Word2007邮件合并功能

微软OFFICE WORD系统中的邮件合并功能，是很多熟练使用WORD的朋友比较喜欢的一种实用工具，它不仅可以批量制作各种文档，还可以制作批量带图片的文档，当然，带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔者使用了2003和2007，比较发现2007比2003更为实用，当然中间也有小的BUG，下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解的方式写出来，以供大家共同学习研究，希望通过这篇文章帮助需要这方面信息的朋友们，简化繁杂的工作，为简便的工作。     1、首先我们以EXCEL2007建立一个EXCEL文档，建立上你需要的“字段”，如下图，我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等需要的字段，其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径，这里特别提醒，图片的路径中需要使用如下的：“D:\\信息档案\\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号，必须使用“\\”这种格式，而路径，以你的实际路径为准，这里显示的是我的例文使用的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”，那么将会出错，这一点很重要。建立好EXCEL文档后，在这些字段中输入相应的信息，以备显示使用。如下图：     注意：在EXCEL数据源中，第一行被默认当作字段名称，所以我们在建立EXCEL表时，必须保证符合这个要求，不然在我们接下来建立WORD和EXCEL之间的链接时会出错。     2、使用MS WORD2007建立一个新文档，或者打开你已经建立好的文档，这个文档就是你未来输出打印时需要的样子，也就是你要打印的文档的模板，而全部EXCEL数据表中的数据，将通过套用这个模板实施打印。以得到你需要的效果，具体模板的样子，你可以根据自己的需要制作，这个部份不单独讲解，因为WORD文档制作大家都会，所以我直接进入本文的重点，在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能，实现图文输出。     当我们建立好WORD2007文档后，我们就可以建立“邮件合并”了，在WORD2007中，已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中，可见微软是多么重视这个功能，也看得出使用者对这个功能的喜好程度。     我们单击菜单栏上的“邮件”标签，进入“邮件合并”子菜单，如下图，这时我们需要做的是先建立WORD2007文档与EXCEL2007文档（就是我们开始时建立的EXCEL文档）中间的数据链接关系。     单击“邮件”子菜单中的“开始邮件合并”，点击下面的子项“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并分步向导”。     3、这时在窗口右侧导航栏中，会出现“邮件合并”向导列表，在“选择文档类型”中我们使用默认选项“信函”，然后选择“下一步 正在启动文档”。如下图：     4、在接下来的“邮件合并”导航“选择开始文档”中依然使用默认选项，这里需要说明的是：“你的模板文档处于打开状态，并且是当前的文档。”，然后再选择“下一步 选取收件人”。如下图：     5、在这一步中，我们除了保持“选择收件人”中使用默认的“使用现在列表”外，还要点击“浏览”选择我们事先制作的EXCEL文档，以建立WORD和EXECL之间的链接。这个“浏览”位置如图所示，在中间的位置上。     点击“浏览”后，会打开如下图左侧显示的“我的数据源”对话框，我们鼠标左键单击“我的数据源”窗口右侧的向下箭头，打开文档选择器，找到我们文件存放的位置，并找到指定文档，如我们的例文中的文档存放在“D:\信息档案\计算机档案数据.xls”,那么我们就指向D盘，并找到“信息档案”打开这个文件夹，找到“计算机档案数据.xls”，而后，点击窗口下方的“新建源”按钮。     6、这时，屏幕会弹出数据源中要求“选择表格”的窗口，这时我们会看到我们先前建立的EXCEL表格中的文档名称，我的文档名是：“PCFILES”，那么我就指向这个名称，然后单击“确定”按钮。     7、确定后，会弹出“邮件合并收件人”窗口，显示出我们先前建立的EXCEL电子表格中的全部内容，并在每条信息前显示有一个“复选框”，如果这里显示的数据有您不需要的数据，您可以去掉前面的复选框，当然，也可以删EXCEL电子表格中的相应，这个工作由您自己决定，这里显示的全部数据，将是你未来需要打印的数据，这一点要清楚。当查看无疑问时，单击单击“确定”按钮。     8、到这里实际上我们就已经建立上了“邮件合并”，而向导剩下的步骤可以越过，直接进入我们刚才建立的文档，来实现我们“邮件合并”的关键步骤，建立WORD文档项目与EXCEL数据之间的对应关系。在这里，我们会看到在“邮件”菜单中，很多的项目从先前的灰色不可操作，到现在，已经变成了彩色，可以操作的状态了，这说明我们建立的链接成功了。这时我们就可以按照事先建立的WORD文档中的相应位置插入相对应的“合并域”，我们先将光标，停在一处要插入数据的位置上，比如：我们将光标停在要插入ID的位置上，然后，我们单击“邮件”子菜单中的“插入合并域”按钮上，这时会自动弹出下拉菜单，显示出我们EXCEL电子表格中相对应的字段名，我们可以将光标停在第一行的“ID”上，单击选中即可。这里显示的就是EXCEL电子表格中第一行的字段名，这也是我们为什么要将第一行设置成字段名称的原因所在。     特殊说明：在下图中“自动检查错误”上面显示的“1”代表现在的数据是EXCEL电子表格中的除首行字段所在行的第一条记录，也就是说，我们可以通过点击左右的三角按钮，可以同步显示数据表中的任何数据在当前WORD中的显示，这样也可以起到校验我们建立文档正确性的作用。具体的大家可能通过实际操作，做一下测试。     9、我们逐个添加完非图片区的字段后，剩下的工作就是如何建立文档中的图片链接，因为正常情况下“邮件合并”不支持直接插入图片链接，但是“邮件合并”也给了我们解决这个问题的方法。下面我们就开始插入图片到我们已经建立的WORD2007文档中，具体的建立方法如下，如下图：     插入图片的原理：我们在要插入图片的位置，插入一个域，通过域来调用EXCEL数据源中的图片地址，再通过域将这个地址解析成图片。     具体操作如下：将光标停在要插入图片的位置，按Ctrl+F9,插入域，这时我们会看到一对“{ }”，在闪烁,我们在闪烁的光标位置输入“ INCLUDEPICTURE" " ”（不含外面的中文双引号）， INCLUDEPICTURE" " 后面使用的是英文状态下的双引号，如果不加这个英文下的双引号，会造成生成的文档中图片解析地址错误。然后，将光标停在英文双引号中间，再次点击“插入合并域”，选中图片所在的字段，我这里用的图片存放字段是“PCIMG”。选中后，我们可以按“F9”，显示插入的域，看一下我们是否插入图片成功，如果成功，我们点击保存，保存文档。这一步一定要做，否则如果出错，我们就得从新制作。     10、保存后，我们可以选中图片，按“Shift+F9”,来检查我们插入的图片地址，这时我们会发现，WORD2007自动为我们的在引号内插入了如下图中所示的：“{MERGEFIELD "图片字段名称"}”，这个就是WORD2007与WORD2003不一样的地方，在WORD2003中MERGEFIELD显示的字段名的后面，而且，我们插入的域一但保存了，就将被转化成绝对地址，这也就是很多朋友在使用WORD2003制作带图片的邮件合并文档时，生成新文档后，图片全是一个，而不能更新成对应的图片的原因所以，而在WORD2003中，在英文双引号中插入“邮件合并域”后，不能保存，而是需要直接生成新文档，才能正确解析EXCEL图片路径字段中的图片信息，然后通过，使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，才能够显示正确的图片加对应的文档。而在WORD2007中，保存后，也可以正确解析图片地址，不会出现WORD2003中的图片显示出错的情况。     11、下图显示的就是插入“INCLUDEPICTURE" " ”时，如果后面没有英文的双引号，时，就会提示下图中的信息，无法显示图片。     12、当我们操作正确后，我们就可以通过“邮件”菜单中的“预览结果”按钮，来查看我们插入的图片是否正确。         特殊说明：为了显示的图标一致，我们最好使用其它的制图软件，将图片制作成相同规格的图片，这样显示起来会更美观，比在这里设置尺寸要美观得多，而不会出现，显示图片变形等情况。     13、当我们全部设置完成后，验证正确无误，保存后，我们就可以使用“邮件”菜单中的“完成并合并”按钮，来完成我们“邮件合并”，将我们的文档保存在一个新的文档中，这一步是必须的，不然我们一次只能在现在的窗口打印一条记录，如果记录很多，那么我们就必须的有人执守，而我们生成新的文档后，就可以一次性生成若干条记录，生成新的文档中支持生成全部，也可以生成指某页到某页，如从第一页到第十页等等。生成新的文档后，我们一定要进入下列操作，不然显示的图片可能全都是第一个图片。             最后我们需要做的是：使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档了，这时我们在点击保存，将新生成的文档另存为你需要的名称，这样你就可以在任何时间来输出打印这些文档了。     到这里，我们的带图片的通过邮件合并功能制作的档案就完成了。图文并茂，方便实用。     在使用邮件合并功能时需要注意的地方：     1、插入图片域时必须使用“CTRL+F9”，不能直接通过键盘插入“{}”，直接输入是无效的。     2、WORD2007和WORD2003有所不同，所以WORD2007插入图片在EXCEL表中的路径“邮件合并域”后，WORD2007可以保存，而WORD2003保存后会丢失“邮件合并域”，所以WORD2007可以保存后再生成新文档，并打印输出；而WORD2003必须在未保存的前题下进行“生成新文档”，这样才能够得到正确解析的图片地址，这一点大家一定要清楚。必要的话可以多做几次测试，就可以了。 3、无论是WORD2007还是WORD2003，生成新文档后，都需要使用“CTRL+A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档。 WORD邮件合并打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、... 在学校工作，难免会遇到各种证书打印。有很多证书是同类的，比如运行会的奖证，三好学生等等。这不2007年的全县三教征文结果出来了，一看550人的庞大队伍，这要是写或者人工排版，不定要划好长时间，对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的，好在这次划的时间并没那么久，欣喜之余拿出来分享一下！ 设计思路：建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息，一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息，保持打印的格式一致！ 采用的方法：WORD的邮件合并功能 实施步骤： 1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。 以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错！以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。 2、打开WORD2003文字处理软件（2000版可能有所不一样），在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并” 3、出现邮件合并向导： 选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步：“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。 找到桌面上这个备用的电子表格文件，“打开”： 因为我们整理的数据在工作表1中，所以就选择第一个表： 选择表1所，我们要打印的数据出来了，“全选”后确定。这个数据表就可以使用了，下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。 4、设计WROD中的格式： 接上面，点选数据源以后，继续下一步“撰写邮件”，这时是在WORD中编辑，有的文字是固定的，我们可以直接打上去，有的是变化的，比如姓名和论文题目，是要打一张变一个的，就要用到右边的“其他项目”插进去。 点击其他项目插入姓名、论文题目和获奖等次变量： 选择姓名，点插入，文中就出现了一个带符号的<<姓名>>，“获奖证书”这几个字是固定的，就直接打上去，继续插入<<题目>>、<<获奖等级>>和中间固定的串词： 下一步，预览信件，证书上的字体和大小也可以调整一下先，如果合适就可以打印一张出来比对一下位置： 5、后续调整： 因为证书不是的A4大小，在纸张设置上进一步调整，有的证书上面有固定文字的，还要进一步设计填空的位置和大小。等一张做成熟之后，点击“完成合并”这时直接打印WORD还是只能打印一份的，如果全顺次打印出来，还要点选右边的合并项中“打印...”或者“编辑个人信件”前面是直接合并到打印机，一个一个打印出来，如上图，后面一个是把电子表格中的所有记录生成一个WORD文件，可以生成后在WORD中按常规方法打印。 结语：微软办公系统只有想不到，没有办不到。这是我常挂在嘴边的一句话，由此想到上次教育人事工资的报表打印，也是电子表格的，不过那是一对多的关系，也许部分表格也是可以通过这个功能来实现的。但是最简单的还是处理一下单表的调动打印吧！以后用不着做报表程序了！ 通常情况下，学校期末要打印成绩单，或者给家长发《家长通知书》，很多公司也要给客户发送普通邮件，如何批量打印保存在EXCEL中的通讯录，而且格式自己设定？利用office2007的邮件合并功能就能完美完成这一任务。 [声明：这是51yxc（Superman）历经两天才搞明白的，转载时请注明出处：http://51yxc.blog.163.com，非常感谢！] 图一是通讯录的excel文件: 首先新建一个word文档，纸张类型无所谓，一般是A4，不过最好调整一下页边距，这样在一页的空间可以打印更多的成绩单或者信封的收件人。如果用word2007自带的信封打印向导，它只有默认信封的大小，而不能设置成A4，所以没用向导。如果你要打印的信封是标准信封格式，那么用向导是最省事的办法，就不用接着看了 :)  如图：我把页边距设置的比较小，最好根据需求调整 在word2007中插入一个表格，如果是成绩单，可以选择多列；如果想在一页纸中打印两列，那就选择两列。   为了打印出来美观，也可以设置表格属性，把边框去掉（设置边框为“无”） 进入word文档，在“邮件”中选择“选择收件人”--选择“使用现有列表”   在出现的“选取数据源”对话框中，选中通讯录的excel文件名并确定   在“选择表格”中点击确定   点击鼠标，使输入框停留在表格的第一个格中，然后在“邮件”菜单中选择“插入合并域”，将需要打印的字段按照顺利排列   插入后效果如图，可以自己调整每行的格式：   点击鼠标，使输入框停留在表格的第二个格中，点击“邮件”菜单栏中“编写和插入域”的“规则”选项，选择“下一记录”   然后在“下一记录”的后面，插入和第一格相同的内容   选中第二个格的全部内容，并复制   将其复制到表格其他格中去，并且填满第一页，如果行数不够，请自己添加行数，直到凑满本页（不用管第二页）   这时就基本完成任务了，点击左上角的保存按钮（先保存一下战果）， 选择“邮件”菜单中的“完成并合并”，选择“编辑单个文档”   在“合并到新文档”中选择全部记录，也可根据需要选择部分记录，并“确定”   呵呵，这时候会生成一个新的文档，里面的内容就是大家想要的了！ 提示：根据需求，自己调整文档中文字的大小；         如果需要打印的信封是标准格式，最好用信封向导。