档案管理办法

物资采购管理办法 关于印发河南中州铁路有限责任公司 工程档案管理办法（暂行）的通知 机关各部门、公司各单位： 为有效加强公司工程档案管理，确保达到化、化、化要求，经公司经理办公会议研究同意，决定印发《河南中州铁路有限责任公司工程档案管理办法（暂行）》，自印发之日起试行。 附件：河南中州铁路有限责任公司工程档案管理办法（暂行） 二○○九年七月十七日 河南中州铁路有限责任公司 工程档案管理办法（暂行） 第一章 总 则 第一条 为加强工程档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规，特制定工程档案管理办法（暂行）。 第二条 本办法所称的工程档案，是指工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。 第三条 工程档案分工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。 （一）工程准备阶段文件：工程建设开工之前，在立项、审批、勘察、评估、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及会议记录、纪要、、等。 （二）监理文件：工程监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。 （三）施工文件：工程施工单位在工程施工过程中形成的文件件及会议记录、纪要、合同、协议等。 （四）竣工图：工程竣工验收后，真实反映工程项目施工结果的图样。 （五）竣工验收文件：建设工程竣工验收活动中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。 第四条 工程档案的类型： （一）纸质载体：以纸张为基础的载体形式。 （二）缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。 （三）光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。 （四）磁性载体：以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图象进行存储的形式。 第五条 工程档案管理部门必须对工程档案进行依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源，确保工程档案的完整、安全、规范。 第二章 档案管理部门及其职责 第六条 公司综合管理部门负责公司工程档案的管理工作。其主要职责如下： （一）贯彻执行档案工作的法律、法规和各项方针政策。 （二）制定档案管理工作的规章制度，并组织实施、推行档案管理标准。 （三）对档案的日常管理进行监督和指导。 （四）集中管理档案，维护档案的完整和安全，开展档案的利用工作，做好档案的鉴定和编目。 （五）对工程建设过程中各类文件的形成和积累进行监督、催办，并指导业务部门负责的工程档案的及时归档和日常管理、临时借阅。 （六）对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计。 第七条 各业务部门的档案管理职责： （一）项目前期工作部门负责工程项目准备阶段（工程建设动工前）形成的工程前期文件的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。 （二）工程技术部门负责工程建设过程中监理、施工、竣工等阶段（工程建设动工后）形成的工程文件的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。 （三）合同管理部门负责工程前期准备阶段和建设过程中形成工程合同的收集、整理、分类和移交归档，并对其移交归档前的完整、安全负责。 第八条 工程档案的原件必须移交公司档案管理部门归档，各业务部门不得留存或拒绝（超期）归档 第三章 档案的管理 第八条 工程档案应按照国家档案的分类规则，所有的工程文件，由档案管理部门催办、各业务部门收集整理，按照文件形成后7日内完成移交归档的要求办理。列入工程档案分类管理的档案目录如下： （一）工程准备阶段文件 1、工程立项及审批文件。 2、工程勘察、评估、测绘、设计文件。 3、建设用地、征地、拆迁文件。 4、招投标文件及合同。 5、工程开工审批文件。 6、财务文件（工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图概算材料、施工预算等）。 7、工程建设、施工、监理机构及负责人。 8、工程准备阶段形成的其他文件。 （二）监理文件 （三）施工文件 1、施工技术准备文件。 2、施工现场准备文件。 3、工程图纸变更记录。 4、施工材料质量证明文件及复验报告。 5、施工实验记录。 6、隐蔽工程检查记录。 7、施工纪录。 8、工程质量事故处理记录。 9、工程质量检查记录。 （四）竣工图 （五）竣工验收文件 1、工程竣工总结。 2、竣工验收记录。 3、财务文件。 4、声像、微缩、电子档案。 第九条 工程档案编制质量要求： （一）归档的工程文件应为原件。 （二）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 （三）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 （四）工程文件应采用耐久性强的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水）。 （五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 （六）工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）；图纸宜采用国家标准图幅。 （七）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；图纸采用计算机出图，出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。 （八）所有竣工图均应加盖竣工图章。 （九）利用施工图改绘的竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。 （十）不同幅面的工程图纸应统一折叠称A4幅面，图标栏露在外面。 （十一）工程档案的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。 第10条​ 工程档案的组卷要求： （一）组卷原则 1、工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。 2、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 3、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 4、竣工图按单位工程、专业等组卷。 5、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 （二）组卷的原则、要求和卷内排列、编目、目录编制、封面等按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定执行。 第十一条 工程档案的保存价值、鉴定和保管期限确定，销毁失去保存价值的档案，必须依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》确定的原则、标准、程序和方法进行。 第十二条 工程档案的借阅实行审批登记制。借阅人（公司内部业务部门）在借阅前到档案管理部门填写档案借阅审批单（注明借阅原因、借阅期限、是否复印等），经公司分管领导签批，档案管理人员进行借阅登记后，方可借阅。公司外部人员借阅工程档案的，由公司业务部门填写档案借阅审批单，按上述程序办理，但审批单必须经公司主要领导签批。 第十三条 借阅档案由公司档案管理部门负责限期收回。 第十四条 对违反本规定，在档案管理过程中弄虚作假、失职渎职等行为，一经查证属实，对责任人一律解聘或除名。给公司造成经济损失的，由责任人依法赔偿。构成犯罪的依法追究刑事责任。 第十五条 本办法（暂行）由河南中州铁路有限责任公司负责解释，自印发之日起试行。