对外贸易新手注意事项

1.[报关品名和海关编码]： 很多时候，新手是国际贸易专业出身，也学过单证的课程，于是总认为自己对这个问题很早就会操作了。更有新手认为，品名和海关编码都是自己定的，没有什么问题。2005年，公司的业务助理未征求主管意见擅自填写海关编码，导致人民币6000多退税金额损失。     很多新人不知道为什么对报关品名有要求，最主要的原因是因为报关的品名必须与能开具的增值税发票中的品名要保持一致，对新手操作的单子，经常要与工厂商量更改发票名称的事情，为此不知道要无故花费很多的时间和精力。 2.[数字错误]： 在实际操作中，报关金额与交单的INVOICE金额时常会有所出入，这点相信大家都明白。新手在这点上如果没有概念，也情有可原，但是如果在制作单据的时候没有征求主管的意见，那么就是你的错误了。     然而，在我的操作过程居然发生过非常低级的错误——我的助理将报关发票金额中的小数点往后多移了一位，即原先1.2万美金变成了12万美金，这将足足多用去我10万多的外汇额度。 3.[忽略退税日期]： 目前的政策是出口之日起90天内办理退税手续。但是，实际操作中，很多货代会在2个月之后也无法把核销单和报关单退回公司。通常情况下，我们按照退单的品名指令工厂开票。记得有一次，货代在出口80天的时候才将单据退还我司，我们收到的时候已经是9月31日，第二天就是国庆节了。最麻烦的是，工厂说月底的票已经开完了，只能等月初过了国庆节！庆幸的是，刚好因为国庆节，退税局的办理时间延后。：一个字“悬”！时间只有差了1天。 4.[形式发票错误]：     由于和工厂关系紧密，此外，以工厂的名义更容易取得客人的信任。时常我们的业务员会以工厂的名字对外洽谈业务接单，期间，有一次业务员在开形式发票的时候，公司的抬头使用了工厂的名义，而在形票的银行信息中填写了自己公司（外贸公司）的帐号和姓名。事情的发展是，客人在他们的信用证中的受益人却是工厂的名字，帐号却是外贸公司的。结果，工厂货完成了，却迟迟不能发出，因为我们只能要求客人进行改证，耽搁了双方许多时间进行沟通和解释。同时，恰巧美国对该国进行制裁，客人只能从其他银行重新开证和更改受益人。     如果业务员在制作单证的时候，保持内容的一致性，那么绝对可以防止客人开错名称的意外发生，也给双方的交易带来许多便利，最主要的节约了时间成本。 5.[订舱错误]:     助手在安排出运货物订舱时，时常会忽略该订单是否需要转船、是否直航，甚至会出现错误的船公司。具体的案例：某意大利客人的指定船公司是BLUE ANCHOR的船，下单后客人也把该船公司的联系方式以及提单的复印件传给我们。当我们电话联系是，被告知这个电话原来是长荣的，现在搬迁了。因为助手不知道客人指定的船公司的中文，于是把长荣[EVERGREEN]就默认为我们需要的船公司，因为，或许他也就知道长荣这一家船公司。可是，事情发展总是那么的巧合！意大利客人居然和长荣也有约号，于是，以后订舱安排货运的一切事情都变得非常合乎常理。这个错误，一直到给客人确认提单时才发现！随后的一系列麻烦和补救措施就不在此赘述了。 总结：知之为知之，不知为不知，千万不要不懂装懂，马虎应付外贸的任何一个环节！ 6.[下单错误]： 这个错误是新手和老手均会发生的错误。这样的错误，让人痛心疾首、懊恼不已！     业务员将客人的下单文件与我讨论，因为其不是很明白客人的装箱要求。由于美国客人所写的，是非常典型的美国人逻辑思维方式，新手看不懂也属于正常。于是，我们就搞了一个头脑风暴，全体彻底讨论这个CASE。事后，我想应该没有问题了。可是，事情总是给我们太多的意外！客人收到货物后，非常伤心——认为我们工厂伤害了他！起初收到他的投诉，我们还是以为他们是挑剔。后来，仔细一查，才发现，原来给工厂的定单中，她居然把混装的要求，写成了“不要混装”！这么好的客人，估计再也没有办法挽回了！     总结：思路混淆，粗心大意，造成的代价是血的代价！ 7.[财务概念不清]： 新手时常会犯“糊涂”，尤其面对财务问题的时候。其一，帐目不清。有业务员居然将货款多支付8000元给工厂，要知道总货款方才32000元，虽然该定单持续的周期为2个月；其二，该出口后，居然报关的时候又少报美元金额（因为客人一部分是TT，一部分是LC），从而导致开票的金额与公司银行的汇款金额不相符。那么，不开票的部分必须于私人帐户支付，如此，就又涉及到工厂不开票应退的税款问题。     原本简单的单子，在新手的操作下，就变得如此的五彩缤纷，麻烦不断！总结：粗心大意，对财务的基础概念严重不明。 8.[措辞模糊]：     新手总以为自己把问题说明清楚了，而事实是，工厂根本就没有明白你的意思。有业务员接到了澳大利亚的赠品订单，量小，30000个促销用的无纺布袋。业务员下单后，在合同附件中写到“将袋子折好入箱”——这个却为20天后的交货埋下了严重隐患，因为，她根本没有与工厂说明如何折好！或许她也真的口头与工厂提及过包装的方式，但是，这样模糊的措辞最终给双方带来了不尽的麻烦。而恰恰，客人要求的这种折法要花费许多的人力和时间，这直接导致了产品成本的上升和交货期的延误。双方也为此包装的说话，各执一词。   总结：模糊表达，词不达意，未形成严谨和认真的做事风格。 9.[盲从没有主见]：     新手做事，一般都会缺失自己的主见和思路。无论是与工厂交往，还是与客户谈盘，都会不由自主的跟随对方的思路去走，我们亦可以称之为“人云亦云”。     这个问题的存在，是任何新手无法避免，也必须经历的阶段。刚入门的时候，当然是什么都不懂了，也只能做一个传译者或者传话筒了——将客人的要求，不折不扣的告诉工厂，或者就是将工厂的回复一字一句的答复给客人。这个问题是客观的，因为任何人的初期阶段都是门外汉，无法产生自己的理解和见解。为此，处在这个阶段的新手，一定要时刻反省自己遇到的任何事情，或者是领导交付的任何工作；同时，一定要留意同事们是如何处理一些询盘。     加以时日，我们就必须根据自我的一种判断和思路，去与客人或者工厂交涉，讨论一些条款、质量要求等等。哪怕是一个电话，一个传真，首先一定要提醒自己“我要达到什么目的？”、“我的要求是什么”？、“我的底线是什么？”……有这样的心理准备，就不会被别人牵着鼻子走路了。 1. 如果你从没做过外贸，三个月内没有单子是很正常的事，不要灰心，要坚持下去． 2.不要对你的老板抱怨公司的劣势，如果还不想换工作，就尽量把困难踩在脚下． 3.不要说你的同事没有一个把你当朋友，反过来想想你把他们当朋友没？ 4.如果可以，尽量不要QQ，很浪费时间，MSN更能交流有效信息． 5.在网上找客户的时候尽可能多用几个搜索引擎. 6.一定要学会如何掌握追踪不同客户的迟度,一般您发了邮件与客户后,跟着去个问候电话,这样客户有可能会重点看下你的寻盘,增加几率 7.你在网上找到的客户或发过邮件、打过电话的客户，一定要有详细的记录，以备下次再联糸． 8.上网看新闻最好在午饭前，五分钟就可以，尽量看英文网站. 9.在办公室看到的每一个同事，保持春风满面，这样会感染更多人的工作情绪． 10.下班回家后，不要再谈或者想工作的事,生意绝不是你的全部，和你的家人多沟通。 11.和你认识的或即将认识的外贸战友分享此贴，以便扩大自己的圈子，人性最大的弱点就是自私，克服它，你就会成为强者 Q1：发到国外的EMAIL，客户收不到，为什么？怎么办？ A： 由于国内邮件服务器垃圾泛滥，很多邮件直接被国外的anti-spam过滤，所以，国外客户收不到。反之，国内的邮箱，也经常BLOCK国外的邮件。所以，建议如下： * 首先注意你们邮件质量，有目的的发送邮件。发送一封有质量的邮件好于发送100封垃圾邮件。 * 发邮件请尽可能使用自己公司的企业邮箱。不要使用一些国内免费邮箱，如：163，sina, 263等，发送完后，请在48小内，给你去邮件的公司打电话TRACING。这一步很重要，学过营销的就知道了，我在这里就不多解释了。 * 将对方的邮箱域名，加入到自己公司邮件的安全列表，以免对方的回邮被BLOCK。 Q2：国外展会有用吗？要不要参加国外展会？参加什么样的展会？ A： 是肯定的。展会是最直接，最有用的。不过，参加展会对国内公司来说，唯一的问题就是费用。一般来说，参加国外展会，费用不菲，最重要的是，第一次参展商，得到的展台都是比较差的角落展台。所以，如果企业没有到上千万的收入，就不用考虑参展了。每个行业每年都有行业性的年展，选择大规模的专业展会的效果比较好。如何参展，各国大型展厅网上都有公告，一般公示期为8个月。 Q3：关于离岸公司。要不要办？好处？如何办？ A： 单纯的离岸公司是没有任何意义的。要办离岸公司基本可以参见以下几个要点，如果你都附合了，你再考虑办离岸公司： * 你的收入至少在500W以上，无论是SOHO还是公司。 * 你有专业的涉外财务知识和所办公司所属地的法律知识，或者你公司有专业的人员。（有些海外注册公司的广告并不可靠！） * 你有出口商品和外汇需求 * 你有可靠的国内公司或者挂靠的公司配合操作 记住一点，不管外国公司法是如何的，在中国的法律框架下，外国公司在中国，如没有开设子公司，是没有实体经营权的，“办事处”也是没有经营权的！要想开离岸公司，第一个要找的是法律顾问，和会计师事务所，而不是离岸公司注册咨询公司！ 这里我再加一点，按目前的情况看，越来越没有必要去注册离岸公司。离岸公司的本质是融资和投资工具，避税只是其中一个功能而已。不要本未倒置。并且，一定不要把老外当傻瓜，他们到中国采购为的是要绕开代理/层层盘剥，他们必然知道香港没工厂，其它的我就不多说了，要注册的人思考清楚！最后，再提醒一点，请遵纪守法，在你没有掌握确切的财务税务知识，为了你自己的安全，请不要听信代理公司的一面之辞。 Q4：要不要收样品费？邮寄费？ A： 取决于自己公司实力和对方公司实力。自己公司如果财大气粗的，样品费就当广告费了。所以，应该花的就花吧。也给对方一个良好的大企业的印象。如果自己公司经济情况并不理想，看对方公司的情况，欧洲一般来说，中小企业是愿意出样品费和提供到付帐号的。所以，大胆向客户提出。如果对方公司是大企业的，反而不会出样品费。所以，了解对方公司后，有时候，咬咬牙，也就出了吧。因为他们一个单子可能够你吃一年的。 Q5：对方询价后，长时间没有回复，我要不要打电话？要不要写信？要不要传真？ A： 从营销角来说，你永远都要主动。但是，什么是“营销艺术”？就是把这件不讨好的事情做得漂亮。所以，把握几个关键点： * 不要频率过高的EMAIL和电话。时间为10天左右为宜。 * 客户如果准备好了，他们自然会联系你的，所以，不要直接追问产品订单，而是问对产品有没有需要改进的地方。 * 每隔一段时间，发送新的产品目录和自己公司的动向。 * 请和对方中层以上的人员“保持联系”。 Q6：外商来了，要做什么准备？ A：外商来了，不用特意准备什么。当成中国客户就是了。注意一些要点： * 请将厂房整理干净。把客户要看的东西，准备好。 * 守时。 * 准备好谈判的资料和谈判的底线。 * 安排好日程，不要铺张浪费。 * 准备好一个好的翻译和一个好的技术人员。 Q7：关于认证如CE等，要不要做？ A：对于欧洲市场，最重要的服务和质量。所以，你的态度能体现你的公司的服务，认证可以体现你公司产品的质量。欧洲公司没办法很快体会到你的服务，却可以通过认证体系，知道你产品的质量是如何的。所以，应该有的证书，既然你是打算做欧洲市场的，都去准备好吧。不要等客户跟你提。如果你没有的话，不要做假。坦白和客户说，商量可行性解决。 在这里再强调一点：一定要提高服务意识！1996年, IBM重心的转变:由产品转向服务.服务所得占年收入一半以上,并逐年提高.从亏损走向高利润；2002年, IBM的口号: Application On Demand(按需应用) IBM重金收购一著名的管理咨询服务公司；2003年, Microsoft提出软件的最后目标: 不卖产品,只卖服务…………我就不多说了。 Q8：关于B2B，阿里巴巴，黄页等资源如何利用？有没有用？ A： 不能说没用，但是作用有限。在做B2B或者任何电子商务平台的时候，请不要舍本求未，花点时间，花点钱在自己公司的网站上。做一个像像样样的公司英文平台出来。记往欧洲网站的平台标准：W3C，Accessibility AA，Usability。中国企业及格的英文站点没有超过3%。这里要提到的一点是，请所有的公司或个人花点钱请一个外国人或者专业的网站本地化公司读一下你的英文站点！这种服务叫“proof reading”。你不希望一个中国人也看不懂，外国人也看不懂的站点作为你公司的形象吧。在我们笑话外国人说中文的时候，我们的英文表达已经给别人嘲笑了几十年了。在解决了自己的企业平台后，再去注册B2B。至于黄页，基本不用考虑了。 Q9： XXXXX产品在XX国家，XX地区，市场好不好？ A：这种问题，每一周都有人提出来。任何产品，只要有是有人的地方，就有需求，差别是，你是想把玩具卖给地毯厂，还是想把窗帘卖给汽车厂？给你自己产品定个位，找到目标客户和区域，都会有你的市场。   Q10：关于欧洲各地区信誉问题： A：欧洲客户，或者说西欧和北欧客户的信誉都相当好。但是，每个国家都有骗子，哪怕1%给你撞上了，你就是100%。所以，把握好合同，看了信用证，找一个好的律师，可以让你安稳很多。普遍意义上来说，请小心土耳其，比利时和意大利客户。在欧洲范围内，他们的名声相对比较差。 Q11: 邀请函如何写? A: 请查看论坛上方"热门搜索:邀请函|B2B|信用证|出口退税" Q12: 一些相关的资料在哪里提供: A: 首先,不提倡使用模板。模板不具有鲜明的个性和特色。花点时间做自己的东西，永远比模板来得实在，得分当然高——特别对于 Email，一定不要使用网上流传的模板！不说别的坏处，至少增加了50%的被当作垃圾邮件的概率。然而，对于新手而言，有些模板中规中矩，还是可以参考的。仁者见仁，智者见智，自己分辨自己的情况，灵活运用。以下提供一些这个版面中现有的模板，资料