采购合同台账管理

采购台账管理 篇一:购销台账制度 食品购销台帐制度 第一条 为加强本经营单位食品质量安全管理，保证上市食品质量安全，特制定本制度。 第二条 本经营单位建立食品进(销)货台帐和退货台帐。 第三条 进货台帐应如实记录购进食品名称、购货时间、规格(品种)、数量、价格、批号、供货方名称地址及其联系方式、检验检疫证明编号、食品质量保质期限等情况。 第四条 销货台帐应如实记录销售食品名称、销售时间、规格(品种)、数量、购货方名称及其联系方式等情况。 第五条 进货台帐和销货台帐保存期限不得少于2年。 第六条 本经营单位确保在购进食品时，向供货方索取有关票证，并做好登记工作，对索取的票证分类建档，以保证食品来源渠道合法、质量安全。 第七条 消费者有要求的，本经营单位在出售食品时，应提供合法销售凭证，未能提供合法销售凭证的，应提供商品质量信誉卡。 第八条 有关行政管理部门检查、的本经营单位食品质量信息内容，也应当做好台帐登记工作: (一)食品质量检查和检验、检测结果; (二)不合格的食品质量情况; (三)经多次检查、检验合格的和不合格的食品名录; (四)其他需要登记备注的信息。 单位名称:绿生元蔬菜制品有限公司 法定代表人签名:刘同分 2011 年 1 月 1日 食品进货检查验收制度 第一条 为了加强本经营单位食品质量安全监督管理，确保本经营单位按照法定条件、要求从事食品经营活动，销售符合法定要求的食品，保护消费者的合法权益，制定本制度。 第二条 凡进入本经营单位的食品都应当实行进货检查验收，认真查验供货方的许可证、营业执照、食品合格的证明文件和食品标识，并存档备查，。应当检验检疫的，还应当向供货方按照产品生产批次索要符合法定条件的检验机构出具的检(转载自:www.BdfQy.Com 千 叶帆 文摘:台账管理)验报告或者由供货方签字或者盖章的检验报告复印件。 第三条 本经营单位要按批次向供货方索取证明食品质量符合或规定以及证明食品来源的票证，并保存原件或者复印件。 第四条对预包装食品标识进行查验核对，不购进不符合规定标注和标注不全的预包装食品。 第五条 法律、法规规定必须检验或者检疫的农产品及其他食品，经营者必须查验其有效检验检疫证明，未经检验检疫的，不 得上市销售。法律、法规没有明确规定的，应经有关产品质量检测机构或市场设立的检测点检测合格才能上市销售。 第六条 本经营单位的经营者应经常检查食品的外观质量，对包装不严实或不符合食品安全要求的，应及时予以处理，对过期、腐烂变质的食品，应立即停止销售，并进行无害化处理。 第七条 本经营单位的经营者按照食品广告指引购进食品时，要注意查验是否有虚假和误导宣传的内容。 第八条 本经营单位的经营者在进货时，对查验不合格和无合法来源的食品，应拒绝进货。发现有假冒伪劣食品时，应及时报告当地工商行政管理部门。 单位名称: 法定代表人签名: 年 月 日 食品协议准入制度 第一条 为规范食品经营管理，明确食品来源和责任，提高本经营单位的食品质量，确保食品消费安全放心，特制定本制度。 第二条 本制度所称食品协议准入，是指本经营单位以协议方式与优质农产品生产基地、食品质量合格的生产加工单位和管理规范的批发市场、大型批发商建立购销挂钩关系，明确供货主体和供货产品质量责任，建立优质食品进入本经营单位的快速通道，保障上市食品的安全。 第三条 食品购销挂钩形式包括:场厂(场)挂钩、场地挂钩、 户厂挂钩、户地挂钩等各种购销挂钩制度。重点对以下食品大力推行购销挂钩制度:粮食、蔬菜、肉、禽畜类及其制品、豆制品、水产品、熟食。 第四条 本经营单位应当与供货方建立购销挂钩关系，签订购销合同，并使用规范的合同文本。在合同中订立产品质量保证及对不合格商品的召回、退货、赔偿和解除合同的条款。 第五条 本经营单位工作人员应做好供货方的主体资格和产品质量的考察工作，审验供货方的经营资格，验明食品合格证明和食品标识，索取相关票证。 应当检验检疫的，还应当向供货方按照产品生产批次索要符合法定条件的检验机构出具的检验报告或者由供货方签字或者盖章的检验报告复印件。 第六条 与本经营单位建立购销挂钩关系的食品，可简化准入手续，根据协议约定，凭证明供货方产品的票据进入本经营单位。 第七条 本经营单位工作人员应加强对挂钩食品的质量查验，发现不合格产品，应立即停止销售。 单位名称: 法定代表人签名: 年 月 日 食 品 退 市 制 度 第一条 为加强本经营单位食品质量管理，确保本经营单位按照法定条件、要求从事食品经营活动，销售符合法定要求的食品， 特制定本制度。 第二条 对不合格食品实施退市制度，是指对销售质量不符合国家、行业标准或有关要求、或存在其他安全卫生隐患的食品，采取停止销售，退出本经营单位的。 第三条 下列食品为不合格食品，应停止销售，作下架处理: (一)腐烂变质、污秽不洁的; (二)包装破损和其他不符合食品卫生要求的; (三)超过安全使用期或者保质日期的; (四)应当检验、检疫而未检验、检疫，或检验检疫不合格的; (五)掺杂、掺假，以假充真、以次充好，偷工减料的; (六)使用非食用色素或其它非食用物质加工的; (七)伪造产地，伪造或者冒用他人厂名、厂址，在商品上伪造或冒用认证标志、名优标志等质量标志等，对商品质量作引人误解的虚假表示或使用绝对宣传用语的; (八)假冒他人的注册商标，或者擅自使用知名商品特有的名称、包装、装潢、造成和他人的知名商品相混淆，使购买者误认为是该知名商品的; (九)行政监管机关公布属于不合格食品的; (十)其他违反法律、法规规定的，或者存在隐患，可能对人体健康和生命安全造成损害的。 第四条 本经营单位工作人员发现所销售的食品属本制度所列的不合格食品，应立即停止销售该食品，并采取下列措施: (一)立即清点不合格食品，登记造册; (二)将不合格食品撤出市场，并通知生产企业或供货方，配合召回已售出食品，并向有关监督管理部门报告; (三)对有毒有害、腐烂变质的食品应交由有关部门进行无害化处理或销毁; (四)可能造成安全卫生危害的，立即向当地工商行政管理部门报告。 第五条 对已经出售的严重危害人体健康、人身安全的不合格食品，本经营单位选择能够覆盖销售范围的新闻媒体予以公告，或者在营业场所内公示，通知购货人退货，将不合格食品追回和销毁。 第六条 本经营单位工作人员应对经营的食品进行经常性检查，发现不合格食品应立即停止销售，撤下柜台，退出超市。 第七条 本经营单位应对消费者作出食品质量承诺，并在出售食品时向消费者提供购货凭证或商品质量信誉卡。 单位名称: 法定代表人签名: 年 月 日 食品质量自检制度 第一条 为了加强本经营单位食品质量安全监督管理，确保本经营单位按照法定条件、要求从事食品经营活动，销售符合法定要求的食品，确保广大消费者购买到安全放心的食品，制定本制 度。 第二条 本经营单位内经营者应保持场内整洁卫生，经营的食品必须符合国家、地方或行业制定的质量卫生标准。 第三条 本经营单位配备专职食品质量监督员,负责食品质量的督促管理工作，并做好进货食品索证和查验登记工作，经常查验上柜食品的内外质量，严格执行食品准入各项标准，保证不销售任何不合格食品。 第四条 规模较大的商场或市场，要设立检测室，配置检测设备、专职检测人员，对蔬菜等重要食品实施售前检测，加强入市自检，及时发现质量问题，防止不合格食品进入流通环节。 第五条 经质量自检不合格的食品，应立即撤柜停止销售，进行销毁或作无害化处理，不得进入本经营单位销售。 第六条 本经营单位设立食品安全信息公示栏，对每天的食品质量自检结果(包括品种、产地、检测情况等)进行公示。 单位名称: 法定代表人签名: 年 月 日 篇二:采购合同管理制度 采购合同管理制度 第1章 总则 第1条 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公 司的利益，特制定本制度。 第2条 本制度适用于德鲁克咨询公司对采购合同管理的相关事宜。 第2章 采购合同的编写 第3条 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。 1、公司一次性采购物品金额高于 元，必须签订采购合同;外地采购 (成都市外)必须签订合同。 2、采购合同的编写程序。 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。 进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价 格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。 拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送 法律顾问审核及总经理\分管副总进行审批。 拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理\分管 副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。 第4条 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。 1、合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2、采购物品的单价、总价。 3、采购物品的数量与规格型号。 4、采购物品的品质和技术要求。 5、采购物品的履约方式、期限、到货地点。 6、采购物品的验收标准和方式。 7、付款方式和期限。 8、售后服务和其他优惠条件。 9、违约责任和解决争议的方法。 第5条 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。 第3章 采购合同的签订 第6条 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名 义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。 第7条 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同 视为无效合同。 第8条 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签 订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。 第9条 签订后的合同由财务部保管。 第4章 采购合同的执行与控制 第10条 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订 货单，使供应商及时准备公司所需的物品。 第11条 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采 购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。 第12条 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详 细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。 第13条 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程 周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 第14条 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关 系，将供应商 视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。 第15条 采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保 证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。 第5章 采购合同的修改与终止 第16条 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物 料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。 第17条 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化(例如原材料价格 或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货)采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。 第18条 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采 购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。 第19条 有下列情形之一者，视为合同终止。 1、因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。 2、因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。 3、出现违背合同条款的状况。 4、逾期没有履行合同约定的。 5、发生符合合同条款中合约解除的事项。 第6章 合同纠纷的处理与合同管理 第20条 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理 方法。 1、与供应商协商解决 2、请第三方协调解决。 3、由仲裁机构进行仲裁。 4、通过法律途径解决。 第21条 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有 下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。 1、泄露合同内容。 2、私自更改合同内容。 3、丢失合同。 4、在合同签订做资料保管中损害公司利益。 第22条 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规 定，给公司造 成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。 第7章 附则 第23条 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。 第24条 本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。 德鲁克咨询(济南)有限公司 年 月 日 篇三:物资采购合同管理办法 物资采购合同管理办法 一、目的:为了加强河南XXXXX实业有限公司(以下简称“公司”)物资采购合同(以下简称“合同”)管理，规范物资采购经营行为，减少交易风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和《河南XXXXXX 集团物资采购合同管理办法》(河南XXXXXX ?2011?1101号)，按照XXXX控股要求，结合XXXXX实际，特制订本办法。 二、适用范围: (一) 本办法适用于永银公司合同的订立、履行、变更、纠纷处理和其他合同行为。 (二) 所有物资采购业务必须订立合同，并采取书面形式，特殊情况实行报批制。 (三) 物资采购合同使用XXXX公司统一的文本格式。 三、职责: (一) 合同的签订: 1. 签约人必须取得合法授权，取得授权的程序和授权使用范围按照公司有关规定办理。 2. 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括:供应商是否具有合同签约资格、有无经营权、履约能力及资信情况;对方签约人是否为法定代表人或授权代理人及其授权代理权限等。 3. 合同内容(商务条款及技术附件)应严格按照招投标审批结果签订，对于重大偏离必须按相关程序报批。 4. 合同内容应具备以下条款:供货单位全称(或姓名)、地址、标的物、规格型号、数量、价款、质量技术要求、交货期限、地点和方式、付款方式、违约责任、解决争议的方法及适用法律等，并注明签约日期和地点(原则上为我方所在地)等。 5. 实行合同审批制度，形成XXXXX合同会审会签单(详见附表1)，合同按审批授权权限审批后方可签订。 (二) 合同的履行 1. 合同依法成立，即具有法律约束力，不得擅自变更、解除或终止。合同各方应本着“重合同，守信誉”的原则，及时、全面地履行合同约定的义务。供销部应明确合同履行的具体责任人，对合同履行的全过程进行跟踪和负责。 2. 对于供销部所采购的物资，由合同管理员完成合同的签订，及时归档管理，并建立合同管理台账，记录合同中关键事项(经营管理部、合同签订日期、物资名称、供应商全称、合同总价、付款方式等)。 3. 供销部及使用单位应对供应商的履约情况和产品的使用情况进行跟踪记录，并对合同履行中的重大事项(如质量、价格、交货期、付款方式等方面的变动)向公司招议标领导小组及时汇报。 (三) 合同变更与解除 1. 合同履行遇到困难，供销部应尽一切努力协调有关单位、部门，尽力保障合同履行。实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同的，应在法律规定或合理期限内与合同相对人积极沟通、协商。 2. 对方当事人提出变更、解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，做好风险防范控制。 3. 变更、解除合同应采用书面形式(包括合同当事人的信件、函电、电传等)，审批权限和程序按原合同执行，但报批前供销部门应书面通报监督部门和相关单位。变更、解除资料与原合同一并归档管理。 (四) 合同主体变更 1. 合同主体变动，我方须要求对方提供如下材料: (1)变更函或更换关系证明; (2)当地工商行政部门开具的变更证明; (3)变动前后的资质文件(营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、法人证书、资信证明、鉴定证书、产品的必要证件); (4) 变动前后供应商的全套财务印鉴。 2. 在完成上述工作后，供销部门须对变更情形及各项资质进行初审，并出具《关于×××变更为×××的情况说明和审查意见》(详见附件2)，经办人和供销部负责人签字，加盖供销部门印章并附齐资质材料后，进入下一环节。 (五) 合同主体变动的审查，由供销部、财务部、经营管理部共同进行。相应审查办法如下: 1. 供应商名称变更但未伴随其他实质性变更的审查。 该情形由供销部门直接办理合同主体变更会签单(详见附件 3)，由供销部、经营管理部、财务部、法律顾问、使用单位及公司领导会签。 2. 供应商名称变更的同时发生实质性变更的审查。 (1)变更后对我方继续履约有利的，按第一种情形进行处理。 (2)变更后可能使我方继续履约存在风险或其他不确定因素。要判断变动后的供应商是否具备继续履约能力，形成变动评审意见，变动评审意见由评审人员签字确认。如有必要，可由供销部门牵头，组织财务、生产技术、经营管理、监督、使用单位等部门对变动后的供应商进行实地考察，并形成考察报告，由考察人员分别签署意见后作为变动评审意见的附件报公司领导或其授权 代表审批后做相应处理。 (3)供应商更换为存在关联关系的另外一家供应商的情形的，按第二种情形中的第二种情况处理。 (4)供应商更换为不存在关联关系的另外一家供应商的情形的。若合同尚未履行，原合同予以终止，可考虑与原第二中标 单位签订合同或重新组织招议标;合同已履行的，建议原供应商继续履行合同，若不具备继续履约条件的，原合同予以终止，并按必要程序完善相关手续，以规避风险。 (六)合同主体变动审查后的业务处理 会签或评审通过后，由供销部门牵头，按以下程序进行相应业务处理: 1. 通知财务部门与变动前供应商核对往来账目并出具书面核对结果。 2. 签订三方合同主体变更协议(详见附件4) 我方与变动前供应商、变动后供应商签订三方合同主体变更协议，以说明三方之间的债权、债务转移情况、新合同主体的账户、联系方式等信息，三方法人代表(或其授权委托人)签字并加盖三方单位公章(或合同专用章)后方可生效。变更协议作为合同附件予以备案。 3. 将合同主体变更协议原件、当地工商部门出具的变更证明或查询单、变动后的供应商财务印鉴原件各一份及时交财务部门做相应账务处理。 4. 将变更全套资料存档，并更新供应商档案。 (七)对方当事人提出解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，从严控制。 (八) 合同纠纷处理 1. 合同纠纷处理应坚持合法、合情、合理、有利、有节的原则，以确保矛盾不激化、不扩大为前提。 2. 发生合同纠纷时，供销部门应立即报公司招议标领导小组，在其指导下妥善处理。 (九) 合同归档管理 1. 合同均应有唯一编号，不得重复或遗漏，由档案室妥善保管。 2. 合同签约完毕后应按规定将合同资料归档管理，包括:采购计划、采购申请材料、招投标资料、结果审批材料、合同会审会签单、合同正本、合同修改变更记录等。 3. 供销部门应同时建立合同总台帐和分类台帐。台帐主要包括序号、合同编号、经办人、签约日期、合同标的、合同总价、供应商全称、合同履行情况、使用单位及备注等。 四、考核: (一)合同台帐不完整，漏掉一份对合同管理员罚款100元。 (二)因合同管理混乱造成丢失、泄密的，发现一次对合同管理员罚款100元。由此造成严重后果的，视情况加重处罚。 (三)合同会签单上签字不全而继续进行合同签订的，对合同管理员处以100元罚款，情节严重的调离本岗位。 五、附则: (一) 本办法由河南XXXXX实业有限公司负责解释。 (二) 本办法自下发之日起执行。 附件:1.合同签订流程 2.合同会审会签单 3.合同变更情况说明及审查意见 4.合同主体变更会签单 5.三方合同主体办更协议