和管理，仅靠少数领导人自己的聪明、才智和经验来 调节、控制、处理问题，是不能适应的。必须借助准确、及时、全面地反映客观 事物变化的信息资料，才能使决策科学化，进一步使领导和管理工作同社会化大 生产的需要相适应，以期达到既定日标，办公宝主任的信息咨询作用主要体现在 下列三个方面： 1．通过信息传递，使下情上达、上情下达，为密切党群关系起桥梁作用 2．通过信息咨询，能够帮助领导及时发现问题，并为这些问题的解决提供 可以借鉴的参考方案 3．通过信息沟通，情况交流，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对领导 部署工作起启迪作用 四、办公室主任的工作任务 办公室主任的工作任务繁多，但其基本的任务可以概括为：主持办公室的全 面工作，组织本室工作人员努力完成所承担的各项工作任务，协调方方面面的联 系，当好领导的参谋和助手。具体说来，主要有： 1．协助领导协调部门之间的意见分歧和工作矛盾，提出相应的解决办法和 备选方案。 2．协助领导了解综合情况，了解和掌握党和国家的方针政策和国家法律、 法规及贯彻执行情况，推进工作。 3．协助领导处理人民群众来信来访工作。 4．经常组织和参与调查研究，抓好信息工作，向领导传递和反馈各方面的 信息，为领导决策和指导工作提供可靠的依据，协助领导提高决策的民主化、科 学化水平。 5．协助领导做好机关机要工作和保密工作。 更多内容进入论坛（县域经济论坛） 11 6．主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促决议的执行 等事项）。 7．完成领导交办的各项任务。 8．协助领导搞好各方面的工作联系。 更多内容进入论坛（县域经济论坛） 12 最后整理制作日期：2011 年 4 月 6 日 本资料由网络资源收集整理而成。请勿手于商用。 如果喜欢，请购买支持购买纸制书籍。 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 欢迎分享，更多资料请见 县域经济论坛-县乡干部大本营 http://www.xyjjlt.net/bbs ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 县域经济论坛网友互助免费资料使用说明 1、档从网上载录，仅供本坛注册网友学习使用。请勿用作商业用途。 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