关于修订公司财务管理制度的通知

关于修订公司《机关财务#管理制度#》、《车辆使用管理制度》的 公司各部室: 根据工作需要,经研究,现将公司《机关财务管理制度》、《车辆使用管理制度》(修订稿)印发,请认真遵照执行。 附:1.《机关财务管理制度》 2.《车辆使用管理制度》 荆门市交通建设投资有限公司 2015年12月29日 机关财务管理制度 (修订稿) 第一章总则 第一条为加强公司机关财务管理,公司机关财务行为,根据《公司法》、《会计法》、《企业财务通则》、《企业会计准则》及其它有关财务、会计工作的法律法规,结合公司实际,制定本制度。 第二条公司机关财务管理的基本原则:以收定支,收支平衡;过程控制,风险权衡;调整结构,优化理财;强化管理,利益最大。 第三条公司机关财务管理的目标和任务: 1.贯彻执行有关法律、行政法规、方针政策;依法、合理、及时筹集、使用资金; 2.控制和降低资金使用成本,节约资金,提高投资收益,防止违规违法的现象发生; 3.做好资金的预算编制、执行、控制、监督和考核工作。 第二章财务会计机构和人员 第四条公司划财务部,配备专职财务人员,计划财务部负责人在公司董事长、总经理和总会计师的领导下负责财务管理和日常会计核算工作。所有财务人员必须持证上岗。 第五条财会人员离职必须按《会计基础工作规范》办理交接工作。 第三章流动资产的管理 第六条现金管理按国家《现金管理暂行条例》执行。公司实行定额备用金制度,备用金只能用于日常小额开支,一般控制在1000元以内,超过1000元的支出实行转帐支付。零星费用报销由报销人填写“报销单”并附有效原始凭证,计划财务部负责人签字,按审批权限交有关负责人签字,计划财务部主管会计对单据进行审核后,出 纳员方可支付现金。库存现金实行不定期盘点。 第七条公司按规定开设银行存款基本帐户和一般帐户,银行帐户仅供本公司财务收支结算用,严禁出借,严禁为个人或外单位代收代支、套取现金。银行帐户必须保密,非业务需要不准外泄,银行印鉴实行二章分管并用制。公司财务专用章由计划财务部负责人保管,法人代表等私章由出纳保管。 第八条出纳员须按国家规定顺序逐日登记现金、银行存款日记账,月末与银行对账单核对,并按月编制银行存款余额调节表,调节相符。出纳员负责购买和开出支票,向银行购买空白支票须经计划财务部负责人审核,严禁空白支票在使用前先盖上印章。出纳员设立支票登记簿,对支票的使用作详细记录,并将支票、备用金和有价证券保存于保险柜内。支票预支单须经有审批权限负责人签字、计划财务部负责人审核无误后,出纳方可开出支票。款项支付后由经办人将支票回单及有关凭据交计划财务部入账。若支票开出一周后还未收到回单及有关票据,出纳员须马上追收。发现支票失窃,须立即向银行申报注销,并及时向计划财务部负责人及分管领导汇报。如果造成损失,追究当事人责任。 第九条公司一律不向个人提供与业务工作无关的借款,确因业务工作需要临时借款时,借款人须履行相关手续,经有审批权限负责人签字、计划财务部审核前帐已清后,出纳员方可支付款项。对应收、预付款项按月清理核对,对到期款项应当督促经办人及时催款,发现问题及时上报处理。 第十条存货应由专人管理。收货或领用时按规定办理入库、领用手续。 低值易耗品,采用一次转销法或者五五摊销法进行摊销。单位价值在1000元以内的采用一次转销法,1000元以上的采用五五摊销法。 第四章固定资产、无形资产及其他资产管理第十一条固定资产应指定专人负责管理。建立固定资产目录和 卡片,逐个记载名称、原价、折旧、购入日期、使用部门、位臵、责任人等情况,并由计划财务部门设臵明细账核算。计提固定资产折旧采用直线法,残值率在原值5%以内合理确定。 第十二条固定资产使用寿命、预计净残值和折旧方法的改变均属于会计估计变更,应在会计报表附注中披露。固定资产折旧提足后,仍可继续使用的不再计提,提前报废的不补提折旧。 第十三条属于生产经营或管理用固定资产(如机器设备、电脑电控设备、办公用具)的修理费用,按实际发生费用计入当期成本。维修费金额超过10万元的,可采用分期摊销的办法,原则上一年摊完。公司对固定资产每年盘点一次,对盘盈、盘亏、毁损和报废的固定资产,应查明原因,写出书面报告,提交公司班子会议集体研究后决定处理办法。 第十四条根据无形资产使用期限分别采用不同的摊销方法。使用期限确定的无形资产,在其使用期限内按直线法进行摊销;使用期限不确定的无形资产,不进行摊销。 第十五条开办费包括筹办人员职工薪酬、办公费、培训费、差旅费、印刷费、注册登记费等。开办费在“管理费用”会计科目核算,然后计入当期损益。 第五章对外投资 第十六条公司在正常经营活动以外,为合理有效利用资金以获取经济效益,经批准后可以将资金投放于债券、理财产品或其他投资项目。 第十七条公司对纳入合并范围子公司的投资,以成本法核算,在编制合并财务报表时,按照权益法进行调整。 第六章财务支出和成本费用 第十八条计划财务部在每年11月中旬开始组织编制下一年度财务支出计划交公司班子办公会讨论,经董事会批准后,由计划财务部会同有关业务部门控制执行。根据实际执行情况需要调整、变更的, 须提交董事会审议批准。 第十九条公司各项财务支出实施年度计划及月度计划管理。公司各部门在每月的经营计划会上提出下月的用款计划(包括生产性及管理性的支出),经公司班子办公会讨论通过后由计划财务部负责执行。单项财务支出必须一次性报经有审批权限的负责人审批,不得拆零分次报批。 第二十条财务支出审批权限 1.纳入月度财务支出计划管理的项目,所有资金支出按照审批权限由分管领导审查,总经理审核后报董事长审批。 2.建设项目支出实行计划控制,由建设管理部、计划财务部根据工程(征地拆迁)及形象进度安排提出年度项目资金投入计划及月度资金使用计划,经公司班子办公会讨论通过后执行。 3.固定资产购臵及办公用品采购等归口综合办公室管理。由申购部门提出申请,交由综合办公室汇总后提交公司班子办公会讨论通过后,纳入次月财务支出计划。 4.发生的坏帐损失由计划财务部负责人请示分管财务领导、总经理同意后,报董事长批准。 5.行政管理费用按照以下原则审批: (1)工资、津贴、奖金、劳动保护费及各项福利费支出由计划财务部将核实的应发数经分管领导审核,总经理同意后报董事长审批。 (2)办公费用支出在2000元(含)以下的,由综合办公室审核后报分管机关领导审批;2000元以上1万元以下的,由总经理审批; 1万元以上(含1万元)的报董事长审批。 (3)公司员工获准出差办理借款手续时,出差借款在2000元(含)以内的,由分管机关领导审批;2000元以上1万元以下的,由总经理审批;1万元以上的(含1万元)报董事长审批。出差人员在公司规定内凭真实单据交计划财务部审核报销。 (4)车辆使用及管理按公司《车辆使用管理办法》执行,由综 合办公室统一管理。所有费用必须先申请,后支出,发生的费用由综合办公室审核后按规定程序进行审批。 (5)电话费、水电费、招待费等支出由综合办公室审核后按规定程序进行审批。 (6)会务费、咨询服务费支出,由各部门负责人报分管领导审查,经总经理同意后报董事长审批。 (7)往来款清收损失报董事长审批。 (8)凡因特殊贡献,根据公司规定应给予特别奖励的,由公司班子办公会提出奖励意见报董事长审批。 (9)社会赞助及捐赠支出由董事长审批。 (10)公司对外投资项目(包括对外股权投资)须经公司班子办公会讨论,提请董事会审议通过后实施。 6.财务支付、报销及拨付款审批程序: (1)经办人员填写请款申请表(包括:合同价款支付审批表、借款单、领款单、报销单等),申请表(单)后附齐原始票据或合同、预结算、报告等,申请表(单)除经办人及部门负责人签字外,还须有证明人或收款人签字或盖章。 (2)计划财务部负责人审核签字。 (3)报有审批权限的领导审批。 (4)计划财务部办理报销付款手续。 7.董事会的开支,须提出报告,董事长签字后开支。 8.所有的临时性借款,经办人均应在相应工作结束后三个工作日内到计划财务部办理销帐手续。如存在以下情形之一,计划财务部应当拒绝报销并报告分管财务的领导。 (1)未按规定程序审批; (2)单据不真实、不完整、不合法、不符合财务制度规定; (3)附件不齐备; (4)金额突破规定标准。 第二十一条业务招待管理 业务招待是指为公司生产经营业务合理需要,招待客户、合资合作方以及其他外部关系人员所发生的由公司承担的费用,包括外事接待、商务招待和公务招待。业务招待要按照“内外有别、对口接待、注重节约、财务监控”的管理原则,参照荆门市《党政机关国内公务接待办法》和《荆门市国资委出资企业负责人履职待遇和业务支出管理办法》执行。 1.对来公司的上级领导、重要业务往来单位要热情接待,同时要掌握标准并控制陪客人数。对来公司指导检查工作的上级部门,由对口部室和综合办公室负责接待。对于业务往来单位,由对口部门负责接待。 2.接待标准参照市国资委关于《荆门市国资委出资企业负责人履职待遇和业务支出管理办法》执行。不得报销娱乐发票,土特产、礼品、礼金等发票。不得购买高档茶叶,要据实报销,茶叶数量和金额要控制。不得购买高档酒水和烟,不得提供高档菜肴。 3.公务接待应务求节俭,杜绝铺张浪费,计划财务部对业务招待费进行财务监控,出现下列情形之一,计划财务部有权拒绝报销:⑴招待事由、活动内容填写不明;⑵原始凭证不全或不合法;⑶未按规定权限审批;⑷党纪政纪规定不准用公款招待的活动。 4.审批程序。公务接待归口综合办公室统一管理。由对口接待部室填写书面申请单,经分管领导审批同意后交综合办公室,由综合办公室填写《接待通知单》,到指定的地点接待,在核报接待费支出时,发票及费用明细必须有经办人员签字。 5.审批权限。公务接待费用由分管领导审查,经总经理同意后报董事长审批。 第二十二条差旅费管理 公司员工因公出差应根据逐级审批的原则按以下规定报批: 1.差旅费核报范围:因公出差;经批准参加各种参观、学习、观摩活动;有关业务、公务活动;符合国家规定的探亲等事项的交通、住宿、补助等费用(会议统一安排的除外)。 2.出差审批程序。一般员工出差1天以内的,经部室负责人同意后报分管领导批准,1天以上的报总经理批准;部室负责人出差1天以内的,经分管领导同意后报总经理批准,1天以上的报董事长批准;副总经理出差1天以内的报总经理批准,1天以上的报董事长批准;总经理出差须报董事长批准。 3.公司员工获准出差按以下程序办理借款手续: (1)提交出差申请。申请内容包括出差事由、人员、地点、往返路径、时限及申请预支差旅费金额等; (2)报请有审批权限的领导审批; (3)计划财务部负责人签字,出纳员付款。 (4)出差期间因工作需要或生病等原因需延长出差时间或改变差旅路线,应立即请示公司批准出差的领导。未经许可而擅自延长出差时间或改变差旅路线者,超额部分差旅费不予报销;情节严重的,按照公司有关制度给予处分。出差人员应于返回后三个工作日内据实报销差旅费。 4.城市间交通费。城市间交通费是指工作人员因公到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具发生的费用。到出差目的地有多重交通工具可以选择时,出差人员在不影响公务、确保安全的前提下,应当选乘相对经济便捷额交通工具。具体执行依据参照国家、省、市有关规定执行。 5.住宿费。出差人员应当在国家、省规定的住宿费标准限额内,选择安全、经济、便捷的宾馆住宿,一般住标准间,不得住单间和套间。住宿费标准上限为每人每天320元。 6.出差期间发生的商务招待费按照《荆门市国资委出资企业负责人履职待遇和业务支出管理办法》执行。 7.出差补助: (1)因公出差期间发生的目的地市内交通费用,按省外每人每天80元、省内市外每人每天50元、市内每人每天40元包干使用。未报销伙食费的,省内出差每人每天补助100元,省外出差的,按财 政部统一发布的伙食补助费标准执行。凡由接待单位统一安排用餐的,应当向接待单位交纳伙食费。 (2)参加会议、培训和学习的人员,会议、培训和学习包含伙食费的不再给予伙食补助。 (3)乘坐自备车人员和到外地参加会议、学习、培训人员在学习培训期间不实行交通补助;在荆门城区(包括子陵、牌楼、麻城、掇刀、漳河)办事,其公交费凭据实报,不实行交通补助。 第七章财务报表及分析 第二十三条公司在月份终了后10天、年度终了3个月内编制财务报告,报送有关部门和单位。任何人不得违反国家规定的范围向外单位提供财务资料。年度财务报告按国家有关规定经会计师事务所审计,包括:资产负债表、利润表、现金流量表。月度财务报告包括资产负债表、利润表及有关附表和说明。财务报告由财务负责人、分管副总经理、总经理及董事长签署。 第二十四条公司总结、考核和评价财务状况及经营成果的财务指标包括: 1.偿债能力指标; 2.营运能力指标; 3.盈利能力指标。 各项指标由计划财务部选定,分管副总核准。 第八章附则 第二十五条本制度自通过之日起试行。 第二十六条本制度试行过程中,国家、省法律、法规有新规定的,按新规定执行。 第二十七条本制度由计划财务部负责解释。 车辆使用管理制度 (修订稿) 第一章总则 第一条为了规范公司车辆管理,有效调度和使用车辆,确保安全运行,特制定本制度。 第二条凡公司的机动车辆和驾驶员,均应遵照本制度执行。 第二章车辆使用管理 第三条综合办公室负责对公司车辆建立档案,做到一车一档,并记载车辆购臵时间、原值、规格型号、车牌号、驾驶员姓名、维修保养记录、车况、年审和各类税费交纳记录等内容。 第四条综合办公室负责督促办理公司机动车辆各类相关证件及年检年审手续,统一缴纳车辆保险费等相关税费。 第五条公司车辆实行责任人负责制,车辆驾驶员为该车责任人。责任人对车辆的使用、维护保养和安全具体负责。当车辆驾驶员更换时,必须办理相应交接手续。车辆相关证件及资料由车辆责任人妥善保管。 第六条公司车辆在节假日一律停在指定地点。确需用车的,由综合办公室按有关程序办理用车手续。车辆停放于指定地点之外所发生的车辆损坏及交通违章事故,由责任人承担全部经济损失。 第七条综合办公室负责对所有车辆建立燃油消耗和维修台账,实行单车核算、定额供应,并按使用频率和耗油标准统一发放“加油卡”。驾驶员应做到合理用车,节约用油,严格控制油料消耗。特殊情况下外出车辆需现金购油及维修的,必须经批准后,凭发票实报实 销。 第八条员工在特殊情况下需要因私用车的,须报总经理批准。否则,出现一次公车私用,对当事驾驶员罚款200元;发生事故的,必须承担全部责任。 第九条驾驶员在驾车出车期间,严禁饮酒或服用国家管制的药品,凡违反者扣罚工资500元/次;如因此造成交通事故的,后果自负。年内出现两次的,停止其驾驶员资格。 第三章车辆保养与维修管理 第十条车辆责任人负责车辆行驶到规定公里数后的保养、维护以及日常车辆内外清洗、里程数登记等事务。洗车费用按每车每月不超过100元的标准凭发票据实报销。 第十一条当车辆发生故障和损坏时,车辆责任人应及时填写《车辆维修申请单》,说明和描述故障情形和原因,提出维修申请并列出维修项目清单。凡一次性维修费用在2000元以内的,由综合办公室初审,报分管机关的领导批准后实施;一次性维修费用在2000元以上1万元以内的,由总经理审批后实施,1万元以上(含1万元)的报董事长审批后实施。 第十二条如因车辆责任人操作不当或疏于保养,致使车辆损坏或机械故障,由车辆责任人负担全部维修费用。 第四章违规与事故处理 第十三条违反交通管理法规造成安全事故及损失的,责任人承担《中华人民共和国交通道路安全法》规定的相关法律责任。 第十四条任何人不得强迫驾驶员违反道路交通安全法规驾驶。否则,造成交通违章或事故的一切损失,由车辆责任人个人承担。 第十五条未经许可将车辆借给他人使用,违反交通法规或发生事故的,由车辆责任人负担实际损失并视情节轻重给予记过或免职处分。违反交通法规引起交通肇事,给单位造成损失的,车辆责任人对保险公司赔付后的差额部分承担全部责任。对连续发生事故的责任人,予以辞退。 第十六条由于违章驾驶造成扣分和罚款的,车辆责任人承担全部处罚责任。 第十七条车辆如外出途中发生意外车祸,必须立即停车抢救伤员、保护现场并及时向附近公安机关报案。同时向综合办公室主任和公司领导报告。 第十八条交通事故的相关责任按以下标准赔偿损失额: (1)全责者:赔偿金额=事故损失金额—保险公司赔付金额; (2)主要责任者:赔偿金额=(事故损失金额—保险公司赔付金额)*60%; (3)次要责任者:保险公司赔付后余额在3000元以下的,按余额的30%赔偿;余额在3000至10000元的,按余额的20%赔偿;余额在10000元以上的,按余额的15%赔偿。 第十九条对驾驶员岗位设立年终安全奖。全年无事故发生的驾驶员,发放年度安全奖1000元。 第五章附则 第二十条本制度由综合办公室负责解释。 第二十一条本制度自公布之日起执行。