商贸

社外文書 社外文書 ビジネスを円滑に進めるために、「記録性」「保存性」の高いビジネス文書が大きな役割を果たしている。ビジネス文書には社内文書と社外文書がある。ここでは、社外文書を取り上げてみる。 　　　　取引文書－通知状、照会状、申込状、交渉状、督促状など 社外文書 　　　　社交文書－挨拶状、招待状、案内状、礼状など 地路引き文書は取引を成功させるため、相手先に行動を促すものである。また、トラブルを防いだり、解決したりするのが目的である。 社交文書は、企業間のコミュニケーションをスムーズにするためのものである。会社の設立や移転の挨拶や、新製品の発の案内や取引先紹介への御礼などがある。 社外文書を書くにはの正確さと、礼を失しないような基本的ルールを守らなければなりません。日本語の文書は、近年ＯＬ化に伴って横書きが増えています。ビジネス文書は一文書一件を原則とします。 1​ 文書番号－文書の整理や検索のためのもの。年号と発信元の部署名、文書番号が入る。 2​ 発信日付－文書の発信の日付で重要。必ず入れる。 3​ 受信者名－相手先の住所、会社名、部署名、氏名。 4​ 敬称－基本的には個人宛は「様」、団体宛は「御中」、多数宛ては「各位」である。 5​ 発信者名－その文書に責任を持つ人の名を書く。発信者と受信者の役職が同格であることが望ましい。普通は押印をする。 6​ 件名－文章の内容がわかるようなタイトル。「・・・びついて」「・・・・の件」をつける。新聞の見出しに該当する。 7​ 頭語―文書の書き出しに使う言葉で、相手敬意を表すもの。（拝啓、前略など） 8​ 前文―あいさつ文。季節に合わせた決まり文句がある。 9​ 主文－文書の目的である用件を述べる大切な部分。「さて、つきましては」などの転語を使う。 10​ 末文－締めくくりの挨拶。「まずは、取りあえず」などの決まり文句を使う。 11​ 決語－文の結び。「拝啓」に対して「敬具」、「前略」に対して「草々」などと決まっている。 12​ 記－日時、場所、数量などの重要事項を主文から切り離して箇条書きにする。 13​ 追伸－補足内容。 14​ 同封物－内容、部数を明記。 15​ 以上－記、追伸、同封物の後に書く。 16​ 担当者名－名前、所属電話番号を書く。必要ない場合は入れない。 　英文のビジネスレターといくつか違うところが見られます。まず、日本語の社外文書では基本的に時候の挨拶が入ります。一月なら「新春の候」、五月なら「新緑の候」、十月なら「秋冷の候」とういように決まった言い方があります。また、文書を作成した人を明確にするような習慣はありませんから、タイプした人のイニシャルを入れるようなこともありません。 　ここで、社交文書の代表例として、会社から会社への海外視察旅行への誘いの案内状を勉強しましょう。 1​ 文書番号 2​ 発信日付 ③受信者名　④　敬称 ⑤　発信者名 6​ 件名 ⑦　頭語　⑧　前文　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　⑨　さて、主文　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　⑩　まずは、末文　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　⑪　結語 　　　　　　　　　　　⑫　記 １．　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ２．　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ⑬　なお、　追伸　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 14​ 同封物 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　⑮　以上 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　⑯　担当者名