公司文件存档规范(2)公司文件存档规范(2)
公司文件、图纸管理制度
为了建立健全公司文件存档管理工作,加强对公司文件的科学管理,有效地保护和利用文件档案,结合本公司实际情况,特制定本公司《公司文件管理制度》。
一、公司的文件范围
1、公司行政文书。包括:政发文件、办发文件、函发文件;各种合同及协议书;会议纪要;工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。
2、公司管理文件。包括工程管理文件、工程项目图纸、企业营销计划、各种指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动合同档案,固定资产...
公司文件存档规范(2)
公司文件、图纸#管理
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为了建立健全公司文件存档管理工作,加强对公司文件的科学管理,有效地保护和利用文件档案,结合本公司实际情况,特制定本公司《公司文件管理制度》。
一、公司的文件范围
1、公司行政文书。包括:政发文件、办发文件、函发文件;各种
及
书;会议纪要;
、规划和#工作总结#;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。
2、公司管理文件。包括工程管理文件、工程项目图纸、企业营销计划、各种指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、
档案,固定资产及办公用品名册,商品房买卖合同等。
3、公司综合文件。包括龙裕商务中心档案等。
4、公司业务文件。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、银行单据等。
5、公司音像档案。包括照片、录音、录像档案等。
二、 公司文件管理体制
1、公司文件管理机构:办公室负责统一管理公司各类档案(会计档案除外)。
2、公司文件管理工作:办公室必须维护档案的完整与安全。正确根据项目立档;依据文件来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别,编制文档目录。
归档制度 三、公司文件
1、文件的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,备份,及时移交办公室集中保管。
归档范围:凡是本单位具有存档价值的文件材料。包括工程管理文件、图纸、2、文件
往来文件及交接单、广告发布合同、项目房源信息、审批手续资料、商务中心租赁合同、客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、单据,以及工作总结、工作计划、公司照片等各种形式、载体的文件。
3、归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档:
(1)政发、办发、函发文件类,发文、收文要及时分类、归档。
(2)凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。
(3)凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。
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(4)工程项目,根据需求按进度安排归档。
4、归档要求
(1)材料完整齐全。归档做移交记录,填写《文件移交入档登记表》。 办公室在收到各部门需归档的文件后,进行分类归组,作进一步的整理和局部调整等。
(2)系统、条理,凡是归档文件材料,均要按其不同类别,不同年份,文件分类准确、归类合理。编制归档项目,将办理完毕的文件按相关项目归档。文件按时间顺序排列,最近的在最上面,尽量保持文件易寻找。
(3)归档要求将文件的正件与附件,印件与定稿统一归档,不得分散。
(4)归档时,要合理安排文件的先后秩序,按项目、时间先后排列,统一进行归档。
(5)在文件存档办理移交手续过程中,双方在移交登记表签字。
四、文件入档流程
1、经手人移交办公室存档,填写《文件移交入档登记表》;
2、办公室填写(入档日期、文件名称、经手人、份数等);
3、办公室将文件存档(注明存档位置)。
4、流程示意图:
经手人移交办公室
填写《文件移交入档登记表》;
存 档
五、文件借阅、调用流程
1、凡需借阅档案,均须填写《公司文件借阅、调用登记表》,依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。《公司文件借阅登记表》注明借用文件的借用时间、项目、文件名称、用途、数量、借用人(还回时填写返还时间)。
2、文件借阅、调用方式有:借调文件原件;借调文件复印件;借调其它资料等。
3、借调流程
a、使用人填写《公司文件借阅、调用登记表》;
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b、使用人签字;
c、部门经理签字;
d、分管部门副总经理签字;(文件原件还回的副总经理签字即可)
e、总经理签字;(若使用原文件不还回,则注明理由,总经理签字确认。)
4、流程示意图
《公司文件借阅、调用登记表》 填写
使用人签字
部门经理签字
不还、原件 副总经理签字 总经理签字 回
还回、复印件
领取文件
六、图纸移交归档流程
1、移交人填写《公司图纸移交登记簿》,移交人及接收人签字(在备注中标明套数、
份数);
2、办公室按项目类别将图纸分类归档。
3、流程示意图:
填写《公司图纸移交登记簿》
移交人、收图人签字
办公室归档
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七、图纸借阅、使用(不归还)流程 1、使用人填写《公司图纸借阅、使用登记表》; 2、使用人签字;
3、部门经理签字;
4、部门分管副总经理签字;(归还)
5、总经理签字;(不归还,需备注中注明原因或用途) 6、流程示意图:
填写《公司图纸借阅、使用登记表》
借阅人签字
部门经理签字
副总经理签字 不归还原因、用途 总经理签字
归还
领取图纸
还回图纸
八、公司文件处理流程 1、文件处理责任人填写《文件处理单》;
2、相关部门经理审核、签字,注明处理意见;(若文件处理责任人是部门经理,直接
进行下一步)
3、相关部门分管副总经理审核、签字,注明处理意见; 4、总经理审核、签字,注明处理意见;
5、原件办公室存档,文件处理责任人留存复印件,处理过程需要其它部门配合完成时,
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其它部门相应留存一份文件处理复印件。
6、流程示意图:
填写《文件处理单》
部门经理审核、签字,注明处理意见
部门分管副总经理审核、签字,注明处理意见
总经理审核、签字,注明处理意见 返回办理,存档
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